ش ي وه‌ی ارائه‌ی مطالب علمی و فنّی (Technical Presentation)

1. شيوه‌ی ارائه‌ی مطالب علمی و فنّی(Technical Presentation) بهمن زمانی گروه مهندسي كامپيوتر دانشكده فنّي و مهندسی - دانشگاه اصفهان نیمسال دوّم 89-88 هفته 6 نکاتی در خصوص رایانامه (Email) برگرفته از ضمیمه سه کتاب “Academic Writing”

2. رایانامه • رایانامه روشی جدید برای ارتباط با دیگران، به خصوص در محیط‌های علمی و دانشگاهی، است. • نکاتی هست که در موقع ارسال رایانامه، به خصوص برای افراد مافوق مانند رییس یا استاد راهنما، باید رعایت شوند: • پاسخ سریع • احتیاط در ارسال • متن مناسب • داشتن موضوع • شروع و خاتمه‌ی کوتاه • درخواست محترمانه • کوته‌نوشت‌ها • حروف بزرگ • پرهیز از حذف‌های عامیانه • پرهیز از بکارگیری علائم بیانگر احساسات

3. نکاتی در باب رایانامه – پاسخ سریع • به همه‌ی پیام‌های شخصی سریعاً پاسخ دهید • حتی اگر پاسخ مشخصی برای فرستنده ندارید، حداقل به او بگویید که نامه‌اش را دریافت کرده‌اید. • مثلاً «از تماس شما متشکرم. در اسرع وقت پاسخ شما را خواهم داد.» • Thanks for your query. I will get back to you ASAP.

4. نکاتی در باب رایانامه – احتیاط در ارسال • در ارسال یک نامه‌ی دریافتی برای شخص ثالث احتیاط کنید • قبل از ارسال، از خود سؤال کنید که آیا فرستنده‌ی نامه با ارسال آن برای فرد دیگری موافق است یا خیر! • اگر شک دارید آن را ارسال نکنید.

5. نکاتی در باب رایانامه – متن مناسب • قبل از ارسال نامه، آن را مجدداً بررسی کنید. • وقتی کلید «ارسال» را زدید، رایانامه رفته است. • اگر احتمال می‌دهید که نامه شما مناسب نیست، آن را از نو بنویسید. • نامه نامناسب است اگر: • خیلی تند (انتقادی) است • خیلی با رودربایستی نوشته شده است • خیلی صریح است

6. نکاتی در باب رایانامه – متن مناسب • فرض کنید استاد شما نامه‌ی ذیل را برای شما فرستاده است: • Please have a look at the Mills et al. paper in the latest issue of JACL. I suspect it may be relevant to your project. What do you think? • به چه دلیل هر یک از پاسخ‌های ذیل نامناسب است؟ • I have read the Mills paper, but I cannot understand it. Could you please help me by explaining what you had in mind? I'm sorry to be so hopeless. • I spent three hours in the library reading and rereading the Mills paper you told me to read. Since it deals with wheat and my project concerns corn, I fail to see how it is relevant in any way. Sincerely • Thanks for the wonderful suggestion to read the paper by Mills et al. I have just finished reading it and am changing my project completely. I realize that you are a busy person, but I would like to see you tomorrow to get some more of your advice.

7. نکاتی در باب رایانامه – داشتن موضوع • خط موضوع(Subject)را فراموش نکنید. این خط موضوع نامه را مشخص می‌کند. • به خصوص وقتی نامه به صورت زنجیروار بین شما و فرد دیگری رفت و برگشت می‌کند. • در مثال ذیل ببینید چگونه دانشجو با انتخاب موضوع مناسب از تکرار مطلب پرهیز کرده است: • Message 20741953, 10 lines • Posted: 4:15 EST, Tue Mar 9/93 • Subject: Guest Speaker for ED 817 "Int. & Comp. Ed" • To: Joan Robinson • From: Sally Madison • How would you like to be one? Professor Walsh is looking for • someone to spend an hour with our tiny seminar (about 8 • people), and I suggested you . . . The class meets on Tuesdays • from 4-7. Let me know your inclination! Thanks, Sally

8. نکاتی در باب رایانامه – شروع و خاتمه‌ی کوتاه • از کشدار نمودن شروع و خاتمه‌ی نامه خودداری کنید. • توجه کنید که چون رایانامه به نوعی مخلوط نوشتار و گفتار است، بعضی افراد عادت دارند که در رایانامه‌ی خود از عبارات محاوره‌ای خیلی زیاد استفاده کنند. • مثال: • Hi Chris! How are you? This is Fatima from your 321 class. Can I • change the time for our appointment until Friday? I have a test on • Wednesday. Have a good day. Got to run. Bye, bye. Fatima. • حسن رایانامه این است که شما را از به کار بردن القاب افراد راحت می‌کند. • مثال: • Dear Dr. Smith • Dr. Roger Smith • Dear Roger Smith I'm afraid I will be ten minutes late today. • Dear Roger • Dear Doctor • Dear Advisor

9. نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه • درخواست‌های تجاری-کاری (Business)را محترمانه بیان کنید. • رایانامه معمولاً به صورت غیررسمی (Informal) نوشته می‌شود. • این خصوصیّت می‌تواند هر دو جنبه‌ی مثبت و منفی را داشته باشد. • مثبت: شما نگران خطاهای تایپی یا نگارشی نیستید • منفی: نامه ارسال شده به مافوق یا استاد ممکن است غیر محترمانه باشد • مثال (منفی): • Message 21007255, Reply to: 20529115, 8 lines • Posted: 11:12 EST, Tue Aug 3/94 • Subject: Pages • To: Joan Robinson • From: Keiko Ichiko • Dear Professor Robinson, • Finally, I can give you something to read. I will leave it in your • mailbox soon, so please pick it up when you stop by. • مشکل این نامه چیست؟ • اصلاح شده: • Dear Professor Robinson, • Finally, I can give you something to read. I will leave it in your • mailbox by noon tomorrow.

10. نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه • مثال (منفی): • Message: 20899310, 4 lines • Posted: 12:19 EST, Sun Aug29/93 • Subject: Paper • To: Henry Rabkin • From: Kumar Bhatia • I am currently working on a paper (approx 8/9 pages). I should • be done on Mon. evening. Could you please go through it & give • your comments by Wed. • مشکل این نامه چیست؟ • سه نکته که باید رعایت شود تا نامه محترمانه باشد • نظر خود را تحمیل نکنید • به خواننده اجازه انتخاب بدهید • خواننده باید با خواندن متن شما احساس خوبی پیدا کند • اصلاح شده: • I am currently working on a paper (approx 8/9 pages). I should be • done on Mon. evening. If you are not too busy, I would appreciate • any comments you might have to make before I submit it. Unfortunately, • it is due on Wed., so there isn't much time. If you can • help, I'll bring you my draft as soon as it's done. If you can't, that's • quite OK too.

11. نکاتی در باب رایانامه – درخواست محترمانه • مثالی از درخواست (مناسب) یک دانشجو از استادش: • Message: 20152880, 4 lines • Posted: 5:32 EST, Thu Feb 18/93 • Subject: Article review • To: John Swales • From: Rita Simpson • I was wondering if you have an article that you want me to review • yet. If you have something appropriate, next week would • be a good time to get started on it. Don't want to sound anxious • to get going on this, but I'll be around, so let me know. Thanks. • مشخص است که دانشجو مقداری از کندی کار گلایه دارد، ولی در عین حال خود را کاملاً relaxنشان می‌دهد. • این مثال خوبی است که نشان می‌دهد می‌توان غیررسمی، و در عین حال مؤدبانه، نوشت. • به کاربرد مناسب زمان گذشته برای بیان درخواست توجه کنید(I was wondering).

12. نکاتی در باب رایانامه – کوته‌نوشت‌ها • کوته‌نوشت‌های رایج (به خصوص در انگلیسی) را یاد بگیرید. • مثال: روزهای هفته، ماه‌های سال • مثال: کوته‌نوشت‌های انگلیسی • ASAP = as soon as possible • FYI = for your information • BTW = by the way • IMHO = in my humble opinion • WRT = with respect to • For more: • http://www.sharpened.net/glossary/acronyms.php

13. نکاتی در باب رایانامه – حروف بزرگ • خیلی نگران حروف بزرگ در ابتدای کلمات نباشید • در رایانامه، به منظور پرهیز از فشردن مکرّر کلید Shift، می‌توان قاعده‌ی نوشتن اولین حرف (بعضی) کلمات انگلیسی با حروف بزرگ را رعایت نکرد. • البته پیشنهاد می‌شود که خیلی هم این قاعده را نادیده نگیرید! • مثالِ خیلی شدید: • thanks for your inquiry about the next tesol conf. it's in atlanta • from march 16 to 20—the hq hotel is the hilton. • گاهی اوقات، برای تأکید (به جای زیرخط دار کردن)، قسمتی از یک جمله تماماً با حروف بزرگ نوشته می‌شود.

14. نکاتی در باب رایانامه – پرهیز از حذف‌های عامیانه • در نوشتن رایانامه باب شده است که حروف تعریف (Articles)، ضمایر، و حتی تعدادی از حروف یک کلمه را حذف می‌کنند. • این کار برای کسانی که زبان انگلیسی‌شان خیلی قوی نیست توصیه نمی‌شود. • مثال: • Standard English: • I have read your message about Smith's dissertation. I will return • it to your mailbox as soon as possible. • E-mail style: • Read yr message re smith's diss. will return to yr mailbox ASAP.

15. نکاتی در باب رایانامه – پرهیز از بکارگیری علائم بیانگر احساسات • به جای استفاده از علائم نشان دهنده‌ی احساسات، بهتر است از کلمات معادل (همراه با علامت تعجب!) استفاده کنید. • مثال: علامت شادی  :) smile! ، علامت ناراحتی:( sad!  • تذکر: این موضوع مختص نامه‌هایی است که برای دوستان خود می‌فرستید. • مثال: • Here is an update on my project. I have spent three days running • the analysis (phew!), but will need another two days to get it done • (sigh). Then I plan to have a break and visit a friend in Chicago • for three days (smile!).

16. نکاتی در باب رایانامه – حرف آخر • منظور از نکات گفته شده این نیست که شما از استفاده از این ابزار عالی (رایانامه) بهراسید. • هدف این است که شما با اطمینان، اعتماد به نفس، و به طور حرفه‌ای آن را بکار گیرید.