Microsoft Access 2007

1. Microsoft Access 2007 Material didactic – clasa a X-a Prof. Mrejeriu Cristina

2. Cuprins • Aplicareaoperaţiilorelementareşia conceptelor de bază ale aplicaţiei Access • Operarea cu baze de date • Creareaşiutilizareaformularelor • Utilizarea informaţiilor dintr-o bază de date • Creareaşiutilizarearapoartelor • Realizareaunoraplicaţii practice

3. 1. Aplicareaoperaţiilorelementareşi a conceptelor de bază ale aplicaţiei Access • Deschidereaaplicaţiei • Deschiderea, modificarea, salvarea şi închiderea uneibaze de date existente • Folosireafuncţiei „ajutor” • Închidereaaplicaţiei • Moduri de vizualizare

4. Deschidereaaplicaţiei 1. Start – All Programs – Microsoft Office – Microsoft Access 2007 Sau 2. Dubluclicpepictograma de pe desktop

5. Fereastra aplicatiei Access 2007 Butonul office Baze de date recent deschise Baza de date necompletata Sabloane

6. Deschiderea, salvarea şi închiderea unei baze de date existente • Deschidereauneibaze de date: • Dubluclicpenumelebazei de date din fereastraaplicatiei • Sau • - Se executaclicpebutonul office si se alegeoptiunea Open 4. Inchidereauneibaze de date: 2. Salvareauneibaze de date:

7. Folosirea funcţiei „ajutor” refresh Home print Type words to search for Search all Access

8. Închiderea aplicaţiei Clicpebutonul office si se alegebutonul Exit Access

9. 2. Operarea cu baze de date • Proiectareauneibaze de date • Creareauneitabele • Definireauneicheiprimare • Stabilireaunui index • Modificarea proprietăţilor unui câmp • Introducerea de date în tabelă • Vizualizarea informaţiilor dintr-o tabelă • Modificarea datelor într-o tabelă • Adăugarea de înregistrări într-o bază de date • Ştergerea de înregistrări într-o bază de date

10. Proiectarea unei baze de date • In proiectareauneibaze de date se va tine cont de urmatoriipasi: • analizatiobiectivulurmarit • determinaţiscopulbazei de date • determinaţitabelele de care aveţinevoie • determinaţicâmpurile de care o săaveţinevoieîntabele • determinaţirelaţiiledintretabele

11. Crearea unei tabele • Creareastructuriitabelelor se referă la definireacâmpurilor (coloanelor) tabelelor. Acestlucru se poate face întreimoduri: • Din meniul Create • Table – creareauneitabelenoiprindefinireacampurilor in mod direct • Table Templates - creareauneitabeleprinutilizareaunorsabloaneexistente • Table Design - creareauneitabele in modul Design View in care se pot adaugacampurisitipul de date fiecarui camp

12. Definirea unei chei primare 1. Se selecteazăcâmpul • Cheia primara identifică în mod unic o înregistrare a tabelei. • Poate fi : - cheiesimplă-formatădintr-o singurăcoloană - cheiecompusă (multiplă)- formată din maimultecoloane • Într-un tabel pot existamaimultecoloane (sau set de coloane) ce pot conţinevaloriunice. Acestecoloanesuntcheicandidat • Stabilireacheiiprimare se poate face prindouãmodalitãti, dupã cum urmeazã: 2. Selectaţi fie simbolul iconic - cheie, din meniul Design, fie clicdreaptapecampulselectatsi se alege Primary Key

13. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Este modulcelmaieficient de creare a tabelelor Înaceastăfereastră se definesc • numelecâmpurilor – FIELD NAME, • tipul de date – DATA TYPE • o descriere a câmpuluirespectiv (opţional)DESCRIPTION.

14. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Numele: Microsoft Access 2007 permite ca numele de câmpsă fie format din mai multecuvinte (max. 64 caractere), de exemplu “Nume client”. Înversiunilemaivechi de Access denumireaunuiastfel de câmparfipututfiscrisă cu simbolul underscore (_) Caracterenepermise in definireaunuinume de camp: punct (.), punctsivirgula(;), douapuncte(:)

15. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Tipul de date: este o caracteristicăcestabileştemodulîn care datelesuntînregistratepesuportul de memorareşimodulîn care acesteasuntinterpretateşiprelucrate • Tipuri de date in Access: • Text (siruri de max 255 caractere) • Numar – numereintregisau cu zecimale • Monetar – pentruvalorimonetare • Data/Timp – date calendaristice • Da/Nu – pentruconstantelogice • Memo – siruri de lungime max 65536 • AutoNumarare – pentruseriiincrementate automat cu 1 • Obiect OLE – incorporarea de fisiere • Hiperlink – adrese URL • Lookup Wizard -

16. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Field size (Dimensiuneacâmpului): înaceastãzonã se introduce numãrul maxim de caracterepermispentrucâmpulrespectiv, înfunctiede tipul de date al acestuia.

17. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Format (Formatulîn care suntafişate datele): - în Access fiecare tip de date are maimulte opţiunipredefinite de afişare.

18. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Input Mask (Formatul de introducere): se referã la impunereaunuianumit format pentrutoatedateleincluseîncadrulacestuicâmp. O mascã de intrareestefolositãîntr-un câmppentru a formatainformaţiaşi a controlacevalori pot fiintroduse. Utilizatorulvaputea introduce încâmp exact formatulimpus de mască, încazcontrarAccess vaafişa un mesaj de eroare Înlocuitorii de caractere pot fi: - 0 pentrunumere (0-9); - 9 pentrunumeresaupauze; - L pentrulitere (A-Z). Exemplu:pentrunumere de înmatriculare: LL00LLL

19. Crearea tabelelor cu ajutorul ferestrei de proiectare Caption (Eticheta):permitespecificareaunuianumitnumeatribuitcâmpului, nume carevafiafişat încadrulrapoartelor, formularelor, tabelelor. Default value (Valoareautomatã):estevaloareaatribuitã automat atuncicândutilizatorulnu introduce nici o valoareînacelcâmp. Validation rule (Regulile de validare):testeazãprinintermediulunuicriteriu (expresieAccess) valorileintroduseîncâmpurilebazei de date şi nu lasãintroducerea de date carenu respectãacelcriteriu. Validation TEXT (Text de validare): Conţinetextul care vaapãreapeecranîncazulîncare valoareaintrodusãîncâmp nu respectãcriteriulimpus de regula de validare. Indexed (Indexare):dintr-o listãderulantã se poatealegeîntre un index care admitevaloriduplicatsauunul care cere ca fiecarevaloare a câmpuluisã fie unicã Required (Cerinţe): se stabileştedacãprinintroducereauneiînregistrãriîncadrultabeleiesteobligatorieşicompletarearespectivuluicâmp.

20. Operatii elementare asupra tabelelor Deschidereasiinchidereauneitabele: - dubluclicpetabelarespectiva (deschiderea) - clicpebutonulx de pebaratabelei (inchiderea) 2. Deplasarea in tabela: - utilizandbara de deplasarepozitionata in partea de jos a ferestreitabelei 3. Sortareadatelor din tabele: - prinsortare se obtindatelearanjatecrescatorsaudescrescatordupavalorileunorchei- se utilizeazabutoanele 4. Adaugareainregistrarilor: - in modulfoaie de date se executaclicpebutonul 5. Stergereaarticolelor – clicdreaptapearticolesi se alege Delete record

21. 3. Creareaşiutilizareaformularelor • Creareaunuiformularsimplu • Introducerea datelor în baza de date folosind formulare simple • Formatareatextului • Schimbarea culorii fondului într-un formular • Importuluneiimaginisaufişier text într-un formular • Modificarea

22. Crearea unui formular simplu - Form Wizard • Un formularserveste la introducereadatelor, darpoateaveasirol de meniusau de prezentaregenerala a unorinformatii. Un formulareste un element de interfata cu utilizatorul. Se apeleazaForm Wizard din meniul Create – More Forms Se deschidetabelasursasi se selecteazacampurilecevor forma formularulsi se actioneazabutonulNext Se alegeaspectulformularului, stilulacestuia, se salveazasi se poateexecutaimediat

23. APLICATIE Creati tabelul Infoclienţi, din baza de date Clienţi, care va conţine informaţii referitoare la clienţii unei firme. Tabelulare următoareastructură: • Cod_cl Numeric, întreg (cheie primara) • Nume Text (30) • Prenume Text(30) • Adresa Text (120) • Localitatea Text (30) • Cod_judeţ Text(2) • Cod_postal Text(10) • Telefon Text(15) • Data nasteriiDatăcalendaristică(Date/Time) Introduceti 10 inregistrari in tabelaInfoclienti

24. Relaţii între tabele • Între două tabele dintr-o bază de date există o relaţie atunci când unul sau mai multe câmpuri cheie dintr-un tabel se potrivesc cu unul sau mai multe câmpuri cheie din celălalt tabel. • Tabelul părinte (Departments) este tabelul care conţine cheia principală iar tabelele copil sunt tabelele corelate (Employees) • Pentru a implementa relaţiile dintre tabele se folosesc cheile externe Cheie externa Cheie principala

25. Tipuri de relaţii în Access • 1. Relaţia One to One (unu la unu) - fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde exact o singură înregistrare din tabelul copil. • 2. Relaţia One to Many (unu la mai mulţi) - fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul copil. • 3. Relaţia Many to Many (mai mulţi la mai mulţi) – fiecărei înregistrări din tabelul părinte îi corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul copil iar fiecărei înregistrări din tabelul copil îi poate corespunde mai mult de o înregistrare în tabelul părinte.

