EXPOSITOR LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA Lima, 6 SETIEMBRE 2012

1. DIPLOMADO ESPECIALIZADO EN ALMACEN Y PATRIMONIO” “GERENCIA DE ALMACEN SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Y NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ORGANO DE ABASTECIMIENTOS Y ACTIVOS FIJOS” EXPOSITOR LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ EXPERTO EN GESTION PUBLICA Lima, 6 SETIEMBRE 2012

2. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO SUBSISTEMAS Información y Control SNA EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ Negociación/Obtención Utilización/Preservación

3. RELACION INTERSISTEMICA DEL SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO PLANEAMIENTO RACIONALIZACION PRESUPUESTO TESORERIA SNA INVERSIONES EXPOSITOR: LIC. ADM. BENJAMIN CONDOR NUÑEZ ESTADISTICA E INFORMATICA CONTABILIDAD MANTENIMIENTO CONTROL PATRIMONIAL

4. Sistema de Abastecimiento Conjunto de procesos técnicos interrelacionados, orientados al racional, eficaz y eficiente suministro de bienes y servicios no personales, para asegurar el desarrollo de actividades y el logro de metas programadas por la entidad.

5. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO NORMAS TÉCNICAS CONTROL INTERNO Mecanismos de control interno del proceso de abastecimiento, así como del uso, conservación, custodia y protección de bienes. PROCESOS TÉCNICOS Etapas o actividades especializadas del sistema de abastecimiento NORMAS GENERALES Orientaciones técnico - operativas para aplicar los procesos técnicos y facilitar la gestión del abastecimiento INAP INAP CONTRALORÍA GENERAL VIGENTES

6. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROCESO TÉCNICO CATALOGACIÓN PROGRAMACIÓN UBICACIÓN DE PROVEEDORES ADQUISICIÓN ALMACENAMIENTO DISTRIBUCIÓN CONTROL FÍSICO Y VALORADO ACCIONES DE ALTAS Y BAJAS

7. Sistema de Abastecimiento PROGRAMACIÓN ¿Qué cantidad necesitamos? ¿Cuánto cuesta la cantidadque necesitamos? ¿Qué cantidad podemos adquirir con el presupuesto asignado?

8. Sistema de Abastecimiento PROGRAMACION AJUSTE TRIMESTRAL DE ¿Qué cantidad PROGRAMACIÓN debo incluir o retirar del plan ?

9. Sistema de Abastecimiento ADQUISICIÓN PREVISIÓN PRESUPUESTAL ¿Cuánto dispongo efecti- vamente para adquirir medicamentos e insumos médico quirúrgicos? BASES O TÉRMINOS DE ¿Qué cantidad quiero REFERENCIA adquirir?. Cuánto estimo pagar?. Qué cantidad, cuándo y dónde lo requiero?.

10. Sistema de Abastecimiento ADQUISICIÓN CONVOCATORIA, ADQUISI- ¿Cómo optimizar los re-CIÓN Y FORMALIZACIÓN cursos, seleccionar la calidad apropiada y precio más bajo?

11. Sistema de Abastecimiento ALMACENAMIENTO PROGRAMA DE RECEPCIÓN ¿Quién recepcionará los medicamento e insumos médico quirúrgicos, qué cantidad?, ¿En qué fecha, qué recursos, espacio y medios de almacenamiento requerido?

12. Sistema de Abastecimiento ALMACENAMIENTO RECEPCIÓN O CONFOR-¿Cómo asegurar que la fe-FORMIDAD cha y lugar de entrega, calidad y cantidad de medicamentos e insumos corresponde a la contratada? UBICAR EN ÁREAS¿Cómo almacenar SEGURAS Y ADECUA- en el espacio y medio DAS PARA SU CON- de almacenamiento previstoSERVACIÓN adecuado y seguro? MANTENIMIENTO Programa de mantenimiento y evaluaciones, informes y estadísticas.

13. Sistema de Abastecimiento DISTRIBUCIÓN PROGRAMA DE DISTRIBUCIÓN ¿A quién (es), cuándo, (de acuerdo a stock disponible y cómo y qué cantidad ? (prioridades). ¿Qué recursos necesito? DISTRIBUCIÓN A CONFORMIDAD ¿ Cómo asegurar que cantidad, tipo de insumos y fecha corresponde a la prevista (método de revisión física y documental?. (Vencimiento de medicinas)

14. Sistema de Abastecimiento Debemos implementar un control de los movimientos de medicinas e insumos médico quirúrgicos Ya he previsto eso no se preocupe, va a ver control CONTROL FÍSICO Y VALORADO ¿Cómo controlar el movi- miento de medicamentos e insumos médico quirúrgicos?

15. Sistema de Abastecimiento REGISTRO Y CONTROL PROCESO TÉCNICOINFORMACIÓN GENERADA CATALOGACIÓNCatálogo de bienes y servicios, Informes Técnicos y Estadísticos. PROGRAMACÍON Cuadro Anual de Necesidades Presupuesto Valorado Plan de obtención y ajustes Evaluaciones, reportes.

