Anbefalinger til det videre strategi-arbejde med Regionens webløsninger

1. Anbefalinger til det videre strategi-arbejde med Regionens webløsninger December 2007 Af brugervenlighedskonsulent Elisabeth Landbo

2. Formålet ”Formålet med brugerundersøgelsen er at skaffe et vidensgrundlag for det videre strategiarbejde omkring regionens webløsninger og for et egentligt portalprojekt i regionen. Brugerundersøgelsen skal give et klart billede af, hvor vi står i dag og samtidig give en ide om, hvor vores nuværende brugere ønsker, at webløsningerne skal bevæge sig hen. Det vil sige, at brugerundersøgelsen både skal give os et billede af udgangspunktet og retningen samt være medvirkende til at kunne dokumentere hvilke ressourcer et portalprojekt kræver udviklingsmæssigt og driftmæssigt. Brugerundersøgelsen vil indgå som en del af det analysemateriale, der skal udgøre beslutningsgrundlaget for det kommende portalprojekt.” Websites der indgår i undersøgelsen: www.rn.dk www.pinfo.rn.dk Sundhedssektoren www.aalborgsygehus.rn.dk/ www.sygehusvendsyssel.rn.dk/ www.sygehushimmerland.rn.dk/ www.sygehusthymors.rn.dk/ www.ortopaedkirurgi.rn.dk/ www.an.rn.dk/ www.jordemodernordjylland.rn.dk/ www.infektionshygiejne.rn.dk/ www.psykiatri.rn.dk/ www.sygehusapoteket.rn.dk/ www.rontgenfysik.rn.dk/

3. ’Mit Pinfo’ – intranet På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at kendskabet til Pinfo er ringe og derfor bliver benyttet Pinfo i lavere grad. For de brugere som kender og benytter Pinfo er tilfredsheden glimrende. Derfor konkluderer vi, at behovet for Pinfo eksisterer og at information af den karakter som findes på Pinfo i dag er relevant for de interne brugere. Derfor anbefaler Snitker og Co. at der i arbejdet med strategien og udviklingen af webløsningerne fokuseres på Pinfo og at brugernes anbefalinger om at skabe et mere synligt Pinfo følges. Anbefalinger: • Pinfo bør være et lukket område, kun for medarbejdere; et reelt intranet – ikke tilgængeligt på en www-adresse. • Personaliseret indgang: Min side: mulighed for at den enkelte medarbejder kun møder relevant information for sin brugergruppe. • Mulighed for selv at designe ’Min side’ med foretrukne områder • Log-ind med mulighed for at tilgå intranettet hjemmefra og ’i felten’ (fra andre PC’er) • Pinfo bør være platform for al den information man behøver i sin arbejdshverdag fra vagtplanen til kørselsgodtgørelsesblanketten • Pinfo som platform bør i fremtiden afløse dokumenter, der gemmes på Q,H, L…- drev • Vidensdeling og rum for tillidsrepræsentanter på et nyt Pinfo

4. Udbred kendskabet til Pinfo På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at kendskabet til Pinfo er ringe og derfor bliver benyttet Pinfo i lavere grad. For de brugere som kender og benytter Pinfo er tilfredsheden glimrende. Derfor konkluderer vi, at behovet for Pinfo eksisterer og at information af den karakter som findes på Pinfo i dag er relevant for de interne brugere. Derfor anbefaler Snitker og Co. at der i arbejdet med strategien og udviklingen af webløsningerne fokuseres på Pinfo og at brugernes anbefalinger om at skabe et mere synligt Pinfo følges. Anbefalinger: • Udbred kendskabet til Pinfo og fortæl brugerne, at det findes! • Begynd i dag! • Når et nyt Pinfo launches skal der tages højde for allokering af ressourcer til præsentation, læring og PR • Tænk i lavpraktisk information - screendumps med forklaring - mere end ressourcekrævende e-learningssystemer… • Formålet er at fortælle de interne brugere: Hvad er Pinfo? Hvad kan du bruge Pinfo til i din hverdag? Hvordan gør du? • Tænk ligeså meget på eksisterende medarbejdere som på nye medarbejdere

5. Telefonbog er efterspurgt… På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at en velfungerende online telefonbog er et stort ønske for alle interne brugergrupper. De eksterne brugergrupper (borgere, patienter, pårørende, samarbejdspartnere) har for så vidt samme behov for konktaktoplysninger. De kan dog bedre leve med tilgængelige centrale kontaktoplysninger på eksempelvis afdelingsniveau eller blive ledt via et centralt hoved-telefonnummer til en omstilling, der kan lede til den rette person. Anbefalinger: • I arbejdet med den nye webløsning bør der med høj prioritet allokeres ressourcer til udviklingen af en velfungerende, opdateret online telefonbog. • Alle medarbejdere og brugere af rn.dk, sygehus-sites og Pinfo efterspørger en opdateret online telefonbog. • Medarbejdere vurderer telefonbogen som et vigtigt og betydningsfuldt arbejdsværktøj • Telefonbogen bør indeholde navn, funktion, direkte telefonnummer og mail-adresse.

