KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ uygulamalarI 7 mAYIS 2012

1. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ uygulamalarI7 mAYIS 2012 İSTANBUL VE MARMARA, EGE, AKDENİZ, KARADENİZ BÖLGELERİDENİZ TİCARET ODASI

3. Kalİtebİrİmİ Oyuncuları bulmak kolaydır. İşin en zor kısmı birlikte oynamalarını sağlamaktır.

4. İMEAK DTO ORGANİZAYON YAPISI Meclis Başkanı Y.K Başkanı ORDES Danışmanlar Hukuk Birimi Şube ve Temsilcilikler Genel Sekreter Şb. ve Tems. Koordinatörlüğü Kalite Birimi Mali İşler Dış İlişkiler Kurumsal Destek Deniz Tic & Deniz Ulş.

5. Kalİtebİrİmİ • Farklı gruplar arasındaki çabaları koordine eder. • Karar verici ve kaynak (zaman, bilgi vb) sağlayıcıdır. • Zaman çizelgelerini takip eder. • Engellerin kaldırılmasını sağlar. • Kaynakların sağlanmasını temin eder.

6. İMEAK DTO KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ • Türk Oda hizmetlerinin kalitesinin iyileştirilmesi amacıyla geliştirilen “Oda Akreditasyon Modeli” kapsamında İMEAK DTO, 2002 yılında Akredite olan ilk 10 Oda arasında yer almaktadır. • Odamız, kalitedeki sürekliliğin devamı için 2007 yılından itibaren ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemini de uygulamaktadır. • Odamızda, Stratejik Yönetim modeli uygulanmaktadır.

7. KALİTE YOLCULUĞUMUZ

8. “Arif olan anlar” • dokÜmantasyon !TOPLUMSAL SORUNUMUZ

9. dokÜmantasyon • KYS dokümantasyonu, kalite politikasını ve kalite hedeflerini, KEK’i, prosedürleri ve faaliyetlerimiz için ihtiyaç duyduğumuz diğer tüm dokümanları kapsar. • Güncel Dokümanlarımız: • KEK • OEK • 46 Prosedür • 17 Talimat • 6 Proses Kartı • 103 Form • 5 Liste • 1 Şema • 2 Plan • 4 Dış Kaynaklı Doküman

10. KALİTEPOLİTİKASI • Kamu yararını ön planda tutarak temsil ettiği Türk Denizcilik Sektörünün haklarını korumak, • Üyelerinden gelen talepler ve ilgili mevzuat ile kendisine verilmiş olan görev ve sorumluluklar çerçevesinde üye beklentilerini eksiksiz, doğru ve zamanında; tarafsızlık ve güvenilirlik ilkelerine bağlı kalarak karşılamak, • Serbest piyasa ekonomisi çerçevesinde denizcilik sektörünün; iç ve dış pazarlarda ve uluslararası alanlarda sürdürülebilir politikalarla hizmet kalitesini üst seviyede tutabilmek, • Denizcilik sektöründe eğitim gereksinimine destek olmak suretiyle ülke ekonomisine katkı sağlamak, • Kalite Yönetim Sisteminin şartlarına uyulmasını ve sistemin sürekli iyileştirilmesini temin etmek, • Kalite Yönetim Sistemine uygun şekilde hizmet verebilmek için çalışanlarımızın eğitimini ve motivasyonunu sağlamaktır. • Odamız, üstlendiği misyon ve vizyonu aracılığı ile ürettiği hizmetin kalitesini, kamuya ve diğer kurum ve kuruluşlara örnek teşkil etmeyi, tüm bunların sürekliliğini; çalışanları ve üyeleri ile beraber gerçekleştirebilen bir • "Hizmet Kurumu" anlayışı ile sağlamayı taahhüt eder.

11. DENETİMLER • İÇ DENETİM • İç Denetim Prosedürü gereğince; her yıl planlı iç denetimleryapılmaktadır. Örneğin 2011 yılında iç denetimlerde 14 adet düzeltici ve önleyici faaliyet isteğinde bulunulmuştur. • Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin takibine ilişkin Ek iç denetimler yapılmıştır.

