Baustein 22: Risiken identifizieren

1. Baustein 22:Risiken identifizieren

2. Inhalte des Bausteins • Risiken identifizieren: Charakterisierung • Risiken identifizieren: Überblick • Input • Werkzeuge und Techniken • Übung 1: Identifizieren von Risiken - Brainstorming • Ergebnisse • Empfehlungen zur Identifikation von Risiken • Übung 2: Identifizieren von Risiken - Checkliste

3. Risiken identifizieren: Charakterisierung • Der Prozess Risiken identifizieren besteht darin zu bestimmen, welche Risiken ein Projekt möglicherweise beeinflussen könnten und ihre Merkmale zu dokumentieren. • Risiken identifizieren ist kein Einmal-Ereignis, sondern sollte in regelmäßigen Abständen während des Projekts wiederholt werden. • Es sollten sowohl interne wie externe Risiken adressiert werden. • Interne Risiken sind Dinge, die das Projektteam kontrollieren oder beeinflussen kann (z. B. Kostenschätzungen oder Mitarbeiterzuordnung). • Externe Risiken sind Dinge außerhalb der Kontrolle oder des Einflusses des Projekts (z. B. Verschiebungen von Marktanteilen oder Beschlüsse der Regierung bzw. Geschäftsleitung). • Mitarbeiten an dieser Aufgabe sollten (falls möglich bzw. erforderlich): • das Projektteam, das Risiko-Management Team (falls eines existiert), Sach-Experten aus anderen Bereichen des Unternehmens, Auftraggeber, Endanwender, andere Projektleiter, sonstige Betroffene sowie ggf. externe Experten.

4. Risiken identifizieren: Überblick • Input: • Risiko-Management Plan • Projektauftrag • Andere Projektplanungsergebnisse • Risikokategorien • Historische Informationen • Werkzeuge und Techniken: • Dokumentenanalyse • Informations-Sammeltechniken • Checklisten • S:PRIME Verfahren • Annahmenanalyse • Diagrammtechniken • Ergebnisse: • Potentielle Risikoereignisse • Input für andere Prozesse

5. Input: Andere Projektplanungsergebnisse • Die Ergebnisse anderer Planungsprozesse müssen auf mögliche Risiken untersucht werden: • Der Projektstrukturplan - unkonventionelle Vorgehensweisen können Chancen bieten aber auch höhere Risiken zur Folge haben • Zeit- und Kostenschätzungen - aggressive Schätzungen und Schätzungen, die auf der Basis von unvollkommenen Informationen erstellt wurden, bergen höhere Risiken in sich • Personalplan - bestimmte Teammitglieder haben möglicherweise einzigartige Kenntnisse oder Fähigkeiten, so dass sie schwer ersetzbar sind oder begrenzte Verfügbarkeit für das Projekt macht ihren Einsatz schwierig • Beschaffungsplan - ein Überangebot am Markt ergibt vielleicht Chancen zur Kostenreduzierung, ein enger Markt führt vielleicht dazu, dass geplante Ressourcen nicht verfügbar sind • Rahmenbedingungen und Annahmen - Annahmen, z. B. die Verfügbarkeit einer bestimmten Technologie oder Einschränkungen wie z. B. Budget oder Verfügbarkeit von Anwendern.

6. Input: Risikokategorien • Risiken, die ein Projekt beeinflussen können, lassen sich in Risikokategorien gliedern. • Die Kategorien müssen sorgfältig definiert werden. • Sie müssen übliche Risikoquellen für den jeweiligen Industriebereich bzw. das Anwendungsgebiet reflektieren. • Risikokategorien sind u.a.: • Technische, qualitative oder Performanzrisiken, • Projektmanagementrisiken • organisatorische Risiken • externe Risiken. • Risikokategorien können in Checklisten generell festgelegt werden

7. Input: Historische Informationen • Historische Informationen über das, was bei früheren Projekten tatsächlich passierte, können hilfreich dabei sein, potentielle Risiken aufzuspüren. Quellen solcher Informationen sind z. B.: • Projektdokumentation - wenn in Ihrem Unternehmen Projekte dokumentiert werden und Erfahrungssicherung sowie eine Nachkalkulation durchgeführt werden, stehen damit wertvolle Unterlagen für die Risikoanalyse zur Verfügung • Kommerzielle Datenbanken - in manchen Anwendungsgebieten sind historische Informationen auch kommerziell verfügbar (z. B. USA Cocomo) • Internet - viele Informationen über Projekte und ihre Risiken findet man heute im Internet. Allerdings kann sich die Suche recht aufwendig gestalten, wenn man keine Erfahrung hat. • Wissen des Projektteams - die einzelnen Mitglieder des Teams haben möglicherweise frühere Erfahrungen, die sie einbringen können. Während solche Erinnerungen durchaus nützlich sind, sind sie in der Regel weniger verlässlich als dokumentierte Ergebnisse.

