Johdon laskentatoimen erityiskysymyksiä

1. Johdon laskentatoimen erityiskysymyksiä Luennot viikolla 37 Jaana Sandström

2. Corporate GovernanceBusiness Governance Hallintokulttuuri, yrityksen johtamis- ja valvontajärjestelmä - taloushallinnon näkökulma - painopiste yrityksen sisäisissä prosesseissa, ei tilintarkastuksessa tai viranomainäkökulmassa. ”Companies need to balance conformance with performance” ”Bad governance can ruin a company, but cannot, on its own, ensure its success.” Lähde: International Federation of Accountants, Enterprise Governance, Getting the Balance Right, cima, ifac, 2004

3. Corporate Governance Hirvonen et al., (2003): ”järjestelmä, jolla yhtiöitä johdetaan ja valvotaan” ”prosessi, jonka puitteissa yrityksille saatetaan tietoon sidosryhmien oikeudet ja toivomukset” ”kokoelma suhteita yhtiön johdon, sen hallituksen, sen osak- keenomistajien ja muiden sidosryhmien välillä … tarjoaa myös rakenteen, jonka avulla asetetaan yhtiön tavoitteet sekä määritellään keinot niiden saavuttamiseksi ja suorituksen valvomiseksi” ”instrumentit, joiden avulla taataan maksimaalinen tuotto yrityksen osakkeenomistajille ja lainanantajille (Dviwedi, 2004)

4. Business Governance Strategiasuunnittelu ja strategian implementointi, tavoiteasetatanta, suorituskyvyn ohjaus ja analysointi, kannustin- ja palkkiojärjestelmät. Toiminnasta raportoidaan hallitukselle, joka kontrolloi Operatiivista johtoa.

5. Hallinnoinnin kaksi puolta • Yrityksen ulkopuolinen osio: osakemarkkinoiden käyttäytyminen • yhtiöön päin, omistajaohjaus, tilivelvoite • - normiperusta Suomessa: osakeyhtiölaki, tilintarkastus- • laki, kirjanpitolainsäädäntö, arvopaperimarkkinalaki, • pörssin säännöstö, pankeissa rahoitustarkastus, taustalla • Baselin pankkivalvontakomitea, osuuspankkilaki, luottolaitoslaki • 2. Sisäinen hallinnointi: yrityksen toiminta yhtiökokousten • välillä ja omistajien vaikutus yrityksen johtamistapaan, • suorituskyvyn varmistaminen • 1. Corporate governance - 2. Business governance • Hallitus huolehtii omistajien edun toteutumisesta, varmistaa • hyvän hallinnointitavan toteutumisen.

6. Yrityksen hallinnoinnin viitekehys Yrityksen hallinnointi (enterprise governance) • Corporate Governance Business Governance • yhdenmukaisuus - suorituskyky • (conformance) (performance) • Tilivelvoite (accountability)Arvon luominen • Varmuus, luottamus (value creation) • vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen • (resource utilisation) Lähde: cima, ifac: Enterprise Governance …

7. Mikä yhdistää? Enron (energia) WorldCom (telecom) Tyco Vivendi (ranskalainen ympäristö, energia, telecomm.) Royal Ahold (hollantilainen supermarketketju) Parmalat HIH Insurance (Australian toiseksi suurin vakuuttaja, Harris Scarfe (Australian kolmanneksi suurin väh.myyntiyritys) Yo. yritysten romahtaminen on nostanut corporate governancen liike-elämän ja poliittisten päättäjien tietoisuuteen. Enronin jälkeen CG-säännökisiin haettu yhä enemmän kansain- välistä yhtenevyyttä.