12. DENETİMLER DIŞ DENETİM 21.12.2011 tarihinde gerçekleştirilen ISO9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi periyodik denetiminde minör seviyede dahi uygunsuzluk tespit edilmemiştir.

13. DENETİMLER DIŞ DENETİM Oda / borsa akreditasyon sistemi denetimi eylül 2011

14. ODA/ BORSA AKREDİTASYON SİSTEMİ • ÖZDEĞERLENDİRME • ÖzdeğerlendirmeFormu «ODANet Sistemine» konularak Merkez Bölüm/Birimleri ve Şubeler tarafından her elementin altına kendi “Asli Kanıtlarını” yazmaları istenmektedir ve böylelikle çalışanlarda kalite yönetim sistemi bilincinin geliştirilmesi amaçlanmaktadır. • Girişi yapılan veriler, Kalite Birimi tarafından düzenlenmektedir.

15. ÖLÇMEDİĞİMİZİ İYİLEŞTİREMEYİZ VE GELİŞTİREMEYİZ

16. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME • Odamız izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme faaliyetlerini • planlamış ve uygulamaktadır. • Ölçümler sonucu elde edilen veriler, uygun analiz • yöntemleri ile değerlendirilir.

17. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME • Müşteri Memnuniyeti • İç Denetimler • Proses (Süreç) Performansları • Kalite Hedefleri • Ölçme ve Değerlendirme Kriterleri vb. • Örneğin 2011 yılında tüm proseslerin performansı sağlanmıştır: • Eğitim Prosesi • Müşteri İlişkileri Prosesi • Satın Alma Prosesi • Kalite Kontrol Prosesi • Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosesi • Yönetim Prosesi

18. ölçme, analİz ve İYİLEŞTİRME

19. MÜŞTERİMEMNUNİYETİ • Görüş ve Öneri Değerlendirme • 2 adet Görüş/Öneri Kutusuna hem iç müşteriler (personel) hem de dış müşteriler görüş ve önerilerini formlar aracılığı ile isimsiz olarak belirtebilmektedir. • Örneğin Performans Yönetim Sistemi Kılavuzu’nun güncel olup olmadığı anlaşılamadığından prosedür haline getirilmesi önerilmiştir. Konuya ilişkin Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İsteği açılmış olup, ilgili kılavuz prosedür olarak yayınlanmıştır.

20. MÜŞTERİMEMNUNİYETİ Görüş ve Öneri Değerlendirme Personel tarafından bırakılan bazı formlar, sistemi iyileştirmeye yönelik olmayıp kişisel şikayet içerebilmektedir. Bu formlar, KYS kapsamında değerlendirilmeye alınmamakta olup doğrudan ilgili birime gönderilmektedir. Konuya yönelik olarak 09.01.2012 tarihinde tüm çalışanların katılımı ile Genel Sekreter yönetiminde toplantı gerçekleştirilmiş ve çalışanlar bilgilendirilmiştir.

21. MÜŞTERİMEMNUNİYETİ

22. MÜŞTERİMEMNUNİYETİ Dış Müşteri Müşteri memnuniyetine ilişkin olarak her yıl mutlaka hedef belirlenmekte olup anket uygulaması profesyonel bir araştırma & danışmanlık firması tarafından gerçekleştirilmektedir. Anket uygulamasında e-posta, faks ve telefon yoluyla üyelerin %50’sine ulaşılmaktadır. Anket sonuçları ve üyelerden alınan görüşler, yıllık hedeflerin belirlenmesinde yol gösterici olmaktadır.

23. MÜŞTERİMEMNUNİYETİ İç Müşteri Müşteri memnuniyetine ilişkin olarak her yıl mutlaka hedef belirlenmekte olup anket uygulaması elektronik ortamda gerçekleştirilmekte; sonuçları İstatistik ve Analiz Sorumlumuz tarafından değerlendirilmektedir. Anket sonuçları ve personelden alınan görüşler, yıllık hedeflerin belirlenmesinde yol gösterici olmaktadır.

