HR-strategi og personalpolitikk – noen erfaringer

HR-strategi og personalpolitikk – noen erfaringer Margot Telnes 11.10.06

Personal-politikk Hvorfor personalpolitikk? • Behov for enhetlig, lett forståelig, sammenhengende og oversiktlig presentasjon av personalpolitikken • Tilpasses nye HR-tiltak f.eks: • Nye krav til organisasjonen, ledere og forventninger til medarbeidere • Medarbeidermålinger (HKI) • Kompetansetruktur og kompetansekrav • Lønns- og personalsystem

Personal-politikk Hva bør personalpolitikken inneholde? • Beskrive den overordnede personalpolitikken i Husbanken • Gi en samlet oversikt over prinsipper, verktøy og relevante regler og retningslinjer på personalområdet • Skal være et levende dokument som vil endre seg etter behov

Personal-politikk Forts…. • Struktur tilpasset lederes og medarbeideres hverdag • Brukervennlig og oversiktlig fremstilling av personalpolitikken • Visjon for personalpolitikken • Lønnspolitiske prinsipper • Livsfasepolitikk

Alle skal kunne bo godt og trygt Utvikle Tiltrekke Bemanne Integrere Avslutte Følge opp og belønne Visjon Forventninger til medarbeidere Krav til ledere Åpenhet, mangfold, samspill Verdigrunnlag Krav til organisasjon Service- og bruker- orientering Utvikling av Husbanken som organisasjon Hva er bestillingen? Konkrete målformuleringer? Mål og resultat-områder Rammebetingelser Politiske prioriteringer, budsjett, lover, avtaler med mer HR strategi Personal politikk HR strukturer Retningslinjer, stillingsstruktur, HR system, måleverktøy mm.

HR Strategi HR-strategi og personalpolitikk • HR-strategien fokuserer på hva: • Tydeliggjør viktige satsingsområder i utviklingen av de menneskelige ressursene i Husbanken • HR strategien iverksettes gjennom konkrete tiltak som understøtter Husbankens mål og strategier. • Personalpolitikken beskriver prinsipper for hvordan man utvikler en organisasjon og bidrar til kompetente og motiverte medarbeidere.

Personal-politikk Formål • Personalpolitikken må utformes for å bidra til at Husbanken utvikler seg som organisasjon og har kompetente og motiverte medarbeidere som leverer gode resultater.

Personal-politikk Personalpolitikken Personalpolitikken skal bidra til å gjøre våre medarbeidere gode! Mål • Personalpolitikken skal utøves profesjonelt, effektivt og inkluderende i tråd Husbankens verdier og mål. • Personalverktøy skal være nyttige, brukervennlige og tilgjengelig elektronisk.

Følge opp og belønne Utvikle Modell for personalpolitikk Systematisk utvikling Tiltrekke Integrere Bemanne Avslutte Omdømme som en attraktiv arbeidsplass Fokus på fremtiden når vi bemanner Nyansatte skal raskt bli gode Kompetanse-overføring Positive ambassadører Gode utviklings-muligheter En motiverende og inkluderende arbeidsplass

Mål Husbanken skal fremstå som en attraktiv arbeidsplass. Tiltrekke Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi har en synlig og positiv profil og omdømme internt og eksternt. • At vi markedsføres som en attraktiv arbeidsplass gjennom konkrete og inspirerende stillingsannonser. • At vi tilbyr de ansatte spennende og meningsfylte arbeidsoppgaver, gode interne utviklingsmuligheter og gode lønns- og arbeidsvilkår. • At vi skal kjennetegnes med vårt fokus på arbeidsmiljø. Hva betyr dette for deg som leder? • At du er bevisst på at du representerer Husbanken. • At du aktivt benytter og synliggjør de ansattes kompetanse både internt og eksternt. • At du gjennomfører prosesser der kjerneverdiene, organisasjons- og lederkrav og medarbeiderforventninger konkretiseres. • At du markedsfører eksisterende ansattegoder aktivt.

Mål Husbanken skal fremstå som en attraktiv arbeidsplass. Tiltrekke Hva betyr dette for medarbeiderne? • At de er bevisst på at de representerer Husbanken. • At de har et bevisst forhold til medarbeiderforventningene og kjerneverdiene. • At de bidrar til et konstruktivt og inkluderende arbeidsmiljø. • At de får være med på å markedsføre og representere Husbanken. Verktøy: Mal for stillingsannonse Kjerneverdier Forventninger og krav Strategi for mediehåndtering Lønnspolitikk Livsfasepolitikk HMS

Mål Vi skal ha god forståelse for fremtidens utfordringer når vi bemanner. Bemanne Hva betyr dette for organisasjonen? • At ansatte i Husbanken gjenspeiler mangfoldet i befolkningen når det gjelder kjønn, alder, etnisk bakgrunn og funksjonsevne. • At vi har profesjonelle og effektive utvelgelsesprosesser. • At utgangspunktet for våre bemanningsprosesser er en analyse av hva slags kompetanse og kapasitet enheten har, og hva det er behov for fremover. Hva betyr dette for deg som leder? • At du kjenner til og vurderer dine medarbeideres kompetanse før du rekrutterer. • At du gjennomfører en behovsanalyse og kravspesifikasjon i forkant av enhver rekruttering. • At du setter deg inn i de regler og retningslinjer som gjør seg gjeldende ved tilsettinger.

