Tegevusaruanne Narrative reporting

1. Tegevusaruanne Narrative reporting 15 November 2012 Tartu

2. Tegevusaruanne… Narrative Report... …allows marketing the project to the external environment (Programme, monitoring experts, audit, EC, etc.) … annab võimaluse projekti tutvustada väljapoole (programm, järelvalve eksperdid, audit, Euroopa Komisjon jne.) …is an easy way to prove that your project is a living being rather than a bunch of papers and accounts. ...see on lihne viis tõestada, et teie projekt on “elusolevus”, mitte hunnik paberit ja raamatupidamine.

3. Aruandluse ajakava. Valik 1 Timeline of reporting. Option 1 Lepingu täitmise periood Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garatii periood, puuduste kõrvaldamine (töödel,toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamise periood Kulud mitteabikõlblikud ajaskaala Lõpp-aruanne Vahearuanne Vahearuanne (vabatahtlik) TL allkiri Lõppmakse ja/või lõplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul) ALGUS (teenuste osutamine, tarned või tarvikud, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine

4. Aruandluse ajakava. Valik 2 Timeline of reporting. Option 2 Lepingutäitmiseperiood Aruandlus, tegevustelõpetamine, tarnetegaratiiperiood, puudustekõrvaldamine (töödel,toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamiseperiood Kuludmitteabikõlblikud ajaskaala TL allkiri Xkuud Lõpp-aruanne ALGUS (teenuste osutamine, tarned või tarvikud, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) 2. Vahe-aruanne ... Vahe-aruanne 1. Vahe-aruanne Lõppmakse ja/või lõpplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul) LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine)

5. Option 2/ Valik 2 Aruandeperioodi valem

6. JTS and Beneficiary/ÜTS ja toetusesaaja: Cooperation scheme/koostöö skeem NB.Kui peale 45 päeva möödumist pole toetusesaaja ÜTS-lt saanud ühtegi selgitust nõudvat e-kirja, võib aruande lugeda kinnitatuks.Kuid üldjuhul saadab ÜTS aruande kinnitamise kohta e-kirja. ÜTS loob eeltäidetud aruande ja saadab toetusesaaja e-posti aadressile Aruanne kinnitatud ÜTS-i poolt

7. Report vs. Changes • Once report is generated no changes may apply to current reporting period. • Report in accordance with the latest updated Application Form (i.e. including changes approved in the current reporting period). • Should you have any change after report is generated – plan it for the next reporting period! Changes applicable Changes applicable (t) START R1 R2 Reporting period Report generated Report generated

8. Aruanne vs muudatused • Kui aruanne on loodud, siis ei ole võimalik enam esitada muudatuse taotlust antud aruandlusperioodi kohta. • Aruanne on vastavuses viimase uuendatud taotlusvormiga (ka. Muudatused, mis on kinnitatud enne aruandeperioodi lõppu). • Kui on mingeid muudatusi peale aruande loomist – planeeri need järgmisse aruandlusperioodi! Muudatused abikõlblikud Muudatused abikõlblikud (a) A1 A2 ALGUS Aruandeperiood Aruanne loodud Aruanne loodud

9. Content of narrative report - 1 Beneficiary: • Contents of narrative report is a consolidated input of all project partners (including lead partner). • Compulsory form attached to Grant Contract (Annex VI) serves to submit narrative report to the Programme. Project partners have no standard form for narrative reporting. They may follow: • same structure as in Annex VI; • any template developed and agreed within the partnership.

10. Aruandesisu- 1 Toetusesaaja: • Tegevusaruanne sisaldab kõikide projekti partnerite ühist panust (ka. Juhtpartner). • Tegevusaruanne tuleb esitada Programmi poolt nõutud vormil Toetuslepingu (lisa VI) Projekti partneritele ei ole kehtestatud tüüpvormi tegevusaruandele, nad võivad järgida: • sama struktuuri mis on lisas VI; • mis tahes vormi, mis on kokkulepitud partnerite vahel.

11. Content of narrative report - 2 The minimum information each partner should include into interim and/or final narrative report: • A description of all activities carried out and all outputs (materials, etc.) produced during the reporting period; • An assessment of the results of the activities during the reporting period; • A list of all contracts (services, supplies and works); • A description of fulfillment of visibility and communication requirements with relevant attachments (such as copies of publications); • Information, which allows the Programme (and external assessors) to evaluate the project impact.