8. Werkzeuge und Techniken: Dokumentenanalyse • Der erste Schritt beim Identifizieren von möglichen Risiken bestehtgewöhnlich darin, in strukturierter Art und Weise die Projektpläne und Rahmenbedingungen zu analysieren - sowohl auf der Ebene des Gesamtprojekts als auch auf den detaillierten Ebenen. • Ebenfalls analysiert werden die Dokumentation früherer vergleichbarer Projekte und sonstiger Quellen von Information.

9. Werkzeuge und Techniken: Informations-Sammeltechniken • Beispiele für Informations-Sammeltechniken, die beim Identifizieren von Risiken angewandt werden können, sind: • Brainstorming • Delphi Technik • Risiko-orientierte Interviews

10. Informations-Sammeltechniken: Brainstorming (1) • Brainstorming ist wahrscheinlich die am häufigsten angewandte Technik, um Risiken zu identifizieren • Das Ziel besteht darin, eine möglichst umfassende Liste aller möglichen Risiken zu erarbeiten, die später bei der qualitativen und quantitativen Risikoanalyse adressiert werden können. • Brainstorming wird gewöhnlich vom Projektteam ausgeführt, obwohl auch eine multidisziplinäre Gruppe von Experten dies tun könnte • Unter der Leitung eines Moderators werden Ideen über mögliche Risikoquellen erarbeitet und für alle sichtbar an Pinnwänden angebracht. • Die Risiken werden dann zu Kategorien zusammen gefasst und ihre Definitionen werden präzisiert.

11. Informations-Sammeltechniken: Brainstorming (2) • Übersetzt wird „Brainstorming“ mit „Gedankensturm“, was ein sehr schönes Bild für diese Kreativitätstechnik ist. • Tatsächlich entfesseln Sie ein „Chaos“. Die Gedanken dürfen zügellos und frei umher wirbeln, ohne dass eine mentale Provokation oder eine andere kreative Anweisung sie fixieren würde. • Kritiker dieser Methode bemängeln gerade diesen sehr freien Aspekt, „es würde keine Richtung in die kreative Energie gebracht“. • Sicherlich birgt Brainstorming diese Gefahr in sich. Schnell gelangt man sozusagen vom „Hundertsten ins Tausendste“ und setzt eine Fülle von Gedanken und Ideen frei, die nicht alle wirklich zu einer Lösungsfindung führen.

12. Informations-Sammeltechniken: Brainstorming (3) Vorgehensweise: • 1. Formulieren Sie die Frage, die Sie mit Hilfe des Brainstorming unter die Lupe nehmen möchten. • 2. Notieren Sie nun Ihre spontanen Einfälle und Gedanken zu diesem Thema. Zeitlimit maximal 20 Minuten. Halten Sie alles fest, egal wie blöd es erscheint. • 3. Betrachten Sie die Einfälle am besten erneut nach einem zeitlichen Abstand. Vielleicht am nächsten Tag oder in der nächsten Woche. • 4. Durch diesen Abstand fällt es leichter, die Spreu vom Weizen zu trennen. Kriterien sind: • Kann die Idee sofort umgesetzt werden? • Ist die Idee gut, kann aber nur längerfristig umgesetzt werden. • Ist die Idee gut, aber zu schwierig bzw. nicht realisierbar.

13. Informations-Sammeltechniken: Delphi-Technik • Die Delphi-Technik ist ein Verfahren, um Konsens unter Experten herzustellen. Sie wird gewöhnlich anonym angewandt (d. h. nur der Moderator weiß, wer welchen Beitrag gemacht hat). • Der Moderator benutzt z. B. einen Fragebogen, um Ideen über wichtige Risiken hervor zu locken. Die Antworten werden dann an alle verteilt, um weitere Kommentare zu machen. Auf diese Weise kann man in wenigen Durchgängen Konsens unter den Experten herstellen . • Das Delphi Verfahren hilft dabei, Vorurteile bei der Bewertung zu reduzieren und verhindert, dass eine Person einen unangemessenen Einfluss auf das Ergebnis hat.

