Reportware auf dem Branchentag der MIS AG

1. Reportware auf demBranchentag der MIS AG

2. Agenda Agenda • Vorstellung Referent und intersense AG • Erklärung Reportware • Einsatzscenario • Kontakt

3. Agenda Agenda • Vorstellung Referent und intersense AG

4. Vorstellung Vorstellung Referent • Mehr als 10 Jahre Tätigkeit als Controller • Promovierter Volkswirt • Betriebswirtschaftliche Datenverarbeitung • Projekte • Mehrere Management-Informationssystem-Projekte • Entwicklung von Controlling-Instrumenten • Mitaufbau Intranet • Releasewechsel R2/R3 • Vortragstätigkeit und Artikel im Bereich Wissensmanagement

5. Vorstellung Vorstellung intersense AG • MIS, Intranet/Wissensmanagement und Internet: Wissensorientiertes E-Business • formale Unternehmensgründung in 2000 • Projekte in den Bereichen MIS, Intranet, Internet

6. Agenda Agenda • Erklärung Reportware

7. Erkl. Reportware Erklärung Reportware • Reportware ist ein Vorgehen zum Aufbau eines datenbankbasierten Reporting-Systems • Ergebnis des Vorgehens ist, daß eine Datenbank mit Unternehmenszahlen gefüllt wird und aus dieser automatisiert die im Unternehmen gebräuchlichen Reports erstellt werden • Die Datenbank wird so eingerichtet, daß Datenstrukturen wie Hierarchien und die verschiedenen Analysegesichtspunkte berücksichtigt werden. Somit führt Reportware zu einem Controlling-Data-Mart, das als Startpunkt eines MIS geeignet ist.

8. Erkl. Reportware Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind heute auf verschiedene Tabellen verteilt • Heute: Kennzahlen sind auf verschiedene Tabellen verteilt und daher schwer zugreifbar • Zukünftig: Analysen sind Schnitte durch einen Datenwürfel

9. Erkl. Reportware Mehrdimensionale Datenbank Gesellschaften ab Wertart a a b b Monate Beitragssumme VS-Summe Stat. Jahrespr. Geb. Beitrag Stück

10. Erkl. Reportware Gewohnte Benutzerumgebung: MS-Excel Als das am häufigsten genutzte Analyse-Tool bietet Excel eine leistungsfähige und vertraute Benutzerumgebung. Schulungsmaßnahmen können in einem weitaus geringerem Umfang ausfallen als bei proprietären Systemen.

11. Erkl. Reportware Methoden/Werkzeuge • Excel • Visual Basic • Nutzung der Alea Datenbank-funktionen in Excel und Visual Basic

12. Erkl. Reportware Vorhandene Berichte weiter nutzen • Aus verschiedenen Abteilungen gelieferte Excel-Berichte können ohne Änderungen in die Datenbank übernommen werden. Abstimmaufwand entfällt. • Kein Mehraufwand für Layoutänderungen.

13. Erkl. Reportware Berichte zum aktuellen Datum produzieren Die bisher verwendeten Excel-Berichte dienen als Layout-Vorlagen (Templates) für die dynamisch aus der Datenbank erzeugten Berichte.

14. Erkl. Reportware Formelstrukturen Das Reporting hängt heute von solchen Formelstrukturen ab: = INDEX('V:\Beta\Berichte\Berichtswesen intern\ Arbeitsmappen\[BasisAlpha.xls]Alpha ÜbLeben'!$AA$77:$AL$97;3;Tab!$B$8) Zukünftig wird dies die Form sein: = DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“; “Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )

15. Erkl. Reportware Verbindung zur Datenbank = DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“; “Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )

16. Erkl. Reportware Auch Lieferdateien schwieriger Struktur können verarbeitet werden

17. Erkl. Reportware Automatisiertes Dateneinlesen und Berichtsproduktion über Nutzerschnittstelle in Excel

18. Erkl. Reportware Zusammenfassung der Vorteile von Reportware • Excel als Nutzerschnittstelle • keine Abstimmungsaufwände mit Berichtsempfängern, da bestehendes Berichtslayout 1:1 übernommen werden kann • keine Abstimmungsaufwände mit Datenlieferanten, da auch Quellen mit komplizierter Struktur automatisiert eingelesen werden können • Wegfall komplizierter Verknüpfungen • Zugriffsfähigkeit von Kennzahlen

19. Erkl. Reportware Erfolgreich im Einsatz Mit dem Vorgehen „Reportware“ wurde in verschiedenen deutschen Versicherungsunternehmen z.B. der Post- und Citi-Bankversicherung das Reporting erfolgreich auf eine fehlerärmere und rationellere Arbeitsweise umgestellt. Gleichzeitig wurde die Basis für ein MIS geschaffen, da die Reportinggrößen in einer Olap-Datenbank abgelegt werden.

