Workshop „Produktbildung“

1. Workshop „Produktbildung“ Definition von Produkten, Zielen & Kennzahlen für den NKF-Haushalt

2. Ziele des Workshops Erwerb von Kenntnissen zur: • Bildung von Produkten innerhalb der Organisationsstruktur und des Produktrahmens • Erarbeitung aussagekräftiger Produktbeschreibungen • Bildung von steuerungsrelevanten Zielen für die Produkte • Entwicklung eines Kennzahlensystems zur Messung der Zielerreichung und für den interkommunalen Vergleich • Analyse und Weiterentwicklung der erstellten Produkte und Produktbeschreibungen

3. Agenda • 09:15 – 10:30 Grundlagen der Produktbildung, rechtliche Rahmenbedingungen und Produktrahmen in Neunkirchen- Seelscheid • 10:45 – 11:15 Aufbau von Produktbeschreibungen • 11:15 – 12:15 Bildung von produktbezogenen Zielen und Kennzahlen • 12:15 – 13:00 Bildung und Beschreibung von Produkten an Beispielen

4. Elemente des NKF Neues kommunales Finanzmanagement Neues Haushalts- & Rechnungs-wesen Controlling & Berichts-wesen Steuerung über Produktziele Wettbewerb, Interkom-munale Vergleiche

5. Aktuelle Probleme • Perspektive der Mittelzuteilung (=Inputorientierung) • Meist nur abstrakte Ziele in Form von Gesetzen und anderen Vorschriften • Fehlen von konkreten Zielvorgaben • Kleinteilige Darstellung im Haushaltsplan • „Kanaldeckel-Prinzip“ • geringe Transparenz

6. Zielsetzungen • Darstellung des Verwaltungshandelns aus Sicht der Zielgruppen • Perspektive der Ergebnisse und Wirkungen (Outputorientierung) • Dokumentation der Leistungen der Verwaltung • Anknüpfungspunkt für Qualitätsanforderungen

7. Zielsetzungen • Steuerung über Leistungsziele • Vereinbarung von operationalisierten (=handlungsleitenden) Zielen • Kontrolle der Zielerreichung anhand von Kennzahlen • Voraussetzung für die Übertragung von Ressourcenverantwortung

8. Zielsetzungen • Ermöglichung intrakommunaler und interkommunaler Vergleiche • Orientierung am Besten (Benchmarking)

9. Zielsetzungen • Grundlage für Kosten- und Leistungsrechnung • Darstellung der internen Kosten- und Leistungsbeziehungen • Optimierung der Verwaltungsprozesse

10. Rechtlicher Rahmen § 79 II S. 1 GO: Der Haushaltsplan ist in einen Ergebnisplan und einen Finanzplan sowie in Teilpläne zu gliedern. § 4 I GemHVO: Die Teilpläne sind produktorientiert. Sie bestehen aus einem Teilergebnisplan und einem Teilfinanzplan. Sie werden nach Produktbereichen oder nach Verantwortungsbereichen (Budgets) unter Beachtung des vom Innenministerium bekannt gegebenen Produktrahmens aufgestellt. § 4 II Nr. 2 S. 1 GemHVO: Werden Teilpläne nach Produktgruppen oder nach Produkten aufgestellt, sollen dazu die Ziele und die Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung beschrieben werden. §

11. Aufbau des neuen Haushalts Teilpläne Teilfinanzplan/ Teilfinanzrechnung Teilergebnisplan/ Teilergebnisrechnung Produktbereich 3 Teilfinanzplan/ Teilfinanzrechnung Teilergebnisplan/ Teilergebnisrechnung Produktbereich 2 Teilfinanzplan/ Teilfinanzrechnung Teilergebnisplan/ Teilergebnisrechnung Produktbereich 1 • Bilanz • Vermögen • Kapital • Finanzplan/ Finanzrechnung • Einzahlungen • Auszahlungen • Ergebnisplan/ Ergebnisrechnung • Erträge • Aufwendungen Gesamtplan

12. Teilpläne • Allgemeiner Teil • Teilergebnisplan • Teilfinanzplan • Investitionsmaßnahmen • Stellenplan • Kennzahlen

13. Aufbau der Teilpläne

14. Definitionen Leistung Arbeitsergebnis einer Organisationseinheit, das der Erfüllung einer Aufgabe dient Produkt Leistung oder eine Gruppe von Leistungen, für die von Stellen innerhalb oder außerhalb der Verwaltung eine Nachfrage besteht und für die prinzipiell (auch bei innerbetrieblicher Nachfrage) ein Entgelt entrichtet werden müsste. Produkte werden nach festgesetzten Kriterien beschrieben, um als Schlüssel für eine outputorientierte Steuerung zu dienen.

