Wniosek beneficjenta o płatność

1. Wniosek beneficjenta o płatność

2. Terminy składania wniosków o płatność: • Pierwszy wniosek o płatność: do 3 miesięcy, licząc od daty podpisania umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu • Kolejne wnioski o płatność: przynajmniej raz na 3 miesiące, licząc od daty złożenia poprzedniego wniosku o płatność (należy pamiętać o zachowaniu ciągłości okresów wskazanych we wnioskach) • W przypadku ubiegania się o pierwszą transzę zaliczki zaleca się składanie wniosków o płatność, w którym beneficjent wnioskuje tylko i wyłącznie o zaliczkę - pozwoli to na skrócenie okresu weryfikacji takiego wniosku o płatność i szybszą jej wypłatę • Wniosek rozliczający zaliczkę: do 1 miesiąca od dnia otrzymania zaliczki (z wyjątkiem indywidualnych projektów kluczowych – w terminie do 3 miesięcy od daty otrzymania zaliczki – konieczny zapis w tym zakresie w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu)

3. Wniosek rozliczający ostatnią transzę zaliczki przekazanej w danym roku budżetowym: składany do terminu ustalonego przez Instytucję Zarządzającą Programem, która określa ten termin dla danego roku budżetowego, przy czym nie może on być wcześniejszy niż do 31 października danego roku • Wniosek końcowy rozliczający otrzymane zaliczki: 14 dni od daty finansowego zakończenia projektu • Zmiana zasad dotyczących zwrotu środków - w związku z wejściem w życie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.XII.2011r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa zwrotu należności głównych/odsetek od środków europejskich i środków budżetu państwa/niewykorzystanej części zaliczki należy dokonywać na rachunek IZ RPO prowadzony w BPS S.A. podając jedynie nr projektu i tytuł zwrotu

4. W przypadku, gdy w okresie za który złożono wniosek sprawozdawczy poniesione zostały wydatki niekwalifikowane, należy również wykazać je we wniosku o płatność w Całkowitej kwocie wydatków objętych wnioskiem oraz w Postępie rzeczowo-finansowym realizacji projektu • Każdy wydatek kwalifikowany powinien zostać ujęty we wniosku o płatność w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. W przypadku wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy o dofinansowanie należy je ująć w pierwszym wniosku o płatność składanym do IZ RPO WP • Za datę dostarczenia wniosku o płatność uważa się dzień jego wpływu do Sekretariatu Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego

5. Najczęściej popełniane błędy we wniosku beneficjenta o płatność: • Błędnie wpisana data w polu Wniosek za okres od…do… we wnioskach pełniących funkcję sprawozdawczą i zaliczkową oraz w przypadku wniosków o płatność, w których przedstawiane są wyłącznie faktury nie ujęte we wcześniejszych wnioskach • Nieprawidłowo podany % dofinansowania z EFRR i z budżetu państwa – pkt 8 WNP (niespójny z umową o dofinansowanie) • Kwota wskazana w pkt 10 a Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem nie jest tożsama z wartością Ogółem wydatków poniesionych w okresie objętym wnioskiem w kol. 5 pkt 18 Postęp rzeczowo – finansowy realizacji projektu

6. Brak uwzględnienia w pkt 11 Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki kwot zaliczek wypłaconych, rozliczonych i pozostałych do rozliczenia we wnioskach dotyczących płatności pośredniej (Beneficjenci zaznaczają n/d)

7. Pkt. 15 Zestawie dokumentów potwierdzajacych poniesione wydatki objete wnioskiem • W kolumnie 1 - nr dokumentu – błędne numery dokumentów , np. wpisywane słowa „Faktura VAT”, „Rachunek” , niepełny numer dokumentu; • Kolumna 2 – numer księgowy lub ewidencyjny - niezgodne numery z numerami widniejącymi na dokumentach potwierdzających wydatek lub brak takich numerów; • Kolumna 4 – data zapłaty - nie ujmowane są wszystkie daty zapłaty za daną fakturę; • Kolumna 5 – nazwa towaru lub usługi - nazwa niezgodna z nazwą na fakturze (niepełna lub zmieniona), bądź też zbyt ogólny opis towaru/usługi niepozwalający na jednoznaczną identyfikację (należy umieścić dodatkowy zapis); • Kolumna 9 – w tym VAT - błędnie wpisywana kwota podatku VAT – często VAT odpowiada kwocie netto z faktury, a nie kwocie wydatków kwalifikowanych wykazanych w kolumnie 8 zestawienia;

8. Brak rozdzielenia kosztów wg stawek podatku VAT w ramach tego samego dokumentu księgowego (VAT 8%, 23%) – pozycje z f-ry należy wyodrębnić i pogrupować w osobnych wierszach wg stawek podatku VAT.

