JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

1. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Załącznik do instrukcji kancelaryjnej Opracowanie Zenon Decyk

2. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 000 Stałe organy kolegialne placówki – B25 w komórce macierzystej. • Skład, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy. Dla każdego organu zakłada się odrębną podteczkę.

3. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 001 Własne komisje i zespoły • (stałe i doraźne) – B25 • Skład, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy. Dla każdego organu zakłada się odrębną podteczkę.

4. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 002 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje organizowane przez własną jednostkę – B25 • Skład, materiały na obrady, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy. Dla każdej imprezy zakłada się odrębną podteczkę.

5. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 003 Udział w obcych organach kolegialnych– B25 • Do kat. B25 zalicza się wystąpienia własne, referaty, notatki problemowe i opracowania, sprawozdania; pozostałą dokumentację zaliczą się do kat. B5. Dla każdego organu prowadzi się osobną podteczkę.

6. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 004 Narady pracownicze – B25 • Inne niż w grupie 000 i 001

7. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 00 Organy Kolegialne • Klasa 005 Obsługa techniczno – organizacyjna organów kolegialnych – Bc • Korespondencja operatywna (noclegi, rezerwacje, wynajem sal)

8. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 010 Podstawy prawne działania własnej placówki– B 25 • Przepisy ogólnopaństwowe i samorządowe dotyczące bezpośrednio własnej placówki, akty erekcyjne, nadania numeru NIP, REGON, uprawnienia.

9. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 011 Organizacja organów nadrzędnych– B 5 • Statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych, np. władz samorządowych, KO itp.

10. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 012 Organizacja własnej placówki (w tym warsztatów szkolnych)– B 25 • Statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania, zmiany organizacyjne, ikwidacja, łączenie, rejestracja i odpisy z rejestrów, zmiany na stanowiskach pracy (protokoły zdawczo – odbiorcze stanowisk pracy)

11. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 013 Organizacja biurowości

12. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 014 Składnica akt

13. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 01 Organizacja • Klasa 015 Pełnomocnictwa i upoważnienia– B 10 • Również bankowe karty wzoru podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia

14. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 02 Akty normatywne. Obsługa prawna. • Klasa 020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i współdziałających– B 10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu.

15. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 02 Akty normatywne. Obsługa prawna. • Klasa 021 Zbiór własnych aktów normatywnych własnych– B 25 Komplet podpisanych przez Dyrektora szkoły zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji; także książka zarządzeń i ogłoszeń. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce złożonej zgodnie z wykazem akt.

16. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 02 Akty normatywne. Obsługa prawna. • Klasa 022 Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną placówkę – B – 5

17. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 02 Akty normatywne. Obsługa prawna. • Klasa 023 Opinie prawne – B 5

18. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 02 Akty normatywne. Obsługa prawna. • Klasa 024 Sprawy sądowe, sprawy w postępowaniu administracyjnym– B 10 Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.

19. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania i sprawozdawczości (statystycznej i opisowej)– B 5 (B25) Do kat. B25 zalicza się opracowania własne, pozostałe do kat. B5. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej przepisu.

20. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 031 Programy, plany i sprawozdania jednostek obcych - B 5 Przesłane do wiadomości lub wykorzystania.

21. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 032 Programy perspektywiczne, plany wieloletnie i sprawozdania z ich wykonania (własne) - B 25

22. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 033 Plany roczne i sprawozdania z ich wykonania (własne) - B 25

23. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 034 Plany i sprawozdania okresowe - B 5 • Dotyczy sprawozdań miesięcznych, kwartalnych, półrocznych; jeśli brak planów i sprawozdań rocznych, sprawozdania cząstkowe zalicza się do kat. B25

24. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 03 Plany, sprawozdania, statystyka, analizy (z wyjątkiem klasy 4) • Klasa 035 Sprawozdania statystyczne na formularzach statystycznych - B 25 • m.in.: dla GUS, MEN. Opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kat. B5

25. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 04 Informatyka Sprawy dot. Zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – klasy 23 i 25 Klasa 040 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów informatycznych

26. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 04 Informatyka Sprawy dot. Zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – klasy 23 i 25 Klasa 041 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania

27. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 04 Informatyka Klasa 042 Strony www

28. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 05 Skargi i wnioski • Klasa 050 Przepisy dotyczące załatwiania skarg i wniosków - B 25 • Klasa 051 Ewidencja skarg i wniosków – B25 • Klasa 052 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio – B25 • Klasa 053 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości – B5 • Klasa 054 Analizy skarg i wniosków – B25

29. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 06 Prace naukowo –badawcze Klasa 060 Eksploatacja systemów informatycznych i oprogramowania

30. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 06 Prace naukowo –badawcze Klasa 061 Wydawnictwa

31. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 06 Prace naukowo - badawcze • Klasa 062 Informacje własne dla mediów - B 25 (o własnej działalności) • Klasa 063 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz inne zewnętrzne materiały informacyjne na temat placówki – B25 • Klasa 064 Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady – B25 • Klasa 065 Kroniki i monografie placówki – B25

32. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE Podkategoria 06 Prace naukowo –badawcze Klasa 066 Wystawy, pokazy, targi

33. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 07 Współpraca z krajowymi instytucjami • Klasa 070 Współpraca z organami administracji rządowej - B5 • Do kat. B25 zalicza się opracowania powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną; pozostałe dokumenty zalicza się do kat. B5. Dla poszczególnych organów, urzędów i władz prowadzi się odrębne, numerowane teczki.

34. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 07 Współpraca z krajowymi instytucjami • Klasa 071 Współpraca z organami samorządu terytorialnego i samorządowymi jednostkami organizacyjnymi - B 5 • Klasa 072 Współpraca z organizacjami politycznymi i społecznymi – B5 • Klasa 073 Współpraca ze związkami zawodowymi– B5 • Klasa 074 Współpraca z innymi placówkami oświatowymi – B5 Jak przy klasie 070

35. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 07 Współpraca z krajowymi instytucjami • Klasa 075 Współpraca z innymi instytucjami krajowymi - B 5 • Klasa 076 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dotyczące zakresu i sposobu działania własnej placówki oraz dotyczące współpracy– B25 • Klasa 077 Reprezentacja w zakresie współpracy krajowej (zaproszenia, zawiadomienia, życzenia, podziękowania, kondolencje, foldery reklamowe)– B2

36. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 08 Kontakty zagraniczne • Klasa 080 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej- B 25 • Klasa 081 Współpraca z zagranicznymi instytucjami– B5 (jak przy klasie 070) • Klasa 082 Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych własnych pracowników i uczniów– B25 • Klasa 083 Obsługa wyjazdów zagranicznych własnych pracowników i uczniów – B5 • Klasa 084 Przyjmowanie delegacji zagranicznych– B25 • Klasa 085 Obsługa delegacji zagranicznych– B5 • Klasa 086 Reprezentacja w zakresie współpracy międzynarodowej – B2

37. Kategoria 0 ZARZĄDZANIE • Podkategoria 09 Kontrole • Klasa 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli - B 25 (przepisy i ustalenia własne i zewnętrzne) • Klasa 091 Kontrole zewnętrzne– B25 (Protokoły, sprawozdania, wnioski i zalecenia pokontrolne, sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną sprawę) • Klasa 092 Kontrole wewnętrzne– B25 • Klasa 093 Książka kontroli– B5

38. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 10 Zasady pracy i płacy • Klasa 100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych - B 10 (liczy się od momentu utraty mocy prawnej dokumentu) • Klasa 101 Regulaminy pracy– B25 • Klasa 102 Zasady wynagradzania i premiowania– B25 (Regulaminy premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady dotyczące stawek i dodatków) • Klasa 103 Gospodarka funduszem płac i etatami– B25 (analizy, oceny, wykazy etatów)

39. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 11 Zatrudnienie • Klasa 110 Zapotrzebowanie na pracowników - B 2 • Klasa 111 Zatrudnienie pracowników– B2 (Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika) • Klasa 112 Zwalnianie pracowników – B2 (jak w klasie 111) • Klasa 113 Opinie o pracownikach– B5 (jak w klasie 111) • Klasa 114 Rozmieszczenie pracowników – B2 (przeniesienia, awanse, nominacje, przydział; jak w klasie 111) • Klasa 115 Postępowanie w sprawach awansu nauczyciela – B5 (jak w klasie 111)

40. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 11 Zatrudnienie • Klasa 116 Prace zlecone • Klasa 117 Nagrody, kary, odznaczenia– B2

41. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 11 Zatrudnienie • Klasa 118 Wojskowe sprawy pracowników - B 5 • Klasa 119 Rozjemstwo w sprawach pracy– B10

42. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 12 Ewidencja osobowa • Klasa 120 Ewidencja osobowa pracowników - B 50 (Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy. Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w ślad za przeniesionym pracownikiem). • Klasa 121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych – B50 (Skorowidze, księgi ewidencyjne, karty personalne, rejestry, itd.).

43. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 12 Ewidencja osobowa • Klasa 122 Legitymacje służbowe - B 5 (Rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, legitymacje zwrócone. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie 4317). • Klasa 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu – B5

44. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy • Klasa 130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy - B 5 (Do kat. B25 zalicza się własne przepisy, a do kat. B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.) • Klasa 131 Środki ochronne – B25 (Przepisy własnej jednostki i ich zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy dotyczące zwalczania wypadków przy pracy i chorób zawodowych; zaopatrzenie rzeczowe pracowników przy klasie 164) • Klasa 132 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy– B5 • Klasa 133 Badania lekarskie – B10 ( Karty badań okresowych)

45. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy • Klasa 134 Wypadki przy pracy i w drodze do i z pracy • Klasa 135 Warunki szkodliwe – B10 • Klasa 136 Rejestr warunków szkodliwych – B40

46. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 14 Dokształcanie pracowników • Klasa 140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia – B25 • Klasa 141 Dokształcanie pracowników – B5 (studia, szkolenia i inne) • Klasa 142 Szkolenia własne

47. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 14 Dokształcanie pracowników • Klasa 143 Staże zawodowe i praktyki szkoleniowe własnych pracowników • Klasa 144 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w placówce – B5

48. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 15 Dyscyplina pracy • Klasa 150 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac dodatkowych - B 5 (Do kat. B25 zalicza się opracowania własne, a do kat. B5 opracowania obce. Okres przechowywania liczy się od momentu utarty mocy prawnej aktu. ) • Klasa 151 Dowody obecności w pracy – B3 • Klasa 152 Absencje – B3 • Klasa 153 Urlopy pracownicze – B3 • Klasa 154 Ewidencja delegacji służbowych – B2 (rachunki kosztów delegacji to dowody księgowe kat.B5)

49. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 15 Dyscyplina pracy • Klasa 155 Zezwolenia na prace dodatkowe - B 2 (w tym rejestr pracowników wykonujących prace dodatkowe) • Klasa 156 Rozliczenie czasu pracy pracowników – B5 ( w tym godziny nadliczbowe) • Klasa 157 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej – B10 (Postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji niejawnych, certyfikaty dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku następnego po wygaśnięciu zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych.) • Klasa 158 Analiza efektywnego czasu pracy – B25

50. Kategoria 1 KADRY • Podkategoria 16 Sprawy socjalno - bytowe • Klasa 160 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno - bytowych - B5 (Do kat. B25 zalicza się własne ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych, a do kat. B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.) • Klasa 161 Sprawy socjalno – bytowe załatwiane w ramach ZFŚS– B5 • Klasa 162 Mieszkania pracownicze – B5 (Dokumentacja dot. starań o mieszkanie zastępcze, służbowe, pracownicze, hotele pracownicze, np. podania, decyzje, itd..) • Klasa 163 Dojazdy do pracy – B3 (Bilety autobusowe, kolejowe)