AAGen-ITC Software - Invoice Management Solution

1. AAGen-ITC Software AAGRechnung Rechnung-Software Handbuch Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten). Internetadresse: http://www.aagen.de Letzte Aktualisierung: Feb. 2006 AAGen-ITC SoftwareInh.: Leyla Erarslanwww.aagen.de Grüberstr. 6 / 58511 - Lüdenscheid Tel: 02351 944721 / Mobil: 0171 17 25 287Fax: 02351 944722 / E-Mail: Kontakte@aagen.de

2. Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software IndexKapital 1: EingangKapitel 2: Mail- und ExportfunktionenKapitel 3: Menü und Navigation Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung Kapitel 5: Einstellungen Kapitel 6: Listen Kapitel 7: Dienstleistungen Kapitel 8: RechnungenKapitel 9: Angebote, Bestellung...Kapitel 10: Buchhaltung Kapitel 11: MitarbeitertätigkeitenKapitel 12: Menü, Extras Kapitel 13: Serienbriefe Kapitel 14: Terminverwaltung Kapitel 15: Allgemeine Bearbeitungsinformationen?

3. Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software Was verspricht unser Produkt Kennen Sie die Situation? Sie erstellen eine Rechnung, dann speichern Sie diese Rechnung. Wenn Sie eine neue Rechnung schreiben wollen, laden Sie eine alte Rechnung, ändern Sie die Daten und speichern Sie unter anderen Namen. Und dies Tag für Tag, Monat für Monat. Am Ende haben Sie unzählige Rechnungen, Angebote und Bestellungen in zahlreichen Ordnern. Gutgemeinte Hilfen und Ratschlägen helfen auch nicht entscheidend weiter. Das Rechnungsprogramm, das Sie endlich gekauft haben, deckt viele Geschäftsbereiche nicht ab. Unser Produkte -AAGRechnung/AAGHM/ AAGFris- sind in Zusammenarbeit mit den Gewerbebetrieben entwickelt und maßgeschneidert für Gewerbebetriebe, für Praxen für Kleinunternehmen. Unten sind die Leistungen von dieser Software wie folgt aufgelistet. 1- Erstellen von Rechnungen, Angeboten, Gutschriften. 2- Anzahlungsrechnung, Endrechnung 3- Rechnungskontrolle und Mahnungen: Durch dieses Modul kann man die Rechnungszahlungen kontrollieren und 4- Bestell- und Auftragsformulare für Artikelbestellung und für Auftragsweitergabe an Lieferanten erstellen. 5- Einfache Buchhaltung: Man kann die Einnahmen und Ausgaben eingeben. Durch statistische Auswertungen (Controlling) hat man die Situation und die Entwicklung immer im Auge. Viele Eingaben laufen hier automatisch. 6- Mitarbeiterleistungen: Durch den Modul MA-Tätigkeiten ist das Unternehmen in der Lage, die Leistungen von Mitarbeitern zu dokumentieren. Die statistischen Auswertungen ermöglichen dem Unternehmen, die Mitarbeiterleistungen zu vergleichen und bei Bedarf einzugreifen. 7-Durch Termin- und Aufgabensteuerung hat man die Möglichkeit, Termine zu planen und Diensttabellen zu erstellen. Dies ermöglicht auch die bessere Auslastung der Mitarbeiter. 8-Serienbriefe: Man kann sehr schnell Rundschreiben und Mitteilungen schreiben und alle Adressen zusammen oder einzeln von den Kunden-, Mitarbeiter- und Lieferantenlisten holen. 9-Adressen- und Telefonlisten: Die Telefonnummern und Adressen der Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter können automatisch in diese Liste übernommen werden. 10- E-Mail-Funktionen: Mit den E-Mail-Funktionen sind Sie in der Lage, Ihre Angebote, Rechnungen, Bestellungen usw. per E-Mail an den Kunden bzw. Lieferanten zu versenden. Dies spart viel Geld und Zeit. Sie können in das Programm Schritt für Schritt einsteigen. Sie müssen nicht alles auf einmal können. Wenn Sie Kunden und Objekte eingegeben haben, können Sie anfangen, Rechnungen, Angebote usw. zu erstellen. Sie können dann mit anderen Modulen arbeiten.

4. Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software Erst ausprobieren, dann registrieren!Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren. Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche ,,Registrierung / Lizenzierung“. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr. Bitte beachten:Ohne die Bestätigung ‚,Lizenzvertrag gelesen“ können Sie die Registrierdaten nicht eingeben.Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen.

5. Kapitel 1: Eingang AAGen-ITC Software Demodaten löschen:Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen.Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen. Beim Löschen von den ‚,Demo-Daten“ werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen.

6. Kapitel 2: Mail und Export AAGen-ITC Software Mail- und Exportfunktionen Mit Mailmöglichkeit können Sie die Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Rundschreiben direkt per Mail an die Kunden bzw. Lieferanten schicken. Dadurch reduzieren Sie Versandkosten. Man kann die Dokumente auch alternativ zu emailen als rtf-Word-Datei exportieren, um diese später per Fax (Software-Fax) bzw. auch als E-Mail-Anhang zu versenden. Menü Das Menü wurde geändert und stark verbessert. Bemerkung: Durch die Änderungen hat sich auch das Aussehen der Software geändert, so dass einige von Bildern in der Hilfe von der Software geringfügig abweichen

7. Ebene 1 Ebene 2 Ebene 1 Ebene 3 Kapitel 3: Menü und Navigation AAGen-ITC Software Menü und NavigationDas Menü hat drei Ebenen. 1. Hauptmenü (Ebene 1) 2. Untermenü vom Hauptmenü (Ebene 2) 3. Untermenü vom Untermenü (Ebene 3)

8. Ebene 1 Eben e 2 Ebene 3 Kapitel 3: Menü und Navigation AAGen-ITC Software NavigationDie Navigation stimmt mit dem Menü überein. Die Menüpunkte sind einzeln sichtbar. Die Navigation wird mit Menüelement Übersicht gestartet.

9. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung Sie können bereits beim ersten Start eine Rechnung erstellen.Starten Sie das Formular Rechnung neu (Menü FormulareRechnungRechnung neu), um eine Rechnung zu erstellen. Das System hat das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer bereits automatisch vergeben., z. B. R0500001. Weitere Infos können Sie in den entsprechenden Abschnitten lesen. Füllen Sie die Felder zu Kundeninformation hintereinander aus; überspringen Sie, was nicht relevant ist. Sie werden bemerken, dass einige Felder automatisch ausgefüllt werden, z. B. die Kunden-Kurzbezeichnung und Anschrift. Kontrollieren Sie bitte diese Felder und korrigieren und vervollständigen Sie diese, wenn nötig. Mit der Schaltfläche Anschrift übern. können Sie das Feld Anschrift aktualisieren. Sie sind nun mit den Kundenangaben fertig. Geben Sie dann die Leistungen ein. PS: die Schaltfläche Leistung hinzufügen in manchen Bildern als Leistung neu dargestellt. Es handelt sich hierbei um den gleichen Funktion

10. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software Eingabe LeistungenGeben Sie zunächst im Feld Leistungen / Tätigkeiten ein. Man kann hier mehrere Zeilen eingeben. Um eine neue Zeile einzufügen die Taste Strg gedrückt halten dann die Taste Eingabe betätigen. Wenn die Textangaben für die Tätigkeit erstellt ist, betätigen Sie die Eingabe-Taste, um in das nächste Feld zu gelangen. Die nächsten Felder sind Menge bzw. Mengeneinheit und Preis. Nach der Angabe von Menge und Preis wird Nettobetrag automatisch errechnet. Wenn Menge und Preis nicht angegeben werden, muss man den Nettobetrag eingeben. MwSt in Prozent wird automatisch vergeben. Beim abweichenden Prozentsatz muss man der richtigen Satz auswählen.Man kann die Mengeneinheit und den MwSt-Satz je aus einer Liste wählen. Um diese Listen zu öffnen, klickt man auf die in den Feldern befindlichen Schaltflächen auf die Pfeilspitzen. Unten wird das Auswählen der Auswahllisten abgebildet. Nach Angabe dieser Tätigkeit kann man dann zu der nächsten Zeile wechseln um eine neue Tätigkeit einzugeben. Wenn alle Tätigkeiten/Leistungen angegeben sind, ist die Rechnung erstellt. Jetzt müssen Sie nur noch ausdrucken. Klicken Sie auf der Schaltfläche Drucken. Sie haben jetzt eine Rechnung erstellt. Wenn Sie ein Angebot erstellen möchten, wählen Sie Angebotsformular, geben Sie ähnlich wie bei der Rechnung ein.Also man kann ohne weiteres eine Rechnung, ein Angebot etc. erstellen. Aber wie Sie bereits bemerkt haben, können Sie noch nicht in wenigeren Sekunden eine Rechnung bzw. ein Angebot erstellen. Die Leistungsfähigkeit der Software ist hier noch nicht ausgereizt. Dies kann man allmählich einstellen, in dem man die Kundenlisten, Leistungslisten etc. vervollständigen. In nächsten Kapiteln werden Sie das effektive Arbeiten mit der Software lernen. Bereits mit der ersten Rechnung sind Sie in der Lage, durch die Kopie dieser Rechnung sekundenschnell eine Rechnung zu erstellen.

11. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software E-Mail Mit den E-Mail-Funktionen können Sie Ihre Dokumente (Rechnungen, Angebote etc) direkt an Kunden senden. Das Mailformular übernimmt die E-Mailadresse aus der Kunden-/Lieferantenliste. Texte werden von der Software vorgegeben und startet die von Ihnen benutzte Mailsoftware, wie MS Outlook. Nach der Kontrolle und eventuellen Vervollständigungen von Texten (1) klickt man auf der Schaltfläche E-Mail erstellen. Die Mailsoftware übernimmt diese Daten, das Dokument (also die Rechnung/das Angebot etc.) wird als Anlage hinzugefügt (2). 1 2

12. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software Die Art und Weise der Erstellung von Rechnungen, Angeboten, etc. Die Dokumente kann man auf zwei Arten erstellen: 1-Direktes Erstellen Hier klicken Sie auf ‚Rechnung neu‘ und erstellen eine Rechnung (oder ein Angebot). 2- Aus den Dienstleistungen Die Funktion Dienstleistungen ermöglicht, die Arbeiten, welche immer wieder vorkommen, festzuhalten und für diese Dienstleistungen die ständig benötigten Dokumente wie Rechnungen und Angebote schnell zu erstellen. Man kann die Dienstleistungen kundenabhängig, aber auch kundenunabhängig erstellen. Die für einen Kunden erstellten Dienstleistungen können auch für andere Kunden benutzt werden. Es gibt auch andere Möglichkeiten um eine neue Rechnung zu erstellen: So kann man eine bestehende Rechnung kopieren und aus einem Angebot eine Rechnung erstellen.

13. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software Kopf- und Detailbereich.Eine Dienstleistung, eine Rechnung, eine Gutschrift etc. entsteht aus 2 Teilen:Kopfteil und Details. Im Kopfteil sind allgemeine Informationen platziert: Die Nummer, Datum, Titel (Kurzbeschreibung), Kundennamen und –adresse, Gesamtbeträge etc.Im Detailbereich sind die Einzelheiten aufgelistet: Die Tätigkeit, Material, Preise und Beträge von allen Tätigkeiten und Artikeln.Im unteren Rechnungsformular, im blauumrahmten Teil ist der Detailbereich zu sehen. Drum herum sind die Kopfinformationen und andere Funktionen wie Zahlungs- und Druckinformationen zu sehen. Im Detailbereich sind die Tätigkeiten und Beträge zu sehen.Nicht alle Daten werden vom Kopfbereich beim Ausdrucken übernommen, sondern nur die für eine Rechnung nötigen.