8. What went wrong? Ahold, NL, supermarket retailing Large scale accounting irregularities Cable and Wireless, UK, telecom Failure of acquisition strategy Enron, U.S., energy Serious accounting irregularities France Telecom, Fr, telecom Failure of acquisition strategy HIH,Australia, insurance Unquestioning culture allowed poor management to continue unchecked Livent Inc, Canada, entertainment Serious accounting irregularities Marconi, UK, telecom Failure of acquisition strategy Marks and Spencer, UK, retailing Complacency led to strategic drift, exacerbated by boardroom infighting Nortel Networks, Can, telecom Pursued aggressive growth by acquisition strategy but taken by surprise by telecoms downturn Peregrine Investment Holdings Ltd, HK, banking, company over- extended itself with insufficient regard to gevernance and risk man. Vivendi, Fr, env., en., tcFailure of diversification by acquisition strategy WorldCom, U.S., telecom Major accounting fraud YBM Magnex, Can, Manuf., Alleged to be front for organised crime

9. … went wrong? Yrityksen hallinnointi (enterprise governance) Cable and Wireless, France Telecom, Marconi, Nortel Networks, Vivendi HIH, Mark and Spencer, Peregrine Investment Hold. • Corporate Governance Business Governance • yhdenmukaisuus - suorituskyky • (conformance) (performance) • Tilivelvoite (accountability)Arvon luominen • Varmuus, luottamus, (value creation) • vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen • (resource utilisation) Ahold, Enron, Livent Inc., WorldCom, Xerox

10. What went right? Aventis, FR, pharmaceuticals, Result of successful merger but company appears to have runout of steam more recently and is threatened by hostile takeover bid. Bangkok Mass Transit System, Th, transport, Good CG enabled company to weather lean times in Thailand Bank of Nova Scotia, can, banking, successful risk management. Hewlett-Packard, U.S., IT, jury still out on success on merger with Compaq Li & Fung Ltd, HK, consumer products trading, reinvented itself from broker between manufacturers and merchants to coordinator of sophisticated supply chain networks. Proton, Malaysia, car manuf., managed to achieve international presence in car sales. Tesco, UK, supermarket retailing, focused strategy, well-executed and supported by strong management team. Learnt from acquisition mistakes.

11. … what went right? Total, Fr, oil and gas, Successful post-acquisition integration. TransCanada Corp., can, energy, strategic focus and disciplined implementation Unicredit Group, It, banking, Successful reorganisation into more customer-focused structure What went wrong and right? Lähde: cima and International Federation of Accountants Report: Enterprise Governance, Getting the balance right

12. … went right? Yrityksen hallinnointi (enterprise governance) Bangkon Mass Transp. Syst., Hewlett Packard • Corporate Governance Business Governance • yhdenmukaisuus - suorituskyky • (conformance) (performance) • Tilivelvoite (accountability)Arvon luominen • Varmuus, luottamus (value creation) • vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen • (resource utilisation) Aventis, Li & Fung Ltd., Proton, Tesco, Unicredit Group Bank of Nova Scotia

13. Corporate Governance ei takaamenestystä Corporate Governance yhteensopivuus Yrityksen strategiatyö ja tuloksellisuuden ohjaus Economist Intelligence Unit: Yli 300 ylimpään johtoon kuuluvaa johtajaa kertoivat hyvään hallinnointiin käytettävän enemmän Aikaa kuin aiemmin, ja siihen tullaan panostamaan vieläkin enemmän. Vastaajista 80% oli sitä, mieltä, että parantuneella hallinnoinnilla ei ole ollut vaikutusta tuottoihin. He eivät myöskään osanneet sanoa, olivatko yritykset nyt sitten paremmin hallinoituja.

14. Onnistuneen hallinnoinnin osatekijät Corporate Governance Business Governance • ylimmän johdon johtamiskulttuuri - selkeä strategia • pääjohtaja (ylin johtaja) - strategian implementointi • hallitus - reaktiivisuus (muutokset, markkinat) • sisäinen valvontajärjestelmä - onnistuneet yritysostot ja jälkihoito • - hyvä riskinhallinta • * Agressiivinen kilpailuhenkinen palkkiojärjestelmä kannustaa • laskentatoimen väärinkäytöksiin (Enron, WorldCom, Xerox, • Ahold) • * Onnistuneet hallinnoinnin tapaukset perustuvat sisäistettyyn • haluun tehdä hallinnonti kunnolla eikä vain lain tai ”ulkokul- • taisuuden” takia.

