Itsearviointi johdon työkaluna

1. Itsearviointijohdon työkaluna TkT Kirsi Levä, STUK etunimi.sukunimi@stuk.fi

2. Johdon itsearviointi ???? • Mitä se on? • Mitä hyötyä siitä on? • Miten sen voi tehdä? • Mitä ongelmia siihen liittyy?

3. Laatutalon rakentamisessa tarvitaan useita ja erilaisia työkaluja • EFQM/ CAF ovat käyttökelpoisia ja koeteltuja viitekehyksiä organisaation toiminnan vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen, käyttökelpoisia erityisesti kokonaiskuvan hahmottamisessa ja strategisesti tärkeiden alueiden tunnistamisessa

4. Erinomaisuus EFQM:2010 mukaan Tuloksia tasapainoisesti Eettisesti kestävää toimintaa Lisäarvoa asiakkaalle Yhdessä tuloksia Esimerkillä innostaminen Kehittäminen on jatkuvaa työtä Rakenteet on kunnossa, päätöksenteko perustuu tosiasioihin Henkilöstön kanssa tuloksiin Lähde: efqm.org

5. CAF-mallilla kohti erinomaisuutta • Helpottaa laatujohtamisen menetelmien käyttöönottoa julkisella sektorilla. Ensisijaisesti itsearvioinnin työkalu. Itsearviointi on keskeinen osa perinteistä PDCA –kehittämissykliä [PDCA = suunnittele (plan), toteuta (do), arvioi (check), kehitä (act)]. • Auttaa paikantamaan organisaation toiminnan vahvuuksia ja kehittämiskohteita • Yhdistää erilaisia käytössä olevia laadunhallintamenetelmiä (ISO 9000, BSC, …) • Edesauttaa organisaatioiden välistä vertailukehittämistä • www.eipa.nl: vertailutietoa suhteessa muihin CAF-käyttäjiin

6. CAF-mallin rakenne ja sisältö Tulokset Toiminta JOHTAJUUS KESKEISET SUORITUSKYKY TULOKSET HENKILÖSTÖ PROSESSIT JA MUUTOS-JOHTAMINEN HENKILÖSTÖ-TULOKSET STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU ASIAKAS- JA KANSALAIS-TULOKSET KUMPPANUUDET JA RESURSSIT YHTEISKUNNALLISET TULOKSET Innovatiivisuus ja oppiminen Lähde: CAF 2006

7. Tulokset Toiminta HENKILÖSTÖ HENKILÖSTÖ-TULOKSET • Henkilöstöresurssien hallinta • Osaamisen kehittäminen ja hallinta • Vuoropuhelu Millaisia tulokset ovat? Verrattuna omiin tavoitteisiin? Verrattuna vertailutietoihin? Ovatko seurausta toiminnasta? Miten organisaatiossa toimitaan? Miten laajasti toimintatavat on käytössä? Miten toimintaa parannetaan? Miten käyttöönottoa laajennetaan? Mihin toimintaa verrataan? Miksi näihin? Miten ja miksi tätä on vuosiensaatossa kehitetty? Innovatiivisuus ja oppiminen

8. CAF-mallin idea Tulokset Toimintatapa 1: -/0 1 2 2: + TOIMINTATAPA KÄYTTÖÖNOTETTU 3: ++ 3 TULOKSET ARVIOITU 4 5 4 Omat tavoitteet VERTAILUTIETO 5 Vertailutiedot Oppiminen ja innovatiivisuus

9. Vahvuuksia Laatu = toiminnan kehittämistä, systematisointia systematisoituminen Yksikkörajoja ylittävää, toisilta oppimista Menettelyjen selkiyttämistä, yhtenäistämistä Läpinäkyvyys, suunnitelmallisuus, ennakointi, parempi hallinta “FAKTAT” <=> Mutu Kehityshaasteita Johdon roolin ja sitoutumisen tärkeys <=> laatuspesialistien rooli ja toiminta Kehittämisresurssit koko henkilöstö<=>spesialistit aika Hyötyjen osoittaminen kohdentaminen tuloksista kertominen henkilöstön osallistumisen ja vaikutusmahdollisuuksien lisääminen Itsearvioinnin hyödyt ylimmän johdon näkökulmasta: Case TUKES