9. Pkt. 18 Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu • Nazwy etapów oraz terminy realizacji poszczególnych etapów nie są zgodne z harmonogramem realizacji projektu w pkt C1 wniosku o dofinansowanie. Jeżeli stan realizacji jest opóźniony – należy pamiętać by wypełnić pkt. 21 wniosku o płatność dotyczący informacji na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu; • Błędne określenie stanu realizacji tj. na podstawie robót zafakturowanych, a nie faktycznie wykonanych; • Nieprawidłowy % realizacji projektu – zaokrąglenia niezgodne z regułą matematyczną;

11. Pkt 20 Wskaźniki realizacji projektu • Niepełne nazwy wskaźników produktu i rezultatu – niezgodne z pkt C1 i C2 wniosku o dofinansowanie (brak numerów); • Brak potwierdzenia w protokołach odbioru wartości zrealizowanych wskaźników. • Pkt. 21 Informacja na temat napotkanych problemów w trakcie realizacji projektu, zadań planowanych, a nie zrealizowanych w okresie objętym wnioskiem oraz przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia zakładanego w projekcie poziomu wskaźników • Brak wypełnienia w przypadku opóźnienia rozpoczęcia lub zakończenia danego etapu wynikającego z pkt 18; • Brak komentarza we wnioskach o płatność końcową w zakresie dotyczącym zrealizowania wskaźników (w przypadku nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników należy podać przyczyny).

12. Pkt 22 Harmonogrm wydatków na kolejne kwartały • wykazywana jest często kwota dofinansowanie z EFRR zamiast kwota wydatków kwalifikowanych; • Należy wypełniać począwszy od kwartału następującego po kwartale, którego dotyczy bieżąca płatność. • W pkt 23 wniosku Informacja o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych • Odpowiedzi udzielane są niezgodnie z wnioskiem o dofinansowanie np. - Czy w trakcie realizacji projektu zastosowano wymogi Raportu oddziaływania na środowisko? - Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami niedyskryminowania w trakcie zatrudnienia? (Jeżeli ze wskaźników rezultatu nie wynika, że w ramach realizowanego projektu przewidziane jest utworzenie nowych miejsc pracy- należy zaznaczyć n/d).

13. Pkt 24 Oświadczenie beneficjenta • Brak stosownego zaznaczenia odnośnie finansowania wydatków z Europejskiego Banku Inwestycyjnego, czy poniesione wydatki były/nie były finansowane z pożyczki EBI; • Brak dokładnego adresu dotyczącego miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem (siedziba i adres). • Pkt 25 Załączniki • Brak wyszczególnienia w punkcie „Inne dokumenty” w przypadku załączenia dodatkowych dokumentów np.; umowy z wykonawcami, wyjaśnienia, oświadczenia, pełnomocnictwa, itp.

14. Podpisywanie i parafowanie wniosku o płatność - Strony wniosku są nieparafowane, - Brak załączonego pełnomocnictwa do podpisywania/parafowania wniosku, oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT oraz załączonej dokumentacji w zastępstwie osoby upoważnionej.

15. Najczęściej popełniane błędy w opisie załączników oraz problemy w realizacji projektu

16. Brak numerów księgowych oraz numerów porządkowych (zgodnych z pozycją w pkt.15 wniosku) • Nazwy beneficjentów/numery NIP na dokumentach księgowych niezgodne z danymi wskazanymi w umowie (noty korygujące) • Brak dat sprawdzenia faktur pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym • Błędne zapisy pod względem zastosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych • Nieaktualny Dziennik Ustaw • Podstawa prawna niespójna z zapisami w części B.6. (wniosku o dofinansowanie)

17. Brak zgodności danych zawartych we wniosku o dofinansowanie, umowie i we wniosku o płatność np.: niezgodność w nazewnictwie kategorii wydatków między wnioskiem o dofinansowanie (pkt D3) a nazwą kategorii podaną w opisie faktury • Brak adnotacji „Zakupiony środek trwały jest nowy/używany” w przypadku zakupu środków trwałych • Niepełne numery faktur na wyciągach bankowych • Brak umów z wykonawcami (aneksów)

18. Rozbieżności pomiędzy datą sprzedaży na fakturze a faktyczną datą sprzedaży (protokół odbioru) – noty korygujące wystawione przez odbiorców faktury • Brak adnotacji o zastosowaniu wytycznych IZ RPO WP w przypadku udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy PZP • Brak adnotacji na fakturach, w sytuacji opłacania danej faktury z dodatkowych źródeł (pkt D.7. wniosku o dofinansowanie)

