1 / 21

Visma Enterprise

Visma Enterprise. Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014. HRM - Hva har vi gjort?. Gjennomført 4 dager med opplæring Konvertert personalia for ca. 800 ansatte Lagt inn stilling på samtlige….. Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn

akamu
Download Presentation

Visma Enterprise

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Visma Enterprise Nytt økonomi og lønns/personalsystem fra 01.01.2014

  2. HRM - Hva har vi gjort? • Gjennomført 4 dager med opplæring • Konvertert personalia for ca. 800 ansatte • Lagt inn stilling på samtlige….. • Lagt inn stillingsprosent og månedslønn for alle som er fast ansatt/vikar med fastlønn • Lagt inn kontering på ALLE, dvs. ansvar og funksjon og ev. wbs

  3. HRM - Hva skjer i nær fremtid? • Testlønn kjøres i slutten av november • Siste års sykefravær skal konverteres over i slutten av desember/begynnelsen av januar • E-postadresser på ALLE ansatte skal legges inn (it-avd hjelper med dette) • Kontering på utvalgte tjenestesteder kvalitetssikres med tjenesteleder

  4. HRM - Konsekvenser for tjenesteleder/ansatte • Elektronisk lønnsslipp til alle fra 01.01.14 (med noen unntak) • Nytt format på lønnsslipp – skal være lettere å lese • Nye ansattnr – fra fem til fire siffer • Nye lønnarter for variabel lønn (oversikt kommer) • Årsakskoder erstattes av artskonto • Km-godtgjøring blir utbetalt med lønn og synlig på lønnsslipp

  5. HRM - Tidsfrister? • Innlevering av timelister som skal utlønnes i januar (15.11.-15.12.) innen 13.12. • Overføring av ferie som tidligere, begynnelsen av desember. • Registrering av E-postadresser for de som ikke har jobb/kommune mail: 01.12.13 www.hole.no/ansatt

  6. Fakturering - Hva har vi gjort? • Opprettet varenummer • Det vil si at alle varenr som kommer fra forsystemer, blir de samme i Visma. • Alle nye varenr som opprettes i forsystemer må det gis melding om til økonomiavd slik at de blir opprettet i Visma. • Det må oppgis: varenr. , varetekst og tilhørende kontostreng.

  7. Fakturering - Hva skal vi gjøre i nærmeste fremtid? • Gå på kurs • Definere faktura-utseende • Teste, teste, teste

  8. Fakturering – Konsekvenser for tjenesteledere/tjenestestedene? • Normalt skal de som bruker forsystemer ikke merke noe. Men bør forvente at ikke alt fungerer som det skal ved første fakturering. • Være behjelpelig med å rette eventuelle feil. • De som fakturerer direkte i Erv i dag vil få endringer i måten å gjøre dette på. • Opplæring vil bli gitt. • Vær tålmodig! Husk at alt kan ta lengere tid!

  9. Fakturering – Frister som tjenestelederne skal forholde seg til? • Fristdatoer for fakturering er ikke satt ennå. • Det er viktig å være helt ajour med faktureringen, spesielt tilfeldig fakturering. Vi må forvente at det vil bli en periode med stopp av fakturering i gammelt system før dette kan starte opp i nytt system. • Bistå med informasjon/beredskap ovenfor brukere ved overgangen…

  10. Fakturering - Nyheter Fakturering – Nyheter • eFaktura i tillegg til avtalegiro • Visma virker så langt som et logisk system som er brukervennlig.

  11. «Økonomi-området» - Hva har vi gjort ? • IKKE konvertert over historiske data • Lagt inn grunndata; kontoplan, mva-koder, leverandører • Lagt inn konteringsregler og begrensninger, bl.a: • Hvilke ansvar og prosjekt den enkelte har tilgang til å kontere/attestere/anvise på • Hvilke funksjoner som kan brukes opp mot gitt ansvar • Gyldige mva-koder pr art • Det blir noen endringer i kontoplanen…

