1 / 56

ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI

SEMINAR PEMANTAPAN PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006. ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI. Oleh BAHARUDIN YAACOB Jabatan Hal Ehwal Akademik Universiti Utara Malaysia. ABSTRAK.

zudora
Download Presentation

ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. SEMINAR PEMANTAPAN PENGURUSAN AKADEMIK IPTA 2006 ASPEK PENGURUSAN SALING BERKAITAN ANTARA IPTA : PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI Oleh BAHARUDIN YAACOB Jabatan Hal Ehwal Akademik Universiti Utara Malaysia

  2. ABSTRAK • Bertujuan untuk mencetuskan idea dan cadangan untuk mengkaji tentang sistem Pengurusan Bahagian Akademik (BPA) Insititusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) mengenai : • Struktur organisasi • Fungsi utama • Perjawatan • Dasar dan prosedur • Proses kerja • Memastikan perkhidmatan BPA benar-benar cekap, berkesan dan bertanggungjawab dan dapat menjimatkan kos. • Meliputi skop perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan tindakan penambahbaikan yang berterusan.

  3. PERANCANGAN STRATEGIK IPT (2001 – 2010) 5 teras perancangan strategik IPT • Mengujudkan perancangan pengajian tinggi yang sistematik. • Mengukuhkan pengurusan pengajian tinggi negara. • Menambahkan kapisiti, akses dan penyertaan dalam pengajian tinggi • Meningkatkan kualiti pengajian tinggi. • Mengantarabangsakan pengajian tinggi.

  4. PERANCANGAN STRATEGIK IPT 2001-2010 Sebagai nadi utama pengurusan akademik IPTA, maka BPA juga perlu merancang strategi yang berkesan untuk merealisasikan usaha IPTA untuk mencapai sasaran seperti yang terkandung dalam pelan strategik IPTA yang ditetapkan oleh pihak kerajaan. Antara matlamat pelan strategik ini ialah seperti berikut: • Pendemokrasian pendidikan • Pengantarabangsaan • Menghasilkan graduan bermutu tinggi • Penekanan teknologi dan komunikasi (ICT) • Pembudayaan yang berkualiti.

  5. NILAI-NILAI KORPORAT • Berintegriti Melaksanakan amanah dan tanggungjawab dengan jujur, adil dan saksama • Profesionalisme Berilmu pengetahuan & berkemahiran tinggi dalam tugas • Semangat kerja berpasukan Bekerjasama dalam melaksanakan tugas • Berorientasikan pelanggan Perkhidamatan terbaik kepada pelanggan dari segi kecekapan masa, tahap layanan dan kualiti perkhidmatan • Berorientasikan warga Kementerian Pengajian Tinggi. Perihatin kebajikan staf & utamakan kepentingan organisasi

  6. LATAR BELAKANG • Terdapat 18 buah Universiti dan Kolej Universiti awam yang beroperasi melalui struktur organisasi yang tidak seragam antara IPTA. • BPA merupakan nadi kepada setiap IPTA dalam mengurus dan mengawal segala rekod pelajar seperti kemasukan, penjadualan kuliah, pemindahan kredit, peperiksaan dan pengijazahan, Pembangunan Akademik dsb. • BPA juga berfungsi sebagai urusetia semua Mesyuarat penting universiti seperti Senat dan semua Jawatankuasa Tetap Senat dan lain-lain jawatankuasa.

