Gestão de Projetos

1. Gestão de Projetos Curso de Engenharia Industrial Madeireira – UFPR Prof. Umberto Klock

2. Gestão de Projetos - agenda • Introdução à Gestão de Projetos; • Gestão de Escopo; • Gestão de Prazos; • Gestão de Custos; • Gestão de Pessoas; • Gestão de Comunicação; • Gestão de Riscos; • Gestão de Qualidade; • Gestão de Contratações, Aquisições e Suprimentos; • Gestão da Integração; • (Adaptado  Nascentes, T. 2007).

3. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: • Características: • Executado por pessoas; • Utilizam recursos limitados; • São planejados, executados e controlados; • São temporários e únicos.

4. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: • Alguns Desafios: • Mercado e Tecnologia estão em constante mudanças; • Melhor utilização de recursos limitados; • Gestão com foco em resultados com prazos determinados.

5. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: Situação Atual ProjetoSituação Desejada O que é um Projeto?

6. Gestão de Projetos • Um projeto é um esforço temporário para a criação de um produto único. • Exemplos: • •Lançamento de um novo produto; • •Mudanças Organizacionais; • •Construção de um prédio; • •Implantação de um novo sistema; • •Campanha Política.

7. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: • Qual o conceito de Projeto? • Projeto é um conjunto não repetitivo de atividades correlacionadas que mediante a combinação temporária de recursos, têm por finalidade alcançar um objetivo pré-determinado num prazo definido e com recursos limitados. • E Sub Projeto? • Subdivisão de um projeto em ‘projetos’ menores afim de facilitar sua gestão.

8. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: Temos outros conceitos? Bases: Conjunto total de informações que subsidia o desenvolvimento do planejamento do projeto: • Informações (dados, características, etc...); • Restrições (recursos financeiros, prazos, etc...); • Premissas (hipóteses adotadas como verdadeiras).

9. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto (fases): • Conceitual, Estruturação, Implantação e Finalização

10. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos:

11. Gestão de Projetos • Introdução à Gestão de Projetos:

12. Gestão de Projetos • Gestão do Escopo: • O Escopo é a maneira como nós descrevemos os limites do projeto. Ele define aquilo que o projeto irá entregar e o que não irá entregar. Em projetos grandes, poderão ser incluídas as organizações, as transações afetadas, os tipos de dados, etc.)

13. Gestão de Projetos • Gestão do Escopo: • Características: • Envolve os processos necessários a garantir que o projeto inclui todo e apenas o trabalho requerido para se alcançar os objetivos; • Busca também definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto; • Escopo é o conjunto dos trabalhos e atividades que devem ser realizadas para se atingir o resultado final do projeto, define também os limites de atuação; • A definição do escopo confirma o entendimento comum do projeto entre os envolvidos.

14. Gestão de Projetos • Gestão do Escopo: • Principais Processos: • Inicialização: • Reconhecer formalmente que um novo projeto existe; • Planejamento de Escopo: • Descrição formal de todos os trabalhos que deverão ser realizados para que se obtenha o produto do projeto; • Decomposição do Escopo: • Subdividir o trabalho a ser realizado no projeto em componentes menores, mais facilmente gerenciáveis;

15. Gestão de Projetos • Gestão do Escopo: • Principais Processos: • Verificação do Escopo: • Formalizar a aceitação do escopo do projeto pelos principais envolvidos no projeto, tais como patrocinador e o cliente; • Controle de Modificação do Escopo: • Já que as mudanças são inevitáveis, devemos controlar o processo de mudanças.

16. Gestão de Projetos • Gestão de Prazos: • Definições das Atividades: • Identificar e documentar as atividades que deverão ser executadas para produzir os produtos intermediários do projeto; • Sequenciamento das Atividades: • Identificar as interdependências necessárias e desejáveis na execução das atividades do projeto (Rede de Precedências);

17. Gestão de Projetos • Gestão de Prazos: • Estimativa de Recurso e Duração das Atividades: • Avaliar o número de períodos de trabalho provavelmente necessários para completar cada uma das atividades identificadas, normalmente é realizada pelos indivíduos ou grupos, que tenham familiaridade com as atividades específicas;

18. Gestão de Projetos • Gestão de Prazos: • Desenvolvimento do Cronograma: • Determinar as datas de início e de término de cada uma das atividades do projeto; • Controle de Programação: • Monitorar o progresso das atividades, identificar desvios entre real X planejado.

