Digitaal Vergaderen

1. Digitaal Vergaderen Infodag 13 maart 2014

2. Agenda • Werkgroep • Rol van projectleider VERA • Verloop procedure • eNotulenSchaubroeck • Demo • Implementatie Zaventem • Voordelen samenwerking • Opvolging / Verdere stappen • Vragen

3. Werkgroep • VCS Luchthaven : • Machelen • Steenokkerzeel • Zaventem • Zemst • + Aarschot • +/- 10 bijeenkomsten : bespreken functionaliteiten, puntenverdeling, overleg evaluatie scenario’s, onderhandelingen, overleg offertes, overleg BAFO, extra demo • Samenstelling : • Secretarissen • Secretariaatsmedewerkers • IT verantwoordelijken • Mandatarissen

4. Rol van projectleider VERA • Coördinatie van de werkgroep bijeenkomsten • Schrijven van het bestek • Opmaken van de functionaliteiten Excel • Beantwoorden vragen kandidaten • Faciliteren onderhandelingen • Administratieve afhandeling • Verdere opvolging na gunning

5. Verloop procedure • Startvergadering • Demodag • Kandidaten • Bestek & Functionaliteitenlijst • Gunningscriteria • Ontvangst offertes • Onderhandelingen • Extra Demo Dag

6. 17/12/2014 : Startvergadering • Geen minimalistische invulling • Volwaardig digitaal vergaderen • Agendapunten digitaal stemmen van thuis uit • Meerdere types vergaderingen (CBS, gemeenteraad,…) • Op voorhand verkenning van de markt

7. 07/02/2013 : Demodag • Demo diverse toepassingen in Machelen • Alle geïnteresseerde VCS besturen welkom • Leveranciers : • CEVI/Logins • Remmicom • End2End Solutions • Schaubroeck • CIPAL -> Green Valley • Anaxis

8. 26/06/2013 : Kandidaten • Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking • VERA als opdrachtencentrale • Nadruk op software die gekoppeld kan worden met andere toepassingen • 12 Kandidaten : BCT (NL), Capgemini (NL), Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Notubiz (NL), Remmicom, Schaubroeck, XenIT

9. 04/07/2013 : Bestek en functionaliteitenlijst • Excel bestand met alle mogelijke functionaliteiten • Master excel met punten op elk onderdeel (intern gebruik) • Screen recording demo’s (7 scenario’s) • Prijzen a.h.v. 2 Fictieve besturen • Installatie bij het bestuur / hosted of cloud • Onderhandelingen met de 6 hoogst scorende kandidaten

10. Gunningscriteria • Prijs (35 punten) • Kwaliteit (65 punten) • Functionaliteiten (30) • Flexibiliteit (10) • Gebruiksvriendelijkheid (10) • Ondersteuning (10) • Kwaliteit van de initiële offerte (5)

11. 21/08/2013 : Ontvangst offertes (1) • 9 offertes : Circle Software, Cronos, E2e, Green Valley, Logins, Net IT, Remmicom, Schaubroeck, XenIT • Verdeeld over leden werkgroep : • Elke offerte door minstens 2 personen geëvalueerd • Elke persoon minstens 2 offertes • Niet de offerte van huisleverancier • Gezamenlijk 1 screen recording scenario bekijken

12. 21/08/2013 : Ontvangst offertes (2) • Projectleider VERA : • leest alle offertes • focus op technische zaken (SLA, Projectaanpak,…) • functionaliteiten samenvoegen in master Excel • TCO berekening (2 fictieve besturen A en 10 B op 5 jaar)

13. 25 – 26 – 27/09/2013 : Onderhandelingen • 3 afvallers : • XenIT : Offerte onregelmatig • Net IT & Circle Software : Volledig mid-office systeem, daardoor hoge prijs • Andere leveranciers : • Overlopen functionaliteiten • Verduidelijkingen en ontbrekende informatie • BAFO • Discussies koppelingen met andere toepassingen

14. 08/11/2013 : Extra Demo dag • Screen recording demo’s zonder geluid en niet altijd even duidelijk • Geen ruimte voor Live demo tijdens onderhandelingen • Toepassing gebruikt door hele organisatie : gebruiksvriendelijkheid zeer belangrijk • Nieuwe evaluatie gebruiksvriendelijkheid : oorspronkelijke puntenverdeling (10 punten) wordt vervangen door nieuwe • Na de demo kwam Schaubroeck als winnaar naar voor

15. Gunning

16. Opmerking : Hosted / Cloud • In bestek expliciet gevraagd naar een hosted / cloud model • Staat nog in de kinderschoenen bij de leveranciers • Bij originele offerte had bijna niemand een uitgewerkte oplossing • Alle leveranciers hadden tegen de BAFO een oplossing en prijs • Uiteindelijk niet meegenomen bij TCO • Nog net iets te vroeg, ongetwijfeld meer focus in de toekomst.

17. eNotulenSchaubroeck (1) • Functionaliteiten : verliest punten door : • Ontbreken adviezen (gepland) • Nog niet op voorhand kunnen stemmen (gepland) • Doorzoeken van bijlagen (gepland) • Ontbreken van visums (gepland) • Koppelingen en integratie met toepassingen van derden • Flexibiliteit : onder het gemiddelde. Interface nog niet aangepast aan touch apparaten. Ondertussen is deze functionaliteit beschikbaar

18. eNotulenSchaubroeck (2) • Gebruiksvriendelijkheid : • Het hoogst gequoteerd • De logica en werking v/d toepassing duidelijkst • Prijs : • Op 1 na goedkoopste oplossing • Voordelig, zowel voor groot als klein bestuur

19. Demo

20. Implementatie Zaventem Erik Bergen, IT verantwoordelijke gemeente Zaventem

21. Praktische informatie • Individuele offerte aanvraag bij Schaubroeck • Prijzen vergelijken met offertes fictieve besturen • Contact : Koen Schepers 0477-13 00 44 ksc@schaubroeck.be

22. Voordelen samenwerking Joke Bruggeman, Secretaris gemeente Zemst • Tijdsinvestering • Kennisdeling • Geruststelling dat je niet alleen moet beslissen over een groot dossier • Ervaringen m.b.t. implementatieuitwisselen

23. Opvolging / Verdere stappen • Waken over de gemaakte afspraken / offerte • Koppelingen : • Bemiddeling tussen de leveranciers • Forfaitaire prijs onderhandelen • Ontwikkeling ten voordele van alle besturen in Vlaanderen • 2 dagen voorzien • Discussieforum op www.virtuelecentrumsteden.be : • Delen ervaringen / issues • Toegang voor besturen die afnemen van het raamcontract

24. Vragen

25. Meer info • Toegang tot alle documenten aangaande de aanbesteding op www.virtuelecentrumsteden.be • Projectleider VERA : Hans Hubin 016-30 85 21 hans.hubin@vera.be