GUIDE LINE TO ACCESS 2007

1. GUIDE LINE TO ACCESS 2007 Shiva Faramarzi Medicine 88 SUNFLOWER GROUP Dr.Dehqan THE FIRST PART MEDICAL INFORMATICS

2. راهنماي استفاده از اين فايل آموزشي هنگامي كه ميخواهيد فايل را مطالعه كنيد حتما آن را در حالت قرار دهيد در هنگام استفاده حتما دستورات آموزشي را روي فايل اكسسي كه خودتان ميسازيد امتحان كنيد SLIDE SHOW

3. آشنايي با اكسس مايكروسافت اكسس2007 برنامه اي است جهت ايجاد پايگاههايي به منظور ذخيره ي اطلاعات بازرگاني يا شخصي يا... .شما ميتوانيد اكسس را جهت بازيابي،ايجاد و يا مديريت مجموعه هاي بزرگ و كوچك اطلاعات به كار بريد

4. آغاز كار با اكسس: • شما بعد از نصب بسته نرم افزاري آفيس مي توانيد با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخابmicrosoft access وارد محيط اكسس شويد. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممكن است برنامه اكسس در قسمت ذكر شده نباشد و به صورت معمول اين برنامه در اين قسمت قرار مي گيرد.

5. با وارد شدن به محيط اكسس با پنجره اي ظاهر مي شود كه به شما امكان مي دهد تا آنچه را كه مي خواهيد انجام دهيد انتخاب كنيد

7. 1ST:TABLE جدول برنامه ي اكسس داده ها را در جدول هايي ذخيره مي نمايد.هر سطر مجزا در جدول يك ركورد ناميده ميشود هر ركورد از يك يا چند فيلد تشكيل يافته است كه شامل بخشهاي مجزايي از انواع داده ها ميباشد بنابر پيش فرض هر جدول به صورت يك صفحه ي گسترده شبكه بندي شده است.اين شبكه صفحه ي داده ناميده ميشود

8. بستن برنامه

9. قابل توجه كاربراني كه كه نياز به دسترسي سريع به اكسس دارند اين مراحل را طي كنيد

10. ايجاد يك پايگاه داده ي خالي يك پايگاه داده ي خالي هيچ جدول يا فرم و......اي ندارد و به شما اين امكان را ميدهد تا مطابق نياز پروژه ي خود به آن عناصر مورد نياز را اضافه كنيد مطابق اسلايد بعد:

11. Blank Access Database

12. بستن يك پايگاه داده شما ميتوانيد يك پايگاه داده را بدون اين كه از خود برنامه ي اكسس خارج شويد ببنديد ميتوان به صورت همزمان پايگاه هاي داده ي متعددي را باز نگه داشت لكن بستن يك پايگاه داده هنگام اتمام كارتان با آن حافظه ي رايانه را آزاد ميكند مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

15. ايجاد يك پايگاه داده با استفاده از الگو

16. نوار هشدار ايمني :در صورت ظاهر شدن نوار هشدار اينطور عمل كنيد

17. وارد كردن ركورد شما ميتوانيد ركورد ها را در يك صفحه ي داده،يك صفحه ي گسترده،فرم و... وارد كنيد.يك صفحه ي داده به شما اين امكان را ميدهد تا تمام ركورد هايي كه تا كنون در آن وارد كرده ايد مشاهده كنيد.اين در حاليست كه فرم به شما امكان تمركز بر ركورد هاي يك فيلد را ميدهد

18. پيوست كردن فايل ها به ركوردها در اكسس2007 براي پيوست كردن فايل هاي مجزا از برنامه هاي ديگر ميتوانيد از فيلدهاي پيوست استفاده كنيد پيوست ها را تنها ميتوان در فايل پيوست قرار داد مطابق اسلايد بعد عمل كنيد

19. Peivastkardan

20. باز كردن و بستن فايل پيوست

21. باز كردن و بستن فايل پيوست

22. ذخيره ي فايل پيوست

23. Oleوارد كردن يك شي براي ذخيره كردن انواع مختلف فايل ها،ميتوانيذ از نوع فيلدي كي اشيا را لينك كرده و يا جاي ميدهد استفده نماييد.اين نوع ركورد نسبت به ركورد پيوست اين مزيت را دارد كه قادر است يك لينك ديناميكي با نسخه ي اصلي ايجاد نمايد به نحوي كه آن نسخه به طور خودكار در اكسس به روز ميشود. نحوه ايجاد اين شي را در اسلايد بعدي مشاهده كنيد:

24. اگر ميخواهيد لينكي ايجاد كنيد روي مربع مجاور لينك كليك كنيد. اگر لينكي ايجاد كنيد زماني كه نسخه ي اصلي به روز ميشود نسخه ي موجود در اكسس نيز به روز خواهد شد در غير اين صورت لينكي بين اين نسخه ها بوجود نمي ايد

25. ‍‍create newچه عملي انجام ميدهد؟ به شما اين امكان را ميدهد كه با استفاده ي مجازي از هر برنامه اي روي كامپيوتر خود يك شي .جديد ايجاد كنيد .با انتخاب اين گزينه فهرست جديدي از انواع اشيا ظاهر ميشود:روي نمونه ي مورد نظر مطابق اسليد بعدي كليك كنيد.براي بازميشود.bitmapنمونه برنامه ي

26. Display as iconچه مزيتي دارد؟ اين انتخاب عمدتا مربوط به استفاده در برنامه هاي ديگر است نه در اكسس.محتويات ا.ال.اي همراه با در نماي صفحه ي دادهنام متني نوع فايل

27. Oleحذف يك شي كليك نماييدDelete روي گزينه Homeدر برگه ي را از صفحه كليد بفشاريدdeleteهمچنين ميتوانيد

28. وارد كردن داده ها در يك ركورد چند مقداره يكي از امكانات جديد اكسس 2007 ذخيره كردن چند مقدار در يك قيلد ميباشد.به جاي تايپ كردن در فيلد مورد نظر فهرستي را باز كرده و هر يك از موارد مورد نظر را با علامت زدن كنار آن انتخاب ميكنيم براي وارد كردن ركورد چند مقداره فيلد موردنظر بايد به وسيله ي لوك آپ ويزارد تنظيم شود

29. پاك كردن ركورد ها ركورد ها را ميتوانيد به صورت مجزا يا گروهي پاك كنيد ركورد هاي پاك شده به صورت دائمي از بين ميروند بنابراين در پاك كردن آنها دقت كنيد. مطابق اسلايد بعد سمت چپ ركورد مورد نظر كليك كنيد (با استفاده از كليد هاي كنترل و شيفت ميتوانيد ركورد هاي مورد نظر را به صورت متوالي و غير متوالي انتخاب كنيد) كليك كنيد. Deleteروي Home در برگه ي

30. همچنين ميتوان ركورد ها را از فرم هم پاك كرد:براي انتخاب يك ركورد در يك فرم روي ميله ي عمودي نازك سمت چپ كليك كنيد.براي كليك انتخاب چند ركورد كليد شيفت را نگهداريد وروي يا كليك كنيد تا انتخابتان را گسترش دهيد

31. نمايش دادن خلاصه ي آمار يكي از دلايل ايجاد گزارش ها و پرس و جو ها،دسترسي به خلاصه ي آمار داده ها مانند جمع و ميانگين مقادير فيلد هاي بخصوص ميباشد.نمايش مستقيم چنين اطلاعاتي روي صفحه ي داده بدون نياز به يك پرس و جو يا گزارش از امكانات جديد اكسس 2007است مطابق اسلايد بعد:

32. .اطلاعات مورد نظر در فيلد توتال با هم جمع ميشوند و جمع آنها نمايش داده ميشود

33. .براي پنهان كردن مجدد رديف توتال ميتوانيد مجددا روي دكمه ي توتال كليك نماييد

34. چاپ يك صفحه ي داده يا يك فرم ميتوانيد در هر زماني نسخي سريعي از يك صفحه ي داده و يا يك فرم را چاپ نماييد.در نسخه ي سريع فرم و صفحه ي داده براي چاپ صفحه آرايي اين حالت براي امتحان داده ها مفيداست اما اگر بخواهيم آن را براي توزيع بين ديگران جذابتر كنيم.ابتدا بايد فيلد هاي مورد نظر را انتخاب كنيم مطابق اسلايد بعد روي دكمه ي آفيس كليك كنيد كادر محاوره اي پرينت باز ميشود

