1 / 47

KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4)

KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4). Torsdag 29. januar 2009 Fredag 30. januar 2009 Mandag 2. februar 2009. Agenda. 1. Teori - UiBs økonomimodell - Hvorfor budsjettere? - Hva er B1, B3 og B4? 2. Demo av excel-maler 3. ADI - Tips og råd ved bruk av ADI - Pålogging

amory
Download Presentation

KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. KURS I BUDSJETTINNLEGGELSE I ADI (B4) Torsdag 29. januar 2009Fredag 30. januar 2009Mandag 2. februar 2009

  2. Agenda 1. Teori- UiBs økonomimodell - Hvorfor budsjettere? - Hva er B1, B3 og B4? 2. Demo av excel-maler 3. ADI- Tips og råd ved bruk av ADI - Pålogging - Legge inn budsjett i ADI – CASE - Overføre/laste budsjett fra ADI til OF 4. Kontroll og avstemminger

  3. Del 1- Teori

  4. Økonomimodell - virksomhetsområder (prosjekt) UiB Grunnbevilgning (GB) BOA Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt 000000 NFR Prosjekt 199995 Prosjekt 649995 ? EU Prosjekt 639995 Øremerkede avsetninger Prosjekt 700000-799999 Andre EFV Prosjekt 699995

  5. Økonomimodell-resultat (art) UiB Resultat: BFV-Bevilgn.fin.virksomhet Grunnbevilgning (GB) BOA 3. Inntekter Bidrag (BA) Oppdrag (OA) Annuum Prosjekt 000000 NFR Prosjekt 199995 Prosjekt 649995 ? EU Prosjekt 639995 4. invest. 5. Lønn Andre EFV Prosjekt 699995 Øremerkede avsetninger Prosjekt 700000-799999 6-9 drift

  6. Multidimensjonal økonomistyring • Firma 01 • Art 6720 • Prosjekt 000000 • Sted 116400 • Analyse 000000 • Formål 000000 • Motpart 00 UiB-konto: 01-6720-000000-116400-00000-000000-00

  7. Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 1 Avdeling 3 Avdeling 2 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Sted

  8. Modellering av UiB-økonomien i 3 dimensjoner Art Avdeling 3 Avdeling 1 Avdeling 2 Prosjekt (virksom-het) Inntekter Virksomhet Kostnader Sted

  9. Hvorfor budsjettere • UiB-økonomien er stor og kompleks • En sikrer oversikt og styring gjennom et felles økonomispråk vha en felles økonomimodell • Hovedelementene i UiBs økonomimodell er sted, prosjekt og art (analyse er en nyttig tilleggsspesifikasjon) • Legger planer og følger opp disse • Plan (budsjett) • Rapport mot plan • Forklarer og følger opp avvik

  10. Metode for oppfølging av planer: 1. Periodisert budsjett kroner plan Mnd. Jan Des

  11. 2. Regnskapsrapporter mot budsjett => avviksrapportering kroner rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport regnskap plan Mnd. Jan Des

  12. Tre budsjett vi kan rapportere mot: 1. B1 Tildelingsbudsjett -Legges inn i OF av ØA 2. B3 Hovedbudsjett - Legges inn i OF av fakultetsadministrasjonen 3. B4 Budsjettprognose (”skyggebudsjett” /”instituttbudsjett”) -legges inn i OF av instituttet eller fakultetet

  13. Budsjettstruktur i Oracle

  14. DFV pr. mars Årsbudsjett Budsjett Regnskap Avvik hittil i Avvik % hittil i år hittil i år år 1. Innt. 3 inntekter -291 798 000 -88 552 900 -88 066 089 -486 811 -0,50 % Kostn. 4 varek. 0 0 0 0 5 lønn 222 631 500 60 173 200 62 586 527 -2 413 327 -4,00 % 6-7 adk. 43 846 852 3 484 547 7 530 547 -4 046 000 -116,10 % 8-9 annet 22 770 600 6 304 500 6 212 477 92 023 1,50 % Sum -2 549 048 -18 590 653 -11 736 538 -6 854 115 -36,90 % 2. Overf. overført inn 2 549 048 2 549 048 2 549 048 0 0,00 % overført ut 0 16 041 605 9 187 490 6 854 115 42,73 % Sum 2 549 048 18 590 653 11 736 538 6 854 115 36,90 % Sum total 0 0 0 0 Eksempel på styringsrapport fra Discoverer God kvalitet er viktig Vesentlige avvik må forklares

  15. Hvordan få god kvalitet på budsjettet Legg en plan, periodiser budsjettet ditt På hjemmesidene til ØA finnes excel-maler for: - budsjettering og periodisering av fastlønn - periodisering av inntekter og kostnader tenk: Hvilken måned kommer inntektene? Hvilken måned kommer kostnadene?

