Intranet e community professionali

1. Intranet e community professionali Superare il GAP per entrare nella terza fase

2. - Intranet, ovvero? - Spazio di comunicazione Community Giornale online Archivio documentale Bacheca Spazio di lavoro Un sito web Forum Che cos’è una intranet? Applicativi Informazioni Dei PC collegati tra loro Una piattaforma Aiuta nei processi Un servizio ai dipendenti Servizi on line Spazio di autoformazione Efficienza

3. - Quali obiettivi? - Fare formazione Fare community Condividere le conoscenze Intranet “bottom up” e profilate Automatizzare delle attività Velocizzare dei processi interni Fornire servizi online Intranet “top down” e generaliste (simil house organ) Informare i dipendenti Distribuire documentazione

4. - Quali contenuti? - Spazi autogestiti Gruppi di lavoro virtuali My page Blog tematici Bacheche Forum tecnici Concorsi interni Documentazione condivisa Brainstorming Spazi ludici e di espressione Accesso agli applicativi Collaborazione Forum tematici Cercapersone Organigramma online Formazione Prenotazioni online Modulistica online Informazione e Comunicazione Statino paga Rassegna stampa Videolezioni Segnalazioni Tutorial Notizie Filmati Documentazione di base Utility Applicazioni Piattaforme e-learning Link utili Biblioteche online Informazioni aziendali

5. - La partecipazione come ingrediente di base - La intranet è fatta grazie alla partecipazione delle persone L’utente in intranet non è un fruitore, ma un “partecipante” La intranet è fatta per consentire la partecipazione delle persone

6. - Dalle interviste di Giuseppina Pellegrino - “E’ stata scarsamente pubblicizzata. L’idea era quella di qualcosa che stava nascendo e al quale si poteva contribuire, non come qualcosa di già fatta, già pronto, già in linea.” “(…) Avevamo chiesto uno spazio nostro e non ci è stato dato perché dovevano gestirla loro (i sistemisti). Quindi che ci vai a fare? (…)” “Non vedo una grande partecipazione (…). Se l’obiettivo è quello di coinvolgere e far crescere le persone sulle nuove tecnologie ci vuole un coinvolgimento più diretto, le persone devono farle le cose.”

7. - Le community in intranet - Community distribuita Community progettuale Community “classica” Community Lavoro di analisi collettivo Lavoro di progettazione partecipata Redazione allargata e publishing distribuito Referenti e sensori distribuiti Rete di “appassionati” Questionari e indagini di feed-back Comunità di pratica

8. - Gli oggetti delle community - Voti alle notizie Musica Bacheche Eventi Commenti alle notizie Cinema Tagging Libri Form di feed-back Forum sulla “vita d’azienda” Fotografia Articoli dai colleghi Viaggi Instant poll Segnalazioni Sezioni e pagine gestitedai colleghi Community “Classica” Forum tecnici Esperto in linea Distribuita Blog di settore Di pratica “Intranet answer” Gruppi di lavoro virtuali PC Help Wikipedia interna

9. - Intranet: errori tipici - Considerare la intranet solo come un’ulteriore strumento broadcast (TV) o come una vetrina autopromozionale Errore del Vertice Affidarsi troppo al solo artefatto tecnologico e non al modello editoriale e di governance Errore dell’informatico Limitare la produzione dei contenuti a pochi enti “certificati” e competenti (marketing, relazioni esterne, uffici stampa…) Errore del giornalista Controllare eccessivamente la produzione di contenuti e la libera discussione dei dipendenti sullo spazio del sito Errore dell’uomo H.R. Non tenere conto delle esigenze operative, dei vissuti, delle pratiche preesistenti e delle diverse culture organizzative dell’azienda Errore del “teorico” dell’intranet

10. Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet Intranet Intranet Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò - Intranet non è un nuovo “mass media” - Personal media Social media

11. - Intranet e “coda lunga” - Convention plenarie, house organ Non poche informazioni per molti utenti, ma molta varietà di informazioni per gruppi di dipendenti La comunicazione si rivolge meno all’Azienda e più a nicchie di dipendenti interessati Vale per tutto: notizie, documenti, spazi di community, servizi in rete Non ci interessa presidiare “la testa” ma aumentare varietà e completezza Intranet

