COMO HACER SEGUIMIENTO A UN PROYECTO POR VIGENCIA

1. COMO HACER SEGUIMIENTO A UN PROYECTO POR VIGENCIA OBJETIVO: Facilitar a los responsables de proyectos el análisis y seguimiento de consultas y reportes en el SGF-QUIPU

2. DEFINICIONES EMPRESA Unidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente. RUBRO: Clasificación del presupuesto público que lo definen en detalle SGF-QUIPU Sistema integrado de información financiera que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones de la Universidad Nacional de Colombia.

3. Distribución y Consolidación de información: Universidad Nacional Sedes Consolidadas en La información financiera se registra en el SGF-QUIPU A través de Módulos, documentos y tipos de operación, agrupada en: Empresas consolidadas en Proyectos agrupados en Áreas SGF-QUIPU

4. Acceso a otras Sedes: Todos los usuarios que requieran consultar información de orden nacional podrán realizar seguimientos o consultas en todas las sedes de la Universidad, a través de los siguientes accesos :

5. Seguimiento a un Proyecto: • El seguimiento a la información en el SGF-QUIPU se realiza a través de reportes o consultas en cada módulo, para lo que es indispensable tener como mínimo la siguiente información: Módulo • Código de la empresa a la que pertenece el proyecto • Código del proyecto • Vigencia ó fecha de la información que desea consultar

6. Pasos para consultar la información de un Proyecto: • La consulta de información financiera y administrativa de un proyecto en el SGF-QUIPU, se genera a partir de la siguiente ruta: Ruta: Proyectos/Consultas/ MOVIMIENTOS POR PROY En esta consulta el usuario encontrará de manera detallada toda la información administrativa y financiera de un proyecto de una vigencia.

7. Pasos para consultar la información de un Proyecto: • La consulta trae la información del proyecto organizada por los siguientes bloques y botones: • BLOQUE PROYECTO: • Relaciona el código , nombre y estados del proyecto • BLOQUE PRESUPUESTO , CUENTAS POR PAGAR, TESORERIA Y CONTRATOS: • Relaciona uno a uno los documentos generados en cada módulo • BOTONES FICHA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA : • Detalla la información de la Ficha Administrativa y Financiera del Proyecto • BOTONES ESTADOS Y EXCEL • El botón estados relaciona los procesos por los que ha pasado el proyecto y el botón Excel permite generar toda la información del proyecto a Excel

8. Pasos para Generar un Reporte: • Identificar los reportes a validar, para este caso se generará el reporte de ejecución de gastos por proyecto: • Ruta: Proyectos/reportes/ EJECU GASTO PROYECTO Este reporte permite saber de manera acumulada el valor apropiado, cuanto tengo en disponibilidades, los compromisos adquiridos, las obligaciones registradas y los pagos realizados por el proyecto

9. Pasos para Generar un Reporte: • Digitar los parámetros de entrada que pide el reporte Datos de la Empresa Vigencia y mes de la información a consultar Confirmar el rango de rubros presupuestales a consultar Confirmar rango de áreas de responsabilidad Confirmar los grupos de ejecución, 90-apropiacion, 6- disponibilidad, 7-compromisos, 8-obligaciones y 9-pagos Nivel (8) y tipos de rubros (título o movimiento) Código de proyecto Código del grupo Cupo (0)

10. Pasos para Generar un Reporte: • Validar la información generada en el reporte con relación a los parámetros de entrada digitados Vigencia y mes de la información a consultar Datos de la Empresa Código de proyecto Grupos de ejecución, Grupo 90 Grupo 6 Grupo 7 Grupo 8 Grupo 9

11. Pasos para Generar un Reporte: • Generar el reporte detallado o de movimientos de la ejecución del gasto por proyecto: • Ruta: Proyectos/reportes/ MOV X PROY X IMPU Este reporte relaciona detalladamente las disponibilidades de un proyecto con la información de los compromisos adquiridos, las obligaciones de cada compromiso y los pagos realizados a cada obligación. La información se encuentra organizada por proyecto, rubro presupuestal, recurso, área de responsabilidad y número de disponibilidad

12. Pasos para Generar un Reporte: • Digitar los parámetros de entrada que pide el reporte Datos de la Empresa Vigencia y mes de la información a consultar Fecha hasta del movimiento Confirmar rango de Rubros presupuestales Confirmar rango de recursos Confirmar rango de áreas de responsabilidad Confirmar los grupos de ejecución,: 6 - disponibilidad, 7 - compromisos, 8 - obligaciones, 9 - pagos O- cupo Código de proyecto

13. Pasos para Generar un Reporte: • Validar la información generada en cada bloque del reporte para cada rubro, recurso y área de responsabilidad del proyecto Bloque Pagos Bloque Obligaciones Bloque Compromisos Bloque Disponibilidades En este reporte se relaciona detalladamente la ejecución presupuestal de una disponibilidad - CDP, con sus respectivos compromisos, obligaciones y pagos, asociados a un proyecto, rubro, recurso y area

14. Análisis y seguimiento al Proyecto: • Para el seguimiento del proyecto con un reportes de ejecución y uno de movimiento se pueden realizar las siguientes validaciones: • Analizar para cada documento el valor total del compromiso frente al saldo del documento, obligaciones y pagos realizados (tener presente que en el valor del documento de compromiso que trae el reporte no están contemplado las cancelaciones parciales de saldos realizadas al mismo, este refleja el valor total comprometido ) El valor del compromiso debe ser igual a la sumatoria del saldo más las ordenes de pago, siempre y cuando no existan cancelaciones parciales del compromiso. • El valor de las ordenes de pago no pueden ser superiores a los pagos

15. Análisis y seguimiento al Proyecto: • Identificar en el reporte de movimientos el detalle del valor acumulado de un rubro en el reporte de ejecución En este reporte esta el detalle que sumar el valor del Rubro Remuneración cumulado por valor de $15.242.567 Rubro Remuneración comprometido por valor de $15.242.567 • REPORTE MOVIMIENTOS POR PROYECTO • REPORTE EJECUCION DE GASTOS POR PROYECTO

16. Mayor información en: Contactos • Pagina Web • www.unal.edu.co/quipu • Correo Electrónico • Sopq_nal@unal.edu.co • Teléfonos: • 3165000 Ext. 18078, 18034, 18012, 18037