  16. Tips 1. Budsjetter fastlønn i excel-mal, ett regneark pr prosjekt og ett ark pr lønnsart (tek./adm, vitensk, stipendiat). Husk: lønnsøkning fra 1.mai. • Bruk periodiseringsmal til å lage ett budsjett pr prosjekt. Tilpass periodiseringene etter dine behov og erfaringer, men NB! Art 3900 inntekt fra KD: - inntekter annuum bør periodiseres etter UiB-mal (gjelder også delvis stip.prosjektet) - inntekt for øremerkede prosjekter budsjetters på januar (unntak: stip.prosjektet) - inntekt for ekstratildelinger budsjetters på den måneden tildelingsbrevet kommer

  17. Del 2- Demo excel-maler

  18. Del 3- ADI

  19. ÅPNE ADI 11i:- logg på Citrix- dobbelklikk på ikonet 11i_ADI-Term

  20. 11i_ADI- pålogging - hovedbok 1. 2. • Velg ansvarsområde • Velg GL Registrerer/Instituttregistrerer UiB • Velg OK (grønn V) • pålogging • klikk på hånden Samme pålogging som i OF_11i På kurs: velg 11i-c-OAKURS • velg OK (grønn V)

  21. Verktøylinjen i ADI bytte ansvarsområde opprette budsjettregneark sender data fra regnearket til databasen – ”Laster” hovedbok, bla. sette inn ny budsjettkonto legg ned verktøylinjen avslutt ADI

  22. Opprette et budsjettregneark – angi kriterier • Velg organisasjon • - ansvarskode til ditt institutt • Begrens konti • - ditt institutt/seksjon • Definer karakteristika • -tekst på art f.eks. • Velg Budsjett • -B4-BUD PROG • Velg tidsrom • -Jan-09 til Avsl-09 1. 2. 3. 4. 5.

  23. Organisasjon – avdelingskode 4 siffer

  24. 2. Begrens kontiHer: ber kun om annuum (prosjekt 000000)

  25. 3. Definer karakteristikker her: ber om beskrivelse for art

  26. 4. Velg Budsjett - B4-BUD PROG

  27. 5. Velg Tidsrom f.eks: år 2009 (Jan-09 til Avsl-09)

  28. Bearbeiding av budsjettarket – endre formater celler-Arkbeskyttelsen må oppheves: verktøy/beskyttelse/opphev arkbeskyttelse- Marker tallrekkene (alle måneder) – velg ”bruk tusenskilletegn”

  29. Bearbeiding av budsjettarket – ny vindusdeling- Velg Vindu/frigi- Fjern den gamle vindusdelingen (dra den opp og vekk)- Plasser deg der du ønsker ny vindusdeling (eksempel: G9)- Velg Vindu/frys

  30. Bearbeiding av budsjettarket – bruk av filter- Sett filteret på : Trykk på knappen ”Vis filter”- Nullstill filteret, gjøres klar for ny spørring: Trykk på knappen ”nullstill filter”- Slå av filteret: Trykk knappen ”Vis filter” ut igjen

  31. Bearbeiding av budsjettarket – legge inn ny kontokombinasjonvha kopier/lim inn - ta vekk et konto-segment (f.eks art) i den nye raden umiddelbart. Ellers: fare for at vi får to like linjer, dvs. duplisering

  32. Legge inn ny kontokombinasjoner - tre måter: 1. Rader med kontokombinasjoner som ikke skal ha budsjett, kan brukes:- endre de kontosegment som er feil til de verdier det skal budsjettere på 2. Sett inn nye rader vha kopier/lim inn - Endre kontostreng umiddelbart for å unngå duplisering 3. Opprett ny budsjettkonto - Velg verktøylinjen for ADI - Velg ikon for hovedbok - Velg ”sett inn budsjettkonto” - Legg inn ny kontokombinasjon Fordel: ADI sjekker at valgt kontokombinasjon er gyldig

