1 / 45

Vorming digitaal documentbeheer

Vorming digitaal documentbeheer. 12 december 2013. Vorming digitaal documentbeheer. Rondje van de tafel: wat staat er op jullie pc? Wat willen jullie anders?. Vorming digitaal documentbeheer. Inhoud : Wat? Bedreigingen Belang documentbeheer Aan de slag. Vorming digitaal documentbeheer.

ariane
Download Presentation

Vorming digitaal documentbeheer

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Vorming digitaal documentbeheer 12 december 2013

  2. Vorming digitaal documentbeheer Rondje van de tafel: wat staat er op jullie pc? Wat willen jullie anders?

  3. Vorming digitaal documentbeheer Inhoud: Wat? Bedreigingen Belang documentbeheer Aan de slag

  4. Vorming digitaal documentbeheer Wat? Het beheren van digitale documenten. Duurzaam! Toegankelijkheid op lange termijn MAAR: bedreigingen!

  5. Vorming digitaal documentbeheer 2. Bedreigingen Vindbaarheid Afspeelbaarheid Hanteerbaarheid Leesbaarheid

  6. Vorming digitaal documentbeheer 2. Bedreigingen Vindbaarheid: losse informatiedragers bestanden gewist of niet terug te vinden toegankelijkheid van online informatie op bv. YouTube bestanden zitten niet gecentraliseerd

  7. Vorming digitaal documentbeheer 2. Bedreigingen Afspeelbaarheid Snelle evolutie digitale dragers Kennis gaat verloren bij technici Hanteerbaarheid Bediening oudere apparatuur (fimpje)

  8. Vorming digitaal documentbeheer 2. Bedreigingen Leesbaarheid Evolutie software Schade aan digitale dragers Gebrek aan back-ups

  9. Vorming digitaal documentbeheer 3. Belang documentbeheer Documenteren (wat doet een organisatie) Juridisch (bewijsmateriaal of verplichting vzw wetgeving) Efficiëntie (informatie hergebruiken)

  10. Vorming digitaal documentbeheer 3. Belang documentbeheer Tijdbesparend Bronnen van de 21e eeuw!  Keuze maken om hiermee aan de slag te gaan = tijd en middelen investeren

  11. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag Digitale bestanden samenbrengen Mappenstructuur maken Bestanden benoemen Bestandsformaten Bewaartermijnen Bewaren van e-mails Dragers

  12. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Digitale bestanden samenbrengen DOEL: losse bestanden samenbrengen – screenen op virus - veiligheidskopie

  13. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Digitale bestanden samenbrengen Verzamelmoment digitale bestanden Testen op virussen! Gratis software Veiligheidskopiemaken

  14. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur DOEL: orde creëren - opslagplaats efficiënt gebruiken - overzicht van bestaande documenten

  15. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur WAT? Mappenstructuur is boom: hoofdmap met submappen

  16. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur Kopie bestaande mappenstructuur maken (‘te ordenen’)

  17. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur Nieuwe structuur maken, van algemeen naar bijzonder Gebaseerd op taken en activiteiten; thematisch ordenen In principe vrije keuze, belang van consequentie

  18. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur Bestanden uit ‘te ordenen’ kopiëren naar nieuwe structuur Verwijderen wat niet meer relevant is Geen lege mappen en losse documenten in hoofdmap

  19. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur Naamgeving: Kort en duidelijk, kernwoord Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’ Vermijd spaties! Bv. Raad_Van_Bestuur of RaadVanBestuuripv Raad van Bestuur Maximum diepte van 5 mappen Geen dubbels Hoofdmap niet herhalen in submap Aantal afspraken naleven Vermijd map ‘Varia’

  20. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag - Mappenstructuur Voorbeeld:

  21. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bestanden benoemen DOEL: vaste structuur - bestanden snel terugvinden

  22. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bestanden benoemen Gebruik enkel letters en cijfers en ‘_’ Duidelijke en unieke benaming Betekenisvolle namen: bestand niet openen om te weten wat erin staat Mapnaam van bestand niet herhalen Vermijd spaties! Bv. 20131121_verslag of 20131121verslag (datum is jjjjmmdd) Volgorde van elementen in naamgeving bepaalt structuur (datum eerst vs. type eerst)

  23. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bestanden benoemen Voorbeelden: FoutGoed Brief bank Brief_Bank_20131105.doc Scan 000001 CMJP20131028_001 Ledenlijst Ledenlijst_2013.xls

  24. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bestandsformaten DOEL: gebruik van juist bestandsformaat Gecomprimeerd: online gebruik (bv. jpeg, mp3) compressie: verlies van bits, softwarestap nodig, gevaar van kwetsbaarheid

  25. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bestandsformaten Niet-gecomprimeerd: voor bewaring (bv. pdf voor tekst; tif voor beeld, wav voor geluid, xml of msg voor e-mail) zware bestanden, veilig op lange termijn

  26. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaartermijnen DOEL: ballast vermijden - orde bewaren via selectie

  27. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaartermijnen Wetgeving m.b.t. bewaartermijnen kennen Kladversies en dubbels verwijderen Bestand in verschillende mappen? Via snelkoppeling

  28. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaartermijnen Wat bewaren: Financiële/juridische waarde? Praktisch nut? Emotionele waarde? Geheugensteun of kennisbron? Cultuurhistorische waarde? JA? Bewaren! Meest kwalitatieve bestand

  29. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails DOEL: orde in de inbox – e-mails bewaren in mappenstructuur.

  30. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails E-mail = klassiek documenttype (zoals een brief) E-mail bewaren: te maken met je taken, met de organisatie waarvan je lid bent, mail van officiële instanties. Niet: spam, nieuwsbrieven, ‘documentatie’

  31. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails Bewaren: niet printen – verlies aan technische gegevens. Bewaren in digitaal klassement! (En: klassement in inbox)

  32. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails E-mail in digitaal klassement toegankelijker (e-mail is persoonlijk) Veiliger logischer.

  33. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails Opslag: volgens regels van benoeming bestanden, structuur aanhouden - datum (JJJJMMDD) - afzender - ontvanger - onderwerp Vb. 20131212_EDP_RvB_Agenda Of EDP_20131212_RvB_Agenda Of Agenda_RvB_EDP_20131212

  34. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Bewaren van e-mails Bijlages: bewaren bij mail OF afzonderlijk maar met verwijzing naar mail in je naamgeving Vb. mail: 20120304_EDP_JDeVos_projectverslag.xml Vb. bijlage: Projectverslag_20120304_mailJDeVos.pdf

  35. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers DOEL: voor – en nadelen van verschillende dragers kennen WAT? Op dragers worden gegevens of materiaal vastgelegd. Verschillende soorten met voor- en nadelen

  36. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers Externe harde schijf: betaalbaar en grote opslagcapaciteit maar niet bestand tegen schokken (transport) en gevoelig aan temperatuurschommelingen en hoge vochtigheid

  37. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers Optische drager (cd, dvd, Blu-Ray): data blijft lang intact maar gevoelig aan temperatuurschommelingen en luchtvochtigheid. Raakt snel beschadigd. Cd en dvd met gouden laag zou duurzamer zijn (bewaar ze in aparte plastic doosjes, rechtopstaand!)

  38. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers Flashdrive (usb-stick): klein en grote opslagcapaciteit + bestand tegen schokken, maar moet regelmatig vervangen worden en grotere kans op verlies

  39. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers Cloud: online bewaring van gegevens: gebeurt via datacenter en is duur of Cloudcomputing (bv. Dropbox): online documenten opslaan en delen.

  40. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers

  41. Vorming digitaal documentbeheer 4. Aan de slag – Dragers Controleer en vernieuw de dragers regelmatig Bewaar op een droge, koele plek, liefst afgesloten Maak een veiligheidskopie op een andere drager (back-up) Bewaar de verschillende dragers op afzonderlijke plaatsen

  42. Vorming digitaal documentbeheer Vragen? Contact: erfgoedcel Viersprong Land van Rode – Elisa De Puysseleyr Sint-Antoniusplein 10 – 9860 Oosterzele info@4sprong.be – 09 363 88 51

  43. Vorming digitaal documentbeheer BRONNEN: Digigids@work – AMVB, Stephanie Aertsen Digitaal documentbeheer. Een voorbeeld van goede praktijk – Jeroen Poppe, digitaal raadpleegbaar op www.faronet.be Mappenstructuur en bestandsnamen voor digitale documenten – Filip Boudrezhttp://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf Standaarden voor bestandsformaten – Filip Boudrezhttp://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn4.pdf

  44. Vorming digitaal documentbeheer LINKS: Anti-virussoftware: AVG Antivirus Free (Windows, gratis) http://free.avg.com/ww-en/homepage Avast! Free Antivirus (Windows & Mac, gratis) http://www.avast.com/nl-be/index Software dubbelsverwijderen http://features.en.softonic.com/8-free-tools-to-find-and-remove-duplicate-files(download enkel wat je wil!)

  45. Vorming digitaal documentbeheer FILMPJE: http://www.youtube.com/watch?v=7v75QpvISUs (vanaf 0:15)

More Related