12. Aruandesisu- 2 Minimaalne teave kõikide partnerite tegevuste kohta, mida vahe- ja/või lõpparuanne peab sisaldama: • Kirjeldus kogu tegevuse ja kõikide väljundite kohta (materjalid jne), mis on valminud ja hõlmavad aruande perioodi; • Hinnang projekti tegevustele ja tulemustele, mis hõlmavad aruande perioodi; • Nimekiri kõikidest lepingutest (teenused, tarned ja tööd) • Kirjeldus nähtavus ja kommunikatsiooni nõuete täitmisest, lisades asjaomased näited (koopiad väljaannetest jne.); • Teavet, mis võimaldab Programmil (ja välistel hindajatel) hinnata projekti mõju.

13. Section 2.2. Worksheets IV-VIII Activities and results • Use Activity Package logic to report • Distinguish between Outputs and Results • Demonstrate how you measure your planned results! • Report only about actual actions taken and actual partners participated • Do not afraid to report deviations. Complement them with ideas, how to overcome problems • Be precise: put figures, names, dates

14. Osa 2.2. tööleht IV-VIII Tegevused ja tulemused • Aruandes kasuta tegevuspaketi loogikat (taotlusvorm AP1-5) • Erista väljundeid ja tulemusi • Näita, kuidas sa mõõdad oma planeeritud tulemusi! • Anna aru ainult toimunud tegevustest ja tegevustes osalenud partneritest • Ärge kartke kirjutada kõrvalekalletest/probleemidest. Täienda seda ideedega, kuidas neid probleeme lahendada. • Ole täpne: pane arvud, nimed, kuupäevad

15. Outputs vs. Results

16. Väljund vs tulemus

17. Measuring the project !!! • Qualitative and quantitative indicators. • Set and use indicators, which are clearly linked to project results. • Indicators are the tool to measure • project results, • achievement of overall and specific objectives of the project. • Indicators are the best way to • report about the progress in the project, • evidence the performance of the project. • How you measure the project is the focal point for evaluation of the project by stakeholders.

18. Projekti mõõtmine !!! • Kvalitatiivsed ja kvantitatiivsed näitajad. • Määra ja kasuta näitajaid, mis on selgelt seotud projekti tulemustega. • Näitajad on mõõtmisvahendid • Projekti tulemuste, • Projekti üldiste ja konkreetsete eesmärkide saavutamiseks. • Näitajad on parim viis • anda aru projekti edusammudest, • tõestada projekti eesmärkide täitmist. • Kuidas projekti keskmes hinnata/mõõta projekti huvirühmade poolt?

19. Section 2.3. Worksheet IX Activities timetable • “6 +3” formula: • report for 6 months; • forecast activities for the next 3 months. • Report only about actual • actions carried out • implementing bodies (project partners) involved. NB. Next request for payment is for the next 12 months.

20. Osa 2.3. tööleht IX Tegevuste ajakava • “6 +3”valem: • aruanne 6 kuu kohta; • prognoos järgmise 3 kuu tegevuste kohta. • Anna aru ainult • tegevustest, mis on tegelikult toimunud; • projekti rakendamisega seotud asutustest (projekti partnerid). NB.Järgmine maksetaotlus on järgmise 12 kuu kohta.

21. Section 10. Worksheet XIV List of annexes • The list of annexes supplementing report gives the JTS PM a message on how the project is being implemented • Beneficiary and project partners are expected to provide the list of annexes to back up the report. Annexes are documentary of project!

22. Osa 10. tööleht XIV Nimekiri lisadest • Nimekiri lisadest täiendab aruannet ning annab ÜTS projektijuhile (PJ) ülevaate, kuidas projekti rakendatakse • Toetusesaaja ja projekti partneridpeaksid esitama lisade nimekirja, mis toetab aruandes esitatut. Lisad on osa projekti tegevuste kirjeldusest!

23. Responsibilities…

24. Kohustused…

25. Do not forget… • that partnership is a core of your project; • to show in the report, how • partners have been involved in the project implementation, • project implementation was coordinated, • Activities, implemented by different partners, build upon one another to produce joint results; • to make reporting a part of your administrative routine; • to keep JTS regularly informed about project events; • to submit the reports on time; • to regularly monitor project implementation against work plan and logframe indicators; • to make sure your report is easy to read and to understand.

26. Ära unusta… • Partnerlus on projektis kõige tähsam; • Näita aruandes, kuidas • partnerid osalesidprojekti elluviimisel, • projekti elluviimine oli koordineeritud, • tegevused, olid erinevate partnerite vahel rakendatud, toetudes üksteisele,et saavutada ühist tulemust; • muuda aruandlus oma haldusrutiiniks; • teavita ÜTS regulaarselt projekti sündmustest; • esita aruanne tähtaegselt; • jälgi regulaarselt projekti elluviimise vastavust tööplaani ja loogilise maatriksi näitajatele; • veenduge, et teie aruannet onlihtne lugeda ja mõista.

27. Joint Technical Secretariat ÜhineTehnilineSekretariaat Thankyou! Tänan! 27