  33. Hent frem alle rader som innholder budsjettall- Gå til kolonnen ”Total” - Velg Filter: ”Egendefinert”- Velg: Vis rader hvor Total er: ”er ulik” ”0”

  34. Hva overføres fra ADI til OF? Linjer som har fått flagg i kolonne A - Last …og som er ført på gyldig konti

  35. Kan lagre ADI-regneark – vanlig excel-funksjonalitet

  36. Last inn budsjettet- dataene skal overføres/sendes til Oracle 11i 1. Last budsjettet over til Oracle: - velg grønn pil/lyn ”last til grensesnitt”

  37. Velg OK – grønn V

  38. Bruk avfortegn KOSTNADER – legges inn som POSITIVE TALL • ved bruk av arter i klasse 4 – 9 INNTEKTER – legges inn som POSITIVE TALL • ved bruk av arter i klasse 3 OF gjør tallet om til et negativ tall (m/minus (-) foran ved innlasting til OF IARTSKONTOPLANEN finner du hvilke arter som er inntekts- (I) og utgiftsarter (U)

  39. Legge inn budsjett i ADI – ulike måter: • Registrer direkte i ADI - Legg inn formel, for eksempel årsbudsjett/12 på januar og kopier formel til de andre månedene - Legg inn budsjettall direkte på aktuell mnd 2.Kopier/lim inn fra excel-mal - Legg inn blanke linjer i ADI-arket og lim inn periodisert budsjett fra excel-mal. NB! Pass på at du ikke dupliserer konti

  40. Avrund budsjett-tall- til hele 100 - kroner- til hele 1000 – kroner Skriv inn den formelen du ønsker å bruke og kopier den til de cellene” i budsjettarket ditt hvor ønsker at den skal gjelde. FORMEL: = Avrund(tall*tall;-2) avrundes til hele 100 (- (minus) 2 siffer) = Avrund(tall*tall;-3) avrundes til hele 1000 (- (minus) 3 siffer)

  41. Bruk av kontokombinasjoner i ADI IKKE registrer samme kontokombinasjon flere ganger (duplisering), den sist registrerte kontokombinasjonen vil overskrive det første. Eksempel: Feil: 01-5401-000000-121000-000000-00: 5.000 01-5401-000000-121000-000000-00: 1.000 Riktig: 01-5401-000000-121000-000000-00: 5.000+1.000 AGA fastlønn Laster 1.000 til OF AGA løslønn Laster 6.000 til OF

  42. Flytte budsjett mellom konti i ADI Skal du flytte budsjett mellom kontokombinasjoner må du huske å reduserer budsjettet på kontoen du flytter midler fra Eksempel: Du har et inntektsbudsjett på 4.000. Du skal flytte halve budsjettet til annen stedkode. 01-3900-000000-160000-000000-00: 4.000-2.000 01-3900-000000-160001-000000-00: 2.000 Sum art 3900 er fortsatt 4.000

  43. Budsjettering av BOA-prosjekter - Prosjekter som ikke overføres til PA-modul budsjetters i OF på GL-prosjektnummer - som før. - Prosjekter som opprettes i PA-modulen budsjetters på PA-prosjektnummeret i PA. I OF budsjetteres de på samleprosjektnummer: -199995 (NFR-prosjekt i PA) -639995 (EU-prosjekt i PA) -699995 (øvrige EFV-prosjekt i PA -649995? (Oppdr.prosj i PA) Lønnsprosjekt 699990 +reiseregninger 699992 Ny budsjettmal for BOA-prosjekter på intranett

  44. Del 4 – Kontroll og avstemminger

  45. Sjekk at budsjettet ditt er riktig Ta ut B-rapporter fra OF eller Discoverer for å sjekke at budsjettet er korrekt: • sum kostnader og inntekter skal være lik rammen (årets tildelinger + overført fra i fjor) • sum kostnader og inntekter skal være = 0 Fakultetet: - Sum kostnader, sum inntekter og overføringer i B3 SKAL være lik B1. - Budsjettet skal gå i null hver mnd. Forskjell mellom inntekter og kostnader salderes på art 8901, 8903 og 3503 – overføres neste periode

  46. B11- Budsjettrapport B1-B3-B4

  47. B11 – Budsjettrapport mnd

More Related