Yhdessä tekeminen

1. Toimijan pitää saada jotakin aikaiseksi Lisäksi tämä panos pitää suhteuttaa työtovereiden antamiin panoksiin Yhteistyö perustuu tavallisesti etukäteen suunniteltuun työnjakoon Tekemisen tavoitteen ja seuraamisen on oltava enemmän ulkoistettua kuin yksin toimittaessa Tietotekniikka soveltuu hyvin tällaiseen koordinointiin Yhdessä tekeminen

2. Työnjako • Työnjakoa voidaan mainiosti esittää työroolin eli vastuualueen avulla • Yhdellä henkilöllä voi olla monta roolia • Yliopiston opettaja ja tutkija • Yksi rooli voi olla usealla henkilöllä • Many-to-many relationship • Sisältää myös roolikohtaiset tavoitteet ja hyvät käytännöt

3. Työrooli rakennepalikkana • Työroolin avulla voidaan rakentaa hyvinkin monimutkaisia organisaatiorakenteita • Esimerkiksi sopeutuminen vaihtelevaan kuormitukseen • Varamiesjärjestelyt ja poissaolot ja lomat • Osa-aikatyö ja koulutusjaksot • Osallistuminen moneen projektiin • Työajan tehokas hyödyntäminen

4. Roolin laajuus • Rooli voi olla suppea • Tarkka työnjako • Paljon koordinointia • Rooli voi olla laaja • Runsaasti vastuuta • Joustavuus ei kovin hyvä • Lepää ammattitaidon ja vastuunoton varassa

5. Esimerkki: Bulkkimiesten ryhmä • Todellisuudessa bulk-miehiä on 7 • He työskentelevät yhteisvastuullisesti • Heillä ei ole ryhmänjohtajaa • Hyvän varastonpitotavan pitää toteutua koko ryhmän työpanoksen kautta • Miten bulkin toiminta saadaan organisoiduksi?

6. Homogeeninen ryhmä • CSCW alkuvaiheen romantiikka (Sørgaard) • Kaikille yhteinen tavoite • Erikoistumisen puute • Hierarkian puute • Keskinäisen kilpailun puute • Tietojärjestelmä • Common Information Space • Työn rakenteistaminen • Yksikkönä yksi lava • Vastaanotto versus luovuttaminen

7. Johtaminen johtajan työnä • Johtamisen tavoite saadaan näkyviin, kun tarkastellaan ensin tehtäväkokonaisuutta yhden henkilön työnä • Sitten ajatellaan työn määrän kasvavan niin, että yksi toimija ei enää siitä suoriudu • Tarvitaan useita toimijoita, ja jollakin tavalla on huolehdittava siitä, että kaikki samat asiat saadaan hoidetuksi kuin yhden toimijan tapauksessa. • Tämä huolehtiminen on perinteisesti nähty johtajan tehtäväksi

8. Johtaminen versus johtaja • Usein ajatellaan, että (erityisesti pieni) ryhmä pystyy ottamaan yhteisen vastuun tehtäväalueestaan ilman nimettyä johtajaa • Pyritäänkin katselemaan johtamista toimintana pikemmin kuin johtajan työnä • Silti kaikkien johtamiseen liittyvien tehtävien pitää tulla suoritetuiksi • Bulk-varastossa ryhmä oli homogeeninen: kaikkien piti osata kaikki tehtävät – olematon erikoistuminen

9. Johtaminen ulospäin ja sisäänpäin • Ulospäin • Kokonaisuuden tilinpitovelvollisuus • Varastotiedot nähtävissä verkon kautta • Aikataulutus • Sisäänpäin • Työnjako • Sisäisen herätteen tehtävät • Tavaroiden sijoittelu (ei kiinnosta muita)

10. Prosessien kohdistaminen • Kuka tekee mitäkin? • Tavaran vastaanotto ja sijoittaminen • Tavaran luovutus keräilyyn • Muut tehtävät • Kenen kuuluu hoksata vastuualueeseen kuuluvat ylläpitotehtävät (awareness-seuranta) • Prioritointi • Vaihto lennosta prosessista toiseen • Keskeytykset ja niiden jatkaminen • Esimerkiksi toimitukset keräilyvarastoon pitää keskeyttää saapuvan tavaran ruuhkan takia. Muistetaanko mihin jäätiin? Muistaako järjestelmä?

