Führung und Organisation

1. Führung und Organisation Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung

2. Vereinsanalyse Führung und Organisation • Läuft im Sportverein alles rund? • Werden die sportlichen Ziele erreicht? • Sind die Mitglieder mit den Vereinsleistungen zufrieden? • Kennen wir die Bedürfnisse der Mitglieder? • Arbeiten wir effizient? • Diese und viele weitere Fragen fordern den Vereinsvorstand immer wieder neu heraus. • Eine gezielte Analyse dient der Beschaffung konkreter Informationen und hat zum Ziel, den Verein erfolgreich weiterzuentwickeln.   • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 2

3. Vereinsanalyse Führung und Organisation Mitgliederbefragung Die Mitglieder stehen im Zentrum der Vereinsaktivitäten. Entsprechend müssen wir ihre Bedürfnisse, Wünsche und Ansichten kennen. Ab einer bestimmten Vereinsgröße reichen Fingerspitzengefühl und Intuition kaum mehr aus, die wahren Bedürfnisse der Mitglieder zu kennen. Diese und viele weitere Fragen fordern den Vereinsvorstand immer wieder neu heraus. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 3

4. Vereinsanalyse Führung und Organisation Mitgliederbefragung • Um den Puls der Mitglieder besser spüren zu können, eignen sich u. a. folgende Instrumente: • Angaben auf dem Formular für Neumitglieder darüber, was die • Motivation zum Vereinsbeitritt bildete; • Mitgliederbriefkasten und Chatbox auf der Vereins-Website im Internet; • Mitgliederbriefkasten anlässlich von Vereinsversammlungen, in • Sportanlagen, Vereinslokalen usw.; • Schriftliche oder mündliche Mitgliederbefragung; • Beurteilungsblätter bei Aktivitäten, Kursen, Veranstaltungen; • Standardisierte Erfassung der Austrittsgründe.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 4

5. Vereinsanalyse Führung und Organisation Analyse der Vereinsführung • Um die erfolgreiche Vereinsführung zu gewährleisten, müssen die Bedingungen und die "Chemie" im Vorstand, bei den ehrenamtlichen Funktionären und den Angestellten stimmen. Probleme in der Vereinsführung sollen rechtzeitig erkannt und gelöst werden. Regelmäßige Standortbestimmungen sind empfehlenswert. • Folgende Maßnahmen haben sich bewährt: • Schriftliche Selbstanalyse • Externe Analyse durch Spezialisten • Workshops, Klausurtagungen  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 5

6. Vereinsanalyse Führung und Organisation SMART-Analyse Die SMART-Analyse soll Aufschluss über die Stärken und Schwächen in folgenden Bereichen des Sportvereins geben: Strategie / Organisation / Führung / Interessenvertretung Marketing / Mitglieder / Kommunikation / Öffentlichkeitsarbeit Aktivitäten / Dienstleistungen / Ehrenamt Rechnungswesen / Finanzen Technische Einrichtungen, Geräte und Fahrzeuge / EDV Es handelt sich um eine aktuelle Bestandsaufnahme und Beurteilung durch den Vereinsvorstand, welche in kurzer Zeit durchgeführt werden kann. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 6

7. Vereinsanalyse Führung und Organisation SMART-Analyse • Vorgehen • Individuelles Ausfüllen des nachfolgenden Kriterienkataloges durch die einzelnen Vorstandsmitglieder, durch weitere Vereinsfunktionäre, durch die Revisoren und evtl. einzelne Mitglieder. Bewertung aufgrund eigener Erfahrungen, Feststellungen und Vermutungen. • 2. Auswertung bzw. Zusammenfassung der individuellen Bewertungen durch externe Person oder gemeinsam im Vorstand. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 7