20. Agenda Agenda • Einsatzscenario

21. Einsatzscenario Auskunftsfähigkeit gefährdet • der Prozeß der Berichtserstellung erfolgt in Excel, ist aufwendig, durch vielfach verknüpfte Dateien fehleranfällig und damit unwirtschaftlich • Excel und Access stoßen schon bei den heutigen Reporting- und Analyse-Anforderungen auch in bezug auf das Datenvolumen an ihre Grenzen. Die Bewältigung zukünftiger Anforderungen, z.B. ein Storno-Reporting, Integration neuer Produkte, neuer VTW ist gefährdet • Kennzahlen sind nicht kurzfristig zugriffsfähig

22. Einsatzscenario Aufbau eines Controlling-Datamarts als Startpunkt eines MIS • Einsatz leistungsfähiger Datenbanken, die vom Controlling beherrscht werden können • Anschaffung einer spezialisierten Datenbank für betriebswirtschaftliche Kennzahlen • Nutzung einer Data-Warehouse geeigneten Datenbank von Microsoft, die in der MIS Decisionware enthalten ist, in späteren Stufen Olap-Datenbank Berichte über Excel Systemausschnitt Verdichtete Daten Relationale-Datenbank Neugeschäfts- und Bestandsdaten Beitrags- und Schadendaten

23. Einsatzscenario Kriterien Toolauswahl Für die Toolauswahl wurden insbesondere folgende Kriterien berücksichtigt: 1. Weiterentwicklung MIS muß auch vom Controlling leistbar sein, d.h. die Fachabteilung muß das Produkt beherrschen können 2. Schnelle Einarbeitungszeit durch Integration ins Office-Paket muß gewährleistet sein 3. Mittelfristig dringende Berichtsanforderungen können abgedeckt werden 4. Einstieg in den Aufbau eines Data-Warehouses 5. Referenzen im Controlling-Bereich, d.h. längerfristige Erfahrungen mit dem Produkt 6. Stabilität des Anbieters Entscheident ist eine Einhaltung der Kriterien 1. und 3.

24. Einsatzscenario Auswahl Tool 1 2 3 4 5 6 a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a Fazit: Das Tool Alea von der MIS AG erfüllt als einziges alle Anforderungen

25. Einsatzscenario Merkmale MIS-Decisionware (insbesondere Olap-Datenbank Alea) • Mehrjährig in Versicherungsunternehmen mit ähnlicher Struktur erprobt • Das System kann nahtlos mit den Bedürfnissen und Kenntnissen der Anwender wachsen • Vertraute Benutzeroberfläche: Excel

26. Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? • Verbesserung der Prozeßeffizienz in der Reporterstellung, Nutzung der freiwerdenden Kapazitäten für analytische und konzeptionelle Aufgaben • Vermeiden von Doppelarbeiten • Reduktion der Fehleranfälligkeit • Bündelung des Reporting-Know-Hows • Vereinfachung der Vertretungsregelungen durch organisierten Einsatz von Standardsoftware

27. Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? • Startpunkt für ein umfassenderes dispositives System Start des MIS mit verdichteten Daten in einem Controlling Data-Mart MIS

28. Einsatzscenario Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden? • Nutzen Intranet wird durch Integration von Kennziffern erhöht (direkter Zugriff auf Daten über Intranet in späterer Stufe geplant)

29. Einsatzscenario Warum Aufbau des Management-Informationssystems jetzt? • Projekt ist zentrale Aufgabe des Controllings: --> Berichtsfähigkeit muß sichergestellt werden • Kapazitäten sind zwar begrenzt, deswegen soll der Aufbau durch Externe stark unterstützt werden. Eine ausreichende Einarbeitung der Mitarbeiter ist gewährleistet • Motivationsaspekt für Mitarbeiter, Know-How-Ausweitung

30. Einsatzscenario Das MIS wird stufenweise ausgebaut

31. Einsatzscenario Zeitplan mit Meilensteinen März/April - Vorbereitung Alea • Mai/Juni • Installation • Quell-Dateien • vorbereiten • Management- • Bericht vorber. • Juli/August • - Forts. Quelldat. • und M.bericht • Nutzeroberfl. • Benutzerber. • Produktivsetz. • Abschlußdok. • Sept./Okt. • Ext. Berichtsw. • durch Controlling Schulung und Dokumentation über die gesamte Projektlaufzeit

32. Agenda Agenda • Kontakt

33. Kontakt Sprechen Sie mit uns! • Gerne entwickeln wir zusammen mit Ihnen ein Vorgehen für Ihr Unternehmen. • intersense AGRuhrstrasse 12622761 HamburgTel (040) 889 156 90Fax (040) 889 156 99www.intersense.deinfo@intersense.de