26. Reguli de protejare a datelor din tabelele relationate Integritateareferenţială: 1. fiecarevaloare a cheiiexternetrebuiesă se găseascăprintremulţimeavalorilorcheiicandidatcorespondente, cu altecuvinte nu putemadaugăînregistrăriîntabelulcopilfără ca acesteasăaibăcorespondentîntabelulpărinte; 2. nu putemşterge o înregistrare din tabelulpărintedacăexistăînregistrăricorespondenteîntabelelecopil. Alteregulireferitoare le cheiaexternă: 1. o cheieexternăestesimplădacăşinumaidacăcheiacandidatăcorespondentăestesimplă, şiestecompusădacăşinumaidacăcheiacandidatăcorespondentăestecompusă; 2. fiecarecâmp component al uneicheiexternetrebuiesăaibăacelaşi tip de date şidimensiune cu al câmpuluicorespondent din cheiacandidat; 3. o valoare a uneicheiexternereprezintă o referinţăcătre o înregistrare care conţineaceeaşivaloarepentrucheiacandidatăcorespondentă.

27. Crearea relaţiilor între tabele (Relationships) 1 Pentru a realiza relaţii între tabelele Access se alege opţiunea Relationships din meniul Tools. 2 Pe ecran va apărea următoarea fereastră: 3 Se selectează fiecare tabel pe care doriţi să-l includeţi în relaţie şi se activează butonul Add şi apoi se închide fereastra Show Table O relaţie între două tabele se realizează prin operaţia drag and drop de la cheia primară a tabelului principal la cheia externă a tabelului secundar. Cheie primară Cheie externă

28. Fereastra Edit Relationships • Enforce Referential Integrityasigura integritatea referenţială. • Cascade Update Related Fieldsafectează modul în care se face actualizarea înregistrărilor. • Cascade Delete Related Fieldsafectează modul în care se face ştergerea înregistrărilor.

29. Stergerea si modificarea relatiilor În cazul în care relaţia a fost definită în mod corect în fereastra Relationships va apărea o linie care leagă cele două tabele după cum se poate vedea în figura de mai jos. • Modificare: • dublu-clic asupra legăturii dintre cele două tabele. • cu opţiunea Edit Relationship din meniul contextual • Stergere: • Clic stanga pe linia de asociere şi se apasă tasta DEL. • Cu opţiunea Delete din meniul contextual (clic dreapta pe linia de asociere). linia de asociere

30. APLICATIE 1. Să se creeze un noutabel cu numelePlăţiînbaza de date CLIENTI. Tabelulvaaveaurmătoareastructură: • Cod_cl - Numeric, întreg • Data_platii - Data calendaristică • Suma_platită - Currency • Data_scadenta - Data calendaristică a) Să se stabileascăcheiaprimară. b) Să se creeze o relaţie de tip 1:n întretabelulInfoclienţişitabelulPlăţi. Să se forţezeintegritateareferenţială. c) Să se introducă 8 articoleîntabelulPlăţi

31. 4. Utilizarea informaţiilor dintr-o bază de date • Conectarea la o bază de date existentă • Căutarea unei înregistrări • Crearea unei interogări simple • Crearea unei interogări multiple • Salvarea unei interogări • Filtre: adăugare, eliminare • Adăugarea, eliminarea de câmpuri într-o interogare • Selecţia şi sortarea datelor după criterii sau înbazaoperatorilorlogiciuzuali

32. Interogari - definitie • Interogărilereprezintă modalităţi de selecţie şi afişare a informaţie din unu sau mai multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiţii logice.  • Tipuri de interogări În funcţie de modul de definire şi rezultatele acţiunii, interogările pot fi clasificate astfel:     a)  interogări de selecţie (folosind condiţii logice);     b)  interogări de sortare (indicînd cîmpul/cîmpurile şi ordinea sortării);     c) interogări de excludere a unor înregistrări din BD (de exemplu, excluderea  tuturor cititorilor care nu au împrumutat cărţi în ultimii 2 ani); d) interogări de modificare a unor înregistrări din BD (de exemplu, majorarea preţurilor tuturor cărţilor cu 20%);    e)    interogări de obţinerea a unor informaţii rezultante (în cîmpuri noi)în   baza   informaţiei   existente   (de   exemplu,   obţinerea   vîrstei cititorului prin scăderea anului de naştere din anul curent); f)   interogări de obţinere a unor totaluri, medii etc.; g)  interogări încrucişate.