24. DÜZELTİCİVE ÖNLEYİCİ FAALİYETLER • 2011 Yılında tespit edilen 15 adet minör uygunsuzluğa ilişkin DÖF isteğinde bulunulmuştur. 15 adet uygunsuzluğun; • 14 adedi İç Denetim, • 1 adedi iç işleyiş esnasında tespit edilmiştir.

25. TEDARİKÇİLER SatınalmaProsedürü gereğince tüm tedarikçiler Tedarikçi Değerlendirme Formu’na kaydedilmekte ve değerlendirilmektedir. Tüm Bölüm/Birimler, yıllık olarak kendi tedarikçileri için Tedarikçi Değerlendirme Formu’nu doldurmakta ve muhafaza etmektedir. Formların, yıl sonunda çıktısı alınarak matbu olarak saklanmaktadır. A: 100-70 Puan, Çalışılması Uygun Tedarikçilerdir. B: 69-40 Puan, Çalışılması Uygun Tedarikçilerdir Ancak Periyodik Olarak Gözden Geçirilir. C: 39-0 Puan, Güvenli Kabul Edilmediğinden Gelecek Yılın Tedarikçi Değerlendirme Listesine Alınmaz.

26. EĞİTİMFAALİYETLERİ • 7 adet Şube çalışanına ISO9001 Temel Eğitim ve İç Denetçi Eğitimi aldırılmış, Kalite Yöneticisi tarafından Oda Akreditasyon Sistemi ve İMEAK DTO KYS Uygulamaları Eğitimleri verilmiştir. • Merkez çalışanlarına Kişisel Stratejik Planlama Eğitim Semineri verilmiştir.

27. yönetİmİn gözden geçİrmesİ 2011 yILI YGG TOPLANTISI ŞUBAT 2012

28. KALİTE BİRİMİ TESPİTLERİ •Resmin tamamı görmeye yönelik bakış açısı geliştirilmeli. • Teknikler kullanılmalı. • Sürekli iyileştirme için kıyaslama yapılmalı.

29. BİLGİLENDİRME • KYS hakkında personelin bilgilendirmesi e-posta ve GS duyuruları ile yapılmaktadır. • kalite@denizticaretodasi.org • Deniz Ticareti Dergimizde KYS hakkında haberler yer almaktadır. • Ayrıca denetim vb, web haber olarak yayınlanmaktadır.

30. Kalite Yönetim Sistemi Kuruldu, Sistem İşliyor Böyle çok mutluyum, neden başka bir şey yapayım ki? Bazı Çalışanlar Sisteme Dahil Olmak İSTEMİYOR

32. TANIMLAR • ISO, ISO 9001 • Akreditasyon • Oda / Borsa Akreditasyon Sistemi • Uygunsuzluk • Kalite • Kalite Yönetim Sistemi • Denetim • Düzeltici ve Önleyici Faaliyet İsteği • Doküman • Prosedür • Talimat • Müşteri Memnuniyeti

33. KALİTE DEĞİLDİR

34. Kalite Nedir? Kullanıma uygunluktur

35. ÖNYARGILAR • Mevcut durumdan çok memnunum. • Benim performansımdenetlenemez. • Yaptığım her işi yazılı hale getirirsem kıymetim kalmaz. • Ben «Uygunsuzluk» yaratacak bir iş yapmam.