15. Definitionen Produktgruppe Produktgruppen bestehen aus mehreren Produkten, die zur Informations- und Steuerungsverdichtung zusammengefasst werden. Produktbereiche Produktbereiche vereinigen Produktgruppen nach festzulegenden Kriterien und bilden die oberste Ebene der Informationspyramide.

16. Rechtlicher Rahmen • Mindestgliederung: 17 verbindliche Produktbereiche • Verbindliche Zuordnung zu den Produktbereichen • Eigene Gliederung in Produktgruppen und Produkte nach den örtlichen Besonderheiten möglich

17. Produkthierarchie

18. Innere Verwaltung Sicherheit und Ordnung Schulträgeraufgaben Kultur und Wissenschaft Soziale Hilfen Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Gesundheitsdienste Sportförderung Räumliche Planung und Entwicklung, Geoinformationen Bauen und Wohnen Ver- und Entsorgung Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV Natur- und Landschaftspflege Umweltschutz Wirtschaft und Tourismus Allgemeine Finanzwirtschaft Stiftungen Normierte Produktbereiche

19. Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid • Produkte müssen steuerungsrelevant sein • Haushaltsplan soll übersichtlich bleiben • Kein Abbau von (wesentlichen) Informationen gegenüber dem kameralen Haushaltsplan • Bedienung der Finanzstatistik • Zentrale Vorgabe durch die Verwaltungsführung • Ebene der Darstellung im Haushaltsplan: Produktgruppen

20. Gesamtverwaltung Produktbereiche Zentrale Vorgabe Produktgruppen Produkte Dezentrale Erhebung Leistungen Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid

21. Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid • Produktbereiche: 14 • Produktgruppen: 38 • Produkte: ~100

22. Statistik • Finanzstatistische Produktgruppen des Landesamtes für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) • 79 Produktgruppen (bereinigt: 50) • Keine Pflicht zur Ausrichtung des Produktplanes nach der Finanzstatistik • Aber: Aufwand zur Überleitung in die Statistik minimieren

23. Auflistung der Produkte je Produktbereich Nachrichtlich: Darstellung der entsprechenden Aufgaben im alten Haushalt Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid

24. Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid • Überleitung des alten Haushalts auf den Produktplan

25. Produktplan für Neunkirchen-Seelscheid Art der Beziehung

26. Produktplan vs. Aufbauorganisation • Produkthierarchie und Budgethierarchie bzw. Aufbauorga sind grundsätzlich voneinander unabhängig • Allerdings: Jede Produktgruppe kann genau einem Budget/Amt zugeordnet werden • Langfristiges Ziel: Anpassung der Organisation an den Produktplan (Outputorientierung)

27. Abgrenzung der Produkte und Leistungen • Alle von der Verwaltung erbrachten Leistungen werden abgebildet (Vollständigkeit) • Jede Leistung kann eindeutig einem Produkt zugeordnet werden (Überschneidungsfreiheit) • Auch die Produktgruppen auf Vollständigkeit überprüfen

28. Abgrenzung der Produkte und Leistungen • Produkte überprüfen in Hinblick auf ... gleiche Produktziele ? ... gleiche Zielgruppen ? ... gleiche Auftragsgrundlage ? • Sind alle gleich, dann wahrscheinlich Überschneidung!

29. Interne & externe Produkte Externe Produkte • Abnehmer außerhalb der Verwaltung Interne Produkte • Abnehmer: andere OE innerhalb der Verwaltung • Grundlage für externe Produkte • Steuerungs- und Servicefunktion • Mischformen möglich (z.B. Bebauungsplan)

30. Kriterien zur Produktbildung • Welche Leistungen werden (für Abnehmer außerhalb der OE) erbracht ? • Welche Tätigkeiten werden ausgeführt ? • Aufgabengliederungs- und Geschäftsverteilungsplan • Stellenbeschreibungen, Organisationsuntersuchungen, Aufgabenanalysen, ... • Beispiele aus anderen Kommunen (Rad nicht neu erfinden, aber kritisch hinterfragen und eigene Besonderheiten berücksichtigen!)

31. Zusammenfassung von Leistungen zu Produkten • Sinnzusammenhang(Produktbildung nach fachlichen und aufgabenorientierten Kriterien) • Steuerungsrelevanz(möglichst hoher Informationsgrad für die Politik/Verwaltungsführung, aber: hoher Abstraktionsgrad der Produkte) • Verantwortlichkeit(Eindeutige und ungeteilte Verantwortung) • Berücksichtigung der finanzstatistischen Anforderungen

32. Zusammenfassung von Leistungen zu Produkten • Umfangreiche und komplexe Aufgabenstruktur • Verwaltung erbringt eine sehr große Zahl von Leistungen • Produkt = Grundlage für outputorientierte Steuerung • Herausforderung: Leistungen sinnvoll zu Produkten aggregieren