15. Haasteita • Lyhyt vs. pitkä aikaväli; palkkiojärjestelmät, suorituskyvyn • analysointi • Jälkikatsanto vs. eteenpäinsuuntautuneisuus • Strategian ja strategisen aseman auditointi, kontrollointi. • Strategiaa valvova elin hallituksen lisäksi? • - tarkkailee strategiaprosessia, kehitys ja implementointi, • strategiatyössä tarvittavan tiedon kriittinen tarkastelu • - strategisen aseman määrittely, strategisten optioiden • esiintuonti ja kehittyminen, strategisten epävarmuuksien • analyysi, strategian toteutus • - IT-kupla – ylioptimistisuus strategiatyössä, str asema

16. Strategisen aseman määreet • markkina, kilpailu, asiakkaat; markkinaosuus, hinnoittelu, • laatu, palvelutaso • -yrityksen resurssipohja ja kyvykkyydet • talouden kehittyminen, poliittinen ilmasto, lainsäädäntö • yritystä koskettavat muutokset • - esim. IT-kupla ylioptimistisuus strategiatyössä, uhkien • väärintulkinta, ylivertaisuuden tunne

17. Strategisten optioiden hallinta • Muutokset painopistealueissa; maantieteelliset, tuote, • markkinasegmentti • - Muutokset suunnassa; kasvuvauhti, epävarmuuksien luonne • ja määrä, esim. pankkitoimialalla sääntelyn purkaminen, • teknologian kehitys ja kansainvälistyminen • Keskeiset strategiset optiot on tunnistettu ja ’optiosalkkua’ • hallittaan aktiivisesti: uusia optioita tunnistetaan, hankitaan, • kehitellään tai luovutaan • Epävarmuuksiin varaudutaan rakentamalla toimintaan • joustavuutta • Resurssipohja mahdollistaa mahdollisuuksiin tarttumisen ilman • uponneita kustannuksia, rakenteellinen joustavuus; ulkoistus, • yhteistyö,

18. Strategian implementointi • Strategisten optioiden lunastamisen valvonta • odota/opi, lopeta, muuta painopistettä, laajenna • - Resurssien aktiivinen johtaminen • Investointitoiminnan valvonta • Strategisten projektien valvonta • Kriittisten menestystekijöiden aktiivinen johtaminen, • muutosten tunnistaminen

19. Strategiset epävarmuudet Mikä saa mennä pieleen; oppiminen Mikä täytyy ehdottomasti mennä oikein? Sisäinen tarkastus yrittää ottaa haltuun yritysten riskien- hallintaa SEC – Sarbanes-Oxley Act; koskee taloudellista raportointia UK – Turnbull ohjeisto; koskee yrityksen ’kaikkia’ riskejä, mukaan lukien raportoinnin Johto ja hallitus päättävät riskitason, joka otetaan, konkretisoituu investointisuunnitelmissa, yritysostoissa, luopumisissa

20. Taloudellisen raportoinnin haasteet Raportointi ulkopuolisille sidosryhmille Raportointi hallitukselle ja strategiatyötä tukeva raportointi Liiketoiminnan ohjausta tukeva raportointi

21. Raportointi ulkoisille sidosryhmille Tietoa yrityksen tilanteesta välittyy: yrityksen uutisointi, esiintulot kansallisilla ja kansainvälisillä asiantuntijafoorumeilla, yrityksen yhtiömuoto, yrityksen rakenne, organisaatiomuoto, yrityksen rajat, hallituksen koostumus, vuosikertomustieto, tilinpäätösinformaatio, osavuosikatsaukset, analyytikkojen raportit. - Kannattavuus on monissa yrityksissä seuraus aineettomista omaisuuseristä jopa enemmän kuin taseesta löytyvistä omaisuuseristä. Information assymmetry – johto vs. osakk. om.

