Pourquoi une formation sur les archives ?

1. Pourquoi une formation sur les archives ? Le problème de l’encombrement des bureaux par les archives est récurrent. Différentes expériences ont été menées, notamment en 1996 avec la venue d’un stagiaire. La parution en février 2005 d’une nouvelle instruction interministérielle sur les archives a été l’occasion de relancer la réflexion et il a été décidé la mise en place d’un projet d’établissement sur la gestion des archives.

2. Objectifs de la formation • Donner une information générale sur les archives • Connaître les procédures et la réglementation en vigueur concernant les éliminations, les versements et la communicabilité des archives publiques • Connaître les outils de l’archivage : plan de classement, tableau de gestion • Sensibiliser l’ensemble des agents à la nécessité du classement de leur dossier

3. Environnement législatif et règlementaire • Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives et ses décrets d’application codifiée dans le code du patrimoine • Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 et notamment son titre 1er sur la liberté d ’accès aux documents administratifs, actualisée par la loi 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leur relations avec l’administration • Ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques • Circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l’État • Instruction ministérielle (Culture/Éducation) du 22 février 2005 relative à la conservation des archives reçues et produites par les services et établissements de l’État

4. La responsabilité du fonctionnaire • Dispositions pénales : art. L. 214-3 du code du patrimoine « Sans préjudice de l'application des articles 322-2 et 432-15 du code pénal, le fait, pour toute personne, lors de la cessation de ses fonctions, de détourner, même sans intention frauduleuse, des archives publiques dont elle est détentrice à raison de ces fonctions, est puni d'une peine d'emprisonnement d'un an et d'une amende de 3 750 € ou de l'une de ces deux peines. »

5. Définitions des archives • Les archives publiques comprennent l’ensemble des documents qui, quels qu’en soient la date, la forme, ou le support, procèdent de l’activité de l’État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics (article L 211-1 du code du patrimoine). • Pourquoi les conserver ? • Gestion courante : disposer en permanence des informations utiles à son activités • Justification des droits et obligations : conserver les preuves en cas de contestation • Sauvegarde de la mémoire : intérêt historique N.B. : Ne pas confondre archives et documentation

6. La règle des trois âges • Il y a trois niveaux d’archives : • Archives courantes :documents d’utilisation habituelle et fréquente qui sont conservés pour le traitement des affaires quotidiennes • Archives intermédiaires : documents qui, n’étant plus d’usage courant doivent être conservés pour des besoins administratifs ou juridiques • Archives définitives : documents qui, ayant subi des tris, ne sont conservés qu’à des fins de preuve juridique ou pour la documentation historique Ce qui différencie ces types d’archives, c’est la DUA (Durée d’Utilité Administrative). Pendant cette période, la destruction ou le versement aux archives ne peuvent être opérés.

7. Quelques définitions • Le producteur des archives • Le service versant • Le plan de classement • Le tableau de gestion des archives

8. Les difficultés liées à la procédure d’archivage • Difficulté liée à la détermination de la DUA L’instruction du 22 février 2005 indique pour chaque type d’archive la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés dans les locaux en tant qu’archives courantes ou intermédiaires, puis le sort final. • Difficulté liée au support d ’archivage La multiplication des bases de données et des documents sous forme électronique soulève deux problèmes : • la pérennité du support, • la valeur probante de l ’archive.

9. Le tableau de gestion L’instruction du 22 février 2005 propose des tableaux de gestion comportant l’ indication d’une DUA, le sort final et d ’éventuelles observations. Le sort final à l ’issue de la DUA peut être de trois ordres : • Le tri est indiqué par la lettre T. • La conservation est indiquée par la lettre C. • La destruction est indiquée par la lettre D. D’autres documents peuvent ne pas être recensés dans ces tableaux. Il appartient alors au chef de service, en accord avec la direction de l’établissement et la personne chargée des archives, de déterminer les tableaux de gestion appropriés.

10. Un exemple de tableau de gestion :Médecine et infirmerie universitaires

11. La communication des archives • Principe : la loi du 17 juillet 1978 prévoit que tout document administratif à caractère non nominatif est communicable de plein droit (les documents à caractère nominatif ne sont communiqués qu’à l’intéressé) dès leur publication. Les autres documents sont communicables à l’expiration d’un délai de 30 ans. • Des dérogations : pour certains types d’archives, des délais spéciaux sont prévus aux fins de préserver la vie privée ou les secrets de la défense nationale. Ex : 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel

12. Archivage électroniqueet développement del’administration électronique 1) Enjeux : Nouveau contexte juridique : loi 2000-230 du 13/03/2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique. Développement de l’administration électronique, documents multimédias et dématérialisation de certains actes administratifs. 2) Principes : • Pérenniser l’information électronique sur un très long terme par la « conservation à plat » • séparation de l’information de sa mise en forme (logiciel, programme) et du support (disque dur, CD Rom). • conversion des données dans un langage standardisé (xml, pdf) • Conserver les données sur des supports stables (réflexion sur des plates-formes d’archivage) • Remonter les données sur un logiciel de consultation.

13. Perspectives Le contrat d’établissement 2008-2011 devrait comporter un volet sur l’archivage électronique en lien avec le SCD. Il est envisagé la mise en œuvre d’une plateforme.