8. Vereinsanalyse Führung und Organisation SMART-Analyse • Vorgehen • 3. Diskussion der Auswertung anlässlich einer Vorstandsklausur. Evtl. weitere wichtige Mitarbeitende zur Klausur einladen (z.B. Coach, Trainer, Leiter). Meinungsbildung aufgrund von Fakten, Ergebnissen, Kontrollen. Erarbeitung von Lösungsansätzen und Massnahmenplanung, Verteilung der Aufträge inkl. Festhalten von Terminvorgaben. • 4. Kontinuierliche Kontrolle der Aufträge, Vergleich Soll-Ist-Zustand, bis Ziele erreicht wurden. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 8

9. Vereinsanalyse Führung und Organisation Bsp. Musterverein: Fragebogen Mitgliederbefragung Auswertung Mitgliederbefragung Fragebogen Selbstanalyse Vorstand Stärken- / Schwächenprofil • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 9

10. Leitbild Führung und Organisation Führungsinstrumente • Oberstes Führungsinstrument des Sportvereins ist sein Leitbild. Alle übrigen Führungsinstrumente, so beispielsweise • Statuten • Organisationskonzept • Marketingkonzept • Reglemente usw. • richten sich nach den Vorgaben des Leitbildes.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 10

11. Leitbild Führung und Organisation Inhalt • Das Leitbild soll darüber Auskunft geben, • wie sich der Verein positioniert (Selbstverständnis), • welche Werte ihm zugrunde liegen, • welche Ziele, Aktivitäten und Sportarten langfristig verfolgt werden, • nach welchen Kriterien der Verein organisiert und geführt wird.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 11

12. Leitbild Führung und Organisation Erarbeitung Das Leitbild wird unter Einbezug aller Direktbetroffenen (Vorstand, weitere Vereinsfunktionäre, Mitglieder usw.) erarbeitet und nach eingehender Diskussion durch die Hauptversammlung genehmigt.  Gültigkeitsdauer Das Leitbild weist langfristigen Charakter auf, d. h., es soll für die nächsten 6 bis 8 Jahre Bestand haben. Ergeben sich jedoch in dieser Zeitspanne grundlegende Änderungen (z. B. im Umfeld, in der Entwicklung, bei den Mitgliedern), so drängt sich eine Anpassung bzw. Überarbeitung sofort auf.  LeitbildprozessBsp. Leitbild • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 12

13. Vereinsorganisation Führung und Organisation Zusammenwirken Eine auf die Ziele, Größe und Bedürfnisse des Sportvereins ausgerichtete Vereinsorganisation ist die Basis für das erfolgreiche Zusammenwirken aller im Verein bestehenden Organe und engagierten Personen. Die klare Abstimmung und Übereinstimmung von Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Kompetenzen verhindert Leerläufe, Willkür und Fehlentwicklungen jeglicher Art.  Führungsstruktur Die Grundsätze für die Vereinsorganisation sind im Leitbild und in den Statuten festgehalten. Es ist die Aufgabe des Vorstandes, aufgrund dieser Vorgaben die organisatorischen Maßnahmen für das Funktionieren des Vereins zu treffen. Dabei achtet er auf eine klare, effiziente, für alle Beteiligten verständliche Führungsstruktur sowie auf den wirtschaftlichen Umgang mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 13

14. Vereinsorganisation Führung und Organisation Die folgenden Hilfsmittel ermöglichen es dem Vorstand, die Vereinsorganisation optimal in den Griff zu bekommen.  Vereinsorganigramm Im Vereinsorganigramm ist auf einen Blick ersichtlich, welche Organe und Stellen im Verein vorhanden sind, wer wem unterstellt ist und in welchem Gesamtzusammenhang diese zueinander stehen.  Bsp. Organigramm Funktionsbeschreibungen Alle Vorstandsmitglieder und Vereinsfunktionäre verfügen über eine schriftliche Funktionsbeschreibung, worin ihre Stellung, ihre Aufgaben, Kompetenzen und die an sie gestellten Anforderungen festgehalten sind. Bsp. Funktionenbeschreibung • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 14