Mål Vi skal ha god forståelse for fremtidens utfordringer når vi bemanner. Bemanne Hva betyr dette for medarbeiderne? • At de får en ryddig og effektiv rekrutteringsprosess. Verktøy: Stillingstypebeskrivelser? Lønnspolitikk Realkompetansekrav Personlige kompetansekrav Relevante regler og retningslinjer Veileder i rekrutteringsprosessen? Mal for stillingsannonse? Personalreglementet Likestilling Tilpasningsavtalen

Mål Nyansatte skal raskt bli gode Integrere Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi har et helhetlig oppstartsprogram som følger alle nyansatte de første seks månedene. Programmet kan bestå av følgende elementer: • Et introduksjonsprogram innen 3 måneder • Oppfølgingssamtaler jf. prøvetidsreglene • Fadder- eller kollegaveiledning • At vi aktivt bruker prøvetiden (de første 6 månedene). Hva betyr dette for deg som leder? • At du gjennomfører oppfølgingssamtaler i prøvetiden. • At du tilrettelegger for at nyansatte blir raskt kjent med organisasjonen. • At nye medarbeidere og ledere raskt får relevant opplæring.

Mål Nyansatte skal raskt bli gode Integrere Hva betyr dette for medarbeiderne? • At personen som ny blir raskt satt inn i Husbankens verdigrunnlag og hovedmål, samt arbeidsoppgaver. • At de skal få et oppstartsprogram, inkl. fadder- eller kollegaveiledningsopplegg. • At de i prøvetiden skal ha oppfølgingssamtaler med leder. Verktøy: Lønnspolitikk Fadderordning? Program for nye ledere? Relevante regler og retningslinjer Rutiner ved ansettelser Veiledning til prøvetiden Hospitering

Mål Med utgangspunkt i Husbankens behov skal det tilrettelegges for gode utviklingsmuligheter for de ansatte. Utvikle Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi har et felles ansvar for å gjøre hverandre gode gjennom samhandling preget av gjensidig tillit og helhetsforståelse. • At vi arbeider målrettet med relevant kompetanseutvikling og engasjement for alle ansatte. Hva betyr dette for deg som leder? • At du tar ansvar gjennom å identifisere utviklingsbehov, avklare forventninger, tilrettelegge for utviklingsmuligheter og gi tilbakemelding. • At du gjennomfører minst en medarbeidersamtale i året der blant annet utvikling og kompetanse er tema.

Mål Med utgangspunkt i Husbankens behov skal det tilrettelegges for gode utviklingsmuligheter for de ansatte. Utvikle • At du tar ansvar for å ha oversikt over kompetansebehovet. Sammen med organisasjonens behov, danner dette utgangspunkt for individuelle utviklingsplaner og gjennomføring av tiltak. • At du identifiserer nøkkelmedarbeidere og iverksetter tiltak. • At du er fleksibel i forhold til jobbønsker internt (hospitering og lignende) blant de ansatte. Hva betyr dette for medarbeiderne? • At de skal ha minst en medarbeidersamtale i året der bl.a. utvikling og kompetanse tas opp. • At de skal ha en utviklingsplan knyttet til arbeidsområder i sin stilling. • At de sammen med sin leder tar ansvaret for sine utviklingsbehov og gjennomføringen av avtalte tiltak. • At de har medansvar for videreutvikling av egen kompetanse og sier i fra dersom de trenger faglig påfyll. • At de har mulighet for en intern karriereutvikling i Husbanken.

Mål Med utgangspunkt i Husbankens behov skal det tilrettelegges for gode utviklingsmuligheter for de ansatte. Utvikle Verktøy: Medarbeidersamtale Medarbeiderundersøkelse (HKI) Lønnspolitikk Gode lærings- og utviklingstiltak Relevante regler og retningslinjer Stipendordning?

Mål Husbanken skal være en motiverende og inkluderende arbeidsplass. Følge opp og belønne Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi har et godt arbeidsmiljø der rammebetingelser, krav og forventninger er klart kommunisert. • At belønning i Husbanken baseres på ansvar, innsats og resultater. • At vi har en aktiv livsfasepolitikk. • At vi fokuserer på likestiling og mangfold på arbeidsplassen. Hva betyr dette for deg som leder? • At du fordeler arbeidet slik at oppgavene løses på en effektiv og god måte og at ansattes kompetanse og ressurser utnyttes best mulig. • At du gir den enkelte medarbeider systematisk tilbakemelding. • At du synliggjør og markerer god innsats og gode resultater. • At du følger opp og utvikler arbeidsmiljøet i samarbeid med de ansatte. • At du benytter ulike ansattgoder eller virkemidler ut fra den enkeltes ønsker, og Husbankens rammer og behov.

