La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier **** La mise en place du PES V2

1. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier****La mise en place du PES V2 Direction Régionale des Finances Publiques Picardie et Somme

2. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier I. Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? II. Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? III. Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ?

3. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Répondre à des exigences de développement durable • Région Picardie Potentiel 8 239 626 feuilles A4 • 65 % Pièces comptables (5 330 700) • 35 % Pièces justificatives (2 908 926) Réalisé au 31 octobre 2013 3 583 019 feuilles A4 (43%) • 3 153 177 Pièces comptables (59%) • 429 842 Pièces justificatives (15%) 55 %

4. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Diminuer les coûts de gestion des données budgétaires et comptables • Réduire les coûts de production des documents • Réduction des échanges papier pour répondre à l ’objectif de « zéro papier » • Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport… • Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et rangement,… • Réduire les coûts d’archivage et de recherche de l’information • Référencement et archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut être trouvée plus facilement et rapidement

5. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable • Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales • Réduction des délaisde transmission au comptable afin • d’accélérer le rythme des encaissements • de diminuer les délais de paiement • Une plus grande fluidité de l’information au sein des services de l ’EPS

6. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Avant le passage au PES : 2 flux parallèles • * Les données de prise en charge : Htitre, Hmandat… • * Les bordereaux de dépense “papier” et les bordereaux de recette “papier” ayant valeur probante et produits au compte financier Avec le passage au PES : 1 seul flux • * Domaine recette et dépense avec signature électronique et en incluant les PJ électroniques ayant valeur probante et produits au compte financier Progiciel EPS Hélios Progiciel EPS Hélios L’ordonnateur Le comptable Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable

7. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? Enrichir et fiabiliser les échanges d’informations comptables entre l’EPS et son comptable • Une gestion optimisée par l ’enrichissement des données transmises • Des données plus riches que les protocoles existantsqui • facilitent le déroulement des opérations • accroissent la qualité des opérations de recouvrement amiable et contentieux (des tiers plus précis)

8. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? La dématérialisation est le fruit d’une démarche partenariale • Structure Nationale Partenariale (dès 2004) • 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) • 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC, DGAS) • La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Préconisations • Charte nationale Partenariale du 07 décembre 2004 • Convention cadre nationale du 18 janvier 2010

9. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? • La généralisation du Protocole d’Échanges Standard version 2 (PES V2) à compter du 1er janvier 2015 • l’arrêté du 3 août 2011 fixe la suppression des protocoles historiques pour les échanges entre les EPS et les comptables publics (H Mandat, H Titre…) à compter de cette date • La généralisation de la La facturation individuelle des établissements de santé (FIDES) à compter du 1er janvier 2015 • l’article 63 de la Loi de Financement de la Sécurité Sociale (LFSS) pour 2013 fixe la 1ère phase de cette généralisation aux actes et consultations externes (ACE) Du fait de la volumétrie, la bascule en FIDES ne peut se faire sans dématérialisation complète des titres de recette

10. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ? • Le phasage de la dématérialisation • Les établissements avec une solution préexistantede dématérialisation des titres de recette (2/3 des établissements) par exemple GED Indexée • FIDES puis PES V2 • Les établissements sans solution préexistante de dématérialisation des titres de recette • PES V2 puis FIDES • De réelles synergies existent avec un déploiement conjoint • Expériences du CH de Ham (Somme) et de Fontenay-le-Comte (Vendée) • A ce jour, seuls les éditeurs Médiane et AGFA sont certifié sur la version PES V2 Guichet XML • En attente de la validation des éditeurs hospitaliers, il convient d’anticiper le passage au PES en menant les travaux préparatoires nécessaires

11. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Une démarche progressive pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable  PES V2 avec Pièces Justificatives * Produites par les tiers (factures / pièces d’exécution de marchés...) * Produites par l’EPS (paye / délibérations et arrêtés / pièces de passation de marchés…)  PES V2 : Pièces comptables (bordereaux de mandats et de titres)

12. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? + prestataire Fournisseurs DGFiP PJ émises par tiers Ordonnateur PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D

13. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Les solutions de dématérialisation des PJ Format «Données» (schéma XML) • pièces comptables (titres, mandats…) • PJ normalisées (documents budgétaires, état de paye, facture de recette, bons de commande…) • état liquidatif d ’un marché public • factures, relevés d ’opération de carte d ’achat • comptes de gestion sur chiffres / sur pièces Format «Documents» (.pdf / .doc / .odt …) • PJ normalisées (bon de commande) • PJ non normalisées (délibérations et décisions) • passation de marché publics, documents contractuels «hors marchés», procès verbaux, décomptes généraux et définitifs • PJ non normalisées (ex. certificat, attestation, jugement…) PJ créées par la collectivité PJ cosignées par la collectivité et des tiers PJ reçues des tiers La numérisation en format image peut être utilisée comme solution transitoire

14. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Ladématérialisation dans le secteur public local Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ? Le schéma final de la dématérialisation

15. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? Anticiper et planifier les travaux • Le succès passe par la constitution d’ une équipe «projet» transverse capable de : • coordonner les services informatiques, financiers et « métier » • s’assurer du suivi et du respect des échéances • Réingéniérie éventuelle des processus dans vos services, des circuits des documents, signature… • Travaux nécessaires sur la base des tiers : • La volumétrie des Tiers est souvent plus importante dans les EPS : • Balayer l’antérieur au fur et à mesure (compte tenu du nombre important) • Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers • Des outils sont souvent disponibles auprès de la plupart des éditeurs

16. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? La mise en place de la dématérialisation • En collaboration avec la DRFiP • Vérifier la conformité aux attentes du PES V2 de l ’ensemble des types de dépenses et de recettes utilisée par la collectivité • Contrôles automatiques avec compte-rendus de contrôle : atteindre le «0 anomalie bloquante» Phase 1 : Préparation Phase 2 : Tests Phase 3 : Passage à la dématérialisation • Étude des processus organisationnels • Redéfinition de la cartographie des PJ attendues • Choix entre un TDT ou le portail DGFiP pour l’envoi des flux • Choix de la signature(DGFiP / secteur privé) • Travaux préparatoires techniques • Nettoyage des bases tiers • Adaptation des outils de numérisation et de gestion des PJ Quand «0 anomalie bloquante» : la DRFiP valide les tests et donne son accord au passage en production La collectivité signe le formulaire d’adhésion au PES définit d’une date de passage Envoi des flux PES V2 et abandon définitif des échanges papier

17. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ? Les outils nécessaires à la dématérialisation Solutions gratuites DGFiP Portail DGFIP • gratuit, manuel et unitaire • adapté pour un dépôt limité de flux Certificat électronique DGFIP • gratuit, manuel et unitaire • réservé à la signature des fichiers PES V2 (bordereaux de titres et mandats) Solutions commerciales Tiers de télétransmission externe (TDT) • propose des services à valeur ajoutée (ex. automatisation des envois de flux, traitement des accusés de réception, signature électronique des flux...) • Solution plus adaptée à une collectivité générant de nombreux flux Parapheurélectronique • définit le circuit de signatures et de visas • Solution plus aboutie en terme d’automatisation des procédures Modalités de télétransmission transmettre de manière sécurisée et en masse des flux Signature électronique remplace les visas et signatures papiers par des visas et signatures électroniques à valeur probante

18. La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier Contacts dans votre département • Jean-Baptiste LEROUX • jean-batiste.leroux@dgfip.finances.gouv.fr 03.23.26.31.20 • Florent LANSIAUX • florent.lansiaux@dgfip.finances.gouv.fr 03.23.26.31.56 • Karine SEBERT • karine.sebert@dgfip.finances.gouv.fr 03.44.06.35.05 • Mélanie VATIN • melanie.vatin@dgfip.finances.gouv.fr 03.44.06.35.13 • Manuel MARINI • manuel.marini@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.42.26 • Jean-Michel MONNIER • jean-michel.monnier@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.42.29 • Amaury WATTELEZ • amaury.wattelez@dgfip.finances.gouv.fr 03.22.71.71.44 • Aisne • Oise • Somme