L’alimentation de STAR par imports

1. L’alimentation de STAR par imports STAR 8ième cercle – 27 septembre 2013

2. ? Quels choix pour les établissements

3. Alimenter Un point d’entrée unique : • Si votre établissement est dans STEP et STAR • Si votre établissement est uniquement dans STAR L’import peut se faire à n’importe quel moment de la soutenance • A la création du docteur dans le système local • Puis par mises à jour successives jusqu’à la soutenance (STEP) • Puis en cycle de mise à jour après la soutenance (STAR) • Selon votre configuration les données seront importées • dans STEP et dans STAR • dans STAR uniquement

4. Alimenter • Objectif : l’établissement de soutenance doit fournir à STAR des métadonnées TEF valides et des fichiers valides • En une fois ou plusieurs fois • Complètement ou partiellement • Règle d’or : ne pas re-saisir les informations • 2 méthodes différentes : • Importer totalement des données locales dans STAR • Applications de GED : DSpace, EPrints, ORI-OAI, … • Applications administratives : APOGEE, ADUM … • Importer puis compléter les données dans les formulaires de STAR

5. ? Quel contenules établissements peuvent-ils importer

6. Imports complets : le cas simple Etablissement Tousles fichiers + toutes les métadonnées TEF en une fois 100 %

7. Imports partiels : Compléter dans Etablissement Fichiers OK Mais métadonnées TEF incompletes : manquent langue, NNT, …. Compléter les métadonnées

8. Imports très partiels : compléter et déposer dans Fichiers NOK Métadonnées TEF très incompletes Etablissement Compléter les métadonnées Déposer les fichiers

9. Importer du TEF • Si vous ne savez pas faire du TEF • Si votre système local exporte du tabulé (csv, xls…) ou du XML  Des programmes sont à votre disposition dans le manuel STAR • Chaque établissement peut ré-utiliser les programmes de conversion proposés afin de les adapter à son propre export pour n’envoyer à STAR que du TEF

10. Importer du TEF incomplet Ce qu’il manque souvent : • Langue • Taille du document calculé par STAR • Infos sur l’auteur pour l’autorité • Numéro national de thèse • Lien aux autorités Sudoc • Sets OAI type Dewey • Métadonnées de fichiers  générées par STAR • URL d’accès • Droits précis

11. ? Commentles établissements peuvent-ils importer

12. Comment importer ? 2 canaux possibles : • La messagerie électronique: pour les métadonnées uniquement • Le Service Web : pour les métadonnées et/ou le fichier thèse

13. Chacun son scénario Pour importer … Utiliser…

14. Par la messagerie électronique

15. La messagerie électronique • STAR dispose d’un Service de messagerie électronique pour alimenter les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non. • Ce service ne permet pas d’envoyer le / les fichiers thèse.

16. La messagerie électronique • Accès contrôlé par l’adresse de messagerie • Inscription des adresses autorisées dans la fiche établissement

17. La messagerie électronique • Adresse STAR du dépôt : adresse unique d’envoi • Sujet du message : • Le code court de votre établissement : INAL, ISAR…. • Corps du message • Vide • Document attaché : • 1 fichier de métadonnées TEF (xml) par thèse (non zippé) • Un message peut contenir plusieurs fichiers attachés

18. La messagerie électronique • Contrôle de conformité du message et du fichier TEF envoyé • Message d’erreur envoyé à l’établissement en cas de non conformité (fichier SVRL) Les autres erreurs possibles (pas de document attaché, code établissement faux) ne renverront pas de message retour.

19. Par services Web

20. Le service web • mécanisme de communication entre applications distantes à travers le réseau internet indépendant de tout langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution. • STAR dispose d’un Service Web fondé sur le protocole SOAP (1.1 et 1.2) et transporte les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non, ainsi que le(s) fichier(s) thèse.

21. Le service web • Accès contrôlé par l’adresse IP • Inscription des adresses IP autorisées dans la fiche établissement

22. Le service web 2 options : 1 - Import des métadonnées uniquement = dépôt par service web du fichier TEF 2 – Import des métadonnées et du document = dépôt par service web du fichier TEF et de l’édition zippée d’archivage (éventuellement diffusable) Dans tous les cas, renseigner des paramètres nécessaires en entrée

23. Le service web • Contrôle de conformité du fichier TEF envoyé • Message d’erreur envoyé à l’établissement en cas de non conformité (fichier SVRL) • Contrôle du fichier zip envoyé et de la conformité des fichiers à FACILE

24. Que font les autres? • 13.006 fiches créées par imports • 11.570 par mail • 222 par Service Web métadonnées seules • 1.214 par Service Web métadonnées et fichier thèse • 7.844 fiches crées par formulaires • 65 établissements utilisent les imports puis complètent par formulaires • 26 établissements utilisent la saisie par formulaires Comment les établissements EN PRODUCTION alimentent STAR ?