  12. Kontoplan • Har ryddet i arter og wbs • Noen arter utgår – noen arter kommer i tillegg… • Noen endringer i ansvar (skole felles og bh felles) • Noen nye ansvar for å skille ordinær mva og momskompensasjon • Tar med oss kun de wbs’ene som skal være i bruk fra oppstarten i Visma

  13. Kontoplan forts. • Kontostreng i dag: • Ny kontostreng i Visma:

  14. Kontoplan forts. • Art (6 siffer) skal fortsatt være bygd opp av: • siffer nr 1 : klasse (0=investering, 1=drift) • siffer nr 2-4: KOSTRA-art • siffer nr 5-6: intern nummerering (pga f.eksmva, rapporteringsbehov mm) • Wbs blir splittet i to: • Prosjekt drift: ved bruk av driftsart KAN (noen ganger MÅ) man bruke «prosj drift» • Prosjekt investering: ved bruk av investeringsart MÅ man bruke «prosjinvest»

  15. Budsjett 2014 • Budsjettforslagene er satt opp på dagens kontoplan • Elin tar ansvar for å ‘konvertere’ til ny kontoplan i Visma

  16. Fakturabehandling (inngående fakturaer) • Har tatt tilbake jobben fra Ringerike kommune – vi sender fakturaene ‘på flyt’ til godkjennerne selv • Inngått avtale med Itella om skanning av inngående fakturaer fra og med oppstart i Visma • Blir ny faktura-adresse fra xx.xx.2014 • Det vil komme nye krav til merking av fakturaer som MÅ oppgis til leverandør ved bestilling av varer/tjenester • Blir sendt informasjonsbrev til leverandører om endringene • Blir lagt til rette for e-faktura • Dere vil få opplæring…

  17. Tilganger og opplæring • Bente, Elin og Aleksander jobber med brukeradministrasjonen – legger opp til å videreføre de fullmakter som gjelder i ERV (fakturaflyt, lønn/personal, økonomirapporter) • Vil få informasjon etter hvert som man skal inn på løsningen i januar • Legger ut enkle brukerveiledninger etter hvert som løsningene skal tas i bruk (inntrykk så langt at brukerterskelen er lav)

  18. Tilganger/opplæring forts. • Vi vil teste tilganger og brukerveiledninger i samarbeid med noen av dere • Opplæringsbehov vil bli vurdert løpende… • Drevne på å godkjenne fakturaer elektronisk… • Når vi selv har fått opplæring fra Visma så utarbeider vi en detaljert brukerveiledning som dere kan bruke når dere skal godkjenne fakturaer i Visma • Kontaktpersoner i fbm fakturagodkjenning i Visma blir i første omgang Mimoza og Elin (frem til årsoppgjør 2013 er avsluttet)

  19. Intranett-side kommer… • Kontoplan • Arter til bruk i fakturabehandlingen (inngående fakturaer) • Arter til bruk i lønn (timelister, reiseregninger mm) • Prosjekt drift: 4-serien, 5-serien, 9-serien • Prosjekt investering: 0-serien • etc • Brukerveiledninger • Godkjenning av inngående fakturaer • Spørring regnskap/budsjett • etc

  20. Tidsfrister? • Siste frist for godkjenning av inngående fakturaer i ERV: 24. januar kl 15:00 (siste ERV-faktura blir skannet og sendt på flyt i løpet av 23. januar…) • Inntekter som gjelder 2013? Dersom det ikke faktureres via Komfakt/ERV – husk at vi på regnskap skal ha kopi av krav/tildelingsbrev el. Frist: skal ligge i posthylla til Berit/Bente senest 24. januar kl 15:00

  21. Hjelp oss – ved å være ajour… • holde dere månedlig ajour – lønnsgrunnlag, fakturagodkjenning, grunnlag for fakturakrav… • sjekk konteringslister lønn og gi tilbakemelding til lønningskontoret om feil (ansatt info og kontering) så snart som mulig • ta regnskapskontroller – er det brukt riktig art, ansvar, funksjon, evtwbs, mva-koder – gi oss tilbakemelding om evt feil så snart som mulig • savner dere noen inntekter i regnskapet? – ta kontakt med den som fakturerer for din avdeling så snart som mulig

More Related