Dagordning Areamöten hösten 2007

1. Dagordning Areamöten hösten 2007 Genomgång beslut på Distriktsmötet Ny i styrelsen – Vad ska jag veta Vi bör bli fler –medlemsrekrytering Code of Conduct 16 dagars aktivitet mot våld mot kvinnor Medlemsenkät Rotterdam – nu närmar det sig

2. Distriktsmöte 2007 Insikt Inspiration Initiativ

3. 53 klubbar av 71 deltog 156 medlemmar var närvarande 1728 USD samlades in till ZIF 57 deltagare lämnade in en utvärdering 53% av dessa var på sitt första eller andra Distriktsmöte 80% ansåg att programmet var mycket bra. 19 % ansåg att det var ganska bra 61% ansåg att föredrag och presentationer var mycket bra. 33% ansåg att de var ganska bra 80% tyckte att mötet nådde sitt syfte 82% ansåg att kringaktiviteterna var mycket bra. 14% att de var ganska bra Lite siffror…

4. 1. Beslut fattades under Distriktsmötet vad gäller: • Stadgar • Resersättningar • Avgifter vid areamöten • Stimulansbidrag till Rotterdam • Resolutioner • Val av ny styrelse 2008-2010

5. Beslut Stadgar • Endast språkliga ändringar gjordes i Distriktsstadgarna. Förslaget att lägga till att stadgarna utgör Rules of Procedure accepterades inte. • Vad gäller klubbstadgarna, så gjordes också mindre språkliga förändringar tex att justeringsman byts ut mot justerare. Dessutom infördes en ny paragraf, som anger hur många medlemmar som måste vara närvarande för att klubben skall kunna ta beslut (minst en 25%)

6. Beslut Reseersättningar • Styrelsens förslag godkändes, med undantag att ersättningarna inte skall skrivas in i stadgarna utan vara ett sidoordnat dokument (dvs som tidigare)

7. Beslut Avgift vid areamöten • Samtliga klubbar i en area, skall dela på de fasta kostnaderna vid mötet

8. Beslut stimulansbidrag till Convention i Rotterdam • Alla klubbar som sänder delegat till Convention i Rotterdam, får ett stimulansbidrag på 3500 kr

9. Resolutioner • De två resolutionerna om Code of Conduct samt Tobacco Control accepterades

10. Val för perioden 2008-2010 • Till ny guvernör valdes Ausma Pavulans • Till ny vice guvernör valdes Sysse Hardenby • Till ny AD area 01 valdes Ing-Britt Pousette • Till ny AD area 02 valdes Susanne Belfrage • Till ny AD area 03 valdes Annelen Kriewitz • Till ny AD area 04 valdes Ruth Brunner • Till ny AD area 05 valdes Liisa Sulin Elmqvist • Till ny AD area 06 valdes Baiba Rivza • Till ny kassör valdes Åse Hogsved • Till valberedning valdes Sonja Hönig, Viveka Anderberg och Kerstin Öhrling • Till revisor valdes Gunilla Magnusson

11. 2. Är du ny i styrelsen i din klubb? Låt oss räta ut frågetecknen!

12. International Convention International Board Headquarters Staff International Foundation Board 31 Districts + 1 Region District Board International Committees Areas Area Director District Committees Clubs Club Board Club Members OPERATIONS Communication – from Club to International Board through Area, District and International Board Liaison SERVICE Communications – from Club Committee Chairman to International Board through District and International Committee Chairman via International Board Liaison and back Club Committees Vår organisation

13. Att ta över som ledare i din klubb……

14. Vad finns att hitta i Klubbhandledningen?Handledningen är en praktisk handbok med avsikt att göra det enkelt för klubbfunktionärerna. Här hittar du: • Kalendarium • När skall olika saker hända i Zontavärlden • Möten • Vad skall ett årsmöte/valmöte innehålla • Kallelser • Vad ska en kallelse innehålla. Vem skall ha den? • Information om ekonomi och arkivfrågor • Hur anmäler man delegat till Convention • Hur gör man vid inval av nya medlemmar? • Förkortningar

15. Presidentens uppgifter • leder och fördelar arbetet inom styrelsen • kallar till månadsmöten och styrelsesammanträden • ansvarar för att klubbens verksamhet bedrivs efter ZI:s intentioner och stadgar • ansvarar för att information sprids vidare till klubbmedlemmar • ansvarar för att klubben är representerad vid distriktsmöte/ Convention med delegat eller fullmakt • ansvarar för att klubben diskuterar de ärenden som är aktuella inför distriktsmöte/Convention • ansvarar för att klubbens verksamhetsberättelse och andra handlingar lämnas in i tid • ansvarar för att klubbens verksamhetsplan behandlas vid årsmöte • ansvarar för introduktion av nya medlemmar • ansvarar för aktuell klubbinformation på distriktets hemsida OCH FRAMFÖRALLT INSPIRERA MEDLEMMARNA!!!!!

