Shqipëria Trajnimi për Statistikat

1. Shqipëria Trajnimi për Statistikat Prokuroria/ Gjykatat Seanca 7, 1 Shkurt, 13.15 – 14.30 Një Sistem Elektronik i Menaxhimit të Çështjeve DEVELOPMENT OF MONITORING INSTRUMENTS FOR JUDICIAL AND LAW ENFORCEMENT INSTITUTIONS IN THE WESTERN BALKANS 2009-2011 Phase three – Training With funding from the European Union

2. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Mos nënvlerësoni zbatimin e një Sistemi Eletronik të Menaxhimit të Çështjeve (SEMÇ). Jeni të kujdesshëm për të mos qënë shumë ambicioz. Filloni me një përshkrim të plotë, të detajuar dhe të saktë të drejtimit të punës (dhe mos harroni një përkufizim të mirë të termave të përdorura dhe lëvizjes së koncepteve si autorët dhe çështjet në sistem) Pse doni të keni një SMÇ? Për çfarë do të përdoret?

3. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Avantazhet e mundshme dhe përdorimi i një SMÇ: Efiçiensa në punë Uniformiteti i procedurave Cilësi më e mirë e të dhënave të përpunuara Planifikimi i burimeve në gjykata Komunikim më i mirë me gjykatat e tjera, ministrinë, zyrën e statistikave, prokurorinë etj. …?

4. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Problemet e mundshme të SMÇ: Kosto e lartë! Më shumë ngarkesë pune për sekretaret Shumë liri në “Personalizimin” e një SMÇ Dembëlizëm në futjen e të dhënave (using defaults) Mungon kontrolli i cilësisë …?

5. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Në Hollandë ne filluam të ndërtojmë një SEMÇ në fillim të viteve’80’ për të dyja prokurorinë dhe gjykatat Kjo kërkoj katër vjet dhe shumë miliona Dhe dështoj keq Vetëm në vitin 1990 mundëm të kishim një SEMÇ funksional Në vitin 2002 u bë e nevojshme ri-projektimi Kjo kërkoj rreth 4 vjet dhe dhumë miliona të tjera Dhe kjo dështoj keq

6. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Mësimet e nxjerra: Një SMÇ është njëkohësisht një sfidë organizative dhe një projekt i komplikuar i TI Ka një hëndek shumë të madh në mesë të profesionistëve të TI (PTI) dhe juristëve: PTI duan të riprojektojnë çdo gjë PTI duan ta bëjnë të bukur sistemin me shumë veçori PTI nuk i kuptojnë nevojat reale të një organizate Juristët nuk kuptojnë pasojat e atyre që duan në aspektin e TI Juristët mendojnë se ngarkesa e punës do të zhduket sapo të kenë një kompjutër

7. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Mësimet e nxjerra: Zbatimi i SMÇ kërkon përpjekje shumë të mëdha për ta mësuar: Kërkon shumë përpjekje dhe trajnime për të qënë i aftë për të punuar me të. Eshtë një e vërtetë e hidhur që sistemet kompjuterike asnjëherë nuk punojnë siç duhet, sidomos në fillim Eshtë një e vërtetë e hidhur që hartimi i sistemeve kompjuterike gjithmonë merr më shumë kohë se sa pritet.

8. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Rekomandime: Shpenzoni shumë kohë dhe përpjekje në përshkrimin e saktë dhe formale të procesit të punës, përpara se të mendoni të ndërtoni programin kompjuterik. Punësoni një grup shumë të kualifikuar profesionistësh të TI dhe trajnoni ata që të njohin të gjitha proceset ligjore.Këta njerëz duhet të bëhen manaxherët e projektit. Projekti nuk mbaron kur dorëzohet programi kompjuterik. Vetëm kur zbatohet me sukses.

9. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Rekomandime: Filloni me pak dhe zhvilloni ngadalë sistemin. Mos punësoni kompani programesh kompjuterike për të hartuar të gjithë sistemin.Punësoni programues për të bërë punën nën mbikqyrjen e manaxherve të projektit. Alternativa e vetme është blerja e programeve standarte. Por ju duhet që të adaptoni sistemin e DP! Zbatimi është një përpjekje e madhe gjithsesi. Keni kujdes që mirëmbajtja e sistemit nuk duhet të nënvlerësohet. Eshtë një investim i madh gjithashtu.