Mål Husbanken skal være en motiverende og inkluderende arbeidsplass. Følge opp og belønne Hva betyr dette for medarbeiderne? • At de skal få individuell oppfølging og tilbakemeldinger. • At de selv oppfordres til å gi tilbakemelding til organisasjonen. Dette kan blant annet skje gjennom gjennom oppfølgings- og medarbeidersamtaler. • At de gjennom ansvar, innsats og resultater har mulighet til å påvirke egen lønnsutvikling. • At de må bidra til et godt arbeidsmiljø. Verktøy: Resultatvurderinger knyttet til lønn og belønning Lønnspolitikk Relevante regler og retningslinjer Likestillingsarbeid Livsfasepolitikk Helse, Miljø og Sikkerhet Hovedavtalen Tilpasningsavtale? Omstillingsavtale?

Mål Ansatte som slutter skal være gode ambassadører for Husbanken Avslutte Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi skal lære av dem som slutter. • At vi skal ha ryddige prosesser. • At vi skal planlegge avganger/permisjoner i god tid slik at vi sikrer kompetanseoverføring og rett ressursdisponering. Hva betyr dette for deg som leder? • At du gjennomfører sluttsamtaler, analyserer sluttårsak og iverksetter målrettede tiltak for forbedring. • At du planlegger overføringen av kompetansen til den som slutter til andre • At du støtter og tilrettelegger for ny jobb internt/eksternt ved overtallighet/ufrivillig avgang.

Mål Ansatte som slutter skal være gode ambassadører for Husbanken Avslutte Hva betyr dette for medarbeiderne? • At de får en god avslutning og at du opplever interesse for din kompetanse og erfaring. • At de blir invitert til sluttsamtale. • At de får bistand til å forberede pensjonisttiden. • At de ved evt. overtallighet får støtte og hjelp i tråd med regelverket. Verktøy: Skjema for sluttsamtale? Lønnspolitikk Relevante regler og retningslinjer Omstillingsavtalen Håndbok for omstilling Personalpolitikk ved omstillingsprosesser

Husbankens livsfasepolitikk Målsetting • Livsfasepolitikken skal bidra til å gjøre Husbanken til en attraktiv og inkluderende arbeidsplass som, utvikler og følger opp de ansatte, samt benytter kompetansen deres. Videre skal vi forsøke å tilrettelegge ut fra livsfase og den enkeltes behov. • Tilretteleggingen retter seg mot ansatte som av ulike individuelle grunner for en kortere eller lengre periode har behov for tilpasning på arbeidsplassen for å kunne fungere optimalt og/eller motiveres for å fortsette i jobben.

Husbankens livsfasepolitikk Hva betyr dette for organisasjonen? • At vi går foran med et godt eksempel for hvordan vi utvikler og følger opp de ansatte, også for de som nærmer seg pensjonsalder. • At vi verdsetter og aktivt bruker de ansattes kunnskap, ferdigheter og livserfaring. • At vi forsøker å beholde ansatte utover den reelle pensjonsalder (jf. IA-avtalen).

Husbankens livsfasepolitikk Hva betyr dette for deg som leder? • At du følger opp ansatte som er i en spesiell livsfase og vurderer passende individuelle virkemidler. Herunder følger opp de som nærmer seg pensjonsalder med relevante spørsmål og vurderer tiltak. • At du legger til rette og motiverer medarbeidere til kunnskapsdeling og erfaringsoverføring innen og på tvers av arbeidsområder. • At du involverer alle ansatte og tilrettelegger for deltakelse på kurs, seminarer, opplæring, på aktiviteter utover normal arbeidsdag/kjernetid. For eksempel tilrettelegger for barnepass for småbarnsforeldre og de som ammer (ref. Statens personalhåndbok).

Husbankens livsfasepolitikk Hva betyr dette for de ansatte? • At de i medarbeidersamtaler eller oppfølgingssamtaler kan ta opp forhold vedrørende sin livsfase og behov for tilrettelegging. • At de selv bidrar til sin kompetanseutvikling, kompetansedeling samt kompetanseheving uavhengig av alder og livsfase. • At de får 6 ekstra feriedager når de har fylt 60 år. • At de i tillegg til ferien får to dager årlig fri med lønn når de har fylt 62 år, og ytterlige tre dager, i alt fem, når de har fylt 65 år.

HR-strategi og personalpolitikk – noen erfaringer