16. Kassörens uppgifter • sköter klubbens räkenskaper • håller klubbens likviditet under uppsikt • sammanställer resultat- och balansräkning för verksamhetsberättelse • upprättar förslag till budget • upprättar rutiner för inbetalning av medlemsavgifter • betalar årsavgifter till distriktet • betalar årsavgifter till ZI • betalar bidrag till ZIF för internationella serviceprojekt och stipendiefonder • betalar andra bidrag som klubben beslutat om

17. Sekreterarens uppgifter • skickar ut månadsbrev och kallelser till klubbmöten • för protokoll vid årsmöte och valmöte • för protokoll vid styrelsesammanträden • samarbetar med PR-ansvarig och IT-ansvarig om PR • samarbetar med kassören om internationella inbetalningar • samarbetar med klubbarkivarien om klubbens arkiv • samarbetar med presidenten vid initiering av kontakter med andra Zontaklubbar

18. IT-ansvarigs uppgifter • ansvarar för klubbens hemsidor och klubbens medlemsregister, som numera är webbaserade. De samarbetar med president och sekreterare om PR • ansvarar för kontakten med areans Webredaktör (areans IT-ansvariga) • ansvarar för att klubbens hemsida alltid är aktuell genom att lägga in och ta bort information • lägger in nya medlemmar i distriktets medlemsregister, tar bort avgående och för in medlemmars ändrade uppgifter. • rapporterar uppgiftsändringarna till HQ i särskilda formulär • samarbetar med kassören om medlemsuppgifterna vid betalning till HQ av medlemsavgifterna

19. PR-ansvarig • ansvarig för att synliggöra Zonta externt, i samråd med Distriktets PR- samordnare

20. Mallar • Förvaltningsberättelse • Resultaträkning • Budget Mallar finns i Wordformat!

21. Till din hjälp finns alltid: • AD • Guvernör • Vice Guvernör • Kommittéansvariga Tveka inte att be om hjälp! Vi är till för att stötta er!

22. 3.Medlemsrekrytering hur har det gått hittills?

23. Medlemmar 33460 Nya klubbar >50 Rekrytering/år >10% Tappade klubbar <40 Medlemstapp <6500 Medlemmar som är kvar >90% Växande klubbar >80% 20 medlemmarsklubbar <150 Nya länder >4 31809 13 9,9% 25 3608 88,2% 16,5% 437 0 Vad har uppnåtts efter ett år?Mål 31/5 2008 Resultat 31/5 2007

24. Forts.. • Över hela världen har vi förlorat 626 medlemmar sedan 31/5 (1,9%) • 13 nya klubbar med i snitt 23 medlemmar • 25 klubbar har upplösts med fler antal medlemmar än tidigare, i snitt 9,4 (5) • Retention rate 88,2%, förlorar mer än förväntat – orsak? • Bara 17 klubbar har ökat i medlemsantal

25. Resultat för Distrikt 21 Källa: Zonta International

26. Hur värva yngre medlemmar? • Betona möjlighet till träning i ledarskap och till nätverkande med kvinnor i andra professioner • Ge mer träning i Zontakunskap – unga kvinnor har ont om tid och vill satsa den tid de har på väsentligheter • Kan lokala serviceprojekt vara en idé– nytta i samhället • Lojalitet och respekt mellan ledare och medlemmar • Uppmuntra de unga att vara aktiva i klubben

27. Recruit to retain • Viktigt att rekrytera rätt personer. Det kostar tid och energi om det blir fel • Fråga vad man vill få ut av sitt medlemskap, men även vad man kan ge • Tänk på att 49% lämnar Zonta inom de 4 första åren - kostar mycket administration och energi • Berätta vad vi förväntar oss av nya medlemmar

28. Nya klubbar • De tidigare föreslagna – vad händer?

29. Revitalisera • Vad gör vår klubb för att revitalisera klubben? • Har ni testat nya idéer? • Har vi tagit till oss distriktets mål? • Lyssnar vi på våra medlemmar? • Kom ihåg att det finns tips på hemsidan - både på den internationella och vår egen • zonta.org/member resources/Tools for clubs • zonta21.org/Distrikt 21/Areamöten/Sammanställning Workshops våren 2007

30. 4. Code of Conduct • Resolution insänd till ZI • Alla klubbar bör nu aktivt utbilda sina medlemmar vad en uppförandekod innebär för personal som sänds ut för internationella uppdrag • Tips: Studera Rekommenderad uppförandekod för svensk personal i internationella uppdrag utarbetad av Nätverket för Etiska regler och Uppförandekoder 15 januari 2004 • Läs Susanne Malmströms PM • Båda dessa finns på vår hemsida. Logga in och sök under Distrikt 21/Areamöten • Vårt mål är att alla våra 2600 medlemmar skall bli ambassadörer i frågan

31. Position Papers • Skriftlig information utarbetad av ZI angående Trafficking finns nu klara • Använd dem som bakgrundsmaterial i ert lokala arbete • Du hittar dem på internationella hemsidan. Logga in och sök på Member Resources

32. 5. 16 dagars aktivitet mot våld mot kvinnor • 25 November - International Day Against Violence Against Women • 1 December - World AIDS Day • 10 December - International Human Rights Day

33. Vad kan vi göra? Här är några förslag…. • Arrangera ett klubbmöte med panel bestående av:Läkare + Polis + Åklagare+ Försvarsadvokat + Domare. Dessa får berätta 10-15 min, om vad som händer hos dom när en kvinna utsatts för brott. Vad behöver dom veta för att kvinnan ska få upprättelse och rättvisa kan skipas? Vad bör undvikas för att inte sabotera utredningen • En representant från Kriminalvården bjuds in och berättar om det behandlingsprogram som ”slående Män” måste gå igenom, när de dömts till ett frihetsberövat straff. Består av 6- 8 ämnen / punkter där de utbildas/ behandlas i syfte att de aldrig mer ska kränka en kvinna • Styrelsen tar fram en skrivelse som kan användas av klubbarna som insändare i lokala tidningar • Styrelsen tar fram ett bokmärke med uppgifter om kvinnovåld, som kan delas ut i olika sammanhang

34. 6. Membership Survey • 11,6% (286 medlemmar) från D21 deltog • ”Overall satisfaction” var 4,17 (Max 5) • Vi låg på 5:e plats med detta resultat • Styrelsen skall jobba vidare med det digra resultatet av undersökningen

35. 7. Nu åker vi till Rotterdam!