10. Sistem i Menaxhimit të Çështjeve (SMÇ) Rekomandime: Merrni seriozisht në konsideratë për të patur një sistem të vetëm për prokurorinë dhe gjykatat. Në thelb po bëni të njëjtën gjë: Shqyrtimin e çështjeve dhe marrjen e vendimeve për çështjet.

11. Katër fushat e përdorimit të SMÇ Mund të identifikojmë katër fusha për përdorimin e SMÇ: Nivelin operacional Informacioni per Menaxhimin Lokal (IML) Informacioni per Menaxhimin Qëndror (IMQ) Përdorimin Kombëtar për Kërkime dhe Politik-Bërje (KOM) Zakonisht, një SMÇ ndërtohet kryesisht me 1) në mendje dhe mundësisht 2). 3) dhe sidomos 4) mund të “harrohen” lehtë. Një problem këtu është: në cilën fushë kërkohet informacion i detajuar për nivelin e të dhënave (çështje? vepër penale?) dhe ne cilën fushë informacioni i përmbledhur është i mjaftueshëm?

12. Katër fushat e përdorimit të SMÇ Niveli Operacional Mbështet trajtimin e çështjeve, përdorimi kryesor i SMÇ Patjetër kërkohen të dhëna të detajuara (niveli i regjistrimit)

13. Katër fushat e përdorimit të SMÇ Informacion për menaxhimin lokal Informacioni është i nevojshëm për menaxhuesit e gjykatës për të rregulluar procesin e punës. Informacioni që kërkohet zakonisht është: ngarkesa e punës së gjyqtarëve, dinamika e çështjeve, çështjet në gjykim, etj. Të dhëna përmbledhëse janë të mjaftueshme

14. Katër fushat e përdorimit të SMÇ Informacioni për menaxhimin qëndror Informacioni që nevojitet nga Ministri ose Këshilli Gjyqësor për të përcaktuar dhe/ose shpërndarë burimet. Por gjithashtu është informacion që jepet nga gjykatat për të dhënë llogari për aktivitetet e tyre. Informacioni që nevojitet zakonisht është: ngarkesa e punës së gjykatave, dinamika e çështjeve, çështjet në gjykim, etj. Të dhëna përmbledhëse janë të mjaftueshme.

15. Katër fushat e përdorimit të SMÇ Përdorimi kombëtar për kërkime dhe politik-bërje Informacioni nevojitet nga një Ministri, Zyrë Statistikore dhe institucione kërkimore për të përcaktuar funksionimin e Sistemit të Drejtësisë Penale dhe për të përcaktuar politikat e ardhshme. Informacioni që nevojitet zakonisht është: informacion i detajuar për çështjet: autori, viktima, lloji i krimit, vendimi, dënimi, etj. Të dhënat e përmbledhura NUK janë të mjaftueshme, zakonisht kërkohen të dhëna të detajuara

16. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Pyetja këtu është se si për fushat e IML, IMQ dhe KOM, nxirren të dhënat nga SMÇ. 6 vendime që lidhen me projektimin e programit janë të rëndësishme: Akses i drejtpërdrejtë në SMÇ apo nëpërmjet një lidhje (ndërfaqe)? Nxjerrja e të dhënave të përmbledhura apo të detajuara? Nxjerrje e vazhdueshme apo periodike? Nxjerrje të ndryshme për çdo fushë? Çfarë të dhënash nevojiten në çdo fushë? Si të trajtojmë çështjet e privacisë?

17. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Së pari, si është kjo e organizuar në Hollandë:

18. Rrjedha e të dhënave, Hollandë COMPAS: Sistemi Administrative përdoret në 19 zyra Prok Informacion nga Gjyk e Apelit Lidhje speciale për Zyrën Statistikore për Krimet (CBS) Sistem i Mnxh të Info Për 19 zyra Prok Lidhje për Regjistrin e të Dhënave Penale • Statistikat e CBS Sistem i Mnxh të Info për Zyrën Qëndrore të Prok Regjistri Qëndror i të Dhënave Penale OMDATA (WODC) OBJD (WODC) Vetëm Krime Krime dhe Kundravajtje

19. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ 3 vendimet e para zbatohen si më poshtë në Hollandë:

20. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Akses i Drejtpërdrejtë në SMÇ ose nëpërmjet një lidhje/ndërfaqe? Në përgjithësi, aksesi i drejtpërdrejtë është një barrë shumë e rëndë për SMÇ. Gjithashtu, arkitektura e TI është më e ndërlikuar. Kjo mund të jetë një opsion për IML.

21. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje më projektimin: 2) Nxjerrja e të dhënave të detajuara ose të përmbledhura? Të dhëna të detajuara, në nivelin e regjistrimit, nevojiten vetëm në fushën e KOM. Megjithatë, edhe në fusha të tjera të dhënat e detajuara ofrojnë më shumë fleksibilitet.

22. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: 3) Nxjerrje e vazhdueshme ose periodike? E vazhdueshme: Sa herë që një gjë e rëndësishme ndodh me një çështje (futja e të dhënave, vendimi i prokurorisë, gjykatës…) një e dhënë futet në një buffer të përkoshme. Periodike: Një herë në muaj/javë/ … nxirret një e dhënë nga sistemi kryesor. Nxjerrja e vazhdueshme në teori është më e mirë por e vështirë për tu zbatuar

23. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: 4) Nxjerrje të dhënash të ndryshme për secilën fushë? Në praktikë, duke patur parasysh nevojat e ndryshme, mund të ketë një nxjerrje/lidhje për IML dhe IMQ dhe një tjetër për KOM.

24. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: 5) Çfarë të dhënash nevojiten në çdo fushë? Një shembull, disa nga të dhënat e përdorura në Hollandë (në fushat e IMQ dhe KOM) janë paraqitur të pasuara me nje diskutim se për çfarë të dhënash mund të ketë nevojë akoma ose çfarë të dhënash të tjera mund te jenë të dobishme.

25. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Çfarë të dhënash nevojiten saktësisht në çdo fushë? Të dhënat strukturohen në tre ‘grupe’: Çështje Vepra penale Seancat gjyqësore

26. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Çfarë të dhënash nevojiten saktësisht në çdo fushë? Çështjet: 169 (!) elementë të ndryshëm si : Të dhëna për të identifikuar çështjen Rreth 50 elementë të ndryshëm (për të gjitha llojet e vendimeve) Kërkesat e prokurorisë dhe dënimet e dhëna Të dhëna për autorët (adresa, vendi i lindjes, mosha,…) Identifikues të ndryshëm për tu lidhur me sisteme të tjera.

27. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Çfarë të dhënash nevojiten saktësisht në çdo fushë? Veprat penale: 53 elementë të ndryshëm si: Elementë identifikimi Të dhëna për veprën (data vendi, lloji i veprës, elementë jo ligjorë, ..) Vendimi (vendimi i prokurorisë, i gjykatës,i fajshëm ose jo)

28. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendime për projektimin: Çfarë të dhënash nevojiten saktësisht në çdo fushë? Seancat gjyqësore: 47 elementë të ndryshëm si: Elementë identifikimi Të dhëna për datën, (data e seancës gjyqësore,…) Vendimet e gjykatës

29. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: 5) Çfarë të dhënash nevojiten saktësisht në çdo fushë? Të dhënat shtesë janë: Të dhëna për personelin (por vetëm për IML) Të dhëna/elementë jo ligjore Të dhëna për viktimën! … ?

30. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Si të trajtojmë çështjet e privacisë? Ndoshta është relevante vetëm për IMQ dhe KOM, dhe për nxjerrjen e të dhënave në nivelin e regjistrimit (çështje).

31. Nxjerrja e informacionit nga SMÇ Vendimet në lidhje me projektimin: Si të trajtojmë çështjet e privacisë? Masa të mundshme që mund të ndërmerren: Kodimi i elementeve identifikues.Problem: lidhja me të dhëna të tjera nuk është e mundur, të paktën jo me 100% saktësi. Ligj i veçantë për statistikat

32. Shqipëria Trajnimi për Statistikat Prokuroria/ Gjykatat Seanca 7, 1 Shkurt, 13.15 – 14.30 Një Sistem Elektronik i Menaxhimit të Çështjeve DEVELOPMENT OF MONITORING INSTRUMENTS FOR JUDICIAL AND LAW ENFORCEMENT INSTITUTIONS IN THE WESTERN BALKANS 2009-2011 Phase three – Training With funding from the European Union