OATL: COMISSIÓ DE SELECCIÓ I TRACTAMENT DOCUMENTAL

1. OATL: COMISSIÓ DE SELECCIÓ I TRACTAMENT DOCUMENTAL CRITERIS DE SELECCIÓ

2. COMISSIÓ DE SELECCIÓ I TRACTAMENT DOCUMENTAL • Creació: 28 abril 2008 a Andorra. 1ª reunió OATL • Objectius: Fer recomanacions sobre aspectes vinculats a la metodologia d’avaluació i tria de documents • Membres: Pau Saavedra (AMG), Cinta Pujal (ANA), Teresa Cardellach (AMT), Pep Andreu (TVM), Roser Rodríguez (AMG), Isabel Pardo (AHS) i Tomeu Mas (BTV) • Mètode de Treball: Anàlisi dels criteris de selecció aplicats a les organitzacions representades a la comissió. Posada en comú i elaboració de les recomanacions de l’OATL • Problemes trobats: Els inherents del treball en línea i la manca de temps per part dels membres integrants de la comissió. Manca de discussió sobre els criteris.

3. PER QUÈ SELECCIONAR? • Guardar-ho tot vs. seleccionar: debat obsolet. • Donar valor al contingut de l’arxiu: paràmetres de qualitat tècnica, veracitat i rellevància informativa i històrica. • Alt cost a nivell humà i tecnològic, escassos recursos financers de la gestió documental

4. PROBLEMES DEL PROCÉS DE SELECCIÓ • Diversitats de suports • Aspectes econòmics: manca de personal, costos del suport, espai condicionat per l’emmagatzematge • Dispersió física del material o manca ordenació • Absència de registres i identificació del material • Inadequat estat de conservació i preservació • Absència de normalització de l’arxiu • Manca de coneixement de la persona que fa la selecció • Manca de criteris establerts per l’organització que genera l’arxiu

5. FONS DELS ARXIUS DE TV LOCALS DE CATALUNYA I ANDORRA • Enquesta OATL per conèixer els fons dels arxius audiovisuals d’àmbit local, 2008 i 2009: • El 80% de les televisions guarden tot el material emès i un 65% també els bruts seleccionats. • Més del 50% dels fons conservats estan en procés de digitalització posant en evidència la necessitat d’establir criteris per tal de prioritzar determinat material, minimitzar pèrdues i facilitar la tasca del responsable de digitalització • Recomanacions existents: les televisions i arxius tenen una sèrie de recomanacions genèriques basades en criteris de qualitat tècnica, valor informatiu, drets d’explotació i interès històric.

6. CRITERIS INTERNACIONALS: PROPOSTES FIAT/IFTA • Material sobre la Història i desenvolupament de la Televisió • Material on apareguin personatges d’interès històric de qualsevol àmbit • Fets d’interès històric • Material d’interès sociològic (documentals, programes d’entreteniment, etc.) • Material que mostri objectes com obres d’art, edificis, maquinària, equipaments,... • Material que mostri llocs geogràfics, fent especial menció dels territoris en vies de desenvolupament • Programes individuals o seriats que puguin ser usats per investigadors (no menys de 6)

7. PROPOSTA DE CRITERIS OATL (I): Recomanacions RECOMANACIONS: • Conservar la informació atenent als criteris dels usuaris • Conservar tot el material relatiu a la història de la televisió: imatges de les instal·lacions, rodes de premsa de presentació de programació, guardons, curiositats, etc. • Evitar redundància en la selecció de les notícies • Conservar aquelles imatges que tinguin més potencial de reutilització • Considerar l’àmbit geogràfic que volem abastar • Considerar les característiques tècniques del material (característiques del suport, mala qualitat de les imatges) • Tenir en compte els recursos humans dels quals disposem: quantitat de personal al servei del tractament documental • Limitacions econòmiques del servei i el cost de l’emmagatzematge • Limitacions espacials dels dipòsits • Abans de procedir a fer la selecció es recomana fer un estudi de les necessitats informatives per la institució (objectius, necessitats del centre de documentació, espai emmagatzematge, recursos humans i tècnics,...) i dels fons que ja es posseeixen • La selecció s’hauria d’efectuar per persones que coneguin el treball que es desenvolupa a l’organització i que les pautes s’apliquin amb el consentiment de les diferents àrees (documentació, producció, edició, programes, etc.) • Es recomana emmagatzemar les imatges sense chyrons i amb els àudios separatsper permetre’n la reutilització