19. Brak uwzględnienia w umowie o dofinansowanie podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków, a następnie przedkładanie faktur do refundacji wystawionych na ww. podmioty • Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany dokumentacji (dokumentacja projektowa, raport oddziaływania na środowisko) obejmującej zakres szerszy niż zakres rzeczowy określony we wniosku o dofinansowanie • Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany różnego rodzaju dokumentacji (studium wykonalności, dokumentacja projektowa, przetargowa, projektów wykonawczych itp.) w ramach jednej kategorii wydatków np. projekt budowlany

20. Przyporządkowanie jednego rodzaju prac do różnych kategorii • Przedstawianie we wniosku faktur nieopłaconych w pełnej wysokości • Ponoszenie wydatków przed datą rozpoczęcia realizacji projektu lub po dacie zakończenia finansowego • Przedstawienie do rozliczenia wydatków poniesionych na promocję (np. ogłoszenia w prasie, plakaty informacyjne), które nie były przewidziane we wniosku o dofinansowanie

21. Protokoły odbioru robót • Brak podpisów wszystkich osób, w obecności których sporządzany jest protokół • Brak okresu za jaki sporządzany jest protokół • Wykazywanie w protokołach wartości minusowych dotyczących robót wykonanych w poprzednich okresach bez sporządzenia korekty właściwych protokołów, a tym samym korekty faktur • Studium wykonalności • Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany wraz z wnioskiem aplikacyjnym bez podania wyceny poszczególnych elementów • Zapisy w umowie odnośnie uzależnienia wypłaty części wynagrodzenia od przyznania dofinansowania

22. Specyfikacja dostaw • Przedstawienie jako wydatek kwalifikowany sprzętu nieujętego w specyfikacji dostaw • Brak aktualizacji specyfikacji dostaw w przypadku zmiany zakresu rzeczowego (np. zakup mniejszej ilości sprzętu lub rezygnacja) • Kary umowne • Kary umowne pomniejszają wydatki kwalifikowane w projekcie • Brak naliczania w sytuacji nieterminowego wykonania robót, usługi lub dostawy bądź nieprawidłowe naliczanie

23. Zewnętrzne źródła finansowania • Brak opisów na fakturach odnośnie dodatkowych źródeł uwzględnionych we wniosku o dofinansowanie (pkt D.7) • Wykazywanie na fakturach zewnętrznych źródeł, które nie są uwzględnione we wniosku o dofinansowanie • Konieczność przedłożenia zgody dotującego na uznanie dotacji jako wkład własny w projekcie • Koszty zarządzania • Brak szczegółowego wykazu prac wraz w ramach poszczególnych faktur dotyczących zarządzania projektem

24. Korekty faktur • W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wykazanej w poprzednich wnioskach o płatność, wówczas należy dokonać zwrotu środków w odpowiedniej wysokości wraz z odsetkami • Zaliczki • Obowiązek rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca (złożenie wniosku o płatność i/lub zwrot) od daty otrzymania • Jednorazowa wypłata zaliczki nie może przekroczyć 30 % dofinansowania • Wnioskowanie o zaliczkę po upływie terminu zakończenia finansowego

25. Zasady rozliczania zaliczek • Beneficjenci są zobowiązani do rozliczenia zaliczki w terminie 1 miesiąca od dnia jej otrzymania (indywidualne projekty kluczowe w terminie do 3 miesięcy) • Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu wniosku o płatność do Departamentu Wdrażania Projektów Infrastrukturalnych Regionalnego Programu Operacyjnego, w którym będą ujęte wydatki kwalifikowalne, w których udział EFRR odpowiada co najmniej otrzymanej zaliczce lub zwrocie środków niewykorzystanych w całości lub w części. Np. jeżeli beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 850 000,00 zł, przy dofinansowaniu projektu 85%, wówczas należy przedstawić faktury opiewające na kwotę 1 000 000,00 zł celem rozliczenia przedmiotowej zaliczki.

26. Nieterminowe złożenie wniosku o płatność bądź nieterminowy zwrot kwoty niewykorzystanej skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania zaliczki do dnia złożenia wniosku o płatność lub zwrotu niewykorzystanych środków. • Rozliczenie zaliczki dotyczy wydatków poniesionych przez beneficjenta od dnia otrzymania zaliczki. W związku z powyższym, do rozliczenia zaliczki mogą być przedkładane tylko i wyłącznie faktury opłacone po otrzymaniu środków w ramach zaliczki. Faktury opłacone przed tą datą nie będą uznawane, jako faktury rozliczające pobraną zaliczkę. Faktury te będą podlegały refundacji, a od kwoty nierozliczonej zaliczki będą naliczane odsetki

27. Dziękuję za uwagę