16. Sistema de Abastecimiento SEGURIDADPrograma de Seguridad Evaluaciones, Informes y estadísticas de incidencia y ocurrencia. DISPOSICIÓN FINALPrograma de Verificación del estado de conservación y empleo de bienes, así como de calificación de utilidad para la entidad. Evaluaciones. Resoluciones de baja, Informes y Estadísticas.

17. UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN A través de este subsistema se prevé, orienta y supervisa la movilización, uso, conservación y custodia de los bienes y servicios, dentro de una concepción integral, para una adecuada utilización y preservación. Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de: • Mantenimiento (interno o externo). Puede ser sólo mano de obra - la entidad compra la materia prima - o a todo costo. • Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos. • Seguridad integral: para personas y bienes. • Distribución -racional y mesurada- de bienes: sólo con PECOSA, para consumo inmediato o, con PIA, para uso y consumo posterior. • Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comité de Gestión Patrimonial, conforme al artículo 122 del Reglamento de la Ley N° 229151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por DS 007-2008-VIVIENDA y demás Directivas de la SBN.

18. SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN • Ingreso al Almacén Institucional Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección, en aplicación de la SA 05- Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Técnicas de Control Interno. Referente: NTCI 300 02- Unidad de Almacén. (Catalogación, Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de Contabilidad). • Valorización de las existencias de almacén Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

19. SUBSISTEMA DE UTILIZACIÓN/PRESERVACIÓN • Inventario Físico En es proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento, SBN, etc. • Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. • Presentación a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentación del Balance.

20. Gerencia de Almacén

21. OBSERVANDO LA ORGANIZACIÓN

22. Desarrollo Organizacional LEY DE CREACION Y SU REGLAMENTO Documentos de Gestión Institucional Normas Sustantivas Gestión y Gerencia Moderna Administración por Procesos y Resultados Eficacia y Eficiencia, Desconcentración Transparencia

23. PROCESOS Concepto: • Ejemplo de “Proceso” desde la perspectiva de las ciencias naturales • Elementos:Entradas, Insumos, Proceso en si, Salidas, Resultados (Producto con valor agregado) • Tipos de Procesos • Procesos Estratégicos • Procesos Misionales • Procesos de Apoyo • Procesos de Evaluación y Control

24. Salidas o productos Cliente PROCESOS “Es un conjunto de pasos o actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas o insumos) los transforma, generando outputs (resultados, salidas, productos). ELEMENTOS : Tablero de Mando Controles Entradas o Insumos PROCESO Proveedor Recursos

25. El Almacén Descripción: Es la actividad que consiste en guardar los artículos que comercializa o produce la empresa en los depósitos o instalaciones destinadas a ella, hasta que se necesiten o se hagan entrega del mismo. Artículos: Los artículos que almacenamos pueden ser: artículos en proceso de producción, productos terminados, insumos, suministros, materia prima, equipo de oficina - papelería, mobiliario, entre otros.

26. Funciones Gerente Almacén Planificar, coordinar y supervisar todos los movimientos operativos del Almacén y del Centro de Distribución. Supervisar y dirigir actividades operativas del Almacén y del Centro de Distribución. Velar por la integridad de la carga que está bajo su custodia. Controlar que la mercancía esté almacenada en el lugar y bajo las condiciones que le han sido asignadas. Controlar la documentación archivada con relación a la mercancía recibida y despachada del Centro de Distribución. Coordinar, supervisar y hacer seguimiento al inventario físico. Inspeccionar las condiciones de seguridad del área del Almacén y del Centro de Distribución.

27. Funciones Gerente Almacén Asegurar el cumplimiento de normativas y controles establecidos. Establecer lineamientos para la distribución y orden de la mercancía dentro del Almacén y del Centro de Distribución. Supervisar las funciones administrativas de control de gastos y facturación del Almacén o Centro de Distribución. Recibir y procesar las devoluciones de mercancía efectuadas por los clientes de la empresa. Administrar el flete utilizado para el despacho a fin de conseguir el mejor cubicaje para así optimizar la relación distribución – costo. Agilizar el tiempo de carga y descarga de la mercadería.

28. Funciones Gerente Almacén Coordinar el transporte para despacho por zonas geográficas o rutas específicas según los pedidos. Atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. Coordinar con la Gerencia de Compras Nacionales e internacionales la recepción mercadería/contenedores.

29. Perfil Gerente Almacén Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o Administrativa, Aduanas, Transporte y Distribución de Bienes y/o Comercio Exterior o carreras a fin. Sólidos Conocimientos en Almacenamiento y Distribución de mercancía. Manejo de Windows y paquete de aplicaciones Office (Word, Excel, Power Point). Correo electrónico. Manejo de Sistemas operativos y administrativos tales como SAP, Profit Plus, Saint, por mencionar algunos. Habilidad comunicacional para relacionarse a diferentes niveles organizacionales y poder trabajar bajo presión. Experiencia supervisando personal. Manejo básico del Idioma Inglés. Organizado, con buen criterio y sentido común, control ante situaciones imprevistas, de liderazgo comprobado e interés por la calidad.