14. Kapitel 4: Erste Schritte / Erstellung einer Rechnung AAGen-ITC Software Die Bilder unten demonstriert wie sich die Listen gegenseitig beeinflussen. Das Klicken auf die Objektliste öffnet die Dienstleistungsliste für das gewählte Objekt. Dienstleistungsliste (Kopfdaten). Hier ist ersichtlich, dass für das gewählte Objekt 4 Dienstleistungen erstellt worden sind. Klicken auf der Liste aktiviert dazu gehörige Aktivitätenliste (Detailliste)

15. Kapitel 5: Einstellungen AAGen-ITC Software EinstellungenMwSt in %: MehrwertsteuerprozentNummerngestaltung: Der Anwender kann seine Dokumente (Aufträge, Rechnungen, Wartung) in diesem Abschnitt, nach angegebenem Muster, durchnummerieren lassen. Unten ist das Muster und dessen entsprechendes Aussehen zu sehen, welches der Anwender nach Bedarf anpassen kann. Mahnfrist in Tagen: Die Angabe der Mahnfristen gilt für alle 3 möglichen Mahnungen. Die 3. Mahnung gilt als die letzte Mahnung. Bei 0 sind die Mahnfunktionen abgeschaltet. Skonto, Skonto1, Skonto2 und Zahlungsfrist: Hier werden die Skontoeinstellungen eingegeben. Diese Werte werden automatisch übernommen, wenn Kunden Skonto gewährt wird. Tag: Frist der Skontogewährungs- / Zahlungstage werden hier angegeben. Feld Tag für Zahlungsfrist: Hier wird die maximale Zahlungsfrist angegeben und keine Skonto eingeräumt. Bemerkung: Tag für Skonto1<Tag für Skonto2<Tag für Zahlungsfrist. Sachbearbeiterbenennung / -name: Hier kann eingestellt werden, dass der Sachbearbeitername bei den Rechnungen, Angeboten etc. angezeigt wird. Wenn diese Felder leer sind, werden die Sachbearbeiternamen nicht ausgedruckt. Startformular: An diesem Punkt kann die Wahl getroffen werden, welches Formular das Startformular sein soll. Anrede (Vorgabe): Bei Einstellungen von Formularen wird die hier angegebene Anrede automatisch übernommen. Terminkalendereinstellungen: Hier werden die Einstellungen für den Terminkalender angepasst. Mengeneinheiten: Die Liste von Mengeneinheiten wird aufgerufen, um die Liste anzupassen.

16. Kapitel 5: Einstellungen AAGen-ITC Software Gestaltung Rechnungsnummer, Angebotsnummer...Das Nummernsystem kann man im Modus Einstellungen, welches in den Bildern dargestellt wird, ziemlich flexibel definieren. Bei den Nummern mit Jahreskomponenten, fangen die Zähler nach jedem Jahreswechsel mit 1 an, z. B: Letzte Rechnung im Jahr 2004: R0401396 Erste Rechnung im Jahr 2005: R0500001 Wenn Sie trotzdem möchten, dass die erste Rechnung doch mit R0501397 anfängt, müssen Sie dies jedes Jahr ein Mal per Hand eingeben. Einstellungen Standardtexte für Ausgaben Sie können alle Standardtexte für Ihre Druckausgaben eingeben. Wenn Sie Geschäftsbriefbögen haben, brauchen Sie natürlich die Fusszeilentexte nicht. Kontrollieren Sie die Standardtexte.

17. Einstellungen Kapitel 5: Einstellungen AAGen-ITC Software Anzahl Ausdruck: Hier kann man die Anzahl der Druckausgaben einstellen.Rechnungstexte werden bei Rechnungen eingesetzt. Diese sind meistens die Zahlungs- und Skontoinformationen. Datenexport /-importArbeitsverzeichnis (Ordner): Die Daten, welche exportiert und gesichert werden, werden hier abgelegt. Exportieren von Daten in Excel-Tabellen: Dateiname von der Zieldatei in die Tabellen exportieren. Exportieren von Statistik in Excel-Tabellen: Dateiname von der Zieldatei in die Statistiken exportieren. Alle Tabellen werden in XLS in die 2 Exceldateien exportiert. Sie können diese Daten in MS-Excel weiterbearbeiten, z. B. weitere Statistiken erstellen. Sichern / wiederherstellen: Dateiname von der Sicherungsdatei. In dieser Datei werden die Daten zur Sicherung exportiert und bei Bedarf wieder importiert (Wiederherstellung) Vorsicht: Beim Import (Wiederherstellung) werden alle vorhandenen Daten von importierten Daten überschrieben; daher ist es ratsam, von der Anwendung eine Sicherungsdatei zu erstellen, bevor Sie die Daten überschreiben. 2 Möglichkeiten bieten sich dazu an: 1. Ganze Datenbank kopieren (BearbeitenKopierenEinfügen bzw. Strg-c und anschließend Strg-v),2. Aktivieren Sie MenüEinstellungen und ändern Sie Dateiname im Kästchen Sichern / wiederherstellen. Dann aktivieren Sie Menü; klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern. Jetzt sind die vorhandenen Daten unter einem anderen Namen gespeichert. Jetzt können Sie wieder auf Einstellungen zurückkehren und die zuvor geänderten Dateinamen wieder rückgängig machen.Jetzt können Sie die Daten von der Sicherung übernehmen: MenüDoppelklick auf die Schaltfläche gesicherte Daten übernehmen++

