Manuel Organisation des cabinets et proc dures et sondages de qualit

1. Manuel ��Organisation des cabinets et proc�dures�� et sondages de qualit� Christine Cloquet Membre du Conseil

2. Sommaire Introduction et contexte Groupe de travail IEC Sources utilis�es Comment utiliser le manuel ��Organisation des cabinets et proc�dures�� ? Structure du manuel � quoi servira le manuel ? Processus de sondage de qualit� 2 Sessions d'information locales 2011

3. Introduction et contexte Objectifs : fournir un outil permettant aux cabinets d�experts-comptables et/ou de conseils fiscaux de mieux structurer et documenter leurs modalit�s d�organisation sur le plan op�rationnel et administratif pr�server et am�liorer la qualit� du fonctionnement des cabinets cr�er une base de r�f�rence pour le processus de sondage de qualit� 3 Sessions d'information locales 2011

4. Introduction et contexte (suite) R�f�rence au cadre l�gislatif existant : Article 3 de la loi du 22/04/1999 : � L�Institut a pour mission � d�assurer l�organisation permanente d�un corps de sp�cialistes � dont il peut contr�ler et pr�ciser l�organisation, avec toutes les garanties requises � L�Institut veille �galement au bon accomplissement des missions confi�es � ses membres. � 4 Sessions d'information locales 2011

5. Introduction et contexte (suite) Pourquoi cr�er ce manuel ? Attentes des clients et d�instances telles que le Conseil sup�rieur des Professions �conomiques => n�cessaire de structurer, d�organiser et de documenter les modalit�s de travail et d�organisation qui concourent � d�montrer la qualit� des services prest�s par les experts-comptables et/ou conseils fiscaux. 5 Sessions d'information locales 2011

6. Introduction et contexte (suite) Pourquoi cr�er ce manuel ? (suite) NORME INTERNATIONALE DE CONTR�LE QUALIT� (ISQC1) �tablie par l�International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) : Cette norme vise � mettre en �uvre un contr�le qualit� au sein des cabinets r�alisant des missions d�audit et d�examen limit� d��tats financiers et d�autres missions d� ��assurance�� et de services connexes (norme IAASB d�application � partir du 15/12/2009) 6 Sessions d'information locales 2011

7. Introduction et contexte (suite) Pourquoi cr�er ce manuel ? (suite) Le choix de concr�tiser le niveau de qualit� du travail effectu�, par l�accompagnement, c�est-�-dire par une approche positive. Le d�veloppement par l�IEC d�une assistance documentaire et m�thodologique (manuel) en vue d�une application syst�matique des proc�dures ad�quates de travail au sein des cabinets. Pays environnants : programmes de sondage de qualit� d�j� mis en place. 7 Sessions d'information locales 2011

8. Introduction et contexte (suite) Ce manuel sera donc un document ��vivant�� accessible sur le site de l�IEC et qui �voluera 8 Sessions d'information locales 2011

9. Groupe de travail IEC 28 r�unions de travail depuis le 30/9/2008 Diversit� de taille des cabinets repr�sent�s au sein du groupe de travail : Mise en commun d�exp�rience et de bonnes pratiques Support du service juridique 9 Sessions d'information locales 2011

10. Sources utilis�es Pratiques en usage chez des confr�res/consoeurs Vade-mecum IEC L�gislation Directives �mises par : L�International Federation of Accountants (IFAC) La F�d�ration des Experts-comptables europ�ens (FEE) La Conf�d�ration fiscale europ�enne (CFE) L�Ordre des Experts-comptables (France) NOvAA (Pays-Bas) IFAC : guide �tabli sp�cialement pour les cabinets de petite et moyenne taille 10 Sessions d'information locales 2011