11. Yhteistyön vaatimukset • Riittävän yhtenäiset toimintatavat • Kurinalaisuus lavapaikoissa • Liikennesäännöt: turvallisuus ja sujuvuus • Oikeudenmukaisuus • Kuormituksen jakautuminen • Kompensaatioiden jakautuminen • Henkilökohtainen laatuseuranta?

12. Yhteinen (shared) tietojärjestelmä • Yksi bulk-mies -> bulk-ryhmä • Bulk-miehen työrooliin kuuluva tietojärjestelmä -> ryhmän yhteinen tietojärjestelmä • Tietojärjestelmä on sama, käyttöoikeus ryhmän kaikilla jäsenillä • Integrointietu: toimija 1 voi luovuttaa lavan, jonka toimija 2 on vastaanottanut • Tilinpitovelvollisuus toteutuu ryhmäkohtaisena

13. Yhteinen järjestelmä • Kirjallisuudessa esitetään usein yhteinen järjestelmä merkittävänä resurssina, kun kaikilla on käytettävissään samat tiedot • Erottamattomuusperiaate nostaa esiin sen, miten tärkeätä on järjestää myös yhteinen huolenpito siitä että nämä tiedot yleensä ovat siellä ja että ne lisäksi ovat riittävän laadukkaat • Varastotapauksessa tietojen käyttökelpoisuus perustuu sopimukseen korrespondenssiteorian käytöstä: Varastotieto on hyvää, jos se vastaa todellisuuden tilaa (Reality Mapping)

14. Tietovastuu • Kaikkien pitää osata ja ymmärtää tilinpitovelvolli-suus ja muut hyvän varastonpitotavan vaatimukset sekä sitoutua toimimaan niiden mukaisesti • Virheitä esiintyy tahattomasti ja huolimattomuuden takia • Ryhmäkuri: järjestelmään jää jälki siitä kuka minkin tehtävän/ tapahtuman on hoitanut • Sakinhivutus, palkkiojärjestelmä, muut keinot?

15. Keräilyvarasto • Tehtävänä tilauksen nopea ja virheetön kokoaminen kuljetettavaksi tilaajalle • Jokaisella tuotteella on oma alueensa • Hyllyt eivät ole korkeita • Alueen sijainti ja laajuus kiertonopeuden perusteella • Keskeinen työrooli: keräilijä kokoaa tavarat tilauksen mukaan • Muita työrooleja • Täydentäjä ylläpitää varastotasoa • Tarkastaja tarkastaa kerätyn tilauksen

16. Keräilijän työ • Tärkein perusyksikkö on yhden tilauksen kerääminen keräilypaikkaan lastauspaikan viereen • Helposti siirrettävissä kuljetusvälineeseen (trukkilavoilla) • Usein tilaajan toivomassa järjestyksessä • Useimmiten yhden toimijan tehtävä • Suuret tilaukset (esim. vientitoimitukset) pilkottiin valmiiksi osatilauksiksi

17. Keräilyprosessin kriteerit • Sisältö oikein: tuotteet, määrät, ei puutteita • Puutteiden hoitaminen kallista • Yhteys myyntiin, tilausten vastaanottoon ja varastokirjanpitoon • Aikataulu • Kuljetusväline ei saa joutua odottamaan • Keräilypaikkoja ei saa pitää turhaan varattuina • Usein kiireen kanssa tehtävä (engl. keräilijä = chaser)