  7. GURU PENTADBIR KEMUDAHAN KURIKULUM MAHASISWA SISTEM UNIVERSITI

  8. AMANAH CEKAP ILMU PENTADBIR KEPIMPINAN LATIHAN KREATIF

  9. SISTEM PENGIJAZAHAN KEMASUKAN & PROMOSI SENAT/ J/K TETAP SENAT PENDAFTARAN & PENGKULIAHAN PEPERIKSAAN FAKULTI

  10. FUNGSI BPA SEBAGAI SEKRETERIAT • J/Kuasa Tatatertib Peperiksaan • J/Kuasa Kerja Konvokesyen • J/Kuasa Majlis Profesor • J/Kuasa Jadual Waktu Kuliah • J/Kuasa Pemindahan Kredit • J/Kuasa Pengiktirafan • J/Kuasa Kajian Pengesanan Graduan • J/Kuasa Pentaksiran & Penilaian Akademik • J/Kuasa Kemasukan/ Pengambilan Pelajar • J/Kuasa Peperiksaan • J/Kuasa Hadiah • J/Kuasa Ijazah Kehormat • J/Kuasa Perancangan & Pembangunan Akademik • J/Kuasa Ijazah Lanjutan • J/Kuasa Pengajian • J/Kuasa Promosi Universiti • J/Kuasa Pengijazahan • J/Kuasa Seminar Universiti

  11. OBJEKTIF • Mengkaji semula tentang sistem pengurusan akademik IPTA agar ianya dapat diseragamkan demi untuk: 1. Mempertingkatkan kecekapan Sumber • Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan kecekapan perkhidmatan dan penggunaan sumber kewangan yang maksimum. • Struktur organisasi yang sistematik akan memastikan segala proses kerja dapat dilaksanakan dengan mudah dan cekap.

  12. OBJEKTIF 2. Mengukuhkan Struktur Organisasi • supaya susunan staf mengikut Unit agar selaras dengan dan fungsi perkhidmatan setiap Unit. • Menghasilkan norma perjawatan yang seragam agar mutu perkhidmatan dapat ditingkatkan dengan cekap dan berkesan. • Untuk mengelakkan pertindihan fungsi di antara jabatan • Membolehkan beban kerja yang seimbang. • Memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat • Menjadi justifikasi yang kukuh membolehkan semua permohonan perjawatan dapat ditimbang oleh pihak agensi pusat dengan lebih adil .

  13. OBJEKTIF 3 Mengemaskini fungsi dan proses kerja • Menyelaraskan fungsi dan proses kerja setiap Unit bagi membolehkan pewujudan peranan yang seragam di semua IPTA. • Manual Prosedur Kerja, Fail meja, Amalan ISO dan sebagainya boleh diseragamkan dan ia perlu dibuat penambahbaikan dari semasa ke semasa. • Manual prosedur kerja yang seragam ini akan memudahkan urusan pengambilalihan tanggungjawab oleh mana –mana staf apabila staf bercuti atau berlaku pertukaran staf.

  14. OBJEKTIF 4. Mewujudkan sistem rekod akademik yang seragam • Meneliti semua sistem rekod agar ianya seragam di semua IPTA. • Sistem rekod pelajar meliputi rekod pendaftaran, pengkuliahan dan pengijazahan adalah keperluan yang hampir sama oleh semua IPTA manakala rekod pentadbiran seperti senat , pembangunan program baru, perangkaan adalah merupakan perkara penting yang boleh diseragamkan. • Sistem rekod dan perangkaan yang sama akan memudahkan penyaluran maklumat kepada pihak Kementerian Pengajian Tinggi tanpa perlu menghubungi IPT. • Kemudahan ini akan mempercepatkan proses pengumpulan data/maklumat oleh pihak KPT.

  15. OBJEKTIF 5. Mengautomasikan pentadbiran melalui aplikasi teknologi maklumat yang membolehkan “online services” • Pemodenan sistem automasi boleh memaksimum perkhidmatan dengan lebih cekap, cepat dan sistematik dan akan memberi kemudahan kepada pelajar dan staf. • Sistem automasi antara IPTA boleh dikongsi bersama oleh IPTA dan usaha ini perlu diselaras dan diperkukuhkan. • Dengan adanya kerjasama ini, maka IPTA tidak perlu lagi meng ”outsource” kepada pihak luar untuk membangunkan sistem bagi IPTA masing-masing

  16. OBJEKTIF 6. Menyeragamkan dasar, peraturan , amalan pentadbiran dan hukuman kes tatatertib • Peraturan akademik semua IPTA perlu diseragamkan agar ianya adil. • Pelajar mendapat kefahaman yang jelas terutamanya dari segi Peraturan Pendaftaran, Peperiksaan dan Pengijazahan. • Bentuk hukuman atas kesalahan yang sama perlu seragam agar ianya tidak menimbulkan perasaan tidak puas hati diantara pelajar apabila perbandingan dibuat. • Penyeragaman sistem gred peperiksaan juga akan memudahkan penilaian apabila IPTA melaksanakan Program Pertukaran Pelajar diantara IPTA.

