APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Directeur de Structure

1. APPLICATION ‘formation’ Guide d’utilisation du Directeur de Structure Accès p. 2 L’application ‘formation’ en un coup d’œil p. 3 Le menu p. 4 Zoom sur la création et la modification des équipes p. 5/6 Zoom sur l’attribution de rôles p. 7 Les fonctionnalités générales p. 8 DRH-MO / Janvier 2012

2. Accès A votre APPLICATION ‘formation’ Connectez-vous à l’application ‘formation’ à l’adresse suivante : https://www.sirene.inserm.fr Si vous n’avez pas d’adresse courriel Inserm, suivez la procédure indiquée sur le site. Vous allez être dirigé vers votre page d’accueil. Pour accéder à votre application formation, cliquez sur l’onglet « Dir. de structure Formation » en haut à gauche de l’écran. DRH-MO

3. VOTRE APPLICATION ‘FORMATION’ EN UN COUP D’OEIL Traitement et suivi des demandes d’inscription des agents de votre structure • Le département des Ressources Humaines de l’Inserm a mis en place une application dans le progiciel « Sirène » afin de dématérialiser les inscriptions aux formations. • Cette application vous permet de traiter les demandes d’inscription aux formations collectives et aux actions individuelles des agents de votre structure. • Vous pouvez déléguer ces traitements de demandes d’inscription aux Chefs d’équipe de votre choix après les avoir désignés et leur avoir rattachés des agents ; cependant, vous continuerez à recevoir les demandes afin de pouvoir les traiter directement si vous le souhaitez. • Vous avez également la possibilité de désigner, un Responsable administratif et des Correspondants formation. • Le Responsable administratif pourra visualiser l’ensemble des demandes de formation des agents de la structure. • Les Correspondants formationpourront visualiser uniquement les demandes de formation des agents que vous leur aurez rattachés ; ils n’auront accès aux demandes d’action individuelle qu’avec l’accord de l’agent concerné. Consultation des demandes d’inscription archivées Consultation des offres de formation collective • Application ‘Formation’ • Gestion des équipes de la structure Délégation des droits aux Chefs d’équipe Attribution de rôles (désignation d’un Responsable administratif et des Correspondants formation) DRH-MO

4. VOTRE MENU Accédez à votre tableau de bord pour traiter les demandes d’inscription aux offres de formation collective et aux actions individuelles de formation de l’ensemble des agents de votre structure. Toutes les demandes d’inscription à une formation sont soumises : à l’accord du Directeur de structure ou celui du Chef d’équipe si vous lui en avez délégué les droits (reportez-vous aux pages 5 et 6), à la validation du Responsable Formation de la Délégation Régionale (RF de gestion) et, pour certaines formations , à celle du Responsable Formation ayant organisé le stage (RF organisateur). Accédez au moteur de recherche vous permettant de consulter l’ensemble des demandes d’inscription des agents de votre structure aux offres de formation collectives et aux actions individuelles dont les sessions sont terminées. Consultez la base des offres de formation collective. Paramétrez la réception des courriels. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir les courriels automatiques d’information. DRH-MO

5. ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION‘ 1/2 La création d’équipes vous permet de déléguer vos droits dans l’application ‘Formation’ à un Chef d’équipe : celui-ci pourra ainsi instruire les demandes d’inscription des agents qui lui sont rattachés. Vous pouvez par la suite remplacer le Chef d’équipe ou modifier la composition de l’équipe. L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure Créez une nouvelle équipe Recherchez une équipe existante Une fois l’équipe créée, vous pouvez en modifier la composition en cliquant sur la ligne correspondante dans le tableau de recherche (redirection sur la page ‘Equipe’ décrite ci-après). En cliquant sur le bouton de création d’une nouvelle équipe, vous êtes redirigé vers la page ‘Equipe’ décrite ci-après. DRH-MO

6. ZOOM SUR LA CREATION ET LA MODIFICATION DE VOS EQUIPES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION ‘ 2/2 Etape 1 Définir l’équipe. Une fois l’équipe définie (dates et libellés), vous désignez le Chef d’équipe (délégation de vos droits quant au traitement des demandes d’inscription) puis y rattachez les agents concernés. Vous continuerez à recevoir leurs demandes et à pouvoir les traiter, mais cette opération pourra également être effectuée directement par le Chef d’équipe. Etape 2 Désigner le chef d’équipe. Certains agents peuvent ne pas figurer sur la liste. Dans ce cas, ils doivent au préalable s’inscrire sur la page de connexion de Sirène accessible à cette adresse : https://www.sirene.inserm.fr Etape 3 Assigner des agents Inserm ou non Inserm à l’équipe créée. L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure • Cette délégation de droits permet au Chef d’équipe de : • consulteret traiter les demandes ; • accéder aux archives qui présentent l’ensemble des demandes passées ; • assurer un suivi des demandes via son tableau de bord. DRH-MO

7. ZOOM SUR L’ ATTRIBUTION DE RÔLES DANS L’APPLICATION ‘FORMATION’ • Si vous le souhaitez, vous pouvez désigner, dans l’application ‘Formation’, un Responsable administratif et des Correspondants formation: • Le Responsable administratif pourra consulter l’intégralité des demandes des agents de la structure ; • Le Correspondant formation aura la même possibilité pour les agents que vous lui aurez rattachés, à l’exception des demandes d’inscription aux actions individuelles, pour lesquelles l’agent pourra choisir d’informer ou non son Correspondant formation. Attribuez les rôles Correspondant formation etResponsable administratif aux agents de votre structure. Rattachez une population au Correspondant Formation désigné L’attribution du rôle Correspondant Formation se réalise en deux étapes (selon le même principe que pour le Chef d’équipe) : Attribuer le rôle Correspondant formation à l’agent sélectionné ; Rattachez une population au Correspondant formation désigné. L’ensemble de ces opérations peut également être effectué par le profil « Responsable administratif » si vous l’avez attribué à un agent de votre structure DRH-MO

8. LES FONCTIONNALITES GENERALES DE L’APPLICATION ‘FORMATION’ Accédez aux autres onglets ouverts n’apparaissant pas à l’écran Cliquez sur l’onglet « Dir. de structure Formation» Paramétrez la couleur de la fenêtre Fermez la session Modifiez la taille de la fenêtre Réinitialisez le tri sur colonne Effectuez des tris sur colonne en cliquant sur leur titre Imprimez la fenêtre Accédez au formulaire d’inscription DRH-MO