Applicazione di nuovi Sistemi di Gestione Aziendale Toyota Production System Lean Management

1. Master Universitario di Primo Livelloper Funzioni di Coordinamento delle Professioni Sanitarie Seconda Edizione – CastellanzaAnno accademico 2005-2006 Applicazione di nuovi Sistemi di Gestione Aziendale Toyota Production System Lean Management Obiettivi sostenibili in una Unità Operativa Sanitaria Marilde Barone Matr.n.9140

2. IL SISTEMA TOYOTA E’ centrato sulla caccia agli sprechi (7 sprechi) e sul miglioramento rapido, che si ottiene con due strumenti: la mappa di flusso del valore (strumento grafico che descrive il flusso) la settimana kaizen (evento in cui si svolge un progetto di miglioramento Flusso del valore: sequenza di attività richieste per fornire al paziente un servizio Valore: la ragion d’essere dell’organizzazione Spreco: qualsiasi utilizzo di risorse che non aggiunge valore Prevede la mappatura e la riprogettazione dei processi al fine di individuare e seguire il flusso del valore, eliminando gli sprechi. Il flusso deve essere un processo continuo, coordinato, senza attese o ritardi. Tre aspetti importanti sono: La standardizzazione: E’impossibile migliorare concretamente un processo fino a quando non è stato standardizzato Il lavoro in team: Strumento operativo per garantire il coinvolgimento di tutte le professionalità,superando le tradizionali barriere dell’operare per funzioni La Direzione per Politiche: Costante attenzione alle priorità con il coinvolgimento di tutti

4. La caccia agli sprechi (Muda)Identificazione di 7 categorie di sprechi Sovrapproduzione Tempo Prodotti Difettosi MUDA Trasporto Movimenti Perdite di processo Scorte

5. LEAN THINKING Generalizzazione e Divulgazione in Occidente del Toyota Production System

6. Nuovi sistemi di Gestione Aziendale centrati sui bisogni dei pazienti Obiettivo generale Implementazione del processo di Criopreservazione di PBSC nella Struttura Semplice di Emaferesi del PO di Busto Arsizio Obiettivo specifico

7. Punto di Entrata per l’applicazione del Sistema di Produzione Toyota 1 – “Fallo e basta” : Eliminazione di Muda per Scorte e Movimento attraverso il framework 5S 2 – “Prendi in considerazione qualcosa di importante e inizia velocemente la rimozione degli sprechi, per sorprenderti di quanto hai realizzato in poco tempo” : Eliminazione di Muda per Prodotti/Servizi difettosi attraverso la tecnica FMECA(Failure Modes and Effects Criticality Analysis)

8. FASE PRINCIPI SCOPO 1. SEIRI = Separare ( Sort ) Mantenere nel posto di lavoro solo le cose necessarie Eliminare ed evitare di avere cose inutili nel posto di lavoro 2.SEITON = Ordinare ( Set in order ) Un posto per ogni cosa, ogni cosa al suo posto Rendere le cose utili facilmente identificabili ed utilizzabili 3.SEISO = Pulire ( Shine ) Ispezionare attraverso la pulizia Ripristinare le condizioni operative ottimali di funzionamento e gli standard di manutenzione di strumenti e di supporti 4.SEIKETSU = Standardizzare/Comunicare ( Standardize ) Rendere evidenti i comportamenti corretti e le anomalie. Comunicare con tutti in maniera semplice ed Efficace Comunicare gli standard Operativi e di mantenimento delle prime 3S 5.SHITSUKE = Rispettare ( Sustai Svolgere le attività in modo coerente con le procedure e gli standard definiti nelle prime 4S Definire gli strumenti di verifica necessari per valutare il grado di conformità agli standard

9. UTILIZZAZIONE OTTIMALE SPAZIO DISPONIBILE RIDUZIONE PERDITE DI TEMPO PER RICERCA DOCUMENTI E STRUMENTI DI LAVORO RIDUZIONE FERMATE STRUMENTI DOVUTI A MALFUNZIONAMENTO RENDERE EVIDENTE A TUTTI COMPORTAMENTI CHE SI DISCOSTANO DAGLI STANDARD DEFINITI RISULTATI DOPO IMPLEMENTAZIONE5S

10. Scomposizione del processo : Analisi Qualitativa, identificazione delle modalità di guasto/errore e identificazione degli specifici “effetti” Calcolo dell’Indice di Priorità del rischio:Analisi Quantitativa, Strumenti per l’analisi sono Scala di valutazione della probabilità Scala di valutazione della gravità Scala di valutazione della rilevabilità LA FMECA come tecnica per eliminare i Muda per Processi/Servizi Difettosi

11. MASTER LIST IPR/AZIONI PROCESSO

14. La qualità delle cure è la principale responsabilità delle Organizzazioni Sanitarie Ogni rischio per la sicurezza è un difetto per il processo I difetti del processo sono tanto più dannosi e difficili da eliminare quanto più avanzano nel flusso del processo Ogni operatore è un controllore del processo Ogni operatore è in grado di fermare i difetti Se un processo non può essere condotto senza incorrere in difetti è necessario fermare l’intero processo STOP THE LINE

15. Conclusioni Conclusioni ( I ) • L’applicazione congiunta dei tools di risk management e di analisi e monitoraggio degli indicatori, come previsto anche dalla Norma UNI EN ISO 9001:2000, ci permette di implementare in modo continuo la qualità del processo “Rischio zero”

16. Conclusioni (II) • Mappa del Flusso di Valore del Processo • Definizione Perimetro d’azione e dei ruoli del Team di lavoro • Sviluppo dei piani di lavoro ed implementazione RICORDANDO (come dicono alla Toyota) PIANIFICARE E’ INDISPENSABILE MA I PIANI SONO INUTILI