15. Vereinsorganisation Führung und Organisation Funktionendiagramme Funktionendiagramme zeigen in tabellarischer und übersichtlicher Form auf, welche Organe, Stellen und Personen wie in die Abwicklung der einzelnen Vereinsaufgaben und Geschäftsfälle einbezogen sind.  Bsp. Funktionendiagramme Personalreglement Sportvereine, welche über voll- oder teilzeitlich angestelltes Personal verfügen, halten mit Vorteil die wesentlichen Punkte der Anstellungsbedingungen in einem Personalreglement fest. Bsp. PersonalreglementBsp. Trainervertrag • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 15

16. Vereinsvorstand Führung und Organisation Der Vorstand ist das zentrale Führungsorgan des Sportvereins. Ihm obliegen alle Aufgaben, welche gemäß Statuten nicht explizit einem anderen Organ zugewiesen sind. Der Vorstand verfügt im besonderen über die Kompetenz zur Planung, Organisation, Umsetzung, Delegation und Kontrolle der Vereinsarbeit. Zusätzlich vertritt er den Verein nach außen und schließt in dessen Namen Rechtsgeschäfte ab.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 16

17. Vereinsvorstand Führung und Organisation Vorstandsmitglieder Die Mitglieder des Vorstandes (inkl. Präsident/Präsidentin) werden durch die Hauptversammlung für eine bestimmte Amtsdauer gewählt. Die Beschränkung der maximalen Amtsdauer (z. B. 8, 10 oder 12 Jahre) ist unbedingt vorzusehen. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Einbindung jüngerer Mitglieder in die Führung des Sportvereins. Die Anforderungsprofile für Vorstandsmitglieder sind recht vielseitig: je nach Funktion sind Führungs- und Organisationsgeschick, spezifisches Fachwissen, Teamfähigkeit und zeitliche Verfügbarkeit gefragt.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 17

18. Vereinsvorstand Führung und Organisation Zusammensetzung des Vorstandes In der Regel konstituiert sich der Vorstand selber, d. h. mit Ausnahme des Präsidiums beschließt der Vorstand in eigener Regie, wer welche Vorstandsfunktion besetzt. Idealerweise setzt sich ein Vorstand aus maximal 5 bis 7 Mitgliedern zusammen, je nach Größe des Vereins. Ein größerer Vorstand wird schwerfällig und verliert sich oftmals in Sachgeschäften einzelner Führungsbereiche. Die Folge sind langwierige Sitzungen und Diskussionen ohne befriedigende Ergebnisse. Entsprechend ist es besser, weitgehende Kompetenzen an die Führungsbereiche (Ressorts) zu übertragen und sich im Vorstand auf Planungs- und Kontrollaufgaben zu konzentrieren. Vorstandsfunktionen ohne eigene Ressorts (sogenannte Beisitzer) sollten vermieden werden.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 18

19. Vereinsvorstand Führung und Organisation Vereinsführung Damit ein Vorstand effizient und zielgerichtet seine Führungsfunktion wahrnehmen kann, benötigt er entsprechende Führungsinstrumente. Die wichtigsten sind das Leitbild, das Marketingkonzept, die Mehrjahresplanung, das Budget sowie weitere fachspezifische Konzepte, Organisationshilfen und Reglements. Der Vorstand führt durch klare Zielsetzungen und delegiert die Umsetzung an die zuständigen Funktionäre und Stellen. Er überprüft konsequent die Erreichung der Ziele und nimmt Einfluss, wenn sich Abweichungen abzeichnen und/oder Vorgaben nicht eingehalten werden. Die Organisation der Vorstandsarbeit wird am besten in einem Vorstandsreglement festgehalten. Vorstandsreglement • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 19

20. Vereinsvorstand Führung und Organisation Vorstandssitzungen Regelmäßige Vorstandssitzungen sind notwendig, um die Vereinsführung zu koordinieren und abzustimmen, Meinungsbildung zu betreiben und Entscheidungen von gewisser Tragweite zu fällen. Um effizient arbeiten zu können, sollten Vorstandssitzungen gut vorbereitet und geleitet werden.  Checklisten Musterverein • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 20