  17. OBJEKTIF 7. Merancang kursus dan latihan secara bersama • Kursus dan Latihan amat penting untuk memastikan staf BPA sentiasa cekap dan mampu bekerja dengan pengetahuan yang mendalam. • Skop keperluan latihan boleh diseragamkan demi memantapkan lagi pengetahuan staf. • Program latihan secara attachment juga boleh dilaksanakan antara BPA IPTA demi mencapai tahap yang lebih memuaskan disamping sebagai satu usaha memotivasikan staf. • IPTA tidak perlu lagi menghantar staf masing-masing untuk menjalani latihan dengan pihak swasta dan ini akan menjimatkan kos.

  18. OBJEKTIF 8. Mengujudkan database perolehan bahan-bahan secara bersama • Database sistem perolehan bahan-bahan boleh diujudkan dengan hasrat perolehan bersama ini akan menjimatkan kos perolehan disamping kualiti yang baik. • Perolehan secara bersama daripada pembekal yang sama untuk bekalan bahan-bahan seperti jubah akademik, folder Ijazah, Cetakan Ijazah, pingat/hadiah dan sebagainya akan menjimat masa untuk proses perolehan kerana pembekal boleh dilantik sebagai pembekal tunggal

  19. OBJEKTIF 9. Merancang Program Promosi secara bersama • Program promosi memerlukan kos yang tinggi oleh setiap IPTA. Oleh itu IPTA boleh merancang untuk mengadakan program ini secara bersama tanpa memerlukan pihak luar sebagai penganjur. • Dengan adanya usahasama ini, maka IPTA tidak perlu bersaing sesama IPTA untuk melaksanakan promosi sedangkan promosi yang dibuat lebih kepada memberi kefahaman kapada pablik tentang program yang ditawarkan oleh semua IPTA.

  20. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA 1. Carta Organisasi yang tidak seragam • Terdapat IPTA mengstrukturkan BPA secara langsung dibawah Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) seperti UKM, UUM dan UPSI manakala IPTA lain dibawah Pendaftar. • Terdapat IPTA mengujudkan jawatan Dekan Pembangunan/ Pengurusan Akademik seperti UKM, UiTM, UUM, UMS, UIA, dan KUKUM. • Terdapat IPTA hanya menetapkan carta pengurusan akademik sebagai Seksyen Kemasukan dan rekod seperti UIA.

  21. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA • Nama organisasi Pengurusan Akademik diantara IPTA juga tidak sama seperti UKM, UNIMAS, UTM , KUSTEM , KUKUM menggunakan nama Bahagian Pengurusan Akademik, Jabatan Hal Ehwal Akademik (UUM), Bahagian Akademik ( KUIM) , Bahagian Perkhidmatan Akademik (UMS), Bahagian Pengajian Prasiswazah (UNIMAS). • Nama Jawatan Ketua BPA juga tidak seragam contohnya Ketua Bahagian / Timbalan Pendaftar(UM, UKM, UPM), Pengarah Jabatan (UUM & UIA), • Terdapat IPTA meletakkan unit Hubungan Antarabangsa di bawah struktur BPA seperti UMS dan UUM. • Terdapat IPTA meletakkan Pusat Pengajian Siswazah di bawah BPA seperti UUM

  22. UNIT PENGAMBILAN PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44 Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 ) Pembantu Tadbir N17 ( 1 ) URUSETIA SENAT KETUA PENOLONG PENDAFTAR KANAN N52 Pembantu Tadbir N17 ( 2 ) UNIT PEPERIKSAAN DAN PENGIJAZAHAN KETUA PENOLONG PENDAFTAR N48 Penolong Pegawai Tadbir N27 ( 1 ) Pembantu Tadbir N17 ( 14 ) UNIT PENDAFTARAN DAN PENJADUALAN PENOLONG PENDAFTAR KANAN N44 Pembantu Tadbir N17 ( 1 ) UNIT PENTADBIRAN DAN LOGISTIK PENOLONG PENDAFTAR N41 Pembantu Tadbir Kanan N22 ( 1 ) Pembantu Tadbir N17 ( 2 ) Juruteknik J17 ( 1 ) Pembantu Tadbir Rendah N4 ( 1) Pembantu Tadbir Rendah N1 ( 1 ) STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTARUNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA TIMBALAN PENDAFTAR N54 Pembantu Tadbir N17 ( 1 )