6. Søgemaskine er efterspurgt… På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at en velfungerende søgemaskine er et stort ønske for alle interne og eksterne brugergrupper. Alle brugergrupper har problemer med søgning, og for så informationstunge websites har en velfungerede søgemaskine central betydning for den samlede brugeroplevelse og brugertilfredshed. Anbefalinger: • I arbejdet med den nye webløsning bør der med høj prioritet allokeres ressourcer til udviklingen af en velfungerende søgemaskine. • Søgning bør gennemføres på tværs af de forskellige webløsninger. • Det bør overvejes, hvilke søgemaskineløsninger der findes på markedet sammenholdt med mulighederne for optimering af den eksisterende søgemaskine.

7. Google integreret søgemaskine på Hvidovre hospital/gynækologisk afdeling

8. Søgeresultat på ’parkering’

9. Præsentation af søgeresultat ’parkering’

10. Google integreret søgemaskine på Undervisningsministeriets website

11. Region syddanmark Sitemap – oversigt over sitet – bliver sammen med velfungerende søgemaskine efterspurgt af flere bruger-grupper. Her et eksempel på sitemap fra Region Syddanmark.

12. www.rn.dk kan være mere borgervenligt… På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at de eksterne brugere af rn.dk, borgere, har et ønske om at rn.dk fremstår som en samlet indgang til regionen. Derfor anbefaler Snitker & Co, at der i arbejdet med strategien og udviklingen af webløsningerne i fremtiden fokuseres på at skabe et rn.dk, der fungerer som en indgangsportal til regionen. Anbefalinger: • En god samling af relevante links vil imødekomme borgernes ønske om et mere borgervenligt rn.dk. • Links må også gerne dække områder, der har at gøre med fx turisme og kultur i regionen • Rn.dk må gerne i fremtiden fortælle historien om region nord – forsøge at beskrive, hvad det særegne ved regionen er (’brande region nord’)

13. Region Syddanmark - Blog Hvad er en weblog? ”Blogs er en forkortelse af weblogs. Det er åbne dagbøger på internettet, hvor brugere taler med hinanden. Bloggen adskiller sig fra hjemmesider og debatfora både i stil og form. Blogs har mennesket i fokus og omdrejningspunktet er personlige oplevelser og meninger. Nogle blogs beskæftiger sig med politik, andre med et bestemt tema, andre fortæller om dagens oplevelser og andre igen kommenterer de internetsider de besøger. Den første blog blev oprettet i 1996 og i dag findes der over 55 mio. blogs på verdensplan. Antallet fordobles hvert halve år. En blog består af en række kortere tekster, som man kalder poster. Alle indlæg har en dato og det nyeste indlæg står øverst på siden. Gamle indlæg og tilhørende kommentarer flyttes til et arkiv. Bloggen har ingen redaktionel linje, ingen PR – strategi man skal underordne sig. Man har kun sig selv og sin samvittighed at leve op til. (fra menupunktet ’Hvad er en weblog)

14. Region Syddanmark - Blog Blogs kan være en måde at få dialog mellem brugere på et website… og mellem beslutningstagere og borgere…

15. Sygehus-websites bør være mere borgervenlige… På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at de eksterne brugere af rn.dk - borgere, patienter og pårørende - har et ønske om at sygehus-websites under rn.dk fremstår mere borgervenlige. Derfor anbefaler Snitker & Co, at der i arbejdet med strategien og udviklingen af webløsningerne i fremtiden fokuseres på at skabe sygehus-websites, der retter sig endnu mere mod borgerne. Anbefalinger: • Tilstræb at al fagsprog minimeres og at fagudtryk forklares, gerne i parentes, så man både kan se fagbetegnelsen og lægmandsoversættelsen • Alle brochurer, der er henvendt til patienter og pårørende bør være tilgængelige online • ”Hvor kan jeg finde hvad” og ”Find vej” er populære menupunkter, når brugerne får dem præsenteret…

16. Odense hospital – ’Find vej’ ’Find vej’ placeret i venstre-menu

17. ’Find vej’ Odense hospital og Middelfart sygehus… ’Find vej’ menupunktet indeholder desuden transport-muligheder med tog og bus

18. Sygehus websites for ansatte På baggrund af de gennemførte analyser, kvalitativt og kvantitativt, kan vi konstatere, at de interne brugere af sygehus-websites, plejepersonale, læger, andet sundhedspersonale og administrativt personale har forskellige behov. Lægerne skiller sig markant ud fra de andre brugergrupper idet deres behov for information overvejende er af faglig karakter. Derfor anbefaler Snitker & Co, at der i arbejdet med strategien og udviklingen af webløsningerne i fremtiden fokuseres på at skabe sygehus-websites, der forsøger at tilgodese disse forskellige brugergruppers ønsker. Anbefalinger: • ’Mit Pinfo’ personaliseret indgang med ’Min side’: mulighed for at den enkelte medarbejder kun møder relevant information for sin brugergruppe • Det er et stort ønske for brugere af sygehus-websites, at oftere opdatering af sygehus-websites prioriteres i webløsningerne i fremtiden. • Online telefonbog • Velfungerende søgemaskine • Kliniske vejledninger og instrukser prioriteres i udviklingen af webløsningerne i fremtiden. Lægerne har et ønske om en udbygning af det kliniske vejledningssystem.

19. Brug brugerne i det videre arbejde med regionens webløsninger…