21. Ehrenamt Führung und Organisation Ehrenamtliche Mitarbeit Die wichtigste Ressource des Vereins ist die ehrenamtliche Mitarbeit seiner Mitglieder. Als Ehrenamtliche gelten jene Mitglieder, die freiwillig, unentgeltlich und ohne direkte Gegenleistung eine Funktion (z.B. Vorstandsmitglied, Kassier, Trainer) im Verein wahrnehmen. Durch ehrenamtliches Engagement und solidarische Zusammenarbeit gestalten die Mitglieder den Verein nach ihren Vorstellungen. Obwohl die ehrenamtliche Mitarbeit Grundvoraussetzung für das Funktionieren des Vereins ist, gehört sie nicht zu den Mitgliederanforderungen. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 21

22. Ehrenamt Führung und Organisation Anreize, Motivation • Anreize und Motivation für die ehrenamtliche Mitarbeit sind u. a.: • Generell die Freude am Sport bzw. an der Sportart und damit • verbunden das Interesse an der Sportförderung; • Ehrgeiz, gute Arbeit zu leisten und mit dem Verein Erfolg zu haben; • Kollegialität, Freundschaft unter Ehrenamtlichen; • Prestige und Ansehen des Amtes innerhalb und außerhalb des Vereins; • Macht und Einfluss auf Entscheide und Aktivitäten; • Möglichkeit, die im Amt erworbenen Kenntnisse, Erfahrungen und • Beziehungen auch im privaten und beruflichen Umfeld zu nutzen. • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 22

23. Ehrenamt Führung und Organisation Schwierige Suche In vielen Sportvereinen wird es trotz größten Anstrengungen immer schwieriger, genügend Ehrenamtliche für die Mitarbeit im Verein zu finden. Insbesondere der zunehmende Individualisierungsprozess in unserer Gesellschaft ist für das ehrenamtliche Engagement wenig förderlich. Mangelnde Zeit, Desinteresse, Angst vor allzu starker Einbindung, veraltete Vereinsstrukturen usw. sind einige Gründe für Absagen. Es müssen also Wege und Möglichkeiten gefunden werden, welche die ehrenamtliche Arbeit wieder aufwerten und attraktiv machen. Die Vereinsvorstände sind aufgefordert, sich dieser zentralen Aufgabe anzunehmen.  Attraktives EhrenamtZeugnis • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 23

24. Hauptversammlung Führung und Organisation Die Hauptversammlung ist das für die Willensbildung im Verein wichtigste Organ und steht in der Vereinshierarchie an oberster Stelle. Einberufung Die ordentliche Hauptversammlung findet im Normalfall einmal jährlich statt und wird durch den Vorstand einberufen. Teilnahme an Hauptversammlungen Oft geringe Teilnahme → Minderheit entscheidet über wichtige Vereinsgeschäfte Weshalb die Hauptversammlung nicht mit einem Sportanlass oder einem gesellschaftlichen Abend verknüpfen? Referate und Präsentationen zu aktuellen Themen organisieren?  Bekannte Spitzensportler oder Sportförderer als Gäste einladen? Oftmals ist auch der Zeitpunkt und der Ort der Hauptversammlung ausschlaggebend für den Teilnehmererfolg. Hier gilt es, auf die Bedürfnisse der Mitglieder Rücksicht zu nehmen.  • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 24

25. Hauptversammlung Führung und Organisation Medien Die Hauptversammlung dient ebenfalls als wichtiges Instrument für die Öffentlichkeitsarbeit. Entscheidungen und Anliegen von allgemeinem Interesse, Wahlen und besondere Verdienste einzelner Mitglieder sollten immer auch öffentlich kommuniziert werden. Deshalb empfiehlt es sich, Medienvertreter zur Hauptversammlung einzuladen und/oder nach der Versammlung eine Medienmitteilung zu verbreiten. Schließlich kann die Hauptversammlung auch als Plattform für die Präsentation von Vereinssponsoren genutzt werden. Organisation HauptversammlungLeitung Hauptversammlung • Vereinsanalyse Leitbild Vereinsorganisation Vereinsvorstand Ehrenamt Hauptversammlung 25