الفصل الثالث

الفصل الثالث تطوير الانظمة وتقنيات التوثيق يوسف الشبل 2013

سؤال الفصل • كيف يستطيع المستخدم غير المطلع على المنشأة فهم وتقييم نظام المعلومات المحاسبي داخل المنشأة يوسف الشبل 2013

توثيق النظام من خلال • الوصف السردي • خرائط التدفق • مخططات التدفق • ادوات اخرى يوسف الشبل 2013

خريطة تدفق البيانات DFD • تصف بيانياً تدفق البيانات خلال المنشأة الاستخدام • توثيق الانظمة الحاليه • تصميم وتوثيق الانظمة الجديدة عناصر خريطه تدفق اليانات يوسف الشبل 2013

يوسف الشبل 2013

تابع خريطة تدفق البيانات مصادر ووجهات البيانات تمثل منشأة اخرى او فرد يرسل او يستقبل البيانات التي يستخدمها او ينتجها النظام. تدفقات البيانات • قد يتكون تدفق البيانات من معلومة او اكثر وترسل في اتجاهين مختلفين • قد يتكون التدفق على اكثر من عنصر من البيانات يوسف الشبل 2013

تابع خريطة تدفق البيانات المعالجة • تحويل البيانات الاولية (خام) الى صورة اخرى تخدم اغراض معينه مخازن البيانات • مستودع دائم او مؤقت للبيانات وخريطة تدفق البيانات لا تظهر الوسط الذي يتم فيه الحفظ يوسف الشبل 2013

التقسيم الفرعي لخريطة تدفق البيانات • خريطة تدفق البيانات تتكون من عدة مستويات اعلاها ما يطلق عليه خريطة السياق وهي تقدم لمحه ملخصه عن النظام. اما في المستويات الدنيا فنجد التفاصيل • غالبا لا يتم عرض المخططات في ورقه واحدة يوسف الشبل 2013

مخطط السياق لمعالجة جدول الرواتب لشركة S&S يوسف الشبل 2013

كيف ابداء بعمل مخطط لتفاصيل النظام؟ اولا الوصف السردي الذي من خلاله نحدد: • كم عدد الانشطة الرئيسيه لمعالجة البيانات التي ستتضمنها المخططات ؟ • ما هي مدخلات ومخرجات البيانات لكل نشاط ؟ يوسف الشبل 2013

مثال الوصف السردي لمعالجة جدول رواتب شركةٍ S&S يوسف الشبل 2013

هل تستطيع تحديد الانشطة وتدفقات البيانات في معالجه الرواتب يوسف الشبل 2013

نستنتج من الوصف السردي النشاطات وتدفقات البيانات فيما يخص معالجة الرواتب على النحو التالي يوسف الشبل 2013

خريطة تدفق البيانات بناء على الجدول السابق يوسف الشبل 2013

ارشادات لرسم خريطة تدفق البيانات • فهم النظام: لاحظ تدفق البيانات والمعلومات خلال المنشأة • تجاهل في هذه المرحله بعض الجوانب غير الاصليه في هذه المرحله كالرقابه مثلا • اوجد حدود النظام أي حدد ما يدخل بالنظام من بيانات بدقه ومنع التداخل في الاجراءات. مخطط السياق يفيدك كثيرا في هذا الشان • حدد تدفقات البيانات سواء الداخله او الخارجة لحدود النظام، أي من اين تبداءواين تعالج واين تذهب البيانات او المعلومات المنتجة • عندما لا تتدفق عناصر البيانات معا يحب اين يظهرا كتدفقينمنفصلين ( الشيك المستلم من العميل يحتوي على عدة بيانات مختلفة ولكن يعتبر تدفق واحد لانها تدفقت معا) • ضع دائما دائرة لكل معالجة مستقله تحتاج الى تحويل البيانات الى شكل اخر ( تعريف عمليه المعالجة) وينبغي ان تكون المعالجة ذات اتجاهين ( تدفق بيانات واردة و تدفق بيانات صادرة) • عرف جميع مناطق التخزين وحدد هل هي مناطق دائمة او مؤقته • حدد جميع مصادة ووجهات البيانات • سم جميع عناصر خريطة التدفق بحيث تكون الاسماء مفهومه وذات علاقه • قسم الخريطة الى اقسام فرعيه ( يمكن وضع كل عمليه او ننشاط في قسم مستقل في صفحة مستقله) يوسف الشبل 2013

تابع ارشادات لرسم خريطة تدفق البيانات • اعط كل عمليه رقم تسلسلي • استعرض تدفق بيانات الشركة عدة مرات لتحسين اعداد الخريطة. تدفق البيانات ينبغي ان يكون من الاعلى الى الاسفل • اعد نسخة نهائيه لخريطة تدفق البيانات ولا تجعل هناك تداخل في خطوط التدفق واعط الخريطة اسما وتاريخ الاعداد واسم المعد على كل صفحه من صفحات الخريطة يوسف الشبل 2013

مخططات التدفقFlowcharts • اسلوب تحليلي لوصف جانب من نظام المعلومات بطريقة واضحة ومنطقيه • يستخدم مجموعة من الرموز المتعارف عليها لوصف اجراءات معالجة التعاملات داخل المنشأة وتدفق البيانات خلال النظام يوسف الشبل 2013

رموز مخطط التدفق • سابقا كان يستخدم قوالب بلاستيكيه • حاليا يستخدم visio/Excel/word وبرامج اخرى • يمكن تقسيم الرموز الى: • رموز المدخلات/ المخرجات • رموز المعالجة • رموز الخزن • رموز التدفق والملاحظات يوسف الشبل 2013

ارشادات لإعداد مخططات التدفق • اولا افهم نظام العمل جيدا دخل المنشأة • حدد الكيانات المراد عمل مخطط لها (مثل الاقسام، وظائف العمل..الخ) • اذا كان المخطط الواحد يحتوي على اكثر من قسم افسم ضع كل قسم في عمود مستقل • خذ بالاعتبار فقط التدفق الطبيعي • اتجاه التدفق من اعلى الى اسفل ومن اليمين الى اليسار • اعط المخطط بدايه ونهاية واضحتين • استخدم فقط الرموز القياسيه • اكتب الوصف داخل الرمز واستخدم الحاشيه للتوضيحات يوسف الشبل 2013

تابع ارشادات لإعداد مخططات التدفق • عند استخدام عدة نسخ لنفس المستند رقم كل نسخة بحيث يكون رقم النسخة بالزاوية اليمنى • عند انتقال وثيقة من عمود لأخر اظهر الوثيقة بالعمودين • استخدم الروابط لربط اجزاء التدفق اذا كان في اكثر من صفحة • استخدم راس السهم لتوضيح اتجاه التدفق • استخدم روابط داخل الصفحة لإظهار التدفق بشكل انيق • تختلف بعض الرموز في حال التشغيل اليدوي عنها في حال التشغيل الالي • قم بعمل نسخه او نسخ اوليه ( مسودة) للتدفق قبل عمل النسخه النهائيه يوسف الشبل 2013

مخططات تدفق المستندات • مخططات تصف تدفق المستندات والمعلومات بين مناطق المسؤوليه ( اقسام) داخل المنشأة • يفيد جدا في تحليل كفاءة اجراءات الرقابه داخل النظام لذلك احيانا يوصف هذا التدفق بـ مخططات تدفق الرقابه الداخليه يوسف الشبل 2013

مخططات تدفق النظام • تصف العلاقة بين المدخلات والمعالجة والمخرجات الخاصه بنظام المعلومات المحاسبيه • المنطق الذي يتبعه الحاسوب في المعالجة يطلق عليه مخطط تدفق البرنامج يوسف الشبل 2013

تعريف خرائط التدفقFlowchart Read Number 1 Read Number 2 Start Yes Is number2=0 Print “division is impossible” End No Result= number1/ number2 Print result End Draw Flowchart to represent the process of reading two numbers ,dividing them, and then displaying the result?

مثال تطبيقي مثال تطبيقي على الاكسل http://www.shebil.net/1603160416101576.html يوسف الشبل 2013

الفصل الثالث