10. Itsearviointi – kahden päivän malli • Itsearvioinnin tekee viraston johtoryhmä (ylijohtaja ja yksiköiden johtajat) • 2 ohjaajaa - laatupäällikkö ja koulutettu oman henkilöstön edustaja • Työkaluna Suomen laatupalkintokriteeristö (EFQM) • Arvioinnin kulku: • valmistelu • arviointi • kehittämiskohteiden valinta • palaute • jatkotoimenpiteistä sopiminen

11. liikkeelle lähtö helppoa - liikkeelle niukalla aineistolla ja paljolla ”mutulla” ylimmän johdon yhteinen keskustelufoorumi => yhdessä valitut yhteiset kehittämiskohteet => johdon sitoutuminen vaihtuvat ohjaus => arviointiosaamisen levittäminen organisaatiossa aivoriihikin on hyvä työkalu… niukka aineisto! terminologia => TUKES-kriteeristö => PK-kriteerit => SLP-kriteerit ajoitus tulosohjauksen kannalta kehittämishankkeita tulee paljon => priorisointi kehittämishankkeet poikivat jatkohankkeita ja uusia rutiineja => varautuminen Itsearvioinnin vahvuudet ja ongelmat laatupäällikön näkökulmasta: Case Tukes

12. Valmistelu • Arviointiaineiston valmistelu • ylimmät johtajat (arvioivat) vastuussa aineiston tuottamisesta • 2. vuonna jokainen johtaja teki kuvausta oman yksikön näkökulmasta • 3. vuonna vastuutettiin aineiston laatiminen arviointialueittain • laatupäällikkö kokoaa aineiston etukäteen itsearviointitilaisuuden pohjaksi (kehittyvä materiaali) • Arviointitilaisuuden valmistelu

13. Arviointi – päivän kulku Menettely: • ohjaaja esittelee arviointikohdan huom. järjestys • täydennyskeskustelut • kukin kirjaa 3-5 vahvuutta: • kukin kirjaa 3-5 kehittämiskohdetta • Max. 6 sanaa ja täydellinen lause, jotta muistetaan vielä myöhemminkin!! • kootaan ja ryhmitellään havainnot fläpille, keskustelu • valitaan 1-3 keskeisintä vahvuutta/ kehittämiskohdetta (kävelykierros)

14. Välityöt OHJAAJAT: • arviointimuistion laatiminen (tietokone, dataprojektori helpottaa jälkityötä) • valintakokouksen yksityiskohtainen valmistelu ARVIOIJAT: • perehtyminen arviointimuistioon • pisteytys yksilötyönä (pisteytys tukee konsensuskeskustelua – ei itseisarvo sinänsä!)

15. Pisteytys • Arviointipäivän jälkeen kuva kokonaisuudesta ja yhdessä tunnistetut vahvuudet ja kehittämiskohteet • Tehty Laatukeskuksen itsearvioinnin kysymyssarjan avulla, prosenttitason etsiminen • Edellyttää pisteytyksen asiantuntemusta (koulutetut ohjaajat) • Auttaa tunnistamaan eri osa-alueiden tasoeroja • Mahdollisuus kytkeä toimintasuunnitelmiin tavoitemittariksi

16. Kehittämiskohteiden valinta MENETTELY: • arviointimuistion esittely (käsittelyjärjesteys; menettely ja niihin liittyvät tulokset!) • käydään läpi jokaisen arviointipisteet (prosentit) => konsensus keskustelu • valitaan(todetaan) 1-3 vahvuutta/ arviointikohta • valitaan (todetaan) 1-3 parantamisaluetta/ kohta • helposti ja heti kuntoon laittettavat (kaikki) • tärkeät ja hankkeistettavat • tulisi/ voitaisiin huomioida meneillään olevissa hankkeissa

17. Jatkosta sopiminen TEHTÄVÄT JA TOIMENPITEET • valitut kehittämishankkeet => vastuuhenkilö • pikkuparannukset, vastuuhenkilö, aikataulu ITSEARVIOINNISTA JA SEN TULOKSISTA TIEDOTTAMINEN HENKILÖSTÖLLE KESKUSTELUA ARVIOINNIN TOTEUTUKSESTA JA MENETTELYN KEHITTÄMISTARPEISTA

18. Palaute itsearvioinnista Toteutus • valmisteluaika • arviointikohtien käsittelyn sujuvuus • valmistautumismateriaali Puheenjohtajien onnistuminen Käytännön järjestelyjen sujuvuus Erityisen tyytyväinen olin… Jatkossa tulisi kehittää...