11. Comment utiliser le manuel ��Organisation des cabinets et proc�dures�� ? Ce manuel est un guide pour les cabinets d�experts-comptables et/ou de conseils fiscaux afin de leur faciliter l��tablissement de leur propre manuel � ce titre, la plupart des parties du manuel seront utilisables telles quelles, mais d�autres parties devront �tre adapt�es par chaque cabinet en fonction du volume, de la nature et de la structure de ses activit�s Exemples : description des services, organisation interne� 11 Sessions d'information locales 2011

12. Structure du manuel Introduction : But et port�e du manuel Partie I : Cadre l�gislatif d�exercice des activit�s d�expert-comptable et/ou de conseil fiscal Partie II : Description des services rendus aux clients par le cabinet 12 Sessions d'information locales 2011

13. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Structure : e.a. exemples d�organigramme Personnel : proc�dure de recrutement, formation, �valuation, politique salariale, contrat de travail et contrat de collaboration, r�glement de travail, secret professionnel, parrainage nouveaux employ�s Communication (interne et externe) : s�minaires, conf�rences, contributions publications hors cabinet 13 Sessions d'information locales 2011

14. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Biblioth�que et documentation : classement et organisation (syst�me manuel ou informatis�) Facturation des travaux aux clients : d�finir les prestations, suivi des heures, processus de facturation, suivi de la facturation Organisation (administrative) interne : signatures autoris�es (d�l�gation, mandat, procuration, modalit�s d��mission de documents, courriels�) m�thodes de travail (supervision, r�vision�) 14 Sessions d'information locales 2011

15. Structure du manuel (suite) Partie III : Organisation du cabinet Proc�dures internes de contr�le de qualit� permanent, p. ex. : Proc�d�s de supervision et de v�rification (e.a. proc�dures internes l�gislation antiblanchiment) Documents et outils de travail standard Conditions sous-traitants Suivi correspondance entrante et sortante R�gles de confidentialit� Pouvoirs de signature Conservation et archivage des dossiers 15 Sessions d'information locales 2011

16. Structure du manuel (suite) Partie IV : Gestion des dossiers Acceptation et relations contractuelles avec les clients : identification et v�rification nouveaux clients et clients existants (cf. antiblanchiment), lettre de mission, transfert de dossier � un confr�re Planning des activit�s pour les clients : obligations comptables et fiscales r�guli�res ou sp�ciales Contacts avec les clients : d�terminer les responsabilit�s et la r�partition des t�ches, g�rer la communication, contacts p�riodiques 16 Sessions d'information locales 2011

17. Structure du manuel (suite) Partie IV : Gestion des dossiers Gestion des d�lais dans les relations avec les clients et avec les pouvoirs publics : d�finir les obligations de chacun dans le respect des d�lais l�gaux impartis Types de dossiers de travail : dossier permanent, dossier annuel, dossier missions sp�ciales Structure des dossiers de travail et documents types � utiliser par type de service rendu aux clients : p. ex. passage en soci�t� Annexes 17 Sessions d'information locales 2011

18. � quoi servira le manuel ? Guide pour les collaborateurs du cabinet Outil de r�f�rence notamment par les nombreux liens qu�il contient et par les annexes Base de r�f�rence pour le processus de sondage de qualit� 18 Sessions d'information locales 2011

19. Sondages de qualit� Comme annonc� en 2009, un processus de sondage de qualit� sera progressive-ment mis en place Pourquoi ? Promouvoir aupr�s des entreprises et du public la perception de la qualit� des services prest�s par les membres Environnement belge et �tranger Norme internationale de qualit� (voir supra : IAASB) But : accompagnement 19 Sessions d'information locales 2011

20. Sondages de qualit� (suite) Calendrier : 2011 : Manuel d�organisation des cabinets et proc�dures �laboration du programme de sondage de qualit� 2012 : Finalisation des modalit�s d�ex�cution du processus de sondage Formation des confr�res/consoeurs appel�s � effectuer ces sondages Phase pilote de mise en vigueur des sondagess sur une base volontaire 2013 : D�but du processus de sondage de qualit� 20 Sessions d'information locales 2011

21. Merci de votre attention ! 21 Sessions d'information locales 2011