REDAGOWANIE PISM

1. REDAGOWANIE PISM

2. Pojęcie i rodzaje pism • Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomo­cą środków technicznych, albo formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. • W związku z dużą ilością informacji w każdym biurze rozróżnia się: • dokumenty biurowe, • akta spraw, • dokumentację biurową.

3. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących okre­ślonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwia­nia, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

4. Podział pism • Pisma możemy dzielić ze względu na: • treść: • • informacyjne -zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, • nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego • go stanowiska, są to pisma szablonowe, sporządzone na gotowych formularzach, wysyłane z inicjatywy piszącego bądź na prośbę lub żądanie adresata (rachunek, zaświadczenie, zawiadomienie, notatka, sprawozdanie itp), • • przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, większość podań, w których zawarta jest prośba;

5. 2) formę (wygląd zewnętrzny): • sporządzone na blankietach korespondencyjnych (BB, BZ, BU, BR), • blankietach specjalnych (blankiet ministra), • formularzach (druki), • papierze bez nadruku (w formie nieokreślonej przez obowiązujące przepisy), • 3) obieg (nadawca i adresat): • • pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyj­nych, pisma te można podzielić na pisma: • - otrzymane z zewnątrz (przychodzące) - nadawcą jest inna jednostka or­ganizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, • - wysyłane na zewnątrz (wychodzące) - nadawcąjest nasza firma, a pismojest adresowane do innej jednostki organizacyjnej, • • pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samejjednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły);

6. 4) stopień pilności sprawy: pisma zwykłe - które załatwiane są w terminach zwyczajowo lub przepiso­wo ustalonych, pisma pilne i bardzo pilne — są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności, pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy, 5) stopień zabezpieczenia tajemnicy: pisma poufne - chroniące tajemnicę służbową, dostęp do nich mają wy­łącznie osoby upoważnione, pisma tajne - chroniące tajemnicę państwową, ich obieg oraz przechowy­wanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące siępismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancer­nych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy, pisma jawne – nie zawierające żadnej tajemnicy;

7. 6) w zależności od treści zawartej w dokumencie: • pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, • protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanychdziałań, • sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiającerelacje z faktycznego stanu rzeczy, względnie ujmujące działania za okre­ślony czas, • polecenia określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania;

8. 7) w zależności od sposobu przesyłania: • pisma przesyłane pocztą zwykłą, • pisma przesyłane jako polecone, przesyłane pocztą ekspresową, kurierską, • pisma przesyłane drogą lotniczą, • pisma przesyłane w postaci telefaksów, przesyłane siecią komputerową; • 8) charakter dokumentów: • pisma, notatki, protokoły stanowiące korespondencję biurową, • dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury.

9. Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na wielu zasadach, z których najważniejsze to: • 1. Styl urzędowy: • przewaga zdań pojedynczych, • dążenie do ujęć zwięzłych, ścisłych, jednoznacznych, • brak zwrotów emocjonalnych i obrazowych, • używanie specjalistycznej terminologii, • uprzejma forma, • zwroty grzecznościowe, • stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców, • ujmowanie treści w formie punktów, • unikanie w pismach wyrazów w językach obcych, • jeżeli występują ich polskie odpowiedniki, • posługiwanie się stroną bierną, • posługiwanie się formami nieosobowymi, • pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata. Zasady redagowania pism

10. 2.Przejrzystość: • odpowiedni układ graficzny pisma, • odpowiedni układ jego treści. • 3.Kompletność: • • zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy. • 4.Sugestywność: • powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, • zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu. • 5.Jedna sprawa: • • powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna sprawa powinna byćsformułowana w odrębnym piśmie.

11. 6. Wyróżnienie fragmentów: • szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione, stosuje się nastę­pujące sposoby wyróżniania: tłusty druk, pismo pochyłe, rozstrzelony d r u k, podkreślenie, ZASTOSOWANIE DUŻYCH LITER, wypunktowanie najważniejszych spraw, zastosowanie ramek, stosowanie tła, wyśrodkowanie, przytoczenie przykładów, podkreślenie słowne, zdefiniowanie zastosowanych pojęć. 7.Fachowość: • powinno zawierać terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.

12. Blankiety korespondencyjne Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje blankietów, wśród których wyodręb­niono 10 odmian, różniących się miedzy sobą układem, formatem i rozmieszczeniem poszczególnych pól. Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy. Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy, numery telefonów oraz zakres działania firmy.

13. Na blankietach korespondencyjnych umieszczane są nadruki, które mogą być: • Stale — (znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak..., Sprawa, linie nasta­wienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa). Znaki powoławczezawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczyodpowiedź, oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowią­cego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w na­stępującej kolejności: Wasze pismo z dnia - pod tym napisem umieszczamy datę pisma, na któreodpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia orazPaństwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma, na które odpowiadamy Nasz znak - wpisujemy symbol naszego pisma nadany zgodnie z zalecenia­mi instrukcji kancelaryjnych Data — umieszczamy datę wysyłki pisma

14. • Zmienne — teksty nadruków ustalane są indywidualnie przez jednostkę orga­nizacyjną. Zaliczamy tu nadruki umieszczone w polu nagłówkowym lub innych polach z wyjątkiem pola korespondencji, najczęściej są to elementy reklamowe lub logo.

15. Tabela 1. Charakterystyka blankietów korespondencyjnych

17. Blankiet zawiera następujące pola: • Adresowe (A) do umieszczenia adresu odbiorcy; • Identyfikacyjne (C) przeznaczone na umieszczenie cechy, symbolu i ozna­czenia formularza, drukowane podczas produkcji blankietu; • Informacyjne (D) zawiera informacje uzupełniające dotyczące nadawcy, np.nr telefonu, faksu, konta bankowego, identyfikator REGON, NIP; • Firmowe (F) zawiera znak firmowy (logo firmy), elementy o charakterze in­formacyjnym i okolicznościowym; • Nagłówkowe (G) zawiera adres nadawcy lub samą nazwę nadawcy; • Korespondencyjne (K) przeznaczone do umieszczania tekstu korespondencji; • Marginesowe (M) lewy margines służy do wpięcia blankietu do skoroszytulub segregatora; • Nadawcy (N) przeznaczone do umieszczania adresu nadawcy wraz z kodempocztowym; • Dodatkowe (P) przeznaczone na dalszy ciąg korespondencji; • Reklamowe (R) przeznaczone jest do umieszczania elementów o charakterzereklamowym; • Wpływu (W) przeznaczone do umieszczania adnotacji dotyczących wpływu,obiegu, decyzji itp.

18. Układ poszczególnych pól na blankiecie korespondencyjnym przedstawia po­niższy schemat: