Vorming Verenigingsadministratie

1. Vorming Verenigingsadministratie Els Pieraerts Sammy Vanoirbeek

2. Programma • Welkom • Wie zijn wij / Wie zijn jullie • VZW versus Feitelijke Vereniging • Boekhouding • Ledenadministratie • Communicatie • Overdracht • Verzekering • Fundraising • Vragen • Evaluatie

3. Welkom

4. Wie zijn wij / Wie zijn jullie • Els Pieraerts – Teamcoach çavaria • Sammy Vanoirbeek – Bestuurder çavaria • Stel jezelf voor • Geef je grootste hulpvraag

5. VZW versus Feitelijke Vereniging Feitelijke Vereniging Vereniging zonder winstoogmerk • Geen rechtspersoon • Persoonlijke aansprakelijkheid • Geen (wettelijke) verplichtingen ivm. Boekhouding • Kan geen personeel aannemen • Rechtspersoon • Beperkte aansprakelijkheid • Wettelijke verplichting tot het voeren van een boekhouding • Kan personeel aannemen

6. Boekhouding • Kasboek => Rekeninguittreksels • Verschil Inkomsten – Uitgaven • Balans • Begroting • Oefening

7. Kasboek • Kasboek • Kan makkelijk in Excel worden bijgehouden • Effectieve notatie van de Inkomsten en uitgaven • Rekeninguittreksels • Hetzelfde  Indien alles via de bank gaat is er geen kasboek nodig

8. Balans • Actief (+) Gebouwen, machines, liquide middelen, goederen, nog te ontvangen subsidies … • Foto van de toestand van de onderneming op een bepaalde datum • Passief (-) Leningen, schulden…

9. Begroting • Debet (+) Geraamde inkomsten • Geraamde notatie van inkomsten en de uitgaven • Credit (-) Geraamde uitgaven Is in principe in evenwicht

10. Oefening • Jouw organisatie organiseert een BBQ voor de leden. Stel een realistische begroting op.

11. Om te onthouden • Van elke inkomst of uitgaven moet er een bewijsstuk zijn • De begroting kan je best vergelijken met de balans, zo controleer je of de organisatie werkt volgens het opgesteld plan

12. Ledenadministratie • Centraal registeren • BVB. Google drive (betalend) • Afgedrukt ledenregister moet bij een vzw aanwezig zijn op de zetel van de organisatie • Niet van iedereen evenveel data nodig • Medewerkers (Veel data nodig) • Deelnemers (Minder data nodig) • Geïnteresseerden (Alleen nieuwsbrief) (Mailchimp) • Inschrijven via: website, Facebook • Uitschrijven mogelijk maken

13. Communicatie • Naar derden • Binnen eigen organisatie • Nooit een standaard oplossing of stappenplan

14. Naar derden Neem de tijd om alles intern te bespreken Luister naar iedereen Binnen de organisatie kunnen terechtwijzingen Communiceer het standpunt van de organisatie ook naar binnen en leg uit waarom men hiervoor gekozen heeft Vermijd openbare discussies “Kom naar buiten als een blok”

15. Binnen de organisatie Wat is de visie van de organisatie / wat is de verenigingscultuur Vrijwilligersnota Weet waarvoor de organisatie staat “Ken je organisatie”

16. Overdacht • Data centraal bijhouden (online) • Boekhouding • Belangrijke documenten • Voorbereidingen • Evaluaties

17. Welke data bijhouden? • Welke date hebben we nodig voor een goed draaiende werking?

18. Constante evaluatie

19. Constante aanwerving • Constant uitkijken naar nieuwe vrijwilligers • Mensen vragen om vrijwilliger te worden • Vrijwilligersbeleid uitwerken • Teambuilding

20. Verzekering • Çavaria • BA • (Beperkte) rechtsbijstand • Polis Verenigingsleven • LO • Medewerkers • Leden • Rechtsbijstand • Bestuurdersaansprakelijkheid • Arbeidsongevallen

21. Fundraising • Inkomsten diversifiëren • Lidgeld • Subsidies • Stad • Provincie • Projectsubsidies • Koepelorganisaties • Sponsoring • Organiseren van activiteiten met een terugkerend karakter • Fuif • BBQ • Quiz

22. Vragen?

23. Evaluatie

24. Dank u voor uw aandacht