18. Kapitel 5: Einstellungen AAGen-ITC Software Firmenlogo übernehmen / verändern Sie können mit dem Formular 'Logo' das Firmenlogo auf Ihrem Briefkopf erscheinen lassen. Sie müssen zunächst über das Menü das Formular 'Logo' wie folgt aktivieren. Einstellungen-->Logo Einfügen eines Firmenlogos: In das Feld 'Logoadresse' den Logonamen samt des Ordnernamens eingeben. Wenn die Angaben richtig sind, erscheint das Firmenlogo im Logofenster. Die Felder 'Links', 'Breite', 'Höhe' definieren die Platzierung des Logos. Mann kann diese Daten direkt eingeben. Man kann das Logo durch die Schaltflächen 'Nach links' und 'Nach rechts' hin und her bewegen. Klicken auf das Logo bewirkt, dass das Logo vom rechten und zum linken Rand wechselt. Die Felder 'Breite und Höhe' zeigen die Größe des Logorahmens an. Nach Wunsch kann man die Größen ändern. Dieses kann man auch mit den Schaltflächen "breiter', 'schmaler',' höher' und 'niedriger' einstellen. Die Optionen 'zoomen', 'dehnen' und 'abschneiden' lassen das Logo im Rahmen anpassen. Die Option 'abschneiden' zeigt das Logo in ihrer Originalgröße. Daher wird das Logobild in dem Rahmen abgeschnitten, wenn der Rahmen kleiner als das Logo ist. Die Option 'zoomen' bewirkt, dass das Logo entweder in der Höhe oder in der Breite den Rahmen des Logos ausfüllt, ohne die Proportionen des Objekts zu verzerren. Option 'dehnen' passt die Größe des Logos so an, dass das Steuerelement ganz ausgefüllt wird. Diese Einstellung kann jedoch die Proportionen des Logos verzerren. ListenDas sind die Listen, Art der Dienstleistungen, Konten usw., wie Tätigkeitsliste,die bei Eingaben hilfreich sind und eine Menge Schreibarbeit ersparen; z. B. müssen Sie 'Generalschlüssel' nicht jedes Mal eingeben, sondern nur aus der Kombinationsliste auswählen.

19. Kapitel 6: Listen AAGen-ITC Software LISTENKundenangabenEs ist nicht möglich, Objekte zu erfassen, wenn sich dessen Besitzer (also der Kunde) noch nicht in der Kundendatei befinden.Es gibt 2 Formulare mit 2 verschiedenen Sichtweisen um Kundendaten zu erfassen: 1. Einzelangaben, 2. Liste Mit welcher Eingabemaske Sie Kundendaten eingeben spielt keine Rolle, da beide identisch sind. Bei der 1 sind alle Daten für einen Kunden auf einer Seite dargestellt. Bei der 2 bedeutet jede Zeile einen Kunden. Anschrift: Die Daten auf diesem Feld sind Anschriftdaten, die bei Briefen, Rechnungen, etc. erscheinen. Das Erscheinungsbild von diesem Feldinhalt entspricht auch den Adressenangaben bei Ausdrucken. Anschriftdaten entstehen bei Angaben von Namen und Adressen weitgehend automatisch. Man kann die Anschriftangaben nachträglich anpassen / optimieren. Skonto: Wenn man das Feld Skonto mit Häkchen versieht, bekommen die Skontofelder automatisch die Werte aus 'Einstellungen'. Skontowerte kann man jedoch nach Kunden verändert werden.

20. Kapitel 6: Listen AAGen-ITC Software Mitarbeiterhier werden die Mitarbeiterdaten eingegeben.

21. Kapitel 6: Listen AAGen-ITC Software KontenIn dieser Liste werden Bankkontendaten angegeben. Dadurch ist es möglich, die Kontenverläufe abhängig von diesen Konten einzugeben. Weitere ListenUnten sind die weiteren Listen abgebildet, die als Eingabehilfe dienen. Sie können Datensätze in diesen Listen ändern, löschen, hinzufügen. All dies beeinflussen relevante Daten nicht. Die Tätigkeiten und deren Klassifizierung wird in verschiedene Formulare eingegeben.

22. Kapitel 6: Listen AAGen-ITC Software Tätigkeiten und StundensätzeDie Werte und Namen der aufgelisteten Tätigkeiten werden bei Erstellung von Auftrags-, Angebots-, Rechnungserstellung etc. per Doppelklick übernommen. Art der Tätigkeiten ermöglicht eine beschleunigte Suche der gesuchten Leistungen.Je nach der Belegung von Spalten und Beträgen werden diese ausgewertet und übernommen. h-Satz (Stundensatz): Die Beträge in dieser Spalte werden als Stundensätze übernommen. Die Arbeitsstunden müssen nachträglich im Dienstleistungsformular eingegeben werden. Einh.-preis/Einh.: Bei Einheitspreisen müssen auch Einheitsangaben vorhanden sein. Es werden bei vielen Renovierungsarbeiten oft nach qm berechnet, bei Fahrten nach km. Pausch.-betr.: Manche Leistungen werden pauschal berechnet. Diese Beträge werden im Dienstleistungsformular als Nettobetrag übernommen.

23. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Wie erstellt man Rechnungen, Angebote, Gutschriften ? Es gibt 2 Arten von Erstellung von Rechnungen, Angebote und Gutschriften. 1. Erstellung über die DienstleistungenEs wird zunächst eine Dienstleistung erstellt. Aus 'Dienstleistung' wird mit einem Doppelklick auf die Schaltfläche Rechnung neu eine Rechnung erstellt. In der gleiche Art und Weise werden Angebote und Gutschriften gemacht. Der Vorteil von diesem System: Wenn man aus eine 'Dienstleistung' ein Angebot erstellt worden ist, kann man anschließend von dieser 'Dienstleistung' eine Rechnung erstellen. Von einer Dienstleistung kann man unbegrenzt Rechnungen erstellen. Also Sie brauchen nicht mehr irgend etwas eingeben. Mit einem Doppelklick eine Rechnung erstellen.Durch weitere Funktionen wie Favor. und mntl werden die häufig wiederkehrende 'Dienstleistungen' aufgelistet und bei Bedarf abgerufen und mit einem Doppelklick eine Rechnung erstellt (oder ein Angebot). Diese Methode ist in nächsten Kapiteln hinreichend erklärt. 2. Direkte Erstellung Hier kann man unabhängig von Dienstleistungen und Kunden Rechnung, Angebote und Gutschriften erstellt. Diese Methode ist gut geeignet für die Kunden zufällig und einmalig eine Dienstleistung beziehen. Man kann Kunden aus der Kundenliste entnehmen, wenn betroffener ein Stammkunde ist, oder auch selbst eingeben. Der selbst eingegebene Kunde wird nicht in die Kundenliste aufgenommen und bleiben sie in den Rechnungsdaten verborgen. Man kann von der Menü aus Unterschied bei beiden Methoden liegt darin, bei der ersten kann man für die Stammkunden und für die immer wiederkehrenden Dienstleistungen die Rechnungen erstellen, bei der zweiten eine Stammkundenfreie Rechnungen möglich.

24. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software 1 2 3 7 4 8 9 5 6 10 Dienstleistungen 1. Suche nach Kunden.-Nr.: Durch die Eingabe der Kundennummer gelangt man zu dem gewünschten Objekt.2. Suche nachKunden: Durch die Eingabe des Kundennamen gelangt man ebenso zu dem gewünschten Objekt. Bei der Eingabe wird der Text automatisch ergänzt. 3. Anfangsbuchstaben Kunden: Das Betätigen des Buchstabenfeldes bewirkt, dass die Kundenliste auf den Namen, welcher mit einem angegebenen Buchstaben beginnt, begrenzt wird. 4. Dienstleistungen zu einem aktivem Objekt. / 5. Skonto aktivieren 6. Skontoprozente und Zahlungsfristen in Tagen 7. Die Schaltfläche Neu fügt eine neue Dienstleistung ein. Die Schaltfläche Dienstleistung kopieren++ kopiert die aktive Dienstleistungsangabe. 8. Hier werden die Daten von dem aktuellen Auftragsdatensatz übernommen, um bei der späteren Rechnungserstellung, die mit einem Häkchen bestätigten Dienstleistungsangaben, einsetzen zu können. 9. Das Häkchen auf diesem Feld ermöglicht, Rechnungen für die Monatspauschale zu erstellen. Wenn man die aktuelle Rechnung druckt, verschwindet diese Dienstleistung bis zum nächsten Monat von der Liste. 10. Die Tätigkeitsliste von einer Dienstleistung.

25. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Dienstleistungen - FavoritenlisteDie immer wiederkehrenden Dienstleistungen werden mit einer Bestätigung in die Dienstleistungsliste aufgenommen. Dies ist auf der Rechnungsseite mit einem Doppelklick auf der Schaltfläche Dienstleistungsliste aktiviert. Mit der Schaltfläche Übernehmen++ kann man automatisch eine Rechnung erstellen.

26. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software DienstleistungenDienstleistungen sind die sporadischen und vertraglich vereinbarten Tätigkeiten, die der Hausmeistereibetrieb für Kunden verrichtet. Kunde Dienstleistung neu Dienstleistungenzum aktiven Kunde Tätigkeiten zu aktiver Dienstleistung Angabe DienstleistungenAus der blauen Liste das Objekt wählen. Mit einem Doppelklicken auf das rote Feld auf dem leeren Datensatz (Feld Auftragsnr.) wird ein neuer Datensatz, mit einer Nummer und aktuellem Datum versehen und hinzugefügt. Für diesen neuen Datensatz steht die Tätigkeitsliste 'Tätigkeiten' automatisch zur Verfügung. Wählen Sie aus der Kombinationsliste Dienstleistungsliste um Feld Auftrag / Dienstleistung auszufüllen. Dieses Feld kann man auch nachträglich vervollständigen oder direkt eingeben. Nach dieser Eingabe bekommt 'Tätigkeiten' einen pauschalen Datensatz Bitte fügen Sie 'Tätigkeit' ein. Sie können die Tätigkeiten nacheinander angeben.

27. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Dienstleistungen - Eingeben Normale Eingabe Zunächst das Objekt wählen. Mit einem Doppelklick auf das rote Feld auf den leeren Datensatz (Feld Auftragsnr.++) wird ein neuer Datensatz, mit einer Nummer und aktuellem Datum versehen und hinzugefügt. Für diesen neuen Datensatz steht die Tätigkeitsliste 'Tätigkeiten' automatisch zur Verfügung. Wählen Sie aus der Kombinationsliste Dienstleistungsliste um Feld Auftrag / Dienstleistung auszufüllen. Dieses Feld kann man auch nachträglich vervollständigen oder direkt eingeben. Nach dieser Eingabe bekommt 'Tätigkeiten' einen pauschalen Datensatz Bitte fügen Sie 'Tätigkeit' ein. Sie können die Tätigkeiten auch nacheinander angeben.

28. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Eingabe Tätigkeiten 1 2 1. Aktivitäten und die eingesetzten Artikel eingeben Mit ein Doppelklick auf dem Leistungen++ aktiviert man die Tätigkeitenliste. Aus dieser Liste wählt man die Tätigkeit und übernimmt diese per Doppelklick auf der entsprechenden Tätigkeit. Auch eine direkte Eingabe ist möglich..Um für den Auftrag die eingesetzten Materialien einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Artikelliste'.

29. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Eingesetzte Material eingebenEin Doppelklick auf dem Leistungen++ aktiviert Tätigkeiten und Stundensätze, ein Klick auf der Schaltfläche Artikelliste aktiviert die Materialliste. Hier wird das eingesetzte Material ausgewählt und mit einem Doppelklick oder mit der Schaltfläche Übernehmen das Artikel übernommen. Ermittlungdes Netto-VerkaufspreisesDoppelklick auf dem Einstandspreis aktiviert das Berechnungsformular für die Berechnung vom Verkaufspreis. Der Einstandspreis ist eingeblendet. Gibt man den Aufschlag ein, bekommt man den Verkaufspreis ermittelt. Mit der Schaltfläche Übernehmen übernimmt das Material den Verkaufspreis. Wenn es den Einstandspreis noch nicht gibt, kann man diesen auch eingeben.

30. 2 Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software 2. Stundensatz, Menge, Preis etc. eingeben Die Arbeitszeit Die Anfangsarbeitszeit von (hier 11:00 Uhr) eingeben, dann das Ende der Arbeitzeit bis (hier 11:45 Uhr) eingeben. Als Ergebnis bekommt man den entsprechenden Wert Menge (Arbeitszeit) heraus. Die Arbeitszeit Menge kann man auch direkt eingeben Sobald man die Arbeitszeiten eingibt, wird automatisch auch Leistung+Stundensätze aktiviert. Hier sind mögliche Arten von Leistungen und Sätzen aufgelistet: Stundensätze, Pauschalwerte usw. Mit einem Doppelklick auf der gewünschten Leistungsart übernimmt man die Werte und der Netto-Betrag wird automatisch errechnet. Leistung+Stundensätze startet automatisch, wenn man Anfang und Ende der Arbeitzeiten (Felder von-bis) oder Arbeitzeit (Feld Menge) eingibt. Dies kann man auch erreichen, indem man das Feld Preis/Stundensatz doppelklickt. Das Feld Menge wird für das eingesetzte Material verwendet. Wenn Menge eingegeben worden ist, gilt die Angabe am Feld Preis/Stundensatz als Einheitspreis des Materials. Der Nettobetrag gilt dann als Materialkosten. Bemerkung: Ein Datensatz im Bereich Tätigkeiten ist entweder die Eingabe des Materialeinsatzes, oder der Arbeitseinsatz. Beispiel: Um das Wechseln im Tätigkeitsbereich eines Wasserhahnes darzustellen braucht man folglich zwei Datensätze: Einen für die Materialkosten und den anderen für den Arbeitsaufwand.

31. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Dienstleistungen - Rechnung erstellenDurch einen Doppelklick auf die Schaltfläche Rechnung erstellen löst eine Rechnung aus.Wenn Dienstleistungen und Tätigkeiten erstellt worden sind, kann man durch das Klicken auf die Schaltfläche Rechnung erstellen eine Rechnung erstellen, welche man auch sieht, da die Rechnungsnummer im Feld RechnungsNr zu sehen ist. Der Nettobetrag oben muss mit der Summe vom Nettobetrag unten übereinstimmen. Wenn der Nettobetrag im Dienstleistung-Datensatz und in Detaildatensätzen Tätigkeiten nicht miteinander übereinstimmt, versucht die Anwendung dies zu korrigieren und es kommt zu einer Fehlermeldung.

32. Kapitel 14: Allgemeine Bearbeitungsinformationen AAGen-ITC Software Rechnung neu / Angebot neuSie können direkt, unabhängig von den Dienstleistungen, eine Rechnung erstellen. FormulareRechnungRechnung neu FormulareAngebotAngebot neu Sie können den Kunden aus der Kundenliste wählen, bzw. selbst eingeben, wenn dieser sich nicht in der Liste befindet. Man kann aus einem Angebot auch eine Rechnung erstellen. Nachdem Sie die Rechnung bzw. das Angebot erstellt haben, können Sie mit Übernehmen die Rechnung übernehmen und sie dann in das Weiterbearbeitungsformular laden. Hier können Sie es ausdrucken, die anderen Rechnungen ansehen, Zahlungen eingeben etc. Dies gilt auch für Angebote.

33. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Sie können die Kundenangaben einzeln eingeben, wenn dieser sich nicht in der Kundenliste befindet. Obwohl Sie bei den Kunden, die sich nicht in der Kundenliste befinden , jedes Mal neu eingeben müssen, gibt es auch hier Abhilfe. 1- Die PLZ und den Ort in den Adressenteil können Sie aus der Liste wählen. Diese Liste entsteht im Hintergrund aus der Kunden- und Lieferantenlisten. 2- Die Kundenkurzbezeichnung entsteht automatisch während der Eingabe. 3- Die Anschrift entsteht auch automatisch. 4- Wenn Sie den Firmenname eingeben und bestätigen, und dieser Kunde früher schon ein Mal eine Rechnung bekommen hat, wird dies von der Software aufgezeigt und zur Auswahl angeboten. Sie brauchen dann andere Daten nicht mehr einzugeben. Es reicht auch den Anfangsbuchstaben einzugeben, wenn Sie wissen, dass diese Firma bereits ein Kunde war.

34. Kapitel 7: Dienstleistungen AAGen-ITC Software Viele Werkzeuge und Funktionen helfen, dass die Rechnungen gesucht, aufgelistet, kopiert navigiert und weiterbearbeitet werden können. MwSt. Anzeigen / Aufstellung MwSt. (Umsatzsteuer)Die Software erlaubt verschiedene Umsatzsteuersätze auf einem Dokument aufzuführen. Das Programm übernimmt automatisch den Steuersatz aus Einstellungen. Bei der Abweichung kann man dies jeweils per Hand aus der Steuersatzliste auswählen.

35. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Rechnung bearbeitenNachdem alle Angaben für eine Dienstleistung und für die Rechnungserstellung getätigt wurden, kann man mit der Schaltfläche Rechnung die Rechnungsoberfläche aktivieren.Hier können Sie die restlichen Angaben, tätigen. Damit wird das Bankkonto einem bestimmten Konto zugeordnet. Anschließend können Sie die Rechnung drucken und an den Kunden schicken. Kombinationsfeld Konto ordnet die aktuelle Rechnung einem Konto zu; diese Rechnung wird in die Kontobewegungsliste (Auszug) aufgenommen

36. 1 2 3 Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Zahlung, Teilzahlung Raten-/Teilzahlung Die Schaltfläche Raten/Teilzahlung startet das Teilzahlungsformular (1). Beim ersten Mal steht an der ersten Position der ganze Betrag als Teilzahlung. Mit einem Doppelklick auf der Schaltfläche Übernehmen++ wird die Rechnung abgeschlossen (1). Hier wird das Skonto berücksichtigt. Es kommt oft vor, dass ein Kunde seine Rechnung in Raten bezahlt. Dann muss man den Betrag von Teilzahlung dementsprechend ändern. Per Doppelklick auf der Schaltfläche Übernehmen++ wird dies dann entsprechend übernommen. Bei der nächsten Zahlung wird die Schaltfläche Neu++ doppelgeklickt, und eine neue Zahlung mit dem aktuellen Datum eingefügt. Der Betrag entspricht dem Restbetrag. Wenn der gezahlte Betrag geringer als der Restbetrag ist, wird dies dementsprechend geändert. Auch entsprechend das Datum, wenn die Zahlung in der Vergangenheit liegt.Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis der Gesamtbetrag gezahlt ist. Wenn die Zahlung eine Teilzahlung ist, wird das Skonto nicht berücksichtigt. Schaltfläche gezahlt Mit dieser Schaltfläche können Sie die Zahlung abschließen, ohne das Teilzahlungsformular zu öffnen.

37. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software RechnungslisteDie Rechnungsliste ist ein Steuer- und Kontrollwerkzeug für Rechnungen, die bereits erstellt worden sind. Sie enthält wichtige Informationen, so z. B. ob die Rechnungen gezahlt bzw. überzogen sind. Die Rechnungen können auch in verschiedenen Sichtweisen, wie 'nicht gezahlt', 'gezahlt', 'alle' angezeigt werden. Beim Klick in diesem Bereich navigiert die Rechnungsformular. Die Kombinationsfelder Kunde und Objekt erhöht die Filtermöglichkeit von Rechnungen.Die Rechnungsliste dient auch als Navigationswerkzeug. Klicken im Bereich Rechn.-Nr. und Auftr.-Nr. bringt Sie zur gewünschten Rechnung.Es ist auch möglich die Wahlmöglichkeiten miteinander zu kombinieren, z. B. kann man nachdem man die unbezahlten Rechnungen filtert, mit dem Kombinationsfeld Kunde zusätzlich weiterfiltern.

38. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Rechnungskontrolle, MahnungenMit Rechnungskontrolle kann man Rechnungen verwalten; den Zahlungseingang bestätigen, Mahnungen ausdrucken usw. Man kann zu Sichten wie 'alle', 'unbezahlte', 'bezahlte', wechseln.Bei unbezahlten und überzogenen Rechnungen werden die Felder Rechnungen und üzo rot markiert.Hier kann man, wie bei dem Rechnungsformular, Rechnungen drucken und Zahlungen registrieren. Die Änderungen, die auf dem Rechnungsformular nicht möglich sind, kann man hier tätigen. Hier doppelklicken, um einen Mahnbrief zu erstellen Eine fälschlicherweise als gezahlt abgehackte Rechnung, kann man hier rückgängig machen, in dem man auf das gezahlt klickt. Mit Drucken++ kann man die Rechnung ausdrucken.

39. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software MahnungenMahnungen werden im Formular Rechnungskontrolle verwaltet. Doppelklicken auf das Feld bis startet diesen Vorgang. Sie müssen das Kombinationsfeld Unterschrift eingegeben haben; dies kann man sowohl aus der Mitarbeiterliste, die Kombinationsfeld anbietet, als auch durch die Eingabe des Namen erreichen.DieUnterschrift braucht man, um den Namen unter das Begrüßungswort zu setzen.Geben Sie Leerzeichen ein, wenn Sie den Unterschrift-Namen unterdrücken und Ihr Unterschrift handschriftlich im Brief untersetzen wollen. Hier doppelklicken, um einen Mahnbrief zu erstellen Erst wenn das Unterschriftsfeld eingegeben ist kann das Mahnschreiben erfolgen. Mit einem Doppelklick können Sie, wie oben beschrieben, das Mahnschreiben aktivieren. Wenn man versucht, einen Mahnbrief zu schreiben, aber die Mahnfrist noch nicht erfüllt ist, bekommt man zunächst eine Meldung wie z. B. '1. Mahnung noch nicht erforderlich'. Hier ist ein Mahnbrief noch nicht notwendig.

40. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Nach Aktivieren durch das Doppelklick erscheint die Eingabebox, in dem der nächste Zahlungsendtermin vorgeschlagen wird. Sie können nun diesen Termin ungeändert bzw. nach der Änderung bestätigen. Dann erscheint die Eingabebox für die Brieferöffnung. Sie können diese so lassen oder ändern. Dann ist der Mahnbrief, wie unten zu sehen ist, erstellt.Nach dem dritten Mahnbrief kann man keinen mehr erstellen.

41. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software StornoMan kann eine Rechnung stornieren, in dem man Optionsfeld Stornieren anklickt. Stornieren

42. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Rechnungen-übersichtDer Rechnungsübersicht gelangt man über das Menü(Rechnungen Übersicht) bzw. über die die Rechnungen(Rechnungsübersicht). Hier kann man alle Rechnungen nach Kriterien Kunden und Objekt

43. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software SkontoDie Unternehmen gewähren häufig bei Zahlung innerhalb der angegebenen Fristen Skonto.Wenn einem Kunden Skonto gewährt worden ist, bekommt dieser automatisch bei Aufstellung der Dienstleistungen die entsprechenden Skontoangaben. Diesen Vorgang kann man allerdings auch ändern bzw. rückgängig machen. Wenn einem Kunden von vorneherein kein Skonto gewährt worden ist, sind die Skontofelder nicht sichtbar (das Bild rechts). Wenn man für eine Rechnung sporadisch Skonto gewähren muss, hat man die Möglichkeit das Bestätigungsfeld Skonto zu betätigen. Dadurch sind die Skontofelder sichtbar und eine entsprechende Eingabe ist möglich.