22. Ulkoinen raportointi osana yrityksenhallinnointia Yrityksen hallinnointi (enterprise governance) • Corporate governance Business Governance • yhdenmukaisuus - suorituskyky • (conformance) • Tilivelvoite (accountability)Arvon luominen • Varmuus, luottamus(value creation) • vakaus (assurance) Resurssien hyödyntäminen • (resource utilisation)

24. Johdon laskentatoimen erityiskysymyksiä Järjestelmistä ja kehitystyöstä jlt

25. Kuinka viedä onnistuneesti lävitse johtamisen innovaatioita? Esim. ABC, TQM, BPR 1. Organisaatiokulttuurin merkitys Projekteilla on tapana onnistua aina tai epäonnistua jatkuvasti 2. Innovaatioiden sopivuus yrityksen strategiakokonaisuuteen Alasajotilanteissa on turha läpiviedä uudistuksia Ei ole motivoivaa innovoida itseään työttömäksi. 3. Muutoksen ihmisjohtamiseen tulee kiinnittää huomiota yhtä paljon kuin tekniseen puoleen Koulutus jokaisella organisaatiotasolla 4. Projektin menestymistä mitattava pitkällä aikavälillä ja monipuolisilla tavoilla (asennesurveyt, työilmapiirimuutostutkimukset) 5. Raportoi havainnollisesti ja ymmärrettävästi muutosohjelmien vaikutuksista 6. Tee selkeät sopimukset siitä, jos ja kun milloin olemassaolevat tietojärjestelmät korvautuvat uusilla

26. Enterprise Resource Planning - ERP Enterprise Resource Planning (ERP) is a software with an integrated set of applications for enterprisewide use in functional areas such as finance and accounting, human resource management, and manufacturing and logistics. It originates from the need to control flows of goods and money at the operational level. The accounting module typically incorporates applications such as general ledger, accounts receivable and payable, fixed assets, cash management, and cost control. The human resource management module generally includes applications for personnel management processes e.g., recruitment, payroll, and self-service human resource management (e.g., on-line changes in benefits allocation by an employee). The manufacturing and logistics module covers applications such as production planning, materials management, order entry and processing, warehouse management, transportation management, project management, plant maintenance, and customer service management. Several comercial packages: SAP, Oracle, Baan, PeopleSoft, J.D.Edwards, Navision, …

27. SAP AG AG • - 30 Vuotta vanha yritys • - Yli 10 miljoonaa käyttäjää yli 120 maassa • - • - 1.500 partneria • - 23 toimialasovellusta • - Pääkonttori Walldorfissa, Saksassa • Yli 20 000 työntekijää • - Lisenssien mukaan 50%:n markkinaosuus (Worldwide market share based on license revenues ofi2 Technologies, Inc., J.D. Edwards & Company, Oracle Corporation, Peoplesoft, Inc. and Siebel Systems, Inc.) • - Myy lisenssejä, konsultoi, kouluttaa

28. Toiminnanohjausjärjestelmä investointina Ollut monelle vähän pakkopulla: • euro • liikekumppanit • ”otetaan se kun muutkin on ottanut” Kustannusten arviointi alussa mahdotonta, hyötyjen arviointi vaikeaa Scope alussa epätarkka, liittymiä eikä räätälöintejä ei tunneta tarkoin Päätös voidaan tehdä feasibility studyn jälkeen => saadaan parempi käsitys Kaikki konsulttiyritykset eivät ota heti kaikkea huomioon => Change Requestit (muutospyynnöt) Muutoshallinta otettava heti mukaan (erityisesti koulutus) Monella kuitenkin pelko, että ovat ohjelmistotalon armoilla => hajautus => lisätyö ja vaikeuksia versiopäivitysten yhteydessä

