210 likes | 464 Views
Visma Enterprise. Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014. HRM - Hva har vi gjort?. Gjennomført 4 dager med opplæring Konvertert personalia for ca. 800 ansatte Lagt inn stilling på samtlige….. Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn
E N D
Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014
HRM - Hva har vi gjort? • Gjennomført 4 dager med opplæring • Konvertert personalia for ca. 800 ansatte • Lagt inn stilling på samtlige….. • Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn • Lagt inn kontering på ALLE, dvs. ansvar og funksjon og ev. wbs
HRM - Hva skjer i nær fremtid? • Testlønn kjøres i slutten av november • Siste års sykefravær skal konverteres over i slutten av desember/begynnelsen av januar • E-postadresser på ALLE ansatte skal legges inn (it-avd hjelper med dette) • Kontering på utvalgte tjenestesteder kvalitetssikres med tjenesteleder
HRM - Konsekvenser for tjenesteleder/ansatte • Elektronisk lønnsslipp til alle fra 01.01.14 (med noen unntak) • Nytt format på lønnsslipp – skal være lettere å lese • Nye ansattnr – fra fem til fire siffer • Nye lønnarter for variabel lønn (oversikt kommer) • Årsakskoder erstattes av artskonto • Km-godtgjøring blir utbetalt med lønn og synlig på lønnsslipp
HRM - Tidsfrister? • Innlevering av timelister som skal utlønnes i januar (15.11.-15.12.) innen 13.12. • Overføring av ferie som tidligere, begynnelsen av desember. • Registrering av E-postadresser for de som ikke har jobb/kommune mail: 01.12.13 www.hole.no/ansatt
Fakturering - Hva har vi gjort? • Opprettet varenummer • Det vil si at alle varenr som kommer fra forsystemer, blir de samme i Visma. • Alle nye varenr som opprettes i forsystemer må det gis melding om til økonomiavd slik at de blir opprettet i Visma. • Det må oppgis: varenr. , varetekst og tilhørende kontostreng.
Fakturering - Hva skal vi gjøre i nærmeste fremtid? • Gå på kurs • Definere faktura-utseende • Teste, teste, teste
Fakturering – Konsekvenser for tjenesteledere/tjenestestedene? • Normalt skal de som bruker forsystemer ikke merke noe. Men bør forvente at ikke alt fungerer som det skal ved første fakturering. • Være behjelpelig med å rette eventuelle feil. • De som fakturerer direkte i Erv i dag vil få endringer i måten å gjøre dette på. • Opplæring vil bli gitt. • Vær tålmodig! Husk at alt kan ta lengere tid!
Fakturering – Frister som tjenestelederne skal forholde seg til? • Fristdatoer for fakturering er ikke satt ennå. • Det er viktig å være helt ajour med faktureringen, spesielt tilfeldig fakturering. Vi må forvente at det vil bli en periode med stopp av fakturering i gammelt system før dette kan starte opp i nytt system. • Bistå med informasjon/beredskap ovenfor brukere ved overgangen…
Fakturering - Nyheter Fakturering – Nyheter • eFaktura i tillegg til avtalegiro • Visma virker så langt som et logisk system som er brukervennlig.