  23. BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKUNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA MALAYSIA ADM ASST (N 22) DEAN ADM ASST (N17 DIRECTOR (N54) ADM ASST (N17) DEPUTY DEAN ADM ASST (N17) DEP DIR PENG. MAKLUMAT PENT. AWAM & KREW ASST DIR (N41) KEMASUKAN (A ) ASST DIR (N41) KEMASUKAN (M) SEN. EXEC. OFF (N32) SEKRET. SENAT ASST DIR (N41) EXEC OFF. (N27) AISO (F29) S. ADM ASST. (N22) AISO (F29) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) ADM ASST (N17) JUN. GEN ASST (N1)

  24. CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN AKADEMIKUNIVERSITI MALAYSIA SABAH

  25. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIKUUM

  26. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGAJIAN PRASISWAZAH (BPPs)UNIVERSITI MALAYSIA SARAWAK

  27. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKPEJABAT PENDAFTARKOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

  28. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN AKADEMIKKOLEJ UNIVERSITI ISLAM MALAYSIA

  29. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK 2006KOLEJ UNIVERSITI SAINS DAN TEKNOLOGI MALAYSIA

  30. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIKJABATAN PENDAFTARKUKUM

  31. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA 2. Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA • Fungsi dan nama Unit diantara IPTA juga tidak seragam sedangkan peranan dan skop tugas semua BPA di setiap IPTA adalah sama. Nama-nama Unit / Seksyen bagi setiap IPTA adalah seperti berikut:

  32. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

  33. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA Jadual 1: Fungsi / Nama Unit di setiap IPTA

  34. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA 3. Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian • Jumlah staf BPA disetiap IPTA juga tidak sama seperti berikut: • Jumlah staf pentadbiran dari segi nisbah staf / pelajar adalah tidak sama seperti jadual 2 di bawah. • Nisbah staf akademik/ pelajar didapati hampir sama bagi semua IPTA dengan purata 1: 11 hingga 1:23; • Kedududukan perjawatan di setiap BPA IPTA juga tidak sama; • Perbandingan nisbah pelajar / staf akademik / staf pentadbiran akademik antara IPTA adalah seperti berikut:

  35. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA Jadual 2 : Nisbah Pelajar / Staf akademik / Pentadbiran & Gred Perjawatan Ketua Bahagian

  36. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA 4. Bilangan staf mengikut Gred perjawatan • Jumlah staf dan penetapan staf mengikut gred juga tidak sama dan tidak seimbang diantara IPTA dan perbezaan ini boleh dilihat seperti Jadual 3 di bawah: Jadual 3 : Bilangan staf mengikut Gred perjawatan

  37. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA 5. Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit • Bilangan staf mengikut Unit juga didapati tidak sama antara Unit BPA di setiap IPTA. Perbezaan bilangan staf mengikut unit akan menyebabkan beban kerja tidak seimbang antara staf terlibat. Perbezaan ini ditunjukkan seperti jadual 4 di bawah:

  38. PERBANDINGAN PENGURUSAN AKADEMIK ANTARA IPTA Perbandingan staf mengikut Unit Jadual 4 : Bilangan staf mengikut jawatan di setiap Unit

  39. MODEL PENGURUSAN AKADEMIK UNIVERSITI LUAR NEGARA Secara Umumnya pengurusan BPA bagi IPT di Luar negara adalah sama. Namun bagitu beberapa amalan pentadbiran yang berkaitan boleh diteliti untuk menambahbaikkan lagi pengurusan BPA IPTA dengan meneliti fungsi berikut: 1. University of Minnesota State • Academic support program • Advising support Unit • 2.University of Tennesse, UK • Research & Assessment Unit • 3. University of Wollonggong • One stop Centre • 4. Keele University ,UK • Struktur organisasi yang lengkap

