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Un archivio ben organizzato: per chi? per cosa?. Archivi Udi Linda Giuva 22 giugno 2013. Fare ordine. Un’attività femminile: perché no in archivio? Archivio: Strumento di gestione Natura amministrativa Autodocumentazione Rapidità nelle decisioni
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Un archivio ben organizzato: per chi? per cosa? Archivi Udi Linda Giuva 22 giugno 2013
Fare ordine • Un’attività femminile: perché no in archivio? • Archivio: • Strumento di gestione • Natura amministrativa • Autodocumentazione • Rapidità nelle decisioni • Come ho fatto la volta precedente?: continuità e rottura, tradizione e innovazione • Il presente come valore culturale, quello che facciamo come valore storico
Costruire una tradizione • Abbiamo scoperto le madri, non dimentichiamo le figlie • “Perché noi valiamo” • Produrre è una necessità, conservare è un progetto.
Unitarietà dell’archivio • L’importanza di chi c’è (presente) per lasciare una testimonianza a chi ci sarà (futuro). Vale a dire: il futuro comincia da oggi • Tradizione italiana, approccio internazionale
Costruiamo oggi il nostro archivio • Identify what you want to save • Decide what is most important to you • Organize the content (Personal Archiving in The Library of Congress,)
Esistono norme? • Regole per gli enti pubblici e per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse culturale: normativa e ruolo della Soprintendenza • Esistono best practices? • Quali gli strumenti indispensabili • Sistema di classificazione e indice di classificazione • Repertorio dei fascicoli • Piano di conservazione • Manuale di gestione
Identificare • Registro di protocollo? • Che cos’è? • È importante per un piccolo ente privato • Fino a che punto va formalizzato? • Quali elementi indispensabili?
Classificare • Attività indispensabile e fondamentale per: • Cartaceo • Digitale • Ibrido
Che cos’è la classificazione • Attività comune a tutte le scienze dell’informazione “1. L’operazione, l’effetto, il modo del classificare; divisione o distribuzione in classi, cioè in categorie: c. delle piante, degli animali, avente lo scopo di dare un ordine alla immensa varietà delle specie, e insieme un nome che consenta di individuarle facilmente; analogamente, c. dei minerali, delle gemme, dei reperti archeologici; […….].” (Vocabolario, Treccani) • Individuare i criteri per ordinare i documenti sulla base delle necessità funzionali dell’ente produttore dei documenti stessi al fine di creare un sistema in grado di garantire coerenza, efficienza, stabilità nel tempo
Classificare vuol dire ordinare • la classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento di TUTTI i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento delle attività
L’ARTICOLAZIONE DEL PIANO Funzioni/attività I CRITERI PRINCIPALI Autonomia dalla struttura Strutturazione su livelli
GLI ELEMENTI DESCRITTIVI DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE • Ogni voce comprende: • un indice (espresso secondo criteri omogenei), • la denominazione della voce, • l’eventuale descrizione integrativa, • i criteri di ordinamento dei fascicoli • il collegamento alle informazioni relative ai tempi e alle modalità di conservazione (permanente, temporanea) dei fascicoli • il collegamento ai termini di consultabilità (accessibile a tutti? Esistono informazioni riservate sulla base del Codice della privacy?)
IL FASCICOLO • E’ l’elemento di base che andrebbe individuato già dal piano di classificazione • È un insieme di documenti relativi a un determinato affare/materia. • E’ entità logica e fisica nel caso di documenti cartacei, solo logica nel caso di documenti elettronici. • Il piano di classificazione si limita a indicare la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce e il criterio di ordinamento (alfabetico, cronologico ecc) • Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in relazione a un determinato oggetto e include documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di corredo di natura preparatoria, interni (minute e originali)
LA FORMAZIONE DEI FASCICOLI • Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: • la frammentazione non necessaria • l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità • la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi delle funzioni)
LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI • I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività • Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere
L’INDICE DI CLASSIFICAZIONE • E’ il codice alfanumerico che rappresenta il livello di dettaglio del piano di classificazione
CLASSIFICARE QUINDI SIGNIFICA Attribuire al documento un codice Indice Inserirlo in una struttura di voci Pianodi classificazione E associarlo a una definita unità archivistica Fascicolo
Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea LA STRUTTURAZIONE SU LIVELLI Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli: • Funzioni • Macroattività • Attività Natura delle funzioni: Istituzionali Di funzionamento Attività di funzionamento comuni a tutte le PA e a tutte le AOO
utilità della fascicolazione sistematica e coerente • Principi coerenti di formazione dei fascicoli consentono di creare un sistema documentario che • riflette e facilita il concreto processo di lavoro di un’organizzazione (supportando la creazione di pratiche e dossier completi e gestibili) • permette l’integrazione tra sistemi elettronici e cartacei • evita la ridondanza nella produzione/acquisizione di documenti originali e di copie • consente lo scarto e la conservazione efficiente secondo principi di utilità amministrativa e tecnica della documentazione (si scartano gruppi di fascicoli, non singoli documenti)
elementi per creazione e la gestione dei fascicoli • Indice di classificazione • Posizione fisica del fascicolo • Titolo del fascicolo • Data di apertura • Data di chiusura
Il manuale di gestione • È un documento che descrive i procedimenti, gli strumenti, le regole del sistema documentario in funzione • va scritto dopo aver organizzato il sistema • Va monitorato e aggiornato continuamente sulla base dei cambiamenti che si produco nel sistema documentario • È un documento importante perché permette: • Condivisione delle attività e dei processi di lavoro • Normalizzazione dell’agire soprattutto in organizzazioni “leggere” che non vedono figure stabili responsabili • Consegna al futuro il funzionamento del sistema documentario
Decidere cosa è importante • Il paradosso della conservazione: distruggere • Farlo in maniera consapevole prima che il tempo, le necessità del momento (traslochi, chiusure di sedi…) lo facciano in maniera “brutale” • Operazione impegnativa: quale immagine voglio che sia trasmessa al futuro? • Manipolazione? • I professionisti della memoria come mediatori di cultura