30. Interrelación en la Organización • Con el Gerente de Logística para determinar: • Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock. • Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo. • Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos. Equipo y material necesario para el mantenimiento. • Capacidad de equipo y material para el transporte. • Nuevo equipo y material para operar en los almacenes

31. Interrelación en la Organización Con el Gerente de Compras: Para definir la localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros a recibir. Estar informado del cronograma de recepción de mercancía (contenedores) según las compras efectuadas por dicha gerencia. Con el Gerente de Ventas y Comercialización: Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados o entregados. Coordinar la entrega de los productos según las necesidades del cliente. Atacar prioridades de despacho. Atención al cliente, tramitar quejas y exigencias cliente.

32. Interrelación en la Organización Con Contabilidad y Cuentas a Cobrar con el propósito de: Verificar los registros de inventarios para un posible proceso de auditoría. Otorgar las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios. Realizar trámites administrativos como: devoluciones, entregas reportes, entre otras.

33. Flujograma Gerencia Almacén Contabilidad Cte.. Compras Gte. Ventas Almacén Recepción Mercancía Salida Mercancía Clientes Proveedores Nac/Int. Transportistas

34. NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO • RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 320-2006-CG • RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍA Nº 458-2008-CG

35. DEFINICIÓN LAS NORMAS DE CONTROL, FRENAN LA CORRUPCIÓN. Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

36. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO • Componente de Ambiente de Control • Componente de Evaluación de Riesgos • Componente de Actividad de Control • Componente de Información y Comunicaciones • Componente Supervisión

37. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS 300-01 Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios. 300-02 Unidad de almacén. 300-03 Toma de inventario físico. 300-04 Baja de bienes de activo fijo. 300-05 Mantenimiento de bienes de activo fijo. 300-06 Acceso, uso y custodia de bienes. 300-07 Control sobre vehículos oficiales del Estado. 300-08 Protección de bienes de activo fijo.

38. 300-01 CRITERIO DE ECONOMÍA EN LA COMPRA DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión, deberá tenerse presente, el criterio de economía.

39. Esta mercadería que he recibido, ingresará al Almacén ALMACÉN 300-02 UNIDAD DE ALMACEN Todos los bienes que adquiere la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Almacén, antes de ser utilizados.

40. 300-03 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación.

41. BIENES DE BAJA 300-04 BAJA DE BIENES DE ACTIVOS Los bienes de activo fijo que por diversas causas, han perdido utilidad para la entidad, deben ser dados de baja oportunamente.

42. 300-05 MANTENIMIENTO DE BIENES DE ACTIVO FIJO. La administración de la entidad debe preocuparse en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su periodo de vida útil.

43. 300-06 ACCESO, USO Y CUSTODIA DE LOS BIENES. Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el que debe asumir responsabilidad por su buen uso, conservación, y custodia, de ser el caso.

44. 300-07 CONTROL SOBRE VEHÍCULOS OFICIALES DEL ESTADO Debe cautelarse que los vehículos de propiedad de la entidad, sean utilizados exclusivamente en actividades oficiales, salvo autorización expresa del titular.

45. ¡ SEGURIDAD ! 300-08 PROTECCIÓN DE BIENES DE ACTIVO FIJO. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar, y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.

46. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO RESOLUCIÓN JEFATURAL Nº 118-80-INAP/DN Aprueba las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, las mismas que forman parte de la presente Resolución: SA.01 Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia. SA.02 Integridad de Administración del Abastecimiento. SA.03 Actualización y utilización de información para el Abastecimiento. SA.04 Unidad de Adquisiciones de bienes y servicios. SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y custodia temporal de bienes. SA.06 Austeridad del Abastecimiento. SA.07 Verificación del estado y utilización de bienes servicios.

47. SA.01 APLICACIÓN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA. En toda previsión, solicitud, obtención, suministro o administración de bienes y/o servicios, se precisarán y aplicarán criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo: este último cuando sea pertinente. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).

48. ORGANIZACIÓN CONTROL DIRECCIÓN PLANEAMIENTO SA.02 INTEGRIDAD DE ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO. El planeamiento, organización, dirección y control de Abastecimiento abarcará tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a través de los procesos técnicos. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

49. INFORMACIÓN ACTUALIZADA Y VERAZ SA.03 ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABASTECIMIENTO. Los encargados y los usuarios de la función de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la información necesaria para orientar la aplicación de los procesos técnicos. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – Ley Nº 26850).

50. OFICINA DE ABASTECIMIENTO DONDE SE EFECTÚA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIO SA.04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS. Toda adquisición de bienes y/o servicios será realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos específicos temporalmente se encargue a un órgano diferente, lo hará aplicando normas que emita el de Abastecimiento. (Derogada por el D. S. Nº 039-98-PCM. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850).