Fundamentos de la Dirección de Proyectos

1. Fundamentos de la Dirección de Proyectos Pablo Navarro, PMP pablon@via-informatica.com.ar

2. Bienvenidos! • Por favor apagar los teléfonos celulares • No olviden de llenar su hoja de evaluación

3. Objetivos • Conocer los motivos por los cuales algunos proyectos fracasan y otros tienen éxito. • Discutir las tareas fundamentales que hacen a la Administración de un Proyecto • Perspectiva general de la Administración de Proyectos y las disciplinas que la conforman. • Mencionar estándares, metodologías y frameworks existentes.

4. ¿Qué es un proyecto? • Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI). • Una forma de organizar actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. • La capacidad de producir productos y/o servicios de una empresa está dada por la capacidad para llevar a adelante sus proyectos

5. Grande: 2.3 M • Mediano: 1.3 M • Chico: $ 400.000 Fuente: Standish Group - 1994 ¿Probabilidades de éxito?

6. ¿Causas de fracaso?

7. Receta para el éxito (1998)Standish Group

8. ¿Cómo evolucionó?Standish Group • ¿Calidad? • ¿Costos de mantenimiento? • ¿Costo de oportunidad?

9. Areasde Experiencia del PM • Fundamentos de la dirección de proyectos • Ciclo de vida • Grupos de Procesos (5) • Areas de Conocimiento (9) • Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación • Comprensión del entorno del proyecto • Conocimientos y habilidades de dirección general • Habilidades interpersonales • Comunicación efectiva, Influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación y gestión de conflictos, Resolución de problemas.

10. Contexto de la Dirección de Proyectos • Programas • Portfolios • Subproyectos • Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) • Objetivos de negocio • Optimiza recursos de la organización • Gestiona riesgo general • Información consolidada y visión empresarial • Stakeholders (Interesados) • Cliente, sponsor, usuarios, equipo de desarrollo, etc.

11. Influencias • Estructuras: Funcional / Matricial / Orientada a proyectos Define: • Autoridad del PM • Disponibilidad de recursos • Quien controla el presupuesto • Rol del PM • Culturas y estilos de organización Valores, normas, convicciones, políticas y procedimientos, percepción de relaciones de autoridad, ética laboral y horario de trabajo. • Métodos

12. Organización funcional Coordinación del proyecto

13. Organización orientada a proyectos Coordinación del proyecto

14. Organización matricial Coordinación del proyecto

15. Fundamentos de la Dir. Proyectos (1) Ciclo de vida • Entregables • Fases (Cascada, espiral, iterativo, incremental, …) Grupos de procesos • Inicio • Planificación • Ejecución • Seguimiento y control • Cierre

16. Fases en el ciclo de vida Fuente: PMBOK 3rd Edition

17. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

18. Gestión de Alcances • Planificación • Definición  Enunciado del alcance • Armado de la WBS (Work Breakdown Structure) - EDT (Estructura de desglose del trabajo) • Verificación • Control Incluye los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

19. WBS – WorkBreakdownStructure Fuente: PMBOK 3rd Edition

20. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

21. Gestión del Tiempo • Definición de actividades • Secuencia de actividades • Estimación de recursos • Duración de las actividades • Desarrollo del cronograma • CPM (Critical Path Method) / PERT (Program Evaluation Review Technique) • CCM (Critical Chain Method)  TOC (Theory of Constraints) • Control del cronograma • EVM (Método de Valor Ganado), lo vemos más adelante...

22. Diagrama de redes Fuente: PMBOK 3rd Edition

23. CPM – Camino crítico • T1 • T2 • T4 • T3 • T5 • T7 • Fin • T6 • Camino critico: Es la cadena mas larga de pasos dependientes

24. CCM – Cadena crítica • Fin • T1 ra • T2 rb • T4 rc • T3 rb • T5 ra • T6 rd • T7 • Cadena critica: cadena mas larga de pasos dependientes por recursos compartidos.

25. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

26. Gestión de Costos • Estimación de costos • Tipos de estimaciones según la etapa del proyecto • Orden de magnitud (-50% a +100%) • Presupuesto definitivo (-10% a +15%) • Técnicas de estimación • Estimación por analogía • Tarifas de costos por recursos • Estimación ascendente • Estimación paramétrica (líneas de código, puntos de función, etc.) • Análisis de propuestas / licitaciones • Presupuesto • Control de costos • EVM (Método de Valor Ganado)

27. Valor ganado (Earned Value) Método de medición del rendimiento que integra medidas del alcance del proyecto, costo y cronograma. • Valor planificado (PV): costo presupuestado. • Valor ganado (EV): cantidad presupuestada realmente completado. • Costo real (AC): costo total incurrido en la realización de la actividad. • CV (Cost variance) = EV – AC • SV (Schedule variance) = EV – PV • CPI = EV / AC • SPI = EV / PV • ETC (Estimatedto complete) • EAC (Estimated at completion)

28. EVM – EarnedValueMethod Fuente: PMBOK 3rd Edition

29. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

30. Gestión de Calidad Calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (American SocietyforQuality, 2000). Reconoce la importancia de: • Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. • Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. • Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. • Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming)

31. Gestión de Calidad Debe abordar tanto la gestión del proyecto como el producto del proyecto. La gestión de calidad complementa la dirección de proyectos y ambas disciplinas reconocen la importancia de: • Satisfacción del cliente = conformidad con los requisitos + ser adecuado para el uso. • Prevención sobre la inspección = el costo de prevenir normalmente es menor que el costo de corregir. • Responsabilidad de dirección = proporcionar los recursos necesarios. • Mejora continua = ciclo Plan-Do-Check-Act (Shewhart y Deming) Normalmente, el “costo de calidad” lo debe asumir la organización y no el proyecto.

32. Gestión de Calidad • Planificación  Normas de calidad relevantes • Plan de gestión de calidad • Métricas de calidad • Aseguramiento • Auditorías de calidad • Análisis de procesos • Control • Inspección • Diagrama de Pareto • Diagrama de causa y efecto • Otros diagramas (de control, de flujo, histograma, etc.)

33. Diagrama de Pareto Fuente: PMBOK 3rd Edition

34. Diagrama de Causa y Efecto Fuente: PMBOK 3rd Edition

35. Diagrama de Control Fuente: PMBOK 3rd Edition

36. Diagrama de Control Fuente: PMBOK 3rd Edition

37. Estándares y marcos referenciales • PMBOK - Project Management Body of Knowledge (PMI) • PRINCE2 - PRojects IN a Controlled EnvironmentOffice of Government Commerce (OGC) – UK • OPM3 - Organisational Project Management Maturity Model (PMI) • ISO 10006:2003, Quality management systems - Guidelines for quality management in projects • RUP – Rational Unified Process • CMM –Capability Maturity Model (SEI) • Métodos ágiles (SCRUM) • MSF (CMMI / Agile) – Microsoft Solutions Framework

38. Manifesto for Agile Software Development We are uncovering better ways of developing software by doing it and helping others do it. Through this work we have come to value: • Individuals and interactions over processes and tools • Working software over comprehensive documentation • Customer collaboration over contract negotiation • Responding to change over following a plan That is, while there is value in the items on the right, we value the items on the left more. http://agilemanifesto.org

39. Vision SCRUM Framework • Daily Scrum Meeting • Done since last meeting • Plan for today • Obstacles? • 24 hours • Estimation Meeting • Sprint Planning Meeting • Review Product Backlog • Commit to 30 days • Sprint Goal • Sprint Review Meeting • Demo features to all • Retrospective • Backlog tasks • expanded • by team • 30 days • Product Backlog • Prioritized Features • desired by Customer • Potentially Shippable • Product Increment • Sprint Backlog • Features assigned to Sprint • Estimated by team

40. CMM – Capatility Maturity Model

41. CMM – Capatility Maturity Model

42. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

43. Gestión de Recursos Humanos • Planificación • Diseñar la organización del proyecto (OBS) • Decidir hacer o contratar • Establecer habilidades necesarias • Establecer roles y responsabilidades • Armar el equipo del proyecto • Negociar la obtención • Influir en las prácticas de reclutamiento • Contratar • Gestionar el equipo del proyecto • Team building • Sistema de reconocimiento • Entrenamiento • Comunicación • Velar por la performance del equipo

44. Gestión de Recursos Humanos (2) • Conducción de grupos humanos • Liderar • Negociar • Resolver problemas • Comunicar • Tipos de autoridad • Formal • Coercitiva • Referente • Reconocedor (Reward) • Experto

45. Gestión de Recursos Humanos (3) • Estilos de dirección • Laissez-faire (dejar hacer) • Autocrático • Democratico • Resolución de conflictos • Resolución (Confrontation – Problem Solving) • Compromiso • Suavización • Forzada • Retirada

46. Motivación • Teoría de Maslow • Auto actuación • Estima • Necesidades sociales • Seguridad • Necesidades fisiológicas • Teoría X e Y de McGregor • Teoría de Herzberg y de las Expectativas (Expectancy) Tao de los líderes = el líder presta atención a cómo ocurren las cosas, ese es el principio único.

47. Areas del Conocimiento Fundamentos de la Dir. Proyectos (2) • Alcances • Tiempos • Costos • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Gestión de la Integración del Proyecto

48. Gestión de las Comunicaciones • Planificación • Quien, qué, cuándo, cómo, por quien. • Distribución de la información • Informes de rendimiento • Gestión de las comunicaciones

49. Comunicaciones interpersonales • Comprender el exacto sentido e intención de los mensajes de las otras personas con las cuales nos relacionamos. • Comunicación franca y sin jerarquías. • Ganar la aceptación de los otros, de nuestras ideas y de nosotros mismos. • Si las ideas nacen de un miembro del equipo mucho mejor! • Es muy importante el cómo se dicen las cosas.

50. Team Building • Ser un comunicador eficaz y fomentar la comunicación • Reunión de lanzamiento (Kick-off) • Reuniones periódicas “efectivas” • War room • Estructura organizacional de tipo matricial (Tight Matrix) • ...