8. PROPOSTA DE CRITERIS OATL (II): Què cal guardar? PAUTES DE SELECCIÓ SEGONS MATERIAL Producció Pròpia: 1. Notícies: es conservaran sempre que tinguin qualitat i els criteris tècnics establerts. Es guardaran tots els editats i es seleccionaran els bruts de càmera 2. Recursos: s’intentarà de conservar la major quantitat possible tant de personatges, llocs geogràfics, situacions (rebaixes estiu, hivern, turisme, etc...). L’objectiu que es puguin reutilitzar independentment del moment en què es varen enregistrar 3. Declaracions: amb rellevància per l’àmbit on està ubicada la televisió 4. Postproduccions i grafismes: es conservarà una mostra representativa 5. Transferències de formats: Amb excepció del suport cinema (8mm, 9.5mm, 35mm, super8. etc.) que sí es recomana la conservació del suport original, el suport vídeo, un cop digitalitzat, es pot expurgar. Cal tenir clar que l’objectiu últim no és preservar el suport, sinó els continguts d’aquest suport. 6.Paral·lels d’antena: eliminar-los al cap d’un temps. Caldria guardar algun dia complert incloent promos i publicitat (5 o 6 per any). 7.Màsters de programes de producció pròpia: conservar-los tots per les seves potencialitats econòmiques (reemissions, venda de drets d’emissió, explotacions vàries) 8. Màsters de programes seriats: (concursos, magazines,...) es recomana fer una selecció dels més significatius: on apareixen personatges importants a nivell polític, social, cultural o esportiu de la localitat. Pel què fa als concursos es poden seleccionar entre 3 i 5 per temporada, per exemple, el primer i últim, un de cada tants, el del concursant que ha estat més temps, el que s’ha endut el millor premi, etc. L’objectiu és tenir un mostreig per poder veure, en un futur, com era el programa. Producció aliena: 1. Imatges amb drets: (imatges d’agències, d’intercanvi o cedides –videoclips, tràilers,...) es conservaran sempre i quan siguin d’interès per l’arxiu. Es pot fer una selecció per raons operatives però serà el productor original qui s’encarregarà de la seva conservació

9. PROPOSTA DE CRITERIS OATL (III): Què cal guardar? CRITERIS A TENIR EN COMPTE: • Criteri de rentabilitat i comercialització. La producció pròpia ha de ser l’argument clau per a la conservació. Constitueix el fons del qual en tenim els drets cosa que permet: reutilització, intercanvi, préstec, cessió, còpies, venda, publicitat... • Criteri d’unicitat. Els arxius conservenuna documentació única en el territori, no només pel que fa a la temàtica (d’àmbit local) sinó també per com es tracta aquesta temàtica. Té un valor patrimonial com a reflex d’una comunitat.

10. PROPOSTA DE CRITERIS OATL (III): Quan fer la selecció? • Just després de l’emissió • Deixar passar un temps per perdre una decisió, és a dir, esperar, dos, tres, cinc anys, per tenir més perspectiva i saber si val o no la pena guardar aquell material (per raons econòmiques, històriques, culturals, sociològiques, etc.). La FIAT parla de conservar-ho tot a curt termini. 5 anys pels materials basats en la realitat i 2 en el cas de la ficció. • Quan es transfereixi el material en un altre suport. En aquest sentit els arxius audiovisuals estan condemnats a seguir les evolucions tecnològiques pel què fa als formats i suports.

11. CONCLUSIONS • La no existència d’un dipòsit nacional, ni de legislació que vagi més enllà del paral·lel d’antena i el fet que les recomanacions internacionals siguin tan genèriques, fan necessària la tasca d’elaborar per escrit la política de selecció que es vol aplicar i els criteris que s’empraran per dur-la a terme. Els criteris s’han d’adequar als recursos humans, tècnics i econòmics disponibles i han de ser acceptats per tota l’organització. • Per seleccionar cal tenir presents criteris operatius i patrimonials • Avantatges de la selecció: major operativitat, augment de la qualitat de l’arxiu, optimització de recursos, augment de la satisfacció dels usuaris i l’explotació comercial. • El que es vol aconseguir amb la selecció és preservar millor el material i amb les millors condicions tècniques i documentals possibles.