18. Keräilyprosessin jäsentyminen • 2 – 3 tasoa; rakenteinen prosessi • Tilaus • Montako tuotetta • Montako yksikköä tiettyä tuotetta • Alkutoimet ja lopputoimet joka tasolla • Artikulointi, missä järjestyksessä edetään ja mistä tavara otetaan • Koko tilauksen lopputoimi päättyy viralliseen tarkastukseen, jonka osapuolina ovat tarkastaja (ei saa olla sama kuin ko. keräilijä) ja tilaajan edustaja (tyypillisesti kuski)

19. Keräilijöiden yhteistyö • Tilauksen keräily on itsenäinen tehtävä • Keräilijöiden kesken on aika vähän yhteistyötä • Päivän suosikkituotteen kohdalle voi muodostua ruuhkaa • Jokin tuote voi loppua • Kyseessä on virhetilanne, jota ei olisi pitänyt tapahtua (analysoidaan myöhemmin) • Siirretään bulkista: merkittävä lisätehtävä • Ei ole bulkissakaan: merkintä lähetysluetteloon ja jälkitoimitus

20. Keräilijöiden välinen kilpailu • Arvataan, mikä tuote käy vähiin • Sovitetaan keräilyn järjestystä niin, että kiirehditään niukkoja tuotteita, jotta saataisiin ne ”helpommasta” paikasta • Syntyy paikallinen opportunistisen käyttäytymisen pesäke, jonka lopputulos voi poiketa yrityksen tavoitteista • Tärkeä asiakas voi jäädä ilman tuotetta vaikka sitä vähemmän tärkeälle pystyttiinkin toimittamaan • Keräilijä ajattelee kuitenkin ensin omia suoritepalkkioitaan

21. Keräily ja tietojärjestelmä • Keräilijän mielenkiinnon kohde on tilauksen kertyminen • Hän voi ”kruksata” kerätyksi tuotelava ja tilausrivi kerrallaan • Apuvälineenä tuotteiden viivakoodit • Toimii tukena myös keskeytystilanteessa • Keräilijä muistaa, mihin hän jäi • Pääsy tutkimaan koko varaston tilannetta auttaa suunnittelemaan (artikuloimaan) keräilyn kulkua sekä kiirehtimään loppumassa olevien tavaroiden varaamista

22. Tilinpitovelvollisuus • Keräilyprosessi ei saa hämärtää koko varaston tilinpitovelvollisuutta • Tavara on keräilyvaraston vastuualueella keräilyn tapahduttuakin niin kauan kun se tarkastetaan ja luovutetaan • Keräilyvaraston sisältö jakautuu kahteen osaan • Tuotteen alueella • Keräiltynä tai matkalla keräilyalueelle

23. Täydentäjä • Täydentäjän tehtävänä on ylläpitää keräilyvaraston tasoa riittävänä • Täydennys tapahtuu ”tilaamalla” tavaraa bulk-varastosta • Tilaus toimitetaan tavallisesti tuote kerrallaan • Bulk-mies tuo sen varastojen väliselle rajapinnalle • Täydentäjä siirtää sen tuoteen tontille • Tilinpitovelvollisuuden siirto tapahtuu kirjaamalla siirto osavarastosta toiseen tapahtuneeksi • Molemmat osapuolet paikalla • Kirjaus tapahtuu viivakoodin avulla

24. Awareness • Tietoisuus, aktiivinen selvillä oleminen • Vertaa lasten hoito monilapsisessa perheessä • Missä kukin on, mitä kukin puuhailee • Ehdotettu käännös: tilannetaju • Täydentäjän tärkein tehtävä on olla selvillä keräilyvaraston tilanteesta suhteessa sen odotettuun palvelutasoon • Tilanteen mukaan käynnistetään täydennys