«Økonomi-området» - Hva har vi gjort ? • IKKE konvertert over historiske data • Lagt inn grunndata; kontoplan, mva-koder, leverandører • Lagt inn konteringsregler og begrensninger, bl.a: • Hvilke ansvar og prosjekt den enkelte har tilgang til å kontere/attestere/anvise på • Hvilke funksjoner som kan brukes opp mot gitt ansvar • Gyldige mva-koder pr art • Det blir noen endringer i kontoplanen…
Kontoplan • Har ryddet i arter og wbs • Noen arter utgår – noen arter kommer i tillegg… • Noen endringer i ansvar (skole felles og bh felles) • Noen nye ansvar for å skille ordinær mva og momskompensasjon • Tar med oss kun de wbs’ene som skal være i bruk fra oppstarten i Visma
Kontoplan forts. • Kontostreng i dag: • Ny kontostreng i Visma:
Kontoplan forts. • Art (6 siffer) skal fortsatt være bygd opp av: • siffer nr 1 : klasse (0=investering, 1=drift) • siffer nr 2-4: KOSTRA-art • siffer nr 5-6: intern nummerering (pga f.eksmva, rapporteringsbehov mm) • Wbs blir splittet i to: • Prosjekt drift: ved bruk av driftsart KAN (noen ganger MÅ) man bruke «prosj drift» • Prosjekt investering: ved bruk av investeringsart MÅ man bruke «prosjinvest»
Budsjett 2014 • Budsjettforslagene er satt opp på dagens kontoplan • Elin tar ansvar for å ‘konvertere’ til ny kontoplan i Visma
Fakturabehandling (inngående fakturaer) • Har tatt tilbake jobben fra Ringerike kommune – vi sender fakturaene ‘på flyt’ til godkjennerne selv • Inngått avtale med Itella om skanning av inngående fakturaer fra og med oppstart i Visma • Blir ny faktura-adresse fra xx.xx.2014 • Det vil komme nye krav til merking av fakturaer som MÅ oppgis til leverandør ved bestilling av varer/tjenester • Blir sendt informasjonsbrev til leverandører om endringene • Blir lagt til rette for e-faktura • Dere vil få opplæring…
Tilganger og opplæring • Bente, Elin og Aleksander jobber med brukeradministrasjonen – legger opp til å videreføre de fullmakter som gjelder i ERV (fakturaflyt, lønn/personal, økonomirapporter) • Vil få informasjon etter hvert som man skal inn på løsningen i januar • Legger ut enkle brukerveiledninger etter hvert som løsningene skal tas i bruk (inntrykk så langt at brukerterskelen er lav)
Tilganger/opplæring forts. • Vi vil teste tilganger og brukerveiledninger i samarbeid med noen av dere • Opplæringsbehov vil bli vurdert løpende… • Drevne på å godkjenne fakturaer elektronisk… • Når vi selv har fått opplæring fra Visma så utarbeider vi en detaljert brukerveiledning som dere kan bruke når dere skal godkjenne fakturaer i Visma • Kontaktpersoner i fbm fakturagodkjenning i Visma blir i første omgang Mimoza og Elin (frem til årsoppgjør 2013 er avsluttet)
Intranett-side kommer… • Kontoplan • Arter til bruk i fakturabehandlingen (inngående fakturaer) • Arter til bruk i lønn (timelister, reiseregninger mm) • Prosjekt drift: 4-serien, 5-serien, 9-serien • Prosjekt investering: 0-serien • etc • Brukerveiledninger • Godkjenning av inngående fakturaer • Spørring regnskap/budsjett • etc
Tidsfrister? • Siste frist for godkjenning av inngående fakturaer i ERV: 24. januar kl 15:00 (siste ERV-faktura blir skannet og sendt på flyt i løpet av 23. januar…) • Inntekter som gjelder 2013? Dersom det ikke faktureres via Komfakt/ERV – husk at vi på regnskap skal ha kopi av krav/tildelingsbrev el. Frist: skal ligge i posthylla til Berit/Bente senest 24. januar kl 15:00
Hjelp oss – ved å være ajour… • holde dere månedlig ajour – lønnsgrunnlag, fakturagodkjenning, grunnlag for fakturakrav… • sjekk konteringslister lønn og gi tilbakemelding til lønningskontoret om feil (ansatt info og kontering) så snart som mulig • ta regnskapskontroller – er det brukt riktig art, ansvar, funksjon, evtwbs, mva-koder – gi oss tilbakemelding om evt feil så snart som mulig • savner dere noen inntekter i regnskapet? – ta kontakt med den som fakturerer for din avdeling så snart som mulig