44. 2. Anzahlungsbetrag 1. Hier anklicken Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Anzahlungs-/Restzahlungsrechnung Wenn Sie für einen Auftrag eine Anzahlung vereinbart haben, können Sie diese wie folgt abbilden:Die Rechnung für die erste Anzahlung 1. Auf die Schaltfläche 'Anzahlung' klicken. 2. Anzahlungsbetrag angeben 3. Anzahlungsrechnung ausdrucken. Der Anzahlungsteil auf dem Rechnungsformular ist, bis auf die Schaltfläche ‚Anzahlung‘, unsichtbar. Dieser Bereich ist erst bei Bedarf sichtbar.

45. 3. Anzahlung drucken Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Auf dem Rechnungsformular sind in der Anzahlungstabelle die Anzahlungsbeträge, Restbeträge, etc., zu sehen..Nachdem die Anzahlungsbeträge angegeben wurden, kann man die Rechnung ausdrucken.

46. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Es wird normalerweise nur der Nettobetrag eingegeben, die MwSt., der Bruttobetrag werden automatisch berechnet. Man kann auch die Zahlen evtl. selbst ändern. Wenn man die Beträge für die Anzahlung ändern will, klickt man auf die Schaltfläche ‚Anzahlung‘, um das Änderungsformular zu starten.

47. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Rechnungen für weitere Anzahlungen / Restzahlung Manchmal wird bei der Auftragsannahme eine Anzahlung von Kunden verlangt. Nach der Erledigung des Auftrages wird dann der Restbetrag gezahlt. Es liegen zwischen den Anzahlungsrechnungen und der Endrechnung gewöhnlich mehrere andere Rechnungen.Problem: Man verliert die Übersicht und deswegen werden die Aufträge mit den Anzahlungen aufgelistet. Diese Liste wird mit der Schaltfläche ‚Restzahlungen‘ aktiviert. Mit dieser Liste können Sie mit einem Klick zu den letzten Anzahlungsrechnung des jeweiligen Auftrages gelangen.Wenn Sie eine Rechnung für weitere Anzahlungen bzw. für den Restbetrag erstellen, aktivieren Sie die letzte Anzahlungsrechnung dieses Auftrages und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Rechnung kopieren‘. Dadurch erhalten Sie sofort eine Endrechnung. Sie können auf Wunsch diese Endrechnung zu einer Anzahlungsrechnung umwandeln, in dem Sie die Beträge ändern (die Schaltfläche ‚Anzahlung‘ betätigen)..Kurz: 1. Die erste Anzahlungsrechnung entsteht durch einen Klick auf der Schaltfläche ‚Anzahlung‘.2. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche (‚Anzahlung‘) aktiviert das Bearbeitungsformular, mit dem man die Beträge ändern bzw. die Anzahlungsrechnung rückgängig machen kann.3. Die Aufträge mit den Anzahlungen werden in einer Restzahlungsliste aufgenommen. Ein Auftrag fällt aus der Liste, wenn für diesen Auftrag die letzte Rechnung (Endrechnung) erstellt worden ist. 4. Die Rechnung für die weiteren Anzahlungen / Endrechnungen für den gleichen Auftrag kann man nur mit „Rechnung kopieren‘‘ erstellen. Es kann sein, dass mehrere Anzahlungen vereinbart sind. Wenn also diese Rechnung keine Endrechnung, sondern eine weitere Anzahlung sein sollte, brauchen Sie nur auf die Schaltfläche ‚Anzahlung‘ zu klicken.Sie bekommen das Änderungsformular und aktualisieren die Beträge. Somit wird aus der Endrechnung, eine Anzahlungsrechnung und es bleibt natürlich auch ein Restbetrag übrig. Wenn es dann endlich soweit ist, erstellen Sie, wie bereits beschrieben, die Endrechnung. Wenn die Endrechnung erstellt ist, verschwindet dieser Auftrag endgültig aus der ‚Restzahlungenliste‘.

48. Kapitel 8: Rechnungen AAGen-ITC Software Unten sind die Listen für Anzahlungen/Restzahlungen und der Ausschnitt von einer Endrechnung zu sehen.

49. Kapitel 9: Angebote, Bestellung... AAGen-ITC Software Angebot erstellenWenn Kunde nach bestimmten Dienstleistungen fragt, muss man schnell reagieren und ein Angebot erstellen. Angebotserstellung wird vom Dienstleistungen-Formular aus gemacht. Man definiert ganz normal die Dienstleistungen. Durch ein Doppelklick auf dem Formular Angebot neu++ entsteht ein Angebot. Man kann aus diesen Dienstleistungsdaten auch eine Rechnung erstellen, in dem man das Feld Rechn einhackt (s. Rechnungserstellung), wenn der Kunde dieses Angebot eingeht. Man kann von Menü aus ins Angebotsformular gelangen, um Angebote zu suchen, anzusehen uns auszudrucken

50. Kapitel 9: Angebote, Bestellung... AAGen-ITC Software Angebote suchen, wählenAngebote suchen: Mit diesem Werkzeug können Sie einfach und unkompliziert gesuchte Angebote eingrenzen und finden. Es genügt eine Eingabe von Objektnr. bzw Kundennr usw., und schon werden die gesuchten Angebote ausgefiltert. In dem Sie in dem Feld Ang.-Nr. auf ein entsprechendes Feld auf der Angebotsliste klicken, gelangen Sie direkt zu dem gewünschten Angebot. Druckausgabe AngebotDer Auftrag ist erteilt, wenn der Kunde das Angebot unterschreibt.