Kurssin sisältö

1. Kurssin sisältö • Tekeminen • Yhdessä tekeminen • Osaaminen • Muuttaminen • Palveleminen

2. Käsitys työstä • Pyrkimys yleisyyteen • Perustuotanto – käsityö – teollisuus – palvelut - ”tietotyö” • Suorittava työ – johtaminen – koordinointi – suunnittelu – ”päätöksenteko” • Työnjako ja erikoistuminen • Palkkatyö ja yrittäjyys • Työntekijä objektina ja subjektina

3. Käsitys tietotekniikasta • Apuväline ja työkalu • Tietokone ei ole itsenäinen toimija – se ei ota vastuuta • Tietotekniikka asettaa kuitenkin reunaehtoja ja rajoituksia toiminnalle ja sen kehittämiselle • Toimintaketjuja voidaan paketoida tietokoneen avulla suoritettaviksi ohjelmi(stoi)ksi • Keskeiset toiminnot vahvistavat ihmisen omia kykyjä • Talletus Muisti • Käsittely Ajattelu • Siirto Kommunikaatio

4. Käsitys tietotekniikasta työssä • Tietotekniikka-apuvälineellä ei ole erityisasemaa apuvälineiden joukossa • ”Käyttäjän työtä ei ole tietojärjestelmän käyttäminen” (Irmeli Sinkkonen, TKK, Espoo) • Työn tekeminen ja sen tulosten saavuttaminen ovat ensisijaisia, tietotekniikka pitää sulauttaa työtoimintaan: • EROTTAMATTOMUUSPOSTULAATTI EP

5. EP1. Tietojärjestelmä on väline • Käyttäjän työtä ei ole tietojärjestelmän käyttäminen • Hän yrittää saada jotakin ihan muuta aikaiseksi • Automaattisen näköisiä prosesseja • Niillä on kuitenkin joku joka on niistä vastuussa • Tietoteknisen välineen käyttötarkoitukset • Tiedon talletus • Tiedon käsittely • Tiedon siirto

6. EP2. Ei erityisasemaa • Tietojärjestelmätehtävillä ei ole erityisasemaa toimijan muihin työtehtäviin verrattuna • On usein hyödyllistä keksiä tulkintoja, joissa tietojärjestelmätoimintoja vastaavat tehtävät suoritetaan eri välineellä tai vähän eri tavalla. • Liiketoimintaprosessien analysointi on juuri tällaista uudelleenajattelua

7. EP3. Tietojärjestelmien sulautuminen • Tietojärjestelmätehtävät sijoittuvat tehtäväketjuihin ja –prosesseihin samoin kuin muutkin tehtävät • Haluttaessa voidaan järjestelmätoiminnot avata ja kirjata prosessikuvaukseen (ainakin tärkeimmät) tehtävät joita tietokoneen avulla suoritetaan

8. EP4. Tietojärjestelmätoimintojen subjekti • Tietojärjestelmä ei tee mitään itsenäisesti • Tietokone ei ole (vastuullinen) toimija • Tietojärjestelmän toiminnot voidaan nähdä osana kulloisenkin käyttäjän toimintaa – osana työprosessia

9. EP esimerkki: vastuu varastossa olevasta tavarasta • Varastomiehen pitää tietää yksityiskohtaisesti varaston sisältö, siis se mistä hän on vastuussa • Hänen pitää kyetä viivytyksettä löytämään mikä tahansa tavara • Siis tavaraa vastaanottaessaan hän kirjaa sen varastoon (kuittaa vastuulleen) ja hyllyyn sijoittaessaan kirjaa järjestelmään lavapaikan • Järjestelmätehtävät muodostavat siten erottamattoman osan materiaalisen toiminnan prosessista

10. Tuotantosektori perustuotanto teollisuustuotanto palvelut tietotyö Työn kohde luonto tavarat toiset ihmiset symbolit Erottamattomuus tieto-yhteiskunnassa semanttisesti Symbolit esittävät kuitenkin jotakin todellisuuden osaa tai siinä tapahtuvaa toimintaa. Täten tietotyö symboleineen palautuu muihin sektoreihin sen mukaan, minkälaisiin kohteisiin symbolifunktio sen käsittelemän informaation kulloinkin liittää.

11. Kurssin tavoite • Muodostetaan kokonaiskuva tietotyön alueesta • Rakennetaan yhteyksiä tietojärjestelmä-tieteiden (TJT, TKT) tutkimusalueiden välille • Rakennetaan liittymäkohtia useisiin tärkeisiin referenssitieteisiin

12. Kurssin marssijärjestys • Analyysiyksikön metsästys • Tarkastellaan eri kokoisia toiminnan yksiköitä • Aloitetaan pienistä ja kasvatetaan kokoa sekä kompleksisuutta asteittain • Pyritään löytämään invariansseja, joiden kautta mahdollisimman monet keskeiset ominaisuudet olisivat tarkasteltavan yksikön koosta ja organisaatiotasosta riippumattomia • Tunnistetaan tietotekniikan käytön merkityksiä ja mekanismeja sekä kenties keksitään uusia • Sitten analyysiyksikön soveltaminen

13. Case-ympäristö 1: Elintarviketehtaan lähettämö • Tavaroita tuotetaan varastoon • Tuotantotekniikka edellyttää melko suuria tuotantoeriä • Hernekeittoa kannattaa keittää isompi satsi kerralla kuin yksi purkki • Tyypillinen tuotantoerä 50 – 100 trukkilavallista yhtä tuotetta • Tarkasteltavat tuotteet ovat kuivatuotteita tai kestosäilykkeitä: kestävät kohtalaisen pitkän säilytyksen

14. Bulkkivarasto ja keräilyvarasto • Keräilyvarastosta kootaan asiakkaan tilaus juuri ennen sen toimittamista tai noutamista • Bulkkivaraston tarkoitus on tasoittaa tuotannon epätasainen jakautuma tasaisemman kysynnän kanssa • Keräilyvarastossa pidetään keräilyn kannalta sopivaa ”käsivarastoa”, jota täydennetään bulkista aina tarvittaessa

15. Bulkkivaraston rakenne • Tuotantoerä sijoitetaan ensin bulkkivarastoon • Bulkkivarastossa on lavapaikkoja, jotka on yksilöity kolmiulotteisen koordinaatiston avulla: lavapaikan osoite • Osoitteessa määritellään hyllyrivi, paikka rivissä sekä korkeus • Lavapaikka on tarkoitettu yhden trukkilavan säilyttämiseen • Lavapaikkoja on kaikkiaan noin 3000

16. Tavaran sijoittelu bulkkivarastoon • Tuotteilla tai tuoteryhmillä ei ole tuotekohtaisia nimikkopaikkoja • Lavat sijoitetaan hajautetusti: mikä tahansa vapaa paikka voidaan ottaa käyttöön • Varaston täyttöaste voi siten olla hyvinkin korkea • Järjestely edellyttää hyvää varasto- ja lavapaikkakirjanpitoa • Toiminta on näistä riippuvainen

17. Toimintayksikkö 1: • Yksinkertainen työketju • Tavaran vastaanotto bulkkivarastoon • Tarkastellaan varastomiehen työtä hänen vastaanottaessaan saapuvia tuotteita • Oletetaan aluksi (yksinkertaisuuden vuoksi), että bulkkivarastoa hoitaa yksi työntekijä • Tavara saapuu kuljetinhihnaa pitkin trukkilava kerrallaan • Tuotantoerässä on tyypillisesti 50 – 100 lavaa

18. Tavaran sijoittaminen • Lavaan on liimattu tarralappu, jossa on • Tuotetunnus ja määrä • Hyllypaikan osoite bulkissa • Lapun on tehnyt ja liimannut pakkaaja lavan koottuaan • Varastomiehen tehtävä on nostaa lava pois hihnalta ja viedä se trukilla lavalapussa määrättyyn osoitteeseen

19. Poikkeustilanteita • Läpikuljetus suoraan keräilyvarastoon • Jos tavara sitä tuotettaessa oli vähissä sekä keräily- että bulkvarastossa, ohjattiin tuotantoerän alku suoraan keräilyvarastoon merkitsemällä lavalappuun selvästi havaittava koodi ”9” • Erän loppupää jäi tavallisesti bulkkivarastoon normaaliin tapaan

20. Työn kulku • Tehtävä toistuu samankaltaisena, kunnes kaikki lavat on käsitelty • Jokainen lava käsitellään samojen sääntöjen mukaan • Sääntöjoukko voidaan kuvata lyhyenä prosessina eli sarjana toimenpiteitä

21. Prosessikuvaus • Tarkastele seuraavana vuorossa olevaa lavaa • Etsi siihen liimattu lavalappu • Jos lapussa on 9-koodi, toimita se suoraan keräilyvarastoon, muussa tapauksessa jatka seuraavasta • Katso lappuun merkitty lavapaikan osoite • Nosta lava trukille, kuljeta ja sijoita se tähän osoitteeseen • Palaa käsittelemään seuraavaa lavaa niin kauan kuin saapuvia lavoja riittää

22. Prosessimallintaminen • Michael Hammer: Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate, HBR 1990 • Business Process Reengineering (BPR) • Toimintatavan radikaali muutos • Tarkastellaan organisaation toimintaa funktionaalisen työnjaon sijasta prosessipohjaisesti • Taustalla Porterin arvoketjuajatus: toiminnan kaikissa vaiheissa pitää syntyä lisäarvoa asiakkaalle

23. Prosessin määritelmä • A business process is a collection of interrelated work tasks, initiated in response to an event, that achieves a specific result for the customer of the process • Alec Sharp & Patrick McDermott: Workflow Modeling; Tools for Process improvement and Application Development. Artech House, Norwood, MA. 2001

24. ...that achieves a specific result... • Prosessitarkastelun painopiste on esiintymätasolla • Prosessille on asetettu tavoite, jonka toteutuminen tai toteutumatta jääminen voidaan todeta • ei aina voi onnistua • Tekeminen ja puuhastelu ei riitä • Prosesseja eivät ole esim. • tuotekehitys, helpdesk, verkkomarkkinointi

25. ...for the customer of the process... • Prosessin johtaa hyödylliseen tulokseen • Hyödyn vastaanottaja on asiakas • ulkoinen (ydinprosessi) • sisäinen (tukiprosessi) • Asiakasnäkökulma terävöittää prosessin määrittämistä ja nimeämistä • Prosessiksi ei kelpaa ajokorttihakemuksen käsittely, parempi on ajokortin myöntäminen

26. ...initiated in response to a specific event... • Yksinkertaisimmillaan asiakas kävelee sisään ja kertoo mitä haluaa • Prosessin heräte (trigger) on ilmaus prosessin tuloksen tarpeesta • Prosessilla on selvä alku ja loppu, vrt. projekti • Herätteen ajatellaan tulevan prosessin ulkopuolelta, tyypillisesti asiakkaalta

27. ...work tasks... • Työtehtävät ajatellaan pienehköiksi osasiksi, joista prosessi koostuu/kootaan • tehdään yhdellä istumalla • yhden tekijän toimesta (tai pienen ryhmän)

28. ...a collection of interrelated... • Prosessiajattelun prosessius • Antaa prosessille rakenteen • Tehtävät pujotetaan kuin helmet nauhaan • Nämä kuuluvat yhteen! • Esittää samalla prosessin virtausta • Suoritusohje

29. Prosessirakenteita • Tehtävien järjestäminen peräkkäin • Tehtäväketjun haarautuminen • päätöksenteko, rinnakkaiset erityistapaukset • Toisto • jotakin tehtäväjoukkoa toistetaan • samaan tai uuteen kohteeseen • lopettamisehto • Vaatii (mielellään) kiinnittämään tehtävien suoritusjärjestyksen silloinkin kun sille ei ole soiminnan sisällön puolesta perusteita

30. Työprosessi vs. tietojenkäsittelyprosessi • Vertaa rakenteisen ohjelmoinnin rakenteisiin • peräkkäisyys / haarautuminen / toisto • Tietokoneohjelmaa voidaan siksi käyttää ihmisen tehtävien esittämiseen • Etuna on se, että oikein tehty esitysmuoto on myös suoritettavissa oleva prototyyppi

31. Nukkuva työ • Kun tekijä saa valmiiksi käyttökelpoisen tuotteen, sisältyy siihen kuollutta työtä • dead labour (K. Marx) • vertaus on osuva erityisesti infrastruktuurin kohdalla • Tietokoneohjelmistossa on suunnittelijan ja ohjelmoijan kuollutta työtä • Ohjelma on kuitenkin käyttäjän työprosessin representaatio, joka voidaan aktivoida, herättää • Tätä voidaan kutsua ”nukkuvaksi” työksi

32. Prosessiajattelun (toivotut) edut • Prosessiajattelun avulla on tavoiteltu ainakin seuraavia etuja • Organisaatioyksikköjen rajat ylittävien toimintakokonaisuuksien näkeminen yhtenä • Tarpeettomina pidettävien työtehtävien poistaminen • Monenkertaisen työn paljastuminen ja poistaminen • Tarpeettomien viiveiden tunnistaminen ja poistaminen • Kaikkia näitä ongelmia on löydetty erityisesti osastorajojen läheisyydestä • Niiden korjaamisella on saavutettu säästöjä sekä läpimenoajoissa että kustannuksissa

33. Prosessimallin käyttöjä • Tavoitetilan kuvaaminen: näin aiomme tulevaisuudessa toimia • Preskriptiivinen, velvoittava • Nykytilan kuvaaminen • Muutos ja sen tuottamat edut saadaan näkyviin • Käyttöönotto • Uusien käytäntöjen opetteleminen ja harjoittelu • Koulutus • Uusien työntekijöiden opastaminen • Laatujärjestelmä: sertifioitu toimintatapa

34. Tehtävän suorittamisen jäsentyminen • Tehtävän tärkein osa (pihvi) on itse toimenpiteen suorittaminen • Sitä ennen tehdään alkutoimet ja sen jälkeen lopputoimet • Lopputoimet ovat tärkeät, koska silloin toimija tietää saaneensa tehtävän valmiiksi, näihin sisältyy myös raportointi • Alkutoimissa selvitetään mitä aiotaan tehdä (esim. oikean prosessin valinta) ja mistä tiedetään tämän tulleen valmiiksi • Symmetrinen hampurilaismalli: pihviä ympäröivät (samaa paria olevat) sämpylät

35. Tietotekniikka tehtävärakenteessa • Joskus toimija tarvitsee tietotekniikkaa työnsä pihviosassa • Melkein aina tietojärjestelmää käytetään alku- ja lopputoimissa • Esimerkiksi saapuvan lavan viivakoodi kirjataan ja saadaan lavapaikka • Pihvinä hyllyyn vieminen • Lopputoimina kuittaus: viety paikalleen • Alku- ja lopputoimet kytkevät toimijan osuuden organisaation muihin toimijoihin, siksi ne ovat usein tietotekniikkaintensiivisiä

36. Virhetilanteita bulkin vastaanotossa • Osoitettu lavapaikka osoittautui varatuksi • Tällöin uutta lavaa ei voitu sijoittaa tähän paikkaan • Tällöin varastomiehen piti tilata bulkkiin sijoitetulta päätteeltä uusi vapaa paikka • Virheen korjaamiseen hänellä ei ollut valmiutta eikä valtuuksia, mutta hänen piti ilmoittaa ongelmasta ATK-osastolle

37. Virheen analyysi • Ongelmana varattu lavapaikka • Toimijalla ei ole edellytyksiä selvittää virheen syytä eikä korjata sitä • Ongelman aiheuttaa • Lavapaikan määrääminen bulk-varaston ulkopuolella (pakkaamossa) loukkaa erottamattomuusperiaatetta • Siis varastomies ei pysty ottamaan vastuuta varastotilan hallinnasta, vaan sitä ohjataan ulkopuolelta

38. Vastuunoton ongelma • Virhe on voinut syntyä siten, että jokin lava on sijoitettu virheelliseen osoitteeseen • Toinen mahdollisuus on että luovutettaessa on otettu tarvittavaa tuotetta sisältävä lava jostakin muusta kuin annetusta osoitteesta. • Molemmissa tapauksissa virheellinen toiminta aiheuttaa virheen kahden lavapaikan tilanteeseen

39. Symmetria ja kokonaisuus • Vastuukysymys ei ratkea, ellei tarkastella sekä tavaran vastaanottoa että luovutusta yhtenä kokonaisuutena • Vastaanotolla ja luovutuksella on sama asiakas • On siis perusteltua sisällyttää molemmat prosessit saman toimija(jouko)n vastuualueelle • Jos tekee työnsä huolimattomasti, joutuu siitä itse kärsimään

40. Vastuu ja mieli • Vastuu ei merkitse (vain) lisäkuormitusta ja stressiä, se merkitsee myös lupaa käyttää ammattitaitoa ja sen antamaa ymmärrystä • Se parantaa suoriutumisen ja onnistumisen kokemista, itsetuntoa ja ammattiylpeyttä • Se vähentää vieraantumista ja lisää työn mielekkyyttä – siis antaa työlle mielen

41. Työtehtävän laajentaminen • Job enlargement • ”Perinteinen” tekniikka köyhtyneen vaihetyön laadun parantamiseen (työn humanisointi 1920-luvulta lähtien) • Toinen tekniikka ”job enrichment”, jossa lisätään myös työtehtävän vastuita ja päätöksentekoon • Kolmanneksi käytettiin tehtävien kierrätystä • Tarkastellaan seuraavaksi laajennettua kokonaisuutta, jossa samalla toimijalla on vastuu sekä tavaran vastaanotosta että sen luovuttamisesta

42. Toimintayksikkö 2: • Tehtäväkokonaisuus vastuualueena • Bulk-varasto • Oletetaan edelleen, että varastoa hoitaa yksi henkilö • Kaksi prosessia • Tavaran vastaanotto • Kuin edellä • Tavaran luovutus • Erityisvaatimuksena ikäjärjestyksen noudattaminen • Prosessit ovat muutoin symmetriset

43. Tavaran luovutus • Luovutuspyyntö tulee keräilyvarastosta • kun tavaran määrä siellä on liian pieni • joskus jopa loppunut; jos lisäksi asiakas odottaa sitä, tulee luovutuspyyntö kiireellisenä • joskus tavara ohjataan suoraan toimitukseen (9-lava) • Ikäjärjestyksessä: vanhempi tavara luovutetaan aina ennen nuorempaa • Siis lavapaikkarekisteristä on useimmiten löydettävä tietyn tuotteen vanhin lava • Kun lava poistetaan hyllystä, pitää muistaa vapauttaa lavapaikka uutta käyttöä varten

44. Luovutusprosessin luonnos • Totea luovutustilaus ja sen oikeutus • tuote ja lavojen lukumäärä • Etsi vanhin ko. tuotetta sisältävä lava • Tarkista, onko se karanteenissa (lupa luovuttaa) • Jos ei estoa, etsi sen lavapaikka - jos on, palaa alkuun • Nouda lava hyllystä • Luovuta se rajapinnan yli • Toista menettelyä, kunnes koko erä on luovutettu • Lopeta, jos koko erää ei voida luovuttaa • Kirjaa huolellisesti kaikki tapahtumat, tavaran siirtyyhän hallintavastuu bulkilta keräilyvarastolle

45. Vastuu tilanhallinnasta • Järjestelmämuutos: uusi tilanne • Lavapaikkaa ei enää määrätä varaston ulkopuolella • Bulk-mies ottaa järjestelmästä lavalaput • Tilan hallinta on nyt omassa hallinnassa • Viivakoodi: ei tarvitse nousta pois trukista jokaisen lavan käsittelyä varten • Varaukset koko tuotantoerälle kerralla – vain aloitus ja häntä pitää hoitaa ”käsityönä”

46. Itsehallinnon merkitys • Tarkoituksenmukainen täyttö • muutama hylly oli muita matalampi, turhat yritykset estyivät etukäteen • eräät hyllyt sijaitsivat trukin ajoradan yläpuolella, vain kevyitä lavoja sinne – työturvallisuus • harvaan vaihtuva tavara kauemmaksi kuin tiuhaan vaihtuva • peräkkäiset lavat ei vierekkäin – ajoradat eivät ruuhkautuneet kun oli useampia kuljettajia

47. Kuka on bulkvaraston asiakas? • Ei tuotanto tai pakkaamo, tavarahan on luovutettu • Pikemminkin omistaja tai myynti tai markkinointi • Toimeksiantona on tavaran pito varastossa niin kauan kuin se toimitetaan yrityksen asiakkaalle

48. Varastonpito ei ole prosessi • Prosessiajattelun tavoitteena on seurata tehtäväketjua alusta loppuun • Virtaviivaistaminen: kiirehtiminen ja kustannusten karsinta • Tavara on pidettävä kuranttina; sille siis EI SAA tapahtua mitään ennenkuin se luovutetaan • Varastonpito on siis ANTIprosessi • Varaston pitäjällä on tästä tilinpitovelvollisuus toimeksiantajalleen (asiakkaalle)

49. Vastuualueen rajat • Antiprosessi kahden prosessin välissä • Vastaanoton ja luovutuksen välissä ei ole ulko-puolisten tekemiä toimenpiteitä • Ensisijainen on vastuu tavarasta, tietojärjestelmä-toiminnot ovat tälle alisteisia, vrt. erottamatto-muuspostulaatti • Toiminnan tavoitteet pitää määritellä yleisinä käytäntöinä, seuraavassa ”HYVÄ VARASTON-PITOTAPA”, vrt. hyvä kirjanpitotapa

50. Hyvä varastonpitotapa 1 • Rajapinta • hoida tavaran vastaanotto ja luovutus vain oikeutettujen ja tunnistettujen osapuolten kanssa • hoida tavaran vastaanotto ja luovutus selkeiden sääntöjen mukaan niin että vastuusuhteet ovat yksiselitteiset • luovuta aina vanhempi tavara ennen nuorempaa (First-In-First-Out, FIFO) • älä luovuta tavaroita, joiden virheettömyyttä ei ole asianmukaisesti (esim. laboratoriotestein) todettu