12. - Vecchia e nuova intranet - Trasversale rispetto all’organigramma Contenuti bottom up Scopi diversificati: notizie, documenti, applicazioni, community, spazi di lavoro Mescolamento tra produttori e consumatori Intranet profilata e personalizzata Apertura ai comportamenti emergenti Classificazioni fluide

13. - Trasversale rispetto all’organigramma - Canali trasversali Sezioni di dipartimento Sezioni di sottodipartimento Gruppi di progetto Rubriche gestite da colleghi Pagine individuali ? Dipartimenti = Sezioni della intranet

14. - Top down: il gioco dove tutti perdono - La redazione I dipendenti Raccoglie i contenuti Produce i contenuti Pubblica i contenuti Classifica i contenuti Filtra e valuta i contenuti Leggono Ruolo passivo Le competenze non sono messe in gioco Contenuti poveri, poco aggiornati, inutili

15. - Bottom up: il gioco dove tutti vincono - I dipendenti La redazione Producono i contenuti Pubblicano i contenuti Classificano i contenuti Arricchiscono e migliorano i contenuti Commentano i contenuti Filtrano e valutano i contenuti Produce ed edita i contenuti Apre nuovi spazi Gestisce le criticità Stimola le discussioni Coinvolge il personale Facilita il coinvolgimento a tutti i livelli Ruolo attivo distribuito Ciascuno dà il meglio rispetto alle proprie competenze Contenuti ricchi, aggiornati, utili

16. - La nuova frontiera delle intranet collaborative - Nuovi sistemi di auto-publishing (blog – wiki…) Nuovi sistemi di classificazione (Tag - folksonomie - Faccette…) Nuovi sistemi di filtraggio collaborativo (ranking degli utenti – Rss..) Apertura ai comportamenti emergenti (Materialipiù visti, più scaricati ecc) Governance distribuita CMS “leggeri” Tassonomie flessibili Contenuti ricchi Partecipazione degli utenti Community diffusa Governance top down CMS “pesanti” Tassonomie rigide Contenuti istituzionali Nessuna partecipazione Nessuna community

17. Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò - Superare il GAP - 2.0 Intranet G.A.P. Intranet Gerarchie Abitudini Paura 1.0

18. - Gerarchie, abitudini, paura - Troppa gerarchia impedisce la responsabilizzazione diffusa degli attori in gioco e rallenta i processi di innovazione dal basso (“ma questo chi l’ha autorizzato?”) Le abitudini organizzative impediscono di apprezzare il potenziale innovativo (“Si è sempre fatto così, perché cambiare?”) La paura dell’ignoto e dei possibili effetti negativi impedisce di vedere e apprezzare gli effetti positivi (“E se poi ci criticano o scrivono cose “inesatte”?”)

19. - Lavori in corso per superare il GAP - Gli informatici dovranno progettare sistemi facili da usare anche per i non addetti ai lavori Gli uomini H.R. dovranno imparare a passare da una logica di controllo a una logica di governo, tollerando e gestendo eventuali “off topic” I comunicatori dovranno imparare ad ascoltare, a capire le micro-culture organizzative a fare da facilitatori e a “lasciare emergere” i contenuti Tutti i colleghi dovranno cambiare un po’ le loro abitudini imparare che condividere aiuta innanzitutto loro stessi I manager dovranno avere più fiducia nell’innovazione locale e prodotta “dal basso”

20. - Come misurare il successo nella nuova intranet? - “ Visto l’avvicinarsi della pensione mi chiedevo se sarà possibile da casa accedere al sito e continuare a seguire e interagire con quanto di interessante state facendo. Complimenti e buon lavoro. “

21. - Per concludere… - Di solito le aziende impongono l’intranet dall’alto, per distribuire documenti sulla politica del personale e altre informazioni aziendali che i dipendenti fanno del loro meglio per ignorare. Le intranet emanano noia. Le migliori sono quelle costruite dal basso da singole persone che si impegnano per dare vita a qualcosa di molto più valido: una conversazione aziendale in rete. “Cluetrain manifesto”