Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

1. Larvik 7. juni 2011 Alice Sporstøl

2. UNINETT FAS SIN ROLLE • UNINETT FAS (FellesAdministrativeSystemer) • Kundekoordinator og tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler • Ikke-kommersiell formålsparagraf • Eid av Kunnskapsdepartementet

3. UNINETT FAS SIN ROLLE • Koordinere kundesiden • Prioriteringsråd og Arbeidsutvalg • Endringer / forbedringer • SUHS-konferansen • Kontraktsoppfølging • Endringer / Forbedringer • Tilgjengeliggjøre informasjon / dokumentasjon

4. UNINETT FAS SIN ROLLE • E-postliste / samarbeidsarena • Koordinere utrulling av Basware PM • Avvikle Visma Proceedo • Avvikle Contempus Invoice

5. FAS sitt prosjektteam - BFS • Alice Sporstøl, Prosjektleder og overordnet ansvarlig for tjenesten • Gunn H. Strand, kompetanse på PM og innleid 50 % fra UiA ut 2011. • Bernt Skjemstad, ansvarlig for leveransene innfor BI og eFaktura ----- • Terje Aandalen, kompetanse på BI og da spesielt i relasjon til integrasjon mot Agresso ------ • Alf Hansen – daglig leder • Jon Strømme – vikarierende leder for ØA-programmet

6. Representanter fra rettighetshaverne • Arbeidsutvalg (arbeidsgruppe) • Gunn H. Strand, UiA • Tone Vatne, HiVolda • Tina Taucher (leder), HiO • Bent Morten Kristensen, HiT • Prioriteringsråd (styringsgruppe) • Jan Aasen (leder), HiL • Kjetil Helland, UiA • Britt-Jorunn Langøy, Hve • Unni Stensvik, UiN

7. Systemleverandør • Basware vant kontrakten på grunn av laveste pris • Men….brukervennlighet var også viktig, jfr. økonomisjefsmøtet i Volda i fjor.

8. Om kontrakten • Inngått mellom Basware og UNINETT FAS, på vegne av rettighetshaverne • 34 rettighetshavere • Egen tilslutningsavtale m/Basware • Egen avtale med Uninett FAS ”TROFAST-avtalen”) • Inngått for 8 år (28.06.10 – 27.06.18) • Rammeavtalen lagt ut i KGV-verktøyet

9. Avtalehierarki

10. Prosess og systemstøtte – Anskaffelse-til-betaling skan/tolk E- fakt Match Basware PM BaswareInvoice Agresso KGV Ehandel.no www.uninett.no/atb

11. BFS • BFS = Bestillings- og fakturasystem • Basware PM = Purchase Management, bestillingsmodulen (23 stk) • PM Admin (for administratorer) • PM Client (for bestillere/godkjennere) • Basware.Invoice (BI) = fakturamodulen (31 stk)

12. Kostnader - Prinsipp • Hovedprinsipp: Mest mulig direkte fakturering mellom Basware og UH-institusjonene. • Oversikt over hvilke kostnader som kommer, når de kommer og fra hvem kan finnes på UNINETT FAS sine hjemmesider:http://www.uninett.no/fas/prising

13. Kostnader generelt • Høyere kostnader i anskaffelsesprosjektet + 1. året. • Koordinering (anskaffelse + utrulling) • Integrasjoner • Forbedringer/tilpasning (spesielt 1. år)

14. Priseksempel • Mellomstor institusjon (årlig, inkl mva) • Kun B.I: 40.000,- • Både B.I. og PM: 55.000,- • Transaksjonskostnader • Pris pr skannet og tolket faktura: 7,30 • Pris elektronisk faktura: 3,75 • Pris pr ordre: 1,25

15. Basware.Invoice Basware.Invoice = Contempus.Invoice • ”Integrasjon” mot PM (bestilling) • Felles brukeradministrasjon med mer • Ny driftsleverandør • Ny skanningspartner, Nets • Skanning • Tolkning (Basware underavd. i England)

16. Status B.I. • Problemer med skanning/tolkning • For dårlig oppløsning • Ny skanner satt opp i februar • Fakturaer er blitt borte eller havnet feil • En felles fil byttet ut med en fil pr inst. April • Sperre for at fakturaer kan slettes/endres hos tolketjenesten. 28. Mai • Ustabilt driftsmiljø • Bytte av driftsleverandør. 11. april • Overvåking av tjenester

17. Tidligere løsning Fakt P.Box UH 1 Nets S&C Basware B.I. UH 1 Fakt P.Box UH 2 B.I. UH 2 Skanning Tolkning (India) (England) Fakt B.I. UH 3 P.Box UH 3

18. Ny løsning S&C Basware Nets Fakt P.Box UH 1 B.I. UH 1 Tolkning Skanning Fakt P.Box UH 2 B.I. UH 2 Fakt B.I. UH 3 P.Box UH 3

19. Hva har tatt så lang tid? Største problem – felles fil !

20. Hva har tatt så lang tid?

21. Videre oppfølging • Dialog med Basware • Supportavd. • Rapport over supportsaker hver måned sendes oss • Vi oversender skjema over det vi har fanget opp • Brev sendt til adm.dir. i mai • Krav om erstatning • Oppetid ikke overholdt i hht kontrakt • Informasjon til institusjonene via e-postliste ”bfs-sb” og eventuelt også ”okonomisjefer-hs”

22. Elektronisk faktura • Faktura tilsendt på e-post er ikke E-faktura • Må være på et spesielt filformat (xml) og leses inn felt for felt. • Eks.:<Leverandørnavn><Adresse><Postnr><Poststed><Sum> • Fordeler: • Høyere kvalitet • Høyere effektivitet • Lavere kostnader • Miljøet spares

23. Elektronisk faktura, status • April 2011 = 4,3% av alle fakturaer • Potensialet er på ca. 25%, men stadig økende • 22 leverandører leverer allerede elektronisk til en/flere institusjoner • 27 av 29 institusjoner er i gang med en/flere leverandører • Vi kjører en ny innsatsrunde mot institusjoner og leverandører i sommer

24. Elektronisk faktura • Komme i gang: • Ta kontakt med en leverandør du ønsker å motta elektronisk faktura fra; overlever ferdig utformet informasjon med detaljer. • Motta testfaktura fra leverandør. Ser alt ok? • Gå i produksjon = fakturaer kommer nå elektroniskPsst…! ”BFS-prosjektet sponser hjelp hos Basware ut 2011”

25. Kontroll & besparelse! Bestillingsmodul • Årsaker til at flere av dere har valgt bestillingsmodulen: • Unngå kjøp utenfor avtaler • Flere bruker avtalen => bedre priser • Registrering av og kontroll på mottatte varer • Kontroll på at det man har betalt for har man også mottatt • Unngå feilleveranser • Redusert leveringstid blir billigere for leverandøren => bedre priser

26. Bestillingsmodul • Dokumenterte innkjøp • Rapporter viser hvem som har kjøpt hva og når (Riksrevisjonen). • Regnskapet viser nødvendigvis ikke dette • Redusere aktiviteter som ikke gir verdiskapning/informasjon • Eks: Hva koster det dersom X antall personer bruker 0,5-1,0 time pr uke for å handle rekvisita?

27. Bestillingsmodul • Priskontroll • Ikke matchede fakturaer kan skyldes feil pris fra leverandør • Godkjente innkjøp • Godkjent av den som har budsjettdisp.myndighet

28. Bestillingsmodul - utrulling • Pilotene – i drift • 1. pulje – i drift (6. mai) • 2. pulje – i drift (23. mai) • 3. pulje – 31. oktober (?)

29. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Ett system (B.I og PM) • Felles brukeradministrasjon • Bedre mulighet for matching • Fra PM går det en sjekk mot BI for å begrense budsjettenheter man kan bestille mot

30. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Integrasjoner • Agresso/BI (begge veier) • Videreføring av fjorårets • FEIDE • Enklere/sikrere pålogging

31. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Markedsplassen Ehandel.no • Tilrettelagt for å få artikler fra leverandører enklere tilgjengelig i systemet • E-faktura • Tilrettelagt for enklere å få aktivert leverandører som kan levere på xml-format

32. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Samarbeid (koordinering) • I anskaffelsesfasen • Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper og prioriteringsråd/styringsgruppe • I driftsfasen • Felles gjennom Uninett, arbeidsgrupper og prioriteringsråd/styringsgruppe • Felles kontrakter • HiST/HiNT • Uninett-avtalene

33. Gevinstrealisering, tilrettelagt • Felles prosess for leverandøraktivering E-faktura • Det avsettes midler til tilpasning/ videreutvikling • Personell • Penger

34. Gevinstrealisering, tilrettelagt • SUHS- konf: Workshop for IT-ledere og innkjøpere – anskaffelse • Workshops for bestillingsmodulen til høsten?

35. Gevinstrealisering, forutsetning • Det må brukes dedikerte ressurser på å få satt opp og vedlikeholdt systemet samt opplæring • Organisasjonsendringer MÅ gjøres i tillegg !!!! • UTFORDRING! • Anbefaler å kjøre dette som eget prosjekt. Prosjektet trenger forankring i ledelsen ! • Bestillingene må registreres i systemet (det må brukes – hele tiden!)

36. Gevinstrealisering,effekt • Færre feil • Riktige priser, antall, lev.adresse osv. både hos kjøper og lev. => Lavere priser • Etterprøvbarhet mulig (bedre kontroll) • Mer effektiv administrasjon (?)

37. Gevinstrealisering, måling • Påstand:”Det som ikke blir målt blir oftest heller ikke satt fokus på!” • Mål og resultatindikatorer • http://www.e-handel.prosjektveiviseren.no/dokumenter/maal-og-resultatindikatorer

38. Gevinstrealisering, måling Noen forslag til måleparametre:

39. Gevinstrealisering, måling • Innkjøp må gjøre sine egne målinger • Eksempel: • Statistikk over hvilke leverandører handler vi mye av (dvs. mange artikler), som vi ikke har kontrakt med? • Statistikk over hva slags type artikler som kjøpes Forutsetter bruk av systemet!

40. Veien videre, generelt • Fokus på innkjøp, i tiden… • Innkjøp/anskaffelse er et område hvor det skal være mulig å spare gjennom effektivisering og reduksjon av kostnader og feil • Tror ikke slike bestillingssystemer vil ”forsvinne” • Påtrykk fra offentlige myndigheter • Bestillingsmodulen blir verktøyet man forholder seg mest til…

41. Veien videre for BFS • Ordresvar i PM (?) • E-faktura • Next Generation (2 år?) • Studentsamskibnaden/kantine • Bokhandlere • Leverandøraktivering for kataloger på markedsplassen tar lang tid…

42. Veien videre for BFS • Matching • Ny integrasjon mellom BI og Agresso kommer • Ny kontoplan

43. Tips! • Sjekk budsjett for planlagte kjøp over 100’ • Ved bruk av felles avtaler med kommuner, er det viktig at de også benytter system • Bestillingsmodulen, start med å få inn Uninettavtalene • Budsjettdisp.ansv.på kurs i off.anskaff.

44. Sist, men ikke minst… Velkommen til SUHS-konferanse i Trondheim 2.-4. november 2011 Rica Hotel Nidelven 