E N D
1. RENDEZVÉNYSZERVEZÉSGYAKORLATI ALAPJAI HARSÁNYI JÁNOS FOISKOLA
Idegenforgalom és Szálloda Szak
2. ALAPFOGALMAK RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA
A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetové teszi, hogy egy adott helyen és adott idoben, zömében idegen személyek meghatározott célból, eseményen találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen muködo infrastruktúrára van szükség.
3. ALAPFOGALMAK RENDEZVÉNY
A rendezvény szó szintetizáló fogalom, magában foglalja mindazokat a nagyobb tevékenységi formákat, amelyek megszervezésére professzionális szervezore van szükség.
Így többek között a kongresszusszervezést, kiállítás szervezést, muvészeti - , sport-, valamint komplex vendéglátó események szervezését (pl. bál)
4. ALAPFOGALMAK RENDEZVÉNYSZERVEZO
A rendezvényszervezo az a személy, aki összefogja a különbözo résztevékenységeket, s ezeket a tevékenységeket koordinálja.
5. ALAPFOGALMAK MANAGER
angol eredetu szó, jelentése:
Igazgató, ügyvezeto
Intézo
Színházi impresszárió
(US) Pártvezér
Jó gazda, gazdasszony, takarékos ember
6. ALAPFOGALMAK MANAGER (lexikon szerint)
Eloadómuvészek vagy sportolók szerepléseit szervezo üzletember.
Összetett bonyolult feladat,nagyobb (üzleti) vállalkozás megszervezésével és irányításával, különösen ennek gazdasági vonatkozásaival foglalkozó szakember
7. ALAPFOGALMAK HELYSZÍN
Az a terület, létesítmény, épület ahol a rendezvény bonyolítható.
A rendezvényhelyszínnek megfelelo
infrastruktúrával kell rendelkeznie.
(hangosítás, világítás, színpad, nézotér,
WC, ruhatár, büfé stb. )
8. ALAPFOGALMAK KÖZÖNSÉG (PUBLIKUM)
(a latin publicus nyilvános szóból származik)
A mualkotások befogadóinak összessége; szukebb értelemben egy-egy konkrét muvészeti mu összes befogadója, tágabb értelemben a társadalom azon rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek tagjai korunk muvészetének potenciális befogadói.
9. ALAPFOGALMAK KÖZREMÜKÖDOK (MUVÉSZEK)
Muvész olyan alkotó, akinek tevékenysége az esztétikum szférájához tartozó esztétikai tárgyak létrehozására irányul. (író, költo, festo,szobrász, zeneszerzo, stb.).
A köznapi szóhasználat az eloadó-muvészet területén muködo alkotókat is muvésznek nevezi. A közremuködok köre sokkal szélesebb mint a szereplo muvészek.
10. ALAPFOGALMAK KÖZREMÜKÖDOK:
Muszaki személyzet (roadok)
Az eloadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és segédmunkások, akik az eloadás elokészítésének és lebonyolításának technikai feladatait végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelo, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus,)
Egyéb közremuködok: jegyszedo, ruhatáros, büfés,
biztonsági or, stb.
11. ALAPFOGALMAK MECÉNÁS
(Gaius Maecenas /i.e. 1 század/ gazdag római polgár, Augustus császár barátja, muvészek költok (Horatius, Vergilius) támogatója volt. Neve a tudomány és muvészetpártoló fogalmává lett.
Az ókori és középkori viszonyok között a muvészetek fejlodésében nagy szerepe volt a gazdag és befolyásos pártfogóknak, mecénásoknak. A muvészi tevékenység számos ága ma is rászorul pártfogókra. Magyarországon ezt a szerepet foképpen az állam gyakorolja, pályázatok formájában. (pl. Nemzeti Kulturális Alapprogram)
12. ALAPFOGALMAK SZPONZOR
Reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég, vagy magánszemély.
A támogatás nem csak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet.
A támogatás ellentételezéseként a cég vagy a magánszemély reklám megjelenési lehetoséget kap.
13. RENDEZVÉNYTÍPUSOK KONGRESSZUS KONFERENCIA RENDEZVÉNYEK
(közgyulés, fórum, szimpózium, szeminárium, workshop stb.)
Kongresszus olyan rendezvény, amelyre egy adott helyre, nagyszámú (minimum 50 fo ) résztvevo érkezik, akik számára a részvételi jog semmilyen módon nincs korlátozva. Amely szigorúan az elore kiadott napirend szerint végzi a munkáját és az eredményérol széles körben beszámol. Amelynek kiszolgálására egy teljesen kiépített és tökéletesen muködo idegenforgalomra és ahhoz kapcsolódó infrastruktúrára van szükség
14. RENDEZVÉNYTÍPUSOK KIÁLLÍTÁS
Vizuális befogadást igénylo tartalmak, ismeretek közlését, átadását biztosító természetes és mesterséges, muvészi, grafikai és szimbolikus tárgyak nyilvános bemutatója.
A kiállítás rendezésének célja:
- közvetlen esztétikai és muvészeti élményt nyújtani a
látogatóknak,
- bizonyos tényeket tapasztalatokat, eredményeket közvetlenül szemléltetni és bemutatni, - a kiállítás
mondanivalójával bizonyos dolgokra felhívni a közönség
figyelmét,
- elérni bizonyos üzleti célokat.
15. RENDEZVÉNYTÍPUSOK SPORTRENDEZVÉNYEK
Sport fogalma: Az ügyességet fokozó, az egészség megorzését elosegíto, szórakoztató, játékos idotöltés illetve ennek versenyszeruen uzött formája.Lehet csupán kedvtelést szolgáló (amator) vagy pénzszerzési célból végzett (professzionista).
A sportrendezvények szervezése a versenyek, vetélkedések, viadalok körülményeit megteremto feltételek biztosítása.
16. RENDEZVÉNYTÍPUSOK MÜVÉSZETI RENDEZVÉNYEK
Olyan kötetlen formájú rendezvény, amelyen az eloadó saját vagy más muvész alkotását közvetíti a közönségnek.
A muvészeti tevékenység sorába tartozik: színjátszás, versmondás, felolvasás, énekes és hangszeres eloadás, stb.
Az eloadás a próbák során teljes muvészi komplexitásban kidolgozott és minden technikai vonatkozásban elokészített megjelenése a közönség elott
17. RENDEZVÉNYTÍPUSOK VENDÉGLÁTÓ RENDEZVÉNYEK
Gálavacsorák
Fogadások
Partik
Bálok
18. Muvészeti rendezvények szervezésének folyamata RENDEZVÉNYSZERVEZÉS SZAKASZAI:
- INFORMÁCIÓK
- TERVEZÉS - Szakmai tervezés
- Gazdasági tervezés
- LEBONYOLÍTÁS
- ÉRTÉKELÉS
19. I. INFORMÁCIÓK KÖZÖNSÉG RÉSZTVEVOK
A PROGRAM
RENDEZVÉNY HELYSZÍN
REKLÁM PROPAGANDA
RENDEZVÉNY KÖRÜLI ESEMÉNY
GAZDASÁGI HELYZET
20. 1. INF. KÖZÖNSÉG-RÉSZTVEVOK Mi érdekli ?
Hány embert érdekel ?
Milyen korosztály ?
Korosztályon belül milyen réteg ?
Milyen az anyagi lehetosége ?
21. 2. INF. A program SZAKMAI INFORMÁCIÓK
a program lehetoségek,
Mik a sikeres törekvések-irányzatok
Dívat eloadók és sláger programok
22. 3.INF. Rendezvény helyszíne(1) Helyszín kiválasztása (1 és 2 pont alapján)
Technikai szükségletek-lehetoségek
világítási és hangosítási lehetoségek (bekötések, meglévo világítási rendszer használata, mikrofonok, mikrofonállványok)
áramvételi lehetoségek (honnan, milyen teljesítményu /amperszám/, bekötés módja)
Biztonságtechnika (kordonok, security, stage pass, a felszerelések technikák biztonsága)
23. 3.INF. Rendezvény helyszíne (2) Színpad (milyen dobogó rendszerek vannak, függönyök,
díszlet lehetoségek, vonal és ponthúzók)
Öltözok (tükör, mosdók, zárhatóság, futés-szellozés, színpad
megközelítése, biztonsági szempontok)
Bejáratok és kijáratok száma, mérete
(a tömeg és a pakolás miatt)
Mosdók (számuk és azok állapota)
Büfék (állapota, választék, árak)
Jegypénztárak (száma, elhelyezkedése, nyitva tartás)
24. 3.INF. Rendezvény helyszíne (3) Vendégek irányításának, mozgatásának jelzései (piktogramok)
Vendégek és közremuködok közlekedése és parkolása. Beszállítás
Orvosi szoba
25. 4.INF. Reklám és propaganda információk Mennyi ido áll a rendelkezésre a reklámhoz ?
