Centrale Aanpak van AGION-dossiers …

1. Centrale Aanpak van AGION-dossiers… 8 oktober 2009

2. De Leielandscholen 5 secundaire scholen Lyceum Onze-Lieve-Vrouw van Vlaanderen: ASO Sint-Niklaasinstituut: TSO-BSO Sint-Niklaasinstituut Gemeente Zwevegem: 1ste en 2de graad ASO-TSO-BSO Sint-Theresia-Instituut: TSO-BSO Stella-Marisinstituut: TSO-BSO Aantal leerlingen 3750 Aantal personeelsleden 585 Administratieve directeurs DPB Brugge 8 okt. 2009

3. Raad van Bestuur Centralisatie enkel mogelijk dankzij sturing én ondersteuning door de leden van de Raad van Bestuur Administratieve directeurs DPB Brugge 3 8 okt. 2009

4. Raad van Bestuur 17 raadsleden Verschillende werkgroepen samen met directies Volgens de competenties van de leden Een beperkt aantal leden per werkgroep Terugkoppeling vanuit de werkgroep naar de Raad van Bestuur Administratieve directeurs DPB Brugge 4 8 okt. 2009

5. Raad van Bestuur Werkgroepen betrokken bij bouwdossiers Bouwcomité 3 raadsleden + CADI Werkgroep Masterplan: alle raadsleden + 1 directie per school + CADI + ALDI Financieel comité: 4 raadsleden + financieel directeur Administratieve directeurs DPB Brugge 5 8 okt. 2009

6. Raad van Bestuur Bouwcomité 3 leden van de Raad van Bestuur Centraal Administratief Directeur - CADI volgen alle AGION-dossiers op voor de 5 scholen overleggen met de lokale directie over de inhoud brengen in elke Raad van Bestuur verslag uit van de stand van zaken Administratieve directeurs DPB Brugge 6 8 okt. 2009

7. Masterplan Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken Oplijsten Lokale directies geven noden aan infrastructuurwerken door aan CADI In volgorde van prioriteiten met raming van kostprijs CADI lijst op Timing Voorstel door lokale directies Cadi past masterplan aan Administratieve directeurs DPB Brugge 7 8 okt. 2009

8. Masterplan Masterplan = basisdocument voor uitvoering van infrastructuurwerken Bespreking met de werkgroep masterplan Bespreking van prioriteiten van infrastructuurwerken Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité Administratieve directeurs DPB Brugge 8 8 okt. 2009

9. Wijziging Masterplan Nieuwe noden Motivering van vraag door lokale directie Kostenraming door lokale directie ondersteund door CADI Bij het indienen van de begroting Bespreking met het bouwcomité Beoordelen van de voorgestelde infrastructuurwerken In overleg met lokale directie Bespreking met het financieel comité Bespreking van financiële haalbaarheid in financieel comité Administratieve directeurs DPB Brugge 9 8 okt. 2009

10. Aanstelling van Architecten, Studiebureau en Veiligheidscoördinator CADI Ontwerp van offertevraag Offertevraag voorleggen aan leden bouwcomité Offertes ontvangen en analyseren Overzicht bespreken met leden bouwcomité Aanstelling door bouwcomité Contracten opstellen en laten ondertekenen Administratieve directeurs DPB Brugge 10 8 okt. 2009

11. Aanvraag AGION Bespreking van het concrete project met Leden bouwcomité CADI TAC en/of lokale directie Preventieadviseur Architect (afhankelijk van complexiteit van dossier) Studiebureau Administratieve directeurs DPB Brugge 11 8 okt. 2009

12. Aanvraag AGION CADI Aanvraagdossier opmaken Communicatie naar DIKO en/of AGION Bestek opgesteld door: Architect TAC CADI Offertevraag bij onderhandelingsprocedure Opvolgen openbare aanbesteding Administratieve directeurs DPB Brugge 12 8 okt. 2009

13. Aanvraag AGION Analyse van offertes bij onderhandelingsprocedure TAC CADI bij openbare aanbesteding door architect CADI bespreekt analyse van offertes met bouwcomité CADI zorgt voor communicatie met DIKO en/of AGION CADI controleert of de aannemers in orde zijn met RSZ en inkomstenbelasting op de website: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/30bis/index.htm Gunning door leden van bouwcomité Administratieve directeurs DPB Brugge 13 8 okt. 2009

14. Opvolging werken CADI Elke werfvergadering volgen steeds in communicatie ofwel samen met lokale directie of TAC en PA ofwel alleen maar dan met een samenvattende communicatie naar de lokale directie of TAC De leden van het bouwcomité op de hoogte houden van het verloop van de werken noodzakelijke meerkosten Overleg met de leden van het bouwcomité bij keuzemogelijkheden in de uitvoering gewenste meerwerken Maandelijks rapporteren van stand van zaken aan de Raad van Bestuur Administratieve directeurs DPB Brugge 14 8 okt. 2009

15. Facturen en subsidie CADI Na controle van vorderingsstaat door architect Controle van de aannemers met het oog op de inhoudingplicht voor RSZ en inkomstenbelasting Kopie van facturen naar centrale boekhouding Communicatie met DIKO en AGION Kopie van brief van AGION met mededelen van subsidie bezorgen aan centrale boekhouding Administratieve directeurs DPB Brugge 15 8 okt. 2009

16. Oplevering CADI Opleveren van het werk samen met lokale directie en een lid van bouwcomité Opvolgen van de opmerkingen van de voorlopige oplevering Vrijgeven borg Administratieve directeurs DPB Brugge 16 8 okt. 2009

17. Voordelen centrale werking 1 contactpersoon voor alle grote dossiers 1 contactpersoon voor de leden van het bouwcomité ervaring stijgt naargelang je meerdere dossiers moet opvolgen 1 offerte-adres en 1 facturatieadres 1 contactpersoon ivm. bouwdossiers voor de centrale boekhouding, dus overzichtelijker Administratieve directeurs DPB Brugge 17 8 okt. 2009

18. Voordelen centrale werking Verlichten taakbelasting van lokale directie centraliseren administratieve beslommeringen vervangen lokale directie op werfvergaderingen waar mogelijk centraliseren communicatiestroom en correspondentie centraliseren van de communicatie met aannemers = tijdswinst voor lokale directie Administratieve directeurs DPB Brugge 18 8 okt. 2009

19. Voordelen centrale werking 1 contactpersoon voor de architecten voor meerdere werken verhoogt de betrokkenheid 1 contactpersoon voor de aannemers versterkt de motivatie vergemakkelijkt de administratieve opvolging Administratieve directeurs DPB Brugge 19 8 okt. 2009

20. Voordelen bouwcomité Gedeelde verantwoordelijkheid Ondersteuning door ervaren mensen uit de Raad van Bestuur Maandelijks overleg met bouwcomité Ad hoc ondersteuning bij dringende vragen Rechtstreekse communicatie tussen leden van bouwcomité en Financieel comité en Raad van Bestuur. Administratieve directeurs DPB Brugge 20 8 okt. 2009

21. Zijn er nog vragen??? vzw Leielandscholen Beverlaai 75 8500 Kortrijk 056 24 97 72 hilde.collaer@leielandscholen.be