33. Orientierungshilfen • NKF-Produktpläne anderer Kommunen • Vorschlag des Innenministeriums aus dem NKFG-Gesetzgebungsverfahren • Zuordnung zu den Produktgruppen der kommunalen Finanzstatistik

34. Inhalte der Produktblätter • Einordnung in den Produktplan • Kurze Beschreibung und Zielsetzung • Organisationseinheit • Produktverantwortung • Auftragsgrundlage • Zielgruppen • Ziele • Kennzahlen und Indikatoren • Teilergebnisplan einschließlich Erläuterungen • Teilfinanzplan einschließlich Darstellung der Investitionsmaßnahmen und Erläuterungen • Auszug aus dem Stellenplan

35. Kurzbeschreibung • Verbale Beschreibung des Produkts • Grundsätzlich einmalig und dauerhaft • Jedoch: ständige Aufgabenkritik, daher Erweiterung, Einschränkung oder Entfallen möglich! • Kurze und prägnante Darstellung • Wesentliche Merkmale • Allgemeinverständlich

36. Auftragsgrundlage • Gesetzliche Vorgaben, Satzungen, Ratsbeschlüsse • Ständige Überprüfung auf Aktualität notwendig • Ableitung des Aufgabencharakters (freiwillig oder pflichtig) §

37. Auftragsgrundlage Beispiele: • Gemeindehaushaltsverordnung • Vergnügungssteuersatzung • Beschluss des Familienausschusses §

38. Zielgruppen • Personengruppen (extern) oder Organisationseinheiten (Intern), die mit dem Angebot angesprochen werden • Nachvollziehbare und konkrete Benennung • Immer direkter Abnehmer bzw. Nachfrage(z.B. Leistung des FB Soziales für Amt 32) • Kombination interner und externer Zielgruppen möglich(z.B. Bebauungsplan)

39. Produktverantwortliche • Ressourcenverantwortung • Organisationsverantwortung • Steuerungsmöglichkeiten bei der Zielerreichung • Eindeutige Verantwortlichkeit (auch bei Teilleistungen mehrerer Personen/OE)

40. Produktverantwortliche • Produkterlöse und –kosten ermitteln • Kennzahlen und Indikatoren ermitteln und auswerten • Produktdefinition veränderten Anforderungen anpassen

41. Leistungen • Unterste Ebene des Produktplans • Abstrakten Produktbegriff transparent machen • Grundlage für Entwicklung von Zielen und Kennzahlen • Auflistung im Produktblatt • Große Zahl (Teil)Leistungen ggf. zur Übersichtlichkeit zusammenfassen • Grundlage zur Entwicklung von Zielen und Kennzahlen

42. Leistungen • Informatorische Auflistung im Produktblatt • Darstellung von Arbeitsergebnisse, keine Tätigkeiten • Große Zahl (Teil)Leistungen ggf. zur Übersichtlichkeit zusammenfassen • Grundlage zur Entwicklung von Zielen und Kennzahlen

43. § 12 GemHVO Für die gemeindliche Aufgabenerfüllung sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs festgelegt sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Diese Ziele und Kennzahlen sollen zur Grundlage der Gestaltung der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts gemacht werden. §

44. Definitionen Ziele Unter einem Ziel versteht man einen angestrebten Zustand oder einer erwünschte Wirkung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Kennzahlen Kennzahlen stellen unter Steuerungsgesichtspunkten quantifizierbare Sachverhalte in konzentrierter Form dar.

45. Ziele • Förderung von Eigenverantwortung und Flexibilität • Ausrichtung an Erwartungen der Kunden bzw. Bürger

46. Zielebenen längerfristig Gesamtverwaltung Strategische Ziele Operative Ziele Jährlich/unterjährig dezentral Maßnahmen

47. Zielfelder

48. Zielfelder Ergebnisse und Wirkungen • Ergebnisse und Wirkungen • Warum engagieren wir uns? • Welche Chancen/Risiken bestehen? Programme und Produkte • Erforderliche Produkte/Leistungen • Effektivität in Bezug auf Ergebnisse/Wirkungen • Handlungsbedarf • Ausmaß Ressourcen • Finanzielle, Personelle, sachliche und räumliche Ressourcen • Organisatorische Ressourcen (z.B. Informationssysteme) • Technologische Ressourcen (Technische Ausrüstung, Know-How, Qualitätsstandards) Prozesse und Strukturen • Verantwortlichkeiten • Organisationsform • Geschäftsprozesse

49. Beispiele

50. Definitionen Ziele Unter einem Ziel versteht man einen angestrebten Zustand oder einer erwünschte Wirkung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Kennzahlen Kennzahlen stellen unter Steuerungsgesichtspunkten quantifizierbare Sachverhalte in konzentrierter Form dar.