Project Communication Management

1. Project Communication Management Pertemuan 10 PPSI

2. Learning Objectives • Urgensikomunikasi yang baik • Elemen project communication planning • Metodeuntukpenyebaraninformasi • Variasimetodeuntukmeningkatkankomunikasi yang baik • Software untukmeningkatkankomunkasiprojek

3. Urgensikomunikasiproyek Ancamanterbesardariproyekadalahkegagaankomunikasi Rata-rata orang IT adalahkomunikator yang buruk Reset menunjukkanbahwaorang IT harusmemiliki skill komunikasi yang baik agar dapatmempertahankanposisimereka Skill berbicara yang baikadalahkuncipentinguntukmenjadiprofesional IT

4. Project communication management process Communication planning Information distribution Performance reporting Managing stackhoder

5. 1. Communication planning • Setiapproyekharusmemiliki communication management plan • communication management plan adalahdokumen yang mengaturkomuikasidalamproyek, berisi: • Kebutuhankomunikasistakholder • Informasi yang disampaikan, format, detail dan level yang disampaikan • Orang yang menerimainformasidansiapa yang memberiinformasi • Metodeteknologiapa yang digunakanuntukmenyampaikanpesan

6. lanjut • … • Frekuensipenyebaranpesan • Peningkatanproseduruntukmengatasimasalah • Prosedurrevisiuntuk update communication management planning • Beberapa glossary definisidalamdokumen

7. Sample Stakeholder Analysis for Project Communications

8. 2. Distribusiinformasi • Tujuanutamadistribusiinformasiadalahmemberikaninformasi yang benarkepadaorang yang tepatpadawaktu yang tepatdandengan format yang berguna • Pertimbangan yang penting : • Penggunaanteknologiuntukmeningkatkandistribusiinformasi • Metode formal dannonformaluntukdistribusiinformasi

9. Distribusiinformasi yang efektif Janganmenghilangkaninformasi yang penting Jangantakutmenyampaikanberitaburuk Komunikasilisan (meeting atau informal) membantupenyampaianinformasi

10. Face-to-face commnication • Risetmenunjukkan: • 58% komunikasiditunjukkanoleh body language • 35% komunikasiditunjukkanolehbagaimanakatadiucapkan • 7% komunikasiditunjukkanolehkataapa yang diucapkan • Beriperhatianlebihlawanbicara, tidakhanyamendengarapa yang diucapkan • Nada dan body language lawanbicaramenunjukkanlebihbanyakmaksuddarilawanbicara • Meeting rutinsangatbergunadalambisnis IT • Beberapaperusahaanbahkanmembatasipenggunaan email untukmenhindarimisskomunikasi

11. Table 10-2. Media Choice Table

12. Penggunaanteknologi Live video merupakansalahsatucarauntukmengiriminformasi Microsoft : satudari lima tatapmukadapatdigantikandengan web converencedaninimenhemat 70juta dolardalamsetahundalammenghematbiayaperjalanan

13. Hambataninformasi • Terkadangpenerimadanpengiriminformaasimemilikiinterprestasiberbedaterhadappesan • Beberapahambatankarenalokasigeografidan background kulturalantara lain • Perbedaanwaktukerja • Perbedaanbahasa • Perbedaannorma

14. Jumlah channel informasi

15. 3. Performance reporting • Laporan performance akanmembuat stakeholder selalumengetahuikondisidan status proyek • Status reports : menggambarkandimanaposisiproyekpadasatuwaktu • Progress reports : menggambarkanapa yang dicapaitimproyekpadaperiodewaktu • Forecasts : prediksi status proyekdan progress berdasarkaninformasi yang adadantren

16. 4. Managing stackholder • Seorang PM akanbekerjadenganberbagaimacam stakeholder • Dibutuhkanperencanaanuntukmengelolaisudanmasalah • 2 tools penting • Expectations management matrix • Issue log

17. Expectations Management Matrix

18. Issue Log

19. Beberapacarameningkatkankomunikasiproyek Kