1 / 34

Communication Project management

Communication Project management. Tujuan. Memahami proses-proses yang dilakukan dalam Manajemen Komunikasi Mengerti manfaat melakukan Manajemen Komunikasi dalam proyek

astin
Download Presentation

Communication Project management

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Communication Project management

  2. Tujuan • Memahamiproses-proses yang dilakukandalamManajemenKomunikasi • MengertimanfaatmelakukanManajemenKomunikasidalam proyek • Memahamidokumen-dokumenapasaja yang diperlukandalamManajemenKomunikasiProyek & bagaimanacaramembuatdokumentersebut

  3. Definisi ManajemenKomunikasiproyekadalahkompetensi yang harusdimilikimanajerproyekdengantujuanutamaadalah agar adanyajaminanbahwasemuainformasimengenaiproyekakansampaitepatpadawaktunya, dibuatdengantepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpandandiaturdengantepat pula Orang-orangteknologiinformasiterkenaldenganmemilikikemampuankomunikasi yang rendah

  4. Importance of Good Communications • Ancaman terbesar bagi banyak proyek adalah kegagalan untuk berkomunikasi • Budaya kita tidak menggambarkan Manajer Proyek profesional sebagai komunikator yang baik • Penelitian menunjukkan bahwa profesional Manajer Proyek harus mampu berkomunikasi secara efektif untuk berhasil dalam posisi mereka • Kemampuan verbal yang kuat merupakan faktor kunci dalam kemajuan karir profesional untuk Manajer Proyek

  5. Tahapan Manajemen Komunikasi • PerencanaanKomunikasi (Communication Planning) Mendefinisikankebutuhankomunikasidaninformasidiantara stakeholder sebuahproyek • DistribusiInformasi Proses yang dilakukanuntukmenjaminterpenuhinyakebutuhaninformasipadawaktu yang tepatbagisetiap stakeholder

  6. Tahapan Manajemen Komunikasi (2) • PelaporanKinerja Prosesmengumpulkandanmenyebarkaninformasikinerjaproyek, termasukdidalamnya status reports, progress measurements, danperamalan • Mengelolastakeholders Prosesmengelolakomunikasiuntukmemenuhikebutuhandanharapan stakeholder danpenyelesaianisu-isu yang terjadi

  7. TinjauanUmumManajemenKomunikasi

  8. PerencanaanKomunikasi • Merupakanproses yang sangatpentingdalamproyek, mengingatseringnyakegagalanproyekterkaitdengankegagalankomunikasi • Rencanamanajemenkomunikasiadalahdokumen yang berisiarahan/tuntunancaraberkomunikasidalamsuatuproyek

  9. Rencana Manajemen Komunikasi Informasi yang terkandungdalamRencanaManajemenKomunikasi (Communication Management Plan ), antara lain : • Kebutuhan-kebutuhankomunikasi stakeholders • Informasi yang akandikomunikasikan, termasukformatnya, isinyadan level detailnya • Orang yang bertanggungjawabuntukmemberikaninformasi yang dimaksud • Orang yang harusmenerimainformasi yang dimaksud

  10. Rencana Manajemen Komunikasi(2) • Frekuensi/jadwaluntukmenghasilkaninformasi,misalnyamingguan, tiaptanggal 1, dst • Metodeuntukmendapatkaninformasi, seperti memo, email, telepon, dsb • Metodeuntukmemperbaharuirencanamanajemenkomunikasisejalandengankemajuandanpembangunanproyek • Metodeuntukmenyelesaikanmasalah yang tidakdapatdiselesaikandi level bawah • Daftaristilah/terminologi

  11. Sample Stakeholder Analysis for Project Communications

  12. DistribusiInformasi • Dilakukanmengingatpentingnyamendapatkaninformasiproyekbagiorang yang tepat, padawaktu yang tepatdenganformat yang padatinformasi • Manajerproyekdantimproyekharusdapatmemutuskancaraterbaikuntukmendistribusikaninformasiproyek

  13. IsuPentingdalamDistribusiInformasi • Penggunaanteknologi • Cara formal atau informal • Penangananinformasi yang sangatpenting agar dapatdidistribusikandenganefektifdantepatwaktu • Memilih media yang cocokuntukberkomunikasi • Pemahamanakanteknikkomunikasi individual atauberkelompok • Teknikmenyampaikanberita “buruk” • Pengaturanjumlahjalurkomunikasi

  14. Contingency Model for Selecting Communication Media Rich Overload zone Face-to-face Interactive media Zone of effective communication Richness of Communication Medium Personal static media Oversimplification zone Impersonal static media Lean Low High Complexity of Problem/Situation

  15. TabelPemilihan Media Komunikasi

  16. PengaruhJumlahJalurKomunikasi

  17. Organizational Proces Assets (dalam DistribusiInformasi) Prosesdistribusiinformasidapatdidokumentasikandalam Organizational Process Assets. Informasi yang diperbaharui, antara lain : • Project record (surat-suratkorespondensi, memo, dsb) • Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb) • Masukandari stakeholders berupakritik, saran ataupunperingatan

  18. Performance Reports Informasi yang terkandungdidalamnya, antara lain : • Status reports, yang berisitentangsejauhmanaproyeksudahberjalandalamkerangkaruanglingkup, waktudanbiaya. (Sudahberapabiaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkanuntukmenyelesaikansebuahaktivitas, apakahpekerjaansudahdilaksanakansesuairencana,dsb) • Progres reports menggambarkansejauhmanatimproyeksudahmenyelesaikanpekerjaannya. Biasanyaberupalaporanrutin

  19. Performance Reports (2) • Peramalan, berisigambarankecenderunganproyekakanberhasilatautidakberdasarkanapa yang sudahdikerjakansampaititiktertentuketikaproyeksudahberjalan(Ingat EVM! )

  20. Saran dalamManajemenKomunikasiProyek IT • Gunakanketerampilanberkomunikasi (khususnyadalammenanganikonflik) • Selaluberusahauntukmengembangkanketerampilanberkomunikasi • Lakukanrapatdenganefektif • Gunakan e-mail secaraefektif • Gunakan template dalamkomunikasiproyek • Banguninfrastrukturkomunikasi

  21. MembangunInfrastrukturKomunikasi • InfrastrukturKomunikasiadalahseperangkatalat, teknikdanprinsip yang digunakanuntukmemberikandasar yang efektifdalam transfer informasi • Alat yang dimaksudantara lain e-mail, project management software, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, dan word processors

  22. MembangunInfrastrukturKomunikasi (2) • Tekniktermasukdidalamnya reporting guidelines & templates, meeting ground rules & procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques • Prinsip yang dimaksundadalahmenggunakan dialog terbukadanetika yang disepakatibersama

  23. T I P S

  24. Conflict Handling Modes, in Preference Order • Konfrontasiataupemecahanmasalah: langsungmenghadapikonflik • Kompromi: menggunakanpendekatantake & give • Smoothing: menekankanperbedaandanmenekankanperjanjian • Memaksa: menang-kalahpendekatan • Penarikan: mundurataumenarikdiridaripotensi yang sebenarnyaatauketidaksetujuan

  25. Conflict Can Be Good • Konflikseringmenghasilkanhasilpenting, sepertiide-idebaru, alternatif yang lebihbaik, danmotivasiuntukbekerjalebihkerasdanlebihkolaboratif • Groupthink dapatberkembangjikatidakadasudutpandang yang salingbertentangan • Penelitianoleh Karen Jehnmenunjukkanbahwakonflik yang terkaitdengantugas-seringmeningkatkankinerjatim, tapikonflikemosionalseringmembuat tertekankinerjatim

  26. MeningkatkanKeterampilanBerkomunikasi • Perusahaan IT dan program-program pendidikan IT seringkalimengabagikanpentingnyamembangunketerampilanberbicara, menulisdanmendengarkan • Organisasi yang berkembangbaruakhirnyamenyadaribahwadiperlukaninvestasidalambidangkomunikasikrnharusbertemudenganberbagaimacamindividudenganbudayadanlatarbelakang yang beranekaragam • Butuhkepemimpinanuntukdapatmeningkatkankemampuanberkomunikasi

  27. Rapat yang Efektif • Tentukanterlebihdahuluapakahrapatdapatdihindari • Tentukantujuandan outcome yang diinginkandarisebuahrapat • Tentukansiap yang harus menghadirirapat • Berikan agenda rapatsebelumrapatdilaksanakanpadasemuapesertarapat • Persiapkansegalaperlengkapansebelumrapatseperti handout, alatperaga,dsb • Jalankanrapatsecaraprofesinal • Bangunrelasi

  28. Efektif E-mail • Yakinkahbahwa e-mail merupakan media yang tepatuntukberkomunikasi • Yakinkanandamengirim e-mail yang tepatpadaorang yang tepat pula • Gunakanjudul yang “berarti” • Batasiisi e-mail hanyapadasatusubyek, danbuatsejelasdanseringkasmungkin • Batasijumlahdanukuran attachments • Hapus e-mail ygtidakandabutuhkandanjanganbukajikaandaraguasal e-mail tsb • Responi e-mail secepatnya • Pelajarimenggunakanfitur-fiturpenting

  29. Gunakan Template dalamKomunikasiProyek • Kebanyakanorangteknisengganmemintapertolongan • Menggunakan template dalamberkomunikasidapatmembuatpenggunaanwaktudanuangmenjadilebihefisien • Organisasidapatmembuattemplatenyasendiriataumenirudariorang lain

  30. Contoh Template untukDeskripsiProyek

  31. Contoh Template Progress Report Bulanan

  32. Contoh Outline untuk Final Project Report

  33. Final Project Documentation Items

  34. Using Software to Assist in Project Communications • There are many software tools to aid in project communications • Today more than 37 percent of people telecommute or work remotely at least part-time • Project management software includes new capabilities to enhance virtual communications • Project enterprise edition includes features for portfolio management, resource management, and collaboration

More Related