35. با كليك برروي اين كادرميتوانيد چاپگر متفاوتي را انتخاب كنيد

36. با كليك در اينجا ميتوانيد ركورد هاي خاصي را انتخاب نماييد

37. با وارد كردن عدد در اينجا ميتوانيد تعداد نسخه هاي چاپي را تنظيم نماييد

38. برنامه ريزي براي جدولهايي كارآمد بايد بتوانيم جدولهايي ايجاد كنيم كه با نياز هاي موجود همخواني داشته باشند.جدولها را ميتوانيم بر اساس الگوهاي اكسس ايجاد نماييم و يا بر حسب نياز جدولهاي نو بسازيم

39. ايجاد جدول از روي الگو هنگامي كه پايگاه داده ي جديدي ايجاد ميكنيم يك جدول به نام ايجاد ميشود.شما ميتوانيد از جدول پيشفرض اكسس استفاده كنيد اين الگو ها زماني كارايي كافي دارند كه شما نياز به جدولهايي نسبتا استاندارد داشته باشيد :مطابق اسلايد بعد عمل كنيد TABLE 1

41. جدول ايجاد شده شامل فيلدهايي است كه معمولا براي آن نوع جدول مورد نياز است.براي آنكه يك جدول جز دايمي پايگاه داده بشود بايد آن را ذخيره كنيد.زماني كه يك جدول را ذخيره ميكنيد نامي براي آن انتخاب كنيد كه در پيدا كردن آن شما را ياري كند.مطابق اسلايد :

42. مشاهده ميكنيد كه جدول باز ميماند و نام جديد آن نمايش داده ميشود

43. ايجاد جدول در نماي صفحه ي داده بدون استفاده از الگومطابق اسلايد عمل كنيد

44. به اين صورت ميتوان جدول با تعداد كمي فيلد ساخت

45. ايجاد يك جدول با نسخه برداري از ساختار جدول ديگر زماني كه نياز به دو يا چند جدول با ساختار مشابه داريم،ميتوانيم با ايجاد يكي و سپس نسخه برداري از آن در زمان صرفه جويي نماييم پس از ايجاد نسخه ي كپي ميتوانيم تغييرات جزيي لازم را در آن اعمال كنيم براي نمونه جدولي كه در قسمت قبل براي كلاس ايجاد كرديم براي بيمارستان ايجاد ميكنيم مطابق اسلايد بعد در نوار رهيابي روي ليست كلاس راست كليك ميكنيم و روي گزينه ي كپي كليك ميكنيم بعد روي قسمت خالي نوار رهيابي راست كليك نماييد و در نهايت روي پيست كليك ميكنيم در كادر محاوره اي كه باز ميشود نام ليست جديد را مطابق اسلايد تايپ ميكنيم

46. با انتخاب هر كدام از گزينه هاي اين اسلايد ميتوانيد به دلخواه فقط ساختار جدول،يا جدول و داده ها يا فقط داده ها را تايپ كنيددر نهايت نسخه ي كپي جدول در نوار رهيابي ظاهر ميشود

47. ايجاد يك فهرست محل اشتراك نوعي شبكه ي اشتراك داده است كه بسياري از SHARE POINT SERVER شركتها براي اينكه يه كارمند ها و مشتريانشان امكان استفاده ي مشترك از داده ها را بدهند از آن استفاده ميكنند اگر شركت شما يكي از اين شبكه ها را داشته باشد شما ميتوانيد مستقيما جدولهايي روي آن شبكه ايجاد كنيد.بنحوي كه ديگر افراد به داده هاي روي آن جدول دسترسي داشته باشند مطابق اسلايد بعد عمل كنيد:

48. در كادر محاوره اي ظاهر شده ادرس پايگاه محل اشتراك را تايپ كنيد.در همين كادر براي ليست جديد نامي تايپ نماييداگر قبلا روي رايانه ي خانگي خود در پايگاه مورد نظر محل اشتراكي ذخيره كرده ايد ميتوانيد به جاي تايپ كردن آدرس از ليست پايگاه هاي قبلي استفاده كنيد

49. باز كردن يك جدول در نماي طراحي .شما ميتوانيد يك جدول را در نماي طراحي اصلاح كنيد همچنين ميتوانيد از نوار رهيابي مستقيما به نماي طراحي برويد يا اگر جدول باز باشد ميتوانيد بين نماي طراحي و ساير نما ها جابجا شويد

50. الف)زماني كه جدول بسته است