25. Tilannetajun ominaisuuksia • Tilannetajua ei voi pelkistää prosessiksi • Säännölliset tarkistukset voidaan aikatauluttaa • Tilannetajun on kuitenkin määrä käynnistää prosessi (yksikön sisäinen käynnistys) • ”Silmien auki pitäminen” on kunnolla hyödyksi vain, jos ko. toimijalla on toiminnan hyvä tuntemus ja kokemus siitä • Tilannetajua voidaan tukea tietotekniikalla • Auttaa hoksaamaan täydennystarpeita, esim. hälytysraja

26. Tilannetajun tekijöitä keräilyssä • Varaston tavoitetaso • Tilastot tilauksista ja läpimenoajoista • Hälytysraja laukaisee täydennyksen • Tilanne tilannetajussa - ennakointi • Tulevat tilaukset ja toimitukset • Seuraavan päivän toimitukset • Menee muiden ennakointien edelle • Valmistussuunnitelmat • Keräilyvaraston kuormitustilanne • Täydennetään mielellään alemman kuormituksen aikaan • Saadaan apua muilta keräilijöiltä

27. Täydentäjä ja tietojärjestelmä • Täydentäjä kuittaa tavaran saapuneeksi keräilyvarastoon, tavallisesti bulkista • Täydentäjä on tilinpitovelvollinen tavarasta samassa mielessä kuin muutkin varastossa työskentelevät • Täydentäjällä on pääsy tietovarastoihin, jotka tukevat tilannetajua • Palvelutason seurantatietoja • Ennakointitietoja valmistuksesta, myynnistä ja markkinoinnista

28. Kaksi roolia • Täydentäjä toimii myös varsinaisena keräilijänä, koska täydennys ei vie koko työaikaa • Suuremman täydennysrupeaman ajaksi hän saa apua muilta keräilijöiltä • Näin lähes kaikilla keräilyvaraston työntekijöillä on kaksi työroolia, jotka vuorottelevat

29. Työroolien samanaikaisuus • Toimija voi olla vain yhdessä roolissa kerrallaan, vaikka vaihtovälit voivat olla lyhyitä • Toimijan on tärkeätä tietää, mikä rooli milloinkin on voimassa • Roolista riippuvaisia voivat olla • Oikeudet ja valtuudet (myös tietojärjestelmiin) • Resurssien käyttöoikeus • Korvaukset

30. Keskeytysten hallinta • Moniroolinen toimija voi joutua keskeyttämään jonkin tehtävän • Saapuu heräte korkeamman prioriteetin omaavalta tehtävältä • Pitää kirjata keskeytystilanne • Tietojärjestelmä tukee tätä useasti • Keskeneräisten tehtävien pino

31. Työroolin rakenne-elementit • Työrooli on työnjaon rakennetta joustavasti muunteleva lego-palikka • Sillä on monta-moneen relaatio sekä tehtävien kanssa että henkilöiden kanssa Tehtävä Työrooli Toimija

32. Työroolirakenteet • Yksi työrooli sisältää tyypillisesti useita tehtäviä / prosesseja • Tavaran vastaanotto / luovutus • Yksi tehtävä voi sisältyä useaan työrooliin • Varaston sisällön tutkiminen • Monella toimijalla voi olla sama rooli • Bulk-ryhmä • Yhdellä toimijalla voi olla useita työrooleja • Keräilijä – Täydentäjä - Tarkastaja

33. Tarkastaja • Tarkastajan tehtävänä on tarkastaa, että keräilty tavaramäärä vastaa rahtikirjaa • Keräilijä ei saa hyväksyä itse keräämäänsä erää • Erityistä tarkkaavaisuutta on noudatettava puuttuvien ja korvaavien tavaroiden kohdalla • Rahtikirja vs. tilaus • Tarkastustoimenpiteen osapuolina ovat lisäksi ko. keräilijä sekä tietenkin tavaran vastaanottaja

34. Tarkastajan työn kulku • Tarkastus käynnistyy keräilijän pyynnöstä ja se keskeyttää tavallisesti käynnissä olleen keräilyn tai täydennyksen • Tarkastajan roolin voivat ottaa vain pitkään talossa olleet ”luottomiehet” • Tarkastus toteuttaa tilinpitovelvollisuuden päättymisen koko varaston osalta

35. Sisäinen tieto ja ulkoinen tieto • Järjestelmän tärkeimmät toiminnot ovat kirjan pitäminen varastossa olevista tavaroista ja varastotilasta (erit. bulkissa) • Tiedot jakautuvat vastuualueen sisäiseen ja ulkoiseen • Ulkoisia ovat tiedot, joita oikeutetusti tarvitsevat jotkin ulkopuoliset roolit • Sisäiset tiedot palvelevat yksikön sisäisiä roolin haltijoita, ulkopuoliset ovat harvoin niistä edes kiinnostuneita

36. Sisäinen / ulkoinen - esimerkki • Lavapaikoista huolehtiminen on bulkin sisäinen asia, joka tuskin edes kiinnostaa ulkopuolisia (kunhan se toimii) • Toimivuus ulkoapäin tarkoittaa tyypillisesti, että bulk-miehen pitää löytää vaaditun tuotteen vanhin lava • Tuotekohtainen varastotieto sitävastoin kiinnostaa monia tahoja, esim. • Myynti: pystytäänkö toimittamaan • Talous: paljonko pääomaa on sidottu varastoon

37. Ulkoisen tiedon toimittaminen • Selvitetään ensin tiedon tarve ja esitetään tapa sen hoitamiseksi ilman järjestelmää • Esimerkiksi myyjän kysely varastotilanteesta puhelinsoitolla • Viikottainen varastoraportti talousjohtajalle esimerkiksi esipainetulla lomakkeella • Sitten ratkaistaan, miten vastaava tiedon toimittaminen voidaan hoitaa järjestelmitse • Tyypillinen ratkaisu on antaa käyttöoikeudet tiedon tarvitsijalle

38. Yhteisen tietojoukon mysteeri • ”Kätevää kun kaikki voivat käyttää samoja tietoja” • Tiedot eivät tule tietokantaan itsestään • Joku on vastuussa tietojen tulemisesta ja myös laadusta (oikeellisuus, ajantasaisuus) • Itse asiassa kyseessä on viestintäjärjestelmä • Vastaanottajalla on lukuoikeudet • Lähettäjällä on myös kirjoitusoikeus (ylläpitovastuu) • Kirjoitusoikeus on vain vastuualueen roolinhaltijoilla • Edut • Tiedon saatavuus on parempi (24h 7d) • Ei tarvitse vaivata lähettäjää (turhat keskeytykset pois)

39. Varastoyksikkö kokonaisuutena • Antiprosessi koko varaston osalta • Varastolla on esimies • Esimiehen rooliin kuuluu tilinpitovelvollisuus • Osavarastojen tilinpitovelvollisuus kohdistetaan tämän esimiehen kautta • Esimies on myös henkilöstöhallinnon esimies • Työnjako, palkanlaskennan perustiedot, palkkiojärjestelmät, tilausten jako keräilijöille, osaamisen seuranta ja koulutuksen järjestäminen jne...

40. Varaston esimiehen tietojärjestelmä • Sisältää pääsyn osavarastojen järjestelmätietoihin • Myös sisäisiin tietoihin (esim tavaran sijoittelu) • Sisältää yhteenvetotietojen laskentaa • Varaston kokonaistilanne • Varatut ja vapaat tuotteet • Sisältää toiminnan seurantaa • Kiertonopeudet • Varaston täyttöaste • Tehokkuus • Kustannukset

41. CSCW yhteistyön tukena • Ryhmätyön alueena usein heikosti strukturoituneet ja luovuutta edellyttävät ryhmät • Esimerkiksi tutkimus tai ohjelmistotuotanto • Jäsentyminen ajan ja paikan suhteen

42. Workflow Kalenteri Sähköposti Yhteinen tietoavaruus Ilmoitustaulu Usein viitataan myös käsitteeseen Artikulaatiotyö Ellis & Wainer (1994) Ontologia (mikä on työn tekemisen kohde?) Koordinaatio (miten huolehditaan, että kaikki tulee tehdyksi?) Käyttöliittymä (miten edelliset esitetään ja miten niiden kanssa toimitaan?) Ryhmätyöohjelmistot

43. Artikulaatiotyö • Lanseerannut Anselm Strauß • Edelleen viljellyt tietojärjestelmien alalla Liam Bannon & Kjeld Schmidt • Käsitteen avulla on luotu valoa erityisesti yhteistyön sujumiseen • Syy tähän on selvä • Toimija itse tietää, mitä aikoo tehdä, mutta ryhmätyössä toistenkin on tarpeen tietää se • Artikuloinnin avulla yhdessä varmistutaan siitä, että kaikki tarpeelliset tehtävät tulevat suoritetuiksi mielekkäässä järjestyksessä

44. Artikulaatiotyö yksilötasolla • Myös yksittäisen toimijan on järkevää artikuloida oma toimintansa etukäteen • Eräänlainen huokaus ”työtä aljettaessa”, vrt. sämpylää edeltävät alkutoimet • Tarpeellinen myös rutiinitilanteissa • Harkinnan silmänräpäys, jossa toimija varmistuu asiastaan: tästä standardiprosessista nyt on kysymys • Sämpylän toinen puoli on arviointi • Kun artikulaatiossa on todettu tavoite ja menettely, on samalla todettu kriteerit lopputoimia varten: onko valmis – riittääkö laatu • Usein artikulaatio tehdään sekä ryhmän (ensin) että yksilön tasolla ryhmäartikuloinnin raameissa

45. Artikulaation rakenne • Toimija ennakoi tehtävän, jota alkaa suorittaa • Toteaa sen kuuluvan vastuualueelleen • Ottaa asiaankuuluvan roolin • Määrittää tavoitteen tehtävän tälle esiintymälle • Tavoitteen perusteella toimija voi ratkaista, milloin tehtävä on valmis

46. Artikulaation muuttaminen • Tilanne voi suorituksen kuluessa muuttua, niin että toimijalla on aihetta tarkistaa sekä tavoite että suoritustapa • Tilanteen muuttumisen voi hoksata tilannetajun (awareness) kautta • Suunnitelman muutos perustuu osaamiseen vastuualueen puitteissa

47. Keskeytyksen artikulaatio • Keskeytys aiheuttaa tehtävän lopettamisen, mikä edellyttää lopetustilanteen kirjaamista • Uudelleen käynnistäminen vaatii uuden artikulaation • Voidaan siten puhua alku- ja loppuartikulaatiosta

48. Sisäinen ja ulkoinen – revisited • Prosessikuvaus ei tee mitään • Toimijan täytyy se sisäistää (lukea ja ymmärtää), vasta silloin hän voi toimia sen mukaisesti • Erotetaan sisäinen ja ulkoinen artikulaatio • Ensisijainen on sisäinen artikulaatio • Yhteistyössä ulkoinen artikulaatio on myös olennaisen tärkeä

49. Ulkoisesta sisäiseksi • 1 Alimääräytyneen ohjeen täyttäminen puuttuvilla tilannekohtaisilla tekijöillä • Prosessimallihan ei ollut (eikä voinutkaan olla) tyhjentävä • 2 Valinta vaihtoehtojen kesken ja valitun modifiointi tarvittaessa • Prosessimalli on tarkoituksellisesti alimääräytynyt vähimmäisvaatimus

50. Tehtävän rakenne Varsinainen tekeminen Sisäinen alku- artikulaatio Sisäinen loppu- artikulaatio Ulkoinen alku- artikulaatio Ulkoinen loppu- artikulaatio