33. 5. Creareaşiutilizarearapoartelor • Creareaunuiraportsimplu • Modificareaunuiraport • Crearea, modificarea unui antet şi subsol • Grupareadatelorîntr-un raport, total-raport, subtotal-raport

34. Ce sunt rapoartele? • Sunt o modalitate de valorificare a continutului informational al bazei de date, servind ca instrument de cunoastere a unoraspecte (pozitivesau negative) dintr-o situatiepentru care s-au cules date, s-au verificatsidepozitatintr-o baza de date • Raportulapare ca un instrument al cunoasterii, care contine o cantitate mare de informatiiselectate, prelucrate, sistematizatedupaanumitereguli de prezentare, in concordanta cu cerinteleutilizatorilor

35. Proiectarea rapoartelor cu Report Wizard • Report Wizard estefolositpentruconstruirearapida a unorrapoarte simple, pebazaunuisingurtabelsau a unorrapoarte cu date din maimultetabeleaflate in relatiedintr-o baza de date • Report Wizard estelansat din meniulCreate, butonulReport Wizard.

36. Pasul 1. se precizeazasursa de date sicampurile din care se vorpreluavalorileraportului Pasul 2. se pot fixacampurile de gruparesichei de ordonare Pasul 3. se pot sortaanumitecampuricrescatorsaudescrescator Pasul 4. ne alegem forma raportului din formeleprestabilite ale expertului, iar in clotul din dreaptajosexistabutonul Preview pentruprevizualizare

37. Pasul 5. ne alegemstilulraportului Pasul 6. salvamraportuldandu-i un nume Forma unuiraportcreat cu Report Wizard

38. Aplicatie • Sase creezebaza de date Situatie in care sa se tina evidenta elevilor dintr-un liceu • Creati tabelulElevicu structura: • nr matricol (numar) • nume elev (text,50) • cod diriginte (numar) • data nasterii (data/timp) • absente motivate (numar) • absente nemotivate (numar) Cerinte: • Sa se creeze un formularsimplu cu ajutorul Form Wizard (Expertul), salvat cu numeleElevi_formsisa se introduca 10 inregistrari • Sa se realizeze un raportsimplusalvat cu numeleelevi_raport_absentein care sa fie doarcampulcecontinenumeleelevilorsicampul cu absentelenemotivateordonatedescrescator.

39. 6. Realizareaunoraplicaţiipractice • Lansati in executie aplicatia Microsoft Access • Creati baza de date spital avand urmatoarele tabele: • tratament (medic(text,50), numepacient(text,50), diagnostic(memo), medicament(text,50)) • pacient (nume pacient(text,50), varsta(numar), inaltime(numar), greutate(numar), salon(numar), data internare(Data/Ora, format- Data scurta) • introducetiurmatoareleinregistrari in tabele • Aplicati urmatoarele formatari: • tratament: font (Arial, 14, bold, albastru), culoare de umplere: verde deschis, latime coloana: 20, inaltime rand:16 • pacient: font(Times NewRoman, 16, italic, rosu), culoare de umplere:abastrudeschis, latimecoloana: 18, inaltime rand:14 • Realizati relatia dintre cele doua tabele • clic pepictogramaRelatiidinbara de instrumente standard-se deschidefereastra de dialogAfisaretabel-clic pefiecaretabel -butonulAdaugare-clic pebutonulInchidere • -tragetinumelecampuluidinprimultabel peste numelecampuluidin al doilea-se deschidefereastra de dialogEditarerelatii-bifati :Impunereintegritatereferentiala –butonulCreare • Afisati pacientii in ordine alfabetica (in tabelul tratament) • Afisati pacientii in ordine crescatoare a varstei (in tabelul pacient) • Realizati urmatoarele interogari: • Varsta pacientilor (interogare1) • Diagnosticul pacientilor (interogare2) • Salonul si data internarii pacientilor(interogare3) • Diagnosticul si salonul pacientilor(interogare4) • Data de internare a pacientilor(interogare5)