19. Gestão de Projetos • Gestão de Prazos: • Por que os Projetos Atrasam: • 1. Planejamento Insuficiente; • 2. Plano não realista; • 3. Escopo do projeto subestimado; • 4. Alterações dos requisitos pelos clientes; • 5. Incapacidade de controlar o progresso; • 6. Incapacidade de detectar problemas com antecedência;

20. Gestão de Projetos • 7. Número insuficiente de verificações; • 8. Complexidade técnica; • 9. Mudanças de prioridades; • 10.Falta de Comprometimento da Equipe; • 11.Grupos de Suporte não Cooperativos; • 12.Espírito de Equipe em baixa; • 13.Pessoal não Qualificado.

21. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: Gerenciar bem os custos reflete em todo o projeto!

22. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: • Características: • Envolve os processos necessários a garantir que o projeto seja concluído dentro do seu orçamento aprovado; • Focaliza os custos dos recursos necessários para desenvolver as atividades do escopo do projeto; • Considera também o efeito das decisões tomadas ao longo do projeto, no custo do ciclo de vida do produto do projeto.

23. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: • Características: • Envolve os processos necessários a garantir que o projeto seja concluído dentro do seu orçamento aprovado; • Focaliza os custos dos recursos necessários para desenvolver as atividades do escopo do projeto; • Considera também o efeito das decisões tomadas ao longo do projeto, no custo do ciclo de vida do produto do projeto.

24. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: • Principais Processos: 1. Estimativas de Custos: • Previsão de Custos é uma previsão dos custos mais prováveis a serem incorridos na implantação de um projeto;

25. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: • Principais Processos: 2. Orçamentação: • Associa valores aos diversos elementos do projeto, em seus respectivos prazos de realização; estabelece a referência de valores no tempo usualmente representada através de uma curva S ($ x t), que é utilizada para monitorar e aferir o desempenho de custo;

26. Gestão de Projetos • Gestão de Custo: • Principais Processos: • 3. Controle de Custos: • Influenciar os fatores que provocam modificações na base de custo do projeto, para garantir que as modificações sejam benéficas ao projeto e gerenciar modificações quando elas ocorrerem; • Monitorar o desempenho de custo para detectar variâncias e garantir que todas as modificações necessárias sejam registradas na base de custo do projeto; • Prevenir que modificações desnecessárias, incorretas e não autorizadas sejam incluídas na base de custo do projeto e informar adequadamente os envolvidos das modificações autorizadas.

27. Gestão de Projetos • Gestão de Pessoas: As pessoas são o cerne de todo o movimento que as permitirá permanecer verdadeiramente competitivas.

29. Gestão de Projetos • Gestão de Pessoas: • Principais Processos: 1. Planejamento Organizacional: • Identificar, documentar e atribuir papéis e responsabilidades aos indivíduos ou grupos de indivíduos envolvidos com o projeto; • Normalmente feito nas fases iniciais do projeto e pode oferecer alta ou nenhuma autoridade ao Gerente de Projetos, dependendo da matriz utilizada.

30. Gestão de Projetos • Gestão de Pessoas: • Principais Processos: 2. Montagem da Equipe: • Obter os recursos humanos (indivíduos ou grupos) necessários à realização do projeto. • Pode ocorrer que nem todos os indivíduos necessários estão disponíveis, naquele momento na organização.

31. Gestão de Projetos • Gestão de Pessoas: • Principais Processos: 3. Desenvolvimento da Equipe: • Aprimorar as habilidades dos componentes da equipe de gestão, bem como aumentar a capacidade da equipe como ’time’, evitando conflitos. • O desenvolvimento é a base para a equipe, que por sua vez é fator crítico para o sucesso do projeto.

32. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação:

33. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação: • Características: • Garantir que as informações do projeto, serão geradas, coletadas, distribuídas e armazenadas de maneira apropriada e no tempo correto; • Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para receber e transmitir informações na ‘linguagem’ do projeto e devem entender como as comunicações em que estão individualmente envolvidos, afetam o projeto como um todo.

34. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação: • Principais Processos: • 1. Planejamento da Comunicação: • Determinar as diferentes necessidades de informação dos diversos envolvidos no projeto: • •Quem necessita da informação; • •O que necessita saber; • •Quando necessita da informação; • •Como necessita da informação.

35. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação: • Principais Processos: • 2. Distribuição de Informações: • Disponibilizar as informações necessárias aos diversos envolvidos no projeto, de forma conveniente, no devido prazo, e caso necessário responder às eventuais novas necessidades de informação.

36. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação: • Principais Processos: • 3. Análise de Desempenho: • Coletar, organizar e comparar as informações obtidas e apresentar os resultados das análises realizadas. • Neste processo deverá conter informações de: • •Escopo; •Prazo; •Custos; • •Qualidade; •Contratações; •Riscos.

37. Gestão de Projetos • Gestão da Comunicação: • Principais Processos: • 4. Encerramento Administrativo: • Verificar e documentar os resultados do projeto, para formalizar a aceitação do produto do projeto pelos patrocinadores, clientes, etc... • E também deve garantir os registros das posições finais do projeto para a análise do sucesso e da efetividade do projeto e o arquivamento dessas informações para uso futuro.

38. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos:

39. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Características: • Identificar, analisar e responder aos riscos do projeto; • Busca minimizar as consequências de eventos negativos, como também de maximizar os resultados de eventos positivos; • Risco e incerteza caracterizam situações onde há chance de ocorrer desvios do resultado esperado ou planejado; • Riscos são situações de desvio planejado, em que se consegue prever o resultado e associar a ele uma probabilidade de ocorrência estimada; • Incertezas são situações prováveis de desvio do planejado, em que não se consegue prever o resultado e nem estimar sua probabilidade de ocorrência.

40. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Risco, Ameaça, Oportunidade e Incerteza: • Risco > Envolve resultados quantificáveis, que podem ser associados à probabilidade de ocorrência; • Ameaça > representa a possibilidade de perdas, danos ou resultados aquém dos esperados;

41. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Risco, Ameaça, Oportunidade e Incerteza: • Oportunidade > representa a possibilidade de ganhos e resultados além dos esperados; • Incerteza > Envolve resultados não qualificáveis, imprevisíveis e imponderáveis.

42. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Principais Processos: • 1. Identificação dos Riscos: • Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar as características de cada um e é um processo realizado ciclicamente ao longo do projeto e não apenas uma vez no início do projeto. • 2. Quantificações dos Riscos: • Avaliar os riscos e suas interações para estimar a amplitude das possíveis consequências e determina quais eventos de risco merecem resposta (reação).

43. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Principais Processos: • 3.Desenvolvimento de Resposta aos Riscos: • Definir as ações necessárias para aproveitar as oportunidades e para responder às ameaças e também é definido o responsável para ‘proteger’ o projeto de cada um dos riscos e selecionada a resposta mais adequada a cada um dos riscos.

44. Gestão de Projetos • Gestão de Riscos: • Principais Processos: • 4. Controle de Respostas aos Riscos: • Executar o Plano de Gestão dos Riscos de modo a responder aos eventos de risco ao longo do desenvolvimento do projeto. Quando ocorrem modificações, o ciclo de identificação, quantificação e resposta deve ser repetido. • Sabemos que nem mesmo a análise mais detalhada pode identificar todos os riscos e portanto, o Plano de Gestão de Risco deve ser otimizado contínua e interativamente.

45. Gestão de Projetos • Gestão da qualidade