36. TANIMLAR • YGG • KEK • Özdeğerlendirme • İç Denetim • KYS Dokümantasyonu Çalışanlar, neyi neden yaptığını bilmeli.

37. Meyvesini yiyemeyeceğimizi bildiğimiz ağaçlar için, fidanlar ektik.

38. StratejİkPlanlama

41. StratejİkPlanlama Odamız, kurumsal etkinliğini de arttıracak yeni bir yönetim anlayışı benimsemeye karar vermiş, böylelikle deniz ticaretinden ülkemizin daha fazla pay alması, uluslararası rekabet gücünün artması ve ülke kalkınmasına katkıda bulunulmasını amaçlayan ve Odamızın “Temel Değerlerini” yansıtan bütünleşik bir stratejik yaklaşım ortaya konmuştur. • Bu stratejik yaklaşımı uygulamaya geçirmek amacı ile TOBB ETÜ SEM’den alınan danışmanlık desteğiyle stratejik plan çalışması tamamlanmıştır, stratejik planlama çalışmalarının yürütülmesi ve üst yönetime raporlanması için ise Kalite Birimi yetkilendirilmiştir. • Stratejik Planlama Ekibi • Yetkilendirilmiş Y.K. Üyesi • Stratejik Amaç ve Hedefler Konusunda Yetkilendirilmiş Y.K. Üyeleri

42. StratejİkPlanlama Stratejik planlama çalışmaları 8 aylık sürede tamamlanmıştır. Hem gerçekçi stratejiler üretmek, hem de stratejik planın hayata geçmesinde kolaylık sağlamak amacıyla stratejik planlama sürecinde, çeşitli yöntemler ile Odamızın etkileşim içinde bulunduğu tarafların (paydaşların) görüşleri alınmıştır.

43. StratejİkPlanlama Neden Kalite Birimi?

44. StratejİkPlanlama STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ ÇALIŞMALARI NELER YAPTIK?

45. StratejİkPlanlama İç Paydaş Çalışması 63 Çalışan ile (%81 katılım) İMEAK DTO’nun SWOT Analizi 2. İç Paydaş Çalışması 6 Yönetici ile (%85 katılım ile) İMEAK DTO’nunSWOT Analizi

46. StratejİkPlanlama 3. İç Paydaş Çalışması Meclis Üyeleri ile İMEAK DTO’nun SWOT Analizi 4. İç Paydaş Çalışması Meslek Komite Üyeleri ile İMEAK DTO’nunSWOT Analizi 10 Adet Meslek Komitesi ile ayrı ayrı sektörel toplantılar yapıldı.

47. StratejİkPlanlama 5. İç Paydaş Çalışması Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Başkanlarımıza göndererek, denizcilik sektörüne ilişkin görüşlerini aldık. Deniz ticaretinin temel eksikleri ve gelişmeye açık yönleri nelerdir? Deniz ticaretinin rekabet gücünü azaltan faktörler nelerdir? Deniz ticaretinin rekabet gücünü azaltan faktörlerin etkisini ortadan kaldırmak için neler yapabiliriz?

48. StratejİkPlanlama 6. İç Paydaş Çalışması Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Üyelerimize göndererek, İMEAK DTO’nunkurumsal gelişimine ilişkin görüşlerini aldık. Deniz Ticaret Odası’nın “GÜÇLÜ” yönleri nelerdir? Deniz Ticaret Odası’nın “ZAYIF” yönleri nelerdir? Deniz Ticaret Odası’nın “ZAYIF YÖNLERİNİ GELİŞTİRMEYE YÖNELİK ÖNERİLERİNİZ” nelerdir?

49. StratejİkPlanlama • 7. İç Paydaş Çalışması • Hazırladığımız Formları Meslek Komitesi Üyelerimize göndererek, kurumsal faaliyetler ile Meslek Komitelerinin verimliliği ve etkinliğinin geliştirilmesine ilişkin görüşlerini aldık. • İMEAK DTO’nunkurumsal yapısı ve faaliyetlerinin geliştirilmesi konusundaki görüş ve önerileriniz nelerdir? • Meslek Komiteleri verimliliği ve etkinliğinin geliştirilmesine yönelik görüş ve önerileriniz nelerdir?

50. StratejİkPlanlama 8. Dış Paydaş Çalışması Dış Paydaşlar ile İMEAK DTO’nun SWOT Analizi