29. Kokemuksia käyttöönottoprojekteista Metodit: ohjelmistotaloilla omansa, implementointi partnereilla omansa (ASAP, AIM, Ascendant etc.) Vaiheistusesimerkki: • Evaluation / feasibility study, • Project preparation, • Business blueprint, • Realization • Final preparation, • Go-live and support, • Sustain Liittymät: • Työläitä • Vaiheita: määrittely, toteutus, testaukset (unit, integration, acceptance) • Päivitysongelma • Tukipalvelujen saanti

30. Käyttöönottoprojektit Dokumentointi: - Kaikki laitettava paperille (nähdään mitä sovittu/auttaa osapuolia ymmärtämään toisiaan) - ERP projektit opettaa usein yritystä dokumentoimaan toimintaansa ja järjestelmää - Harvoin kuitenkaan riittävän hyvää - Huolehdittava informaation levityksestä ja toisaalta osattava hyödyntää (esim. portaali) Muutoshallinta (change management): - Sisältää tiedottamisen, koulutuksen, odotusten hallinnan etc. - Vaikuttaa pehmoilulta, mutta käytännössä kovaa (henkilökohtaiset ominaisuudet tärkeitä) - Working Instructions (Tutor-työkalut)

31. ... Käyttöönottoprojektit Tyypillisiä ongelmatilanteita: - Kommunikaatio-ongelmat asiakkaan ja konsulttien välillä - Konsultit: • Epäpätevät / kokemattomat konsultit (junioreita liikaa mukana) • Heikko järjestelmän tuntemus • Huono business –tuntemus; toisaalta ”kaikki vaikuttaa kaikkeen”, eikä kukaan osaa koko järjestelmää - Asiakas: • Resurssipula – tarvitaan kokopäiväisiä projektiresursseja • Ei tunne prosessejaan • Ei sopivia ihmisiä vetämään uudistuksia (tiedot, henkilökohtaiset ominaisuudet jne.)

32. ... Käyttöönottoprojektit Puutteellinen tai liian myöhään alkanut muutoshallinta • Ei valmiutta muuttaa prosesseja • Ei kykyä arvioida järjestelmän toimintatapaa • Puskaradio ja huhut Johto ei riittävän sitoutunut Hidas päätöksenteko • Päätöksentekotilanteesta riippuen oikea päätöksentekijä oltava heti selvillä ja tällä oltava kykyä ja kanttia tehdä päätös • Ei saa viedä liian ylös Pyritään säästämään vääristä paikoista Eri tiimit tekee ratkaisuja kommunikoimatta muiden kanssa

33. Change and Transport System - Menetelmä konfigurointitietojan ja ohjelmakoodin siirtämiseen systeemistä tai clientista toiseen. System Administratori yleensä hallinnoi siirtoliikennettä tiettyinä sovittuina aikoina. Change Requestit ”toimeksiantoja”. - Kaikki muutokset tallentuvat rekisteriin eli voidaan jälkikäteen katsoa kuka siirsi mitäkin.

34. Konversiot Konversiolla tarkoitetaan tietojen siirtämistä aiemmista järjestelmistä uuteen käyttöönotettavaan järjestelmään. Sisältää perustietojen (Master Data) sekä transaktiodatan konvertoinnin kuten esim. käyttöomaisuus tiedot ja niihin liittyvät tapahtumat, asiakastiedot ja niihin liittyvät transaktiot, toimittajatiedot ja niihin liittyvät transaktiot. Vaativat huolellisuutta: • Mitä siirtyy; joudutaanko täydentämään? • Tuleeko rakenteellisia muutoksia? • Ajoitus

35. ERPpientukipalvelut • Konsulteilla projekteissa: • - OSS / SapNet / SAP Service Marketplace • - Partnereiden omat verkostot • Henkilökohtaiset kontaktit • Käyttäjillä tuotannossa: • - Super Userit • - Process ownerit • - Help Deskit / Competence Centerit • - Ostettu tukipalvelu