Milyen reklámhordozókat tudunk és akarunk használni ?
(hatékony hordozók ismerete, reklámhatékonyság vizsgálata)
Milyen lehetoségeink vannak ? (fizetett és ingyenes lehetoségek)
Reklámhordozók tervezése (plakát, szórólap, média reklámok stb.)
Szponzorok felkutatása, szponzorajánlat készítése
26. 5.INF. Rendezvény körüli más események Hasonló mufajban abban az idopontban mi lesz ?
(azonos típusú rendezvények hatása)
Dátum megállapításának buktatói
(ünnepnapok, alkalmas napok, muvészeti eseménynél fizetésnapok)
Konkurencia elemzés
(mivel és kivel szabad versenyezni ?)
27. 6.INF. Gazdasági helyzet Kockázat elemzés (elokalkuláció)
A kockázat valamely cselekvéssel járó veszély, veszteség lehetosége.
A kockázatkezelés a lehetséges veszélyek, veszteségek csökkentése, bekövetkezésük megakadályozása, elhárítása, a felelosség megosztása, áthárítása
kiadások fedezete, várható bevételek,
fedezeti pont számítása
pályázatok lehetosége
szponzorok és mecénások
28. 1.TERV. SZAKMAI TERVEZÉS Rendezvény forgatókönyve
- díszlet terv
- reklám és propaganda terv
- rendezvény szakmai terve
- biztonsági terv
- idotáblázat felelosökkel
29. 2.TERV. GAZDASÁGI TERVEZÉS Költségvetés ( részvételi díj vagy jegyár megállapítása )
- Bérleti díjak ( helyszín)
- Technikai költségek ( hang, fény, videó,díszlet, jelmez, stb.)
- Nyomda költségek (plakát, szórólap,
jegy)
30. 2.TERV. KÖLTSÉGVETÉS II. - Reklám költségek ( plakáthely, rádió,
televízió, hirdetések a sajtóban,
egyéb : szórólaposztás)
- Hivatalos költségek:
- jogdíj (nettó bevétel 9 %-a)
- közönségszervezés jutaléka
(10-15 %)
- Áfa (20 %)
31. Artisjus Magyar Szerzoi Jogvédo Iroda Egyesület A muvelodési és közoktatási miniszter 8/1992.MKM rendelete értelmében a felhasználó a nyilvános zene felhaszná-lással egyidejuleg köteles a felhasznált muvekrol musorközlést adni és a jogdíjfizetést érinto változásokat az ARTISJUS-nak 3 napon belül bejelenteni.
32. Musorközlés Rendezvény helye
Rendezvény megnevezése
Idopontja
Rendezo neve és címe
A helyiség befogadóképessége ( fo)
Résztvevok száma ( fo )
33. Jogdíj kiszámítása Komolyzenei koncert (9 %)
Könnyuzenei koncert (9 %)
Disco- Bál Táncház (8 %)
Irodalmi zenei, vegyes musor (7 %)
Muvelodési Intézmények által muködtetett mukedvelo eloadások (3 %)
Bevétel nélküli rendezvény
( jogdíjközleményben megtalálható)
34. Jogdíj kiszámítása Eladott jegyek ( típusonként)
jegyár db szám összesen
Bruttó jegybevétel
áfa összege
Nettó jegybevétel
Szponzori támogatás
Összes bevétel ( nettó + szponzori)
Jogdíj összege
35. 2.TERV. KÖLTSÉGVETÉS III. - Tiszteletdíjak
- muvészek, technikusok, ruhatár,
biztonságiak, jegyszedok stb.
( számlás vagy megbízási jogviszony)
Sajtó tájékozató költségei
Bevételek: jegybevétel, szponzor pénz,
reklámbevétel, stb. pl. üzleti
Jegyár megállapítás a kiadás alapján.
36. 2.TERV. GAZDASÁGI TERVEZÉS Jegyértékesítés terve ( jelentkezési lapok) (elszámolási határidok meghatározása)
Szponzori szerzodések, hirdetésszervezés
Pénzügyi terv ( cash-flow) kifizetések ütemezése.
37. III. LEBONYOLÍTÁS SZERZODÉSKÖTÉSEK
ENGEDÉLYEK BESZERZÉSE
POSTÁZÁS ( MEGHÍVÓK, VIPJEGYEK, )
KÖZREMÜKÖDOK SZERZODTETÉSE
SAJTÓTÁJÉKOZTATÓ MEGSZERVEZÉSE
HIRDETÉSEK ÉS PROPAGANDA BEINDÍTÁSA
RENDEZVÉNY NAPJA
38. 1.LEBONY. SZERZODÉS Szerzodéskötések
(megbízási szerzodések, szponzori, terembérleti, egyéb bérleti, vállalkozói pl. árusok, büfé-vendéglátás, jegyterjesztés, nyomdai munkák stb. )
Mit kell tartalmazni a szerzodésnek ?
- kik kötik meg ( pontos címek és adatok)
- megállapodás célja
- díjazás
- lemondási kikötések
- záró rendelkezések (bíróság kijelölése)
39. 2.LEBONY. ENGEDÉLYEK, TÁJÉKOZTATÁS PIROTECHNIKA
MENTOK (LÉTSZÁM FÜGGO)
SZABADTÉREN TERÜLETFOGLALÁS
RENDORI BIZTOSÍTÁS
40. 3.LEBONY. MEGHÍVÓK Idobeni kiküldés ( nem túl elore, de nem túl késon)
Visszajelentkezési határido, hely.
Sajtójegyek, VIP kezelése
Csak meghívó jegyet csak annak aki
visszajelentkezett
41. 4.LEBONY. KÖZREMÜKÖDOK Rendezok hostessek (öltözet, kituzo)
Muvészek feltételei ( esetleges ellátások)
Ruhatárosok
Biztonságiak
Orvos
42. 5.LEBONY. SAJTÓTÁJÉKOZATÓ Sajtóterv elkészítése
Sajtótájékoztató idopontjának kijelölése
Sajtóanyag elkészítése
Sajtólista
Sajtótájékoztató körülményei, vendéglátása
Sajtótájékoztató levezetése
43. 6.LEBONY. PROPAGANDA Plakátkihelyezés
Szórólap készítés és terítése
Tömegkommunikáció
Tájékoztatás mindenáron meglepo
ötletek ( más rendezvényen, parkoló autók,
lakótelepek, stb. )
44. 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA Helyszín átvétele ( helyi emberek átadják, amennyiben valami sérülés látunk, jegyzokönyv,
tisztaság és muszaki állapot ellenorzése, a helyi
dolgozók jelenléte, pl. villanyszerelo a bekötéshez)
Irányító rendszerek felszerelése
(öltözo beosztás kiírása, vendégtájékoztatás, WC. büfé, orvos, pénztár, bejárat vészkijárat stb.)
45. 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA Színpad díszletépítése és technikai felszerelése (forgatókönyvben meghatározott sorrendben és idoben)
Jegyárusítás a helyszínen (megmaradt jegyek árusítása )
Vendéglátás büfé (személyzeti büfé, vendégbüfé)
Próbák (fellépok érkezése, fogadása, próbarend elore a forgatókönyv szerint)
Hang és fénypróbák
46. 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA Rendezok hostessek eligazítása
( pontos információ a rendezvényrol, jegyminta,
protokoll milyen módon érkezik, kik a vezetoi a rendezvénynek, kihez lehet probléma esetén fordulni,pontos információk a rendezvény kezdésérol, végérol, ki hol teljesít szolgálatot, mire kell figyelnie,)
A külsoségek a rendezvény üzenetének elsodleges kifejezo eszköze lehet a vendégek felé. Miután meghatároztuk a rendezvény lehetoségeit, céljait, a külsoségek segítenek abban, hogy ezeket láthatóvá tegyük. Ezt segíti az egyenruha vagy csak egy-egy megkülönbözteto jelzést ( egyen nyakkendo sál vagy kituzo)
47. 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA Rendezvény kezdési nyitás (rendezvényvezeto utolsó ellenorzése: színpad, terem, tisztaság, mindenki a helyén, beengedo zene és fény, ruhatár)
Ajtónyitási engedély megadása
(idopont megválasztása fontos általában
1 óra, hogy a közönségnek legyen ideje kényelmesen elhelyezkedni)
48. 7.LEBONY. RENDEZVÉNY NAPJA Kezdés (max. 10 perccel a meghirdetett idopont után)
Bontás
Jegyelszámolás a helyszínnel
Kifizetések ( gázsik, alkalmiak)
Rövid értékelés (köszönet !!!!)
49. IV. ÉRTÉKELÉS Elszámolás ( jegyelszámolás)
Számlák kifizetése
Utókalkuláció tényleges kifizetések birtokában, gazdasági értékelés
Köszöno levelek
Sajtófigyelés
Közvetlen stábbal és a muvészekkel értékelés
Szerzoi Jogvédo Iroda bejelentés