A hivatalos levél tartalma és formája

1. A hivatalos levél tartalma és formája Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dagsh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg  

2. A levél stílusa többirányú igazodást is elvár írójától. • Figyelembe kell vegye a: • levél tárgyát, • a levél írásának célját és azt, hogy • ki a címzett • a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, • a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet. • bárki a címzett, kötelező az udvarias forma.

3. Követelmények: • Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás, • könnyen áttekinthető • kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat • természetesen derüljön ki belőle, • mi a levél célja, • mit vár el, • mit ajánl a levél írója. • Jelezheti, hogy választ is vár arra.

4. Formai követelményei: • 1. levélpapír, • A/4 méretű famentes levélpapír, • céges fejléc • logo, embléma, • cég pontos név és cím, • levelezési cím, postafiók, • netes elérhetőség, telefon és fax • boríték: • igényes, céges, zárt vagy ablakos

5. A levél részei és kivitelezése: • Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus, tömbforma: magyar szabvány szerint, • első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, • levél minden sora a levél margójánál kezdődik, • 1-1,5 sortávA tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.

6. A levél részei és kivitelezése: • francia forma: • egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, • dátum levél alján , • elköszönés és aláírás jobb oldalon, • akár 2-es sortáv, .

7. A hivatalos levél formája • Céges papír • Küldő (név, cím, tel/fax) • Címzett Hivatkozási szám • Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telrfon/faxszáma) • Tárgy • Megszólítás • (ezt helyettesítheti a T. cím) • Az üzenet szövege • Keltezés (város megjelöléssel) • Elköszönés • Aláírás • Mellékletek

9. Fogalmazási és stílus követelmények: – röviden fogalmazni – személy szóljon személyhez – az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen– általában ÉN helyett MI– mindig udvariasan– nyelvhelyesség kötelező– magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk– egy gondolat – egy bekezdés– fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek– pozitív kifejezéseket– passzív mondatrészek kerülése– fölösleges szavak kerülése– rövid mondatok– hibás szókapcsolatok kerülése– címzés lényegretörő, megszólítás udvarias legyen

10. Gyakori hibák: • a címzéstévesztés, pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál • a címzett nevének, beosztásának helytelen írása (pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó, így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony !

11. Gyakori hibák: • ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak; (sohase feledjük, a levél hibájáért is az aláíró felel!) • vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; • előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

12. Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái a vállalatnál: • Értesítés: • valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről. Ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál.

13. Felszólítás: • Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. Itt szankciók is megjelenhetnek.

14. Kifogásolás: • Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő. • Engedélyező: • Az engedélyezések számos fajtája létezik. Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

15. Igazolás: • Gyakori levélforma az igazolás. Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. Fontos az illetékesség.

16. Meghatalmazás: • A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. A meghatalmazás tartalmazza a • meghatalmazott nevét, • a meghatalmazás tárgyát, • a jogosultságot, • a meghatalmazás érvényességi idejét, • a kiállítás dátumát, • a meghatalmazó és • A meghatalmazott adatait.

17. Fellebbezés: • Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. A határozat megváltoztatását akkor lehet kémi, ha az indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő.

18. Bejelentés: • a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára. Természetesen a bejelentés szóban is történhet. Ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

19. Panasztevő levél: • A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.

20. Feljegyzés: • A feljegyzés gyakori ügyirat. Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

21. Rögzítő (Jegyzőkönyv): • A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát. Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.