  40. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN • Bagi memperkukuhkan peranan BPA ini dan seterusnya dapat menjalankan tugas-tugas yang sistematik , adalah disyorkan supaya BPA beroperasi dengan berteraskan perkara berikut:

  41. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 1. Struktur Organisasi • BPA perlu diletakkan di bawah Jabatan Pendaftar atau Timbalan Naib Canselor Akademik . • Mengujudkan Unit Penyelidikan & Penasihatan Akademik yang diletakkan dibawah BPA supaya semua perkara yang berkaitan dengan pelaksanaan dasar dan peraturan perlu diteliti, dibuat kajian untuk penambahbaikan yang berterusan. • Penasihatan akademik kepada pelajar juga penting bagi memastikan kadar kegagalan pelajar dapat dikurangkan kerana kebanyakan pelajar yang gagal dalam peperiksaan adalah kerana kelemahan mereka dalam merancang masa dan tidak faham tentang strategi pembelajaran.

  42. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 2. Perjawatan Gred Perjawatan • Perbezaaan gred perjawatan bagi setiap unit BPA perlulah diseragamkan kerana beban dan tanggungjawab setiap penjawat jawatan tersebut adalah sama. Adalah dicadangkan kriteria bagi setiap penjawat jawatan dan gred adalah seperti berikut:

  43. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 3. Gred Perjawatan • Dicadangkan supaya gred perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan peningkatan kerjaya pegawai terlibat. Cadangan seperti jadual di atas boleh dijadikan asas untuk perbincangan tentang perkara ini.

  44. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 4. Norma perjawatan

  45. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN

  46. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 5. Norma perjawatan • Dicadangkan supaya norma perjawatan bagi setiap Unit di bawah BPA perlu dikaji semula untuk memantapkan pengurusan dan keseimbangan beban tugas staf BPA. • Penetapan norma perjawatan yang seragam antara IPTA akan memudahkan permohonan perjawatan kepada agensi pusat dan boleh menjadi rujukan IPTA baru.

  47. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 6. Fungsi Unit dan bidang tugas • Fungsi Unit-unit dalam BPA boleh diselaraskan dengan mengujudkan manual prosedur kerja yang seragam • Dengan adanya MPK dan Fail Meja , maka akan memudah penyediaan dokumen ISO. • Penetapan Key Performance Indicator (KPI) berlandaskan perancangan strategik akan memudahkan penilaian prestasi staf. • KPI juga akan memudahkan pencapaian perancangan yang ditetapkan. • Tugas Pentadbir Fakulti perlu disemak dan perkemaskan.

  48. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 7. Dasar, peraturan dan hukuman Terdapat sebahagian Perturan Akademik bagi setiap IPTA tidak sama. Antara peraturan tersebut adalah seperti berikut: • Tempoh pendaftaran • Tempoh gugur tambah • Tempoh tarikh diri kursus • Kalender akademik • Denda dan hukuman • Tempoh penangguhan pengajian Adalah dicadangkan agar semua wakil IPTA dapat berbincang bersama untuk menyeragamkan Peraturan Pentadbiran Akademik agar dapat melicinkan proses tersebut dan boleh menjadi panduan kepada IPTA yang baru ditubuhkan.

  49. CADANGAN PENYELARASAN STRUKTUR DAN FUNGSI BAHAGIAN 8. Sistem Automasi • Proses automasi boleh dilaksanakan dengan lebih efektif sekiranya semua IPTA mengadakan perbincangan bersama untuk menghasilkan model sistem rekod yang lebih baik dan boleh diterima secara gunasama. • Kepakaran Bahagian Sistem Maklumat di semua IPTA boleh menghasilkan sistem rekod yang lebih canggih merangkumi sistem seperti berikut: • Sistem pendaftaran kemasukan • Sistem Jadual Waktu Kuliah • Sistem Jadual waktu Peperiksaan • Sistem semakan pengijazahan • Sistem Rekod Senat • Sistem Perangkaan

More Related