Gestion et organisation des blocs opératoires

1. Gestion et organisation des blocs opératoires  Bilan de fin de projet:ARH 21 Établissement:CH William Morey Date: 8 JUIN 2009

2. Action de communication Cibles 3: ARH 21 Définition Pourquoi Réunion régionnale de retour d’expériences Objectifs de communication / cible Quoi Plan d’actions,résultats,difficultés Quel type de communication à transmettre / cible Qui Dr Racle+groupe projet? Qui est responsable de la communication / cible Quand 8 juin 2009 A quelle date, fréquence Comment Diaporama;échanges avec la salle Forme de communication (journal, réunion, note de service…) Combien Représentants de 22 établissements+ ARH Combien de documents, nombre de personnes Où ARH 21:Dijon Lieu de la communication (si besoin)

3. Ordre du jour • I. Contexte initial • II. Le plan d’action mis en oeuvre • III. Résultats obtenus • IV. Difficultés rencontrées • V. Succès rencontrés • VI. Modalités de pérennisation des résultats • VII. Autres actions envisagées • VIII. Bilan en une page • Conclusion,contributeurs,remerciements.

4. I:CONTEXTE INITIAL • 1:Attentes initiales de l’établissement • 2:Rappel:bonnes pratiques d’efficience • 3: Auto-diagnostic (septembre 2008) & points clés

5. Attentes initiales de l’établissement Optimiser le fonctionnement du BO suite aux résultats du Benchmarking d’octobre 2007 Projet d’Établissement qui prévoit une augmentation de l’activité médicale, arrivée de nouveaux praticiens : 4 en 2009 Prise en compte des évolutions des activités (chirurgie ambulatoire:05.01.09) Perspective du Nouvel Hôpital du Chalonnais Optimiser le fonctionnement du BO suite aux Page 5 samedi 23 août 2014

6. Rappel:bonnes pratiques d’efficience • 1) Avoir des instances de management efficaces • 2) Pour maitriser les 5 processus de gestion:planification,programmation,supervision du jour J,tableau de bord et rétroaction • 3) Et en préciser les règles de fonctionnement dans un document de référence: »la charte du bloc opératoire »(révision annuelle)

8. Le kit d’autodiagnostic

9. Points clés du diagnostic • Un chef de bloc & un coordonnateur médical mal définis dans leurs missions. • Un conseil de bloc trop large:difficultés à prendre des décisions. • Une commission des utilisateurs du bloc non formalisée & peu efficace • Un processus de planification opératoire inadapté & à revoir • Absence de critères définis (TVO, Taux de débordement…) pour le suivi de l’activité par le conseil de bloc • Une charte de bloc à actualiser pour une meilleure définition du fonctionnement du BO

10. II:PLAN D’ACTIONS • 1)Réajuster les instances • 2)Réajuster le processus de gestion:planification,programmation,supervision du jour J,tableau de bord de pilotage,& rétroaction • 3) Etablir un règlement intérieur=charte du bloc opératoire

11. III:RESULTATS OBTENUS • 1) INSTANCES • 2) PROCESSUS DE GESTION • 3) CHARTE

12. Action 1:réajuster les Instances de pilotage du BO • Constat sept. 08: Un conseil de bloc trop large et difficultés à prendre des décisions • Objectif : instances efficaces et opérationnelles • Mise en place depuis janvier 2009: Conseil de BO, Commission des Utilisateurs, Chef de BO, cadre régulateur IADE, Coordonateur Médical et cellule de supervision • Création de fiches de poste, réunion mensuelle du conseil de BO programmée jusqu’en juillet 09

13. Commentaires • « Un cadre n’est pas celui qui fait,ni celui qui fait faire,mais celui qui organise les conditions pour que cela puisse se faire. » • Chef de bloc=gestionnaire professionnel des soins=spécificité & autorité propre. • Cadre régulateur=cadre IADE=assure un rééquilibrage dans la prise de décisions=reconnais la spécificité des IADE & la coordination de leur activité en dehors du seul bloc opératoire. • Chef de pole=autorité indépendante des responsables du BO=position transversale

14. Action 2 : gestion: planification • Définir le nombre de salles ouvertes par spécialité(TVO), et les heures d’ouverture=dépropriétarisation des salles=densifier l’activité en diminuant le nb de salles ouvertes=optimisation budjetaire • Mise en place d’une nouvelle planification adaptée à l’activité,tenant compte des absences des opérateurs et permettant d’intégrer de nouveaux praticiens dès le 05 janvier 2009 • Validée par la commission des utilisateurs:04.12.08 & CME;16.12.08 • Augmentation du taux d’occupation de 48% à 73% • Taux de débordement contenu autour de 8%

15. Action 3:gestion: programmation • Difficulté initiale : Absence de document unique de programmation • Programmation manuelle: amélioration des critères exigés, formalisation des demandes d’ajouts et d’annulation • Mise en place du logiciel IPOP, formalisation de la réunion de programmation:validation du programme anticipé par la cellule de supervision, Création d’une fiche descriptive ajouts,formalisation de la procédure de vérification du programme opératoire • Formation au logiciel IPOP et début de paramétrage(en cours)

16. Action 4:supervision • A J-1:ordonnancement du programme prévu (définitif) du jour J:seuls le chef de bloc & le cadre régulateurs sont habilités:règles écrites (affectation des patients dans les salles & ordre de passage selon les contraintes) • Le jour J:réguler pour faire face aux aléas:cadre régulateur:règles spécifiques de prise en charge des urgences & fiche de poste coordinateur médical

17. Action 5: suivi de l’activité (tableau de bord)=enregistrement & rétroaction Difficulté initiale : des indicateurs d’activité non définis Meilleure connaissance de notre activité et son évolution(indicateurs mensuels organisationnels de pilotage) Mise en routine de la saisie, starting bloc en continu et analyse des résultats par le conseil de BO=rétroaction Le plus : obtenir indicateurs mensuels de productivité « structure »(nb actes CCAM,nb ICR),& « ressources »(personnel,ARE…)selon possibilités informatiques Page 17 samedi 23 août 2014

18. Résultats :indicateurs organisationnels

19. Ressources humaines

20. Résultats:productivité structure

21. Résultats:productivité ressources

22. Commentaires résultats productivité • À effectif ETP réel=en dh 1 IBODE sté+1 IADE mat+récup,CA,et maladies • +26,4% d’ICR en 1a • +30% productivité IBODE en 1a • +45% productivité IADE en 1a • = flux devenu très tendu!!…

23. Action 6:Adapter la charte de BO Difficulté initiale:Charte de BO datant de 1997 et non opérationnelle Charte de BO intégrant déjà les modifications validée(instances: Conseil Exécutif 07.10.08;planification:CME 16.12.08), reconnue et opérationnelle Fin: programmation, enregistrement, rétroaction : terminée (Avril 2009) Validation prévue en Commission des utilisateurs le 15 Juin 2009 # 85 pages Adressée par intranet à tous avant la séance Page 23 samedi 23 août 2014

24. IV:Difficultés rencontrées • Communication : difficultés de tous les contributeurs à se familiariser avec le langage et les outils proposés (réunions d’information) • Composition du Conseil de BO : appui sur les textes réglementaires(changement culturel) • Fonctionnement du conseil de BO: place dans le pole. • positionnement du chef de BO • Saisie des données en continu : nouvelle feuille de bordereau de saisie (réunions d’information) • Intégration d’un système informatique global : Sensibilisation et aide du service informatique • Jonglage avec des logiciels différents(STARTINGBLOC,IPOP,GESTAC…) & peut compatibles entre eux

25. Difficulté sur les TVO « droit »d’utilisation=temps de mise à disposition d’1 salle+le personnel (2 IBODE+1 IADE) pour une spécialité 1)Normalement:  augmentation activité = augmentation TVO = augmentation du personnel = augmente la taille du gâteau 2)Plan de Retour à l’Equilibre=le nombre de personnel max fixe le volume max horaire des TVO = le même gâteau est à répartir en fonction des activités des spécialités

26. V:Succès rencontrés • Conseil de BO fonctionnel et opérationnel : 2 opérateurs 2 anesthésistes , cela permet plus de diversité et d’échanges • Chef de BO reconnu et respecté : rôle bien défini par une fiche de mission diffusée, président du conseil de BO • Possibilité d’intégrer de nouveaux praticiens et d’implanter de nouvelles activités à personnel constant • Chiffres traduisant bien le vécu de l’activité du BO (tableau de bord légitime traduisant l’activité) : faire vivre le suivi d’activité et prendre des décisions.

27. VI:Modalités de pérennisation des résultats • Fiches de fonction et fiches de poste • Charte de Bloc • Conseil de bloc qui se réunit une fois par mois : membres différents de ceux qui ont participé au projet MEAH • Analyse de l’activité en conseil de BO • Mise à jour de la planification tous les 6 mois en fonction de l’activité(commission des utilisateurs) • Vigilance : une instance ou quelqu’un doit avoir une vigilance sur le fonctionnement (inscription dans la fonction du conseil de BO, rôle du chef de pole)

28. VII:Autres actions envisagées Poursuivre l’informatisation du BO En obtenir les indicateurs de productivité Intégration des 4 nouveaux praticiens dans les TVO actuels de spécialités(déjà fait en Mars pour 2: com. utilisateurs:15.06.09) Mise en route check-list de chirurgie OMS pour le 01.01.10 (HAS:06.03.09) Valider & mettre en route la procédure d’identification des patients(09.06.09) Préparer la transition avec le BO du nouvel hôpital (nombre de salles à personnel constant) Page 28 samedi 23 août 2014

30. Modalités de pérennisation des résultats Fiches de fonction et fiches de poste Charte de Bloc Conseil de bloc qui se réunit une fois par mois : membres différents de ceux qui ont participé au projet MEAH Analyse de l’activité en conseil de BO Mise à jour de la planification tous les 6 mois en fonction de l’activité(commission des utilisateurs) Vigilance : une instance ou quelqu’un doit avoir une vigilance sur le fonctionnement (inscription dans la fonction du conseil de BO, rôle du chef de pole) Page 30 samedi 23 août 2014

31. VIII. Le bilan en une page Un chef de bloc reconnu Un conseil de bloc resserré et apte à prendre des décisions dans un cadre précis Une commission des utilisateurs du bloc ouverte et représentative des acteurs et des activités Une charte de bloc actualisée , validée et opérationnelle Suivi mensuel de l’activité du BO en conseil de bloc à partir d’un tableau de bord organisationnel définis & accepté Page 31 samedi 23 août 2014

32. Conclusion:colloque prévention médicale mars 2009 Le facteur humain au bloc opératoire:Dr J.Y.Bousigue(neurochirurgien):l’effet néfaste des jeux de pouvoir « Au bloc,il y a un gros problème de management .Les jeux de pouvoir l’emportent sur le travail en réseau. Les médecins doivent apprendre à travailler en équipe,et non tout seuls .Il faut redéfinir les métiers du bloc et instaurer un management classique comme dans n’importe quelle entreprise. La bataille immédiate se joue sur l’organisation. Il ne s’agit pas que le patient soit mort avec des protocoles nickels » Le quotidien du médecin:20.03.09

33. Contributeurs Groupe projet : Chef projet : Dr RACLE médecin anesthésiste réanimateur, Dr COURTIOL chirurgien, M.C CHAIZE Coordonnateur des soins, D.SOGORB IADE Cadre de santé Membres du conseil de BO : F.VITTON Cadre Chef de Bloc, Dr MARIOTTE médecin anesthésiste réanimateur, Dr GAUDRAY médecin anesthésiste réanimateur, Dr BRACHET chirurgien, Dr NOBLOT chirurgien gynécologue, B.VINCENT secrétaire Membres Conseil Exécutif, CME, CTE, Copil Page 33 samedi 23 août 2014

34. REMERCIEMENTS • Melle Virginie Blanchard ARH21 • Mr Jérôme Malfroy ARH 21 • Mr Dominique Talandier Meah • Mr Jean-Marie Lequin Co-Crea • Mr Jonathan Krief Adopale • Tous les membres du corps de direction du CHWM • & tout le personnel du BO du CHWM !!!

35. Le groupe projet bloc du CHWM Vous remercie pour votre attention