14. Übung 1: Identifizieren von Risiken - Brainstorming • Führen Sie eine Brainstorming Session durch und identifizieren Sie Risiken Ihres Projekts. • Gruppieren Sie die Risiken in Kategorien und stellen die Ergebnisse der Gruppe vor. • Bewahren Sie die Ergebnisse für eine spätere Übung auf. Arbeit in Teams von 3-5 Personen Dauer: 30 Minuten

15. Werkzeuge und Techniken: Risiko-orientierte Interviews • Risiko-orientierte Interviews mit den verschiedenen beteiligten Parteien können dabei helfen, Risiken zu identifizieren, die während der normalen Planungsaktivitäten übersehen wurden. • Aufzeichnungen über Interviews,die vor Projekt-beginn (z. B. während der Phase „Machbarkeitsstudie“) geführt wurden, sind möglicherweise ebenfalls hilfreich.

16. Werkzeuge und Techniken: Checklisten • Checklisten sind typischerweise nach Risikoquellen strukturiert. Quellen sind z. B. : • Projekt-Umgebung (Projektphasen und-lebenszyklus, Beteiligte, Organisatorische Einflüsse, Managementfähigkeiten, Sozioökonomische Einflüsse) • Ergebnisse anderer Prozesse (Projektstrukturplan, Zeit-und Kostenschätzungen, Personalplan, Beschaffungsplan) • Projektinhalt (z. B. Komplexität, Größe, Dauer, Anforderungen) • Technologiefragen (z. B. Methoden und Verfahren, Entwicklungswerkzeuge, Erfahrung des Teams) • Interne Quellen (z. B. Fähigkeiten der Mitarbeiter bzw. das Fehlen dieser Fähigkeiten)

17. Beispiel: Checkliste der Plenum Institut GmbH - Auszug

18. Werkzeuge und Techniken: S:PRIME Verfahren • Das S:PRIME Verfahren (Software Process Risk Identification, Measurement and Evaluation) ist eine kommerziell verfügbare Risiko-Management Software, die von der Firma GrafP Technologies in Zusammenarbeit mit dem Centre de Recherche Informatique de Montreal und mit kanadischen Industrieunternehmen entwickelt wurde. Im Hinblick auf das Identifizieren von Risiken funktioniert es wie eine Checkliste. • Das Verfahren wird im abschließenden Kapitel: Tool Unterstützung für Projekt-Risiko-Management vorgestellt.

19. Werkzeuge und Techniken: Annahmenanalyse • Die Aufgabenstellung jedes Projekts basiert auf einer Reihe von Hypothesen, Szenarien oder Annahmen. Annahmenanalyse ist eine Technik, die systematisch die Gültigkeit dieser Annahmen hinterfragt. Es werden Projektrisiken identifiziert, die aus der Ungenauigkeit, Inkonsistenz oder Unvollständigkeit dieser Annahmen herrühren.

20. Ja Design Review OK? Fortfahren Nein Bearbeiten Werkzeuge und Techniken: Diagrammtechniken • Das Erstellen von Flussdiagrammen kann dem Projektteam helfen, Ursachen und Wirkungen von Risiken besser zu verstehen. Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das zeigt, wie verschiedene Elemente des Systems miteinander verbunden sind, z. B.: • Ursache-/Wirkungsdiagramm oder Ishikawa Diagramm • Prozess-Flussdiagramm

21. Ergebnisse: Risiken • Risiken sind mögliche Ereignisse, die das Projekt im positiven oder negativen Sinne beeinflussen können. Die Liste sollte zunächst möglichst umfassend sein, unabhängig von Höhe, Häufigkeit des Eintretens und Wahrscheinlichkeit des Risikos. • Typische Risiken in einem Projekt sind: • Knappe Termine • Fehlendes Know How • Abhängigkeiten von Lieferanten • Einsatz unreifer Technologien • Instabile Umgebungen • Die Risiken werden zunächst verbal beschrieben (vgl. Formular), ohne dass wir uns Gedanken machen über die Wahrscheinlichkeit des Auftretens, der Häufigkeit des Auftretens, des möglichen Zeitpunkts des Auftretens sowie der möglichen Konsequenzen.

22. Ergebnisse: Muster für Risikodokumentation

23. Ergebnisse: Input für andere Prozesse • Der Prozess der Risikoidentifikation identifiziert möglicherweise die Notwendigkeit für eine Aktivität auf einem anderen Gebiet. • Beispielsweise ist vielleicht der Projektstrukturplan nicht detailliert genug, um eine adäquate Identifikation der Risiken zu erlauben. • Risiken bilden oft Input für andere Prozesse in Form von Einschränkungen oder Annahmen.

24. Empfehlungen zur Identifikation von Risiken: Projekttyp 1 (1) • S:PRIME Assessment: • Wenn Sie für ein großes Projekt verantwortlich sind (15 Mitarbeiter oder mehr), sollten Sie ein S:PRIME Assessment in Erwägung ziehen. Dies wird Ihnen nicht nur helfen, Risiken zu identifizieren, sondern es deckt den gesamten Prozess der Identifikation, Analyse und Quantifizierung von Risiken ab. Außerdem werden automatisch Maßnahmen vorgeschlagen. • Dies muss professionell durchgeführt werden. Sie benötigen einen Berater (ca. 10 Tage) und Ihre Mitarbeiter sowie Ihr Management müssen jeweils eine Frageninterpretationssitzung besuchen (ca 4 Stunden) sowie einen Fragebogen ausfüllen (ca 2-3 Stunden). • Ergänzend wird eine Brainstormingsitzung mit den wesentlichen Projektbeteiligten durchgeführt, in der spezielle Risiken ermittelt werden, die nicht durch das S:PRIME Assessment abgedeckt werden.

25. Empfehlungen zur Identifikation von Risiken: Projekttyp1 (2) • Alternativ legen Sie ein Risiko-Assessment Team fest. • Sammeln und analysieren Sie allen relevanten Input (s. Beschreibung). • Dann verwenden Sie die Checkliste (s. Übung). Versammeln Sie für jeden Themenbereich mindestens 5 Experten. Einigen Sie sich auf die Antworten zu den Fragen der Checkliste. • Ergänzen Sie die Liste der Risiken um zusätzliche Risiken, die Sie durch Interviews und/oder Brainstormingsessions mit den wesentlichen am Projekt beteiligten Parteien durchführen. • Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einige Risiken noch nicht gut genug verstehen, helfen Ihnen Diagrammtechniken, um die Zusammenhänge zu verdeutlichen.

26. Empfehlungen zur Identifikation von Risiken: Projekttyp 2 • Obwohl auch hier ein S:PRIME Assessment durchgeführt werden könnte, wird dies aus Kostengründen nicht empfohlen. • Die Vorgehensweise ist analog zur zweiten Alternative für Projekttyp 1.

27. Empfehlungen zur Identifikation von Risiken:Projekttyp 3 und 4 • Projekttyp 3: • Identifizieren Sie eine Person, die für Risiko-Management im Projekt verantwortlich ist. • Verwenden Sie die Checkliste aus der Übung 2. Versammeln Sie für jeden Themenbereich mindestens 3 Experten. Einigen Sie sich auf die Antworten zu den Fragen der Checkliste. • Ergänzen Sie die Liste der Risiken um zusätzliche Risiken, die Sie durch Interviews und/oder Brainstormingsessions mit den wesentlichen am Projekt beteiligten Parteien durchführen. • Projekttyp 4: • Verwenden Sie die Checkliste aus der Übung. Beschreiben Sie die Risiken, die Sie für wichtig halten (Projektleiter)

28. Übung 2: Identifizieren von Risiken - Checkliste • Identifizieren Sie an Hand der vorliegenden Checkliste mögliche Risikoquellen für Ihr Projekt • Machen Sie eine Aussage zu jedem Punkt der Checkliste: nicht relevant, weil..., relevant, weil ... • Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Ergebnis von Übung 1 und erstellen Sie eine erweiterte Risikoliste, die die relevanten Risiken aus Übung 1 und Übung 2 enthält. • Präsentieren Sie das Ergebnis vor der Gruppe • Bewahren Sie das Ergebnis für eine spätere Übung auf. Arbeit in Teams von 3 - 5 Personen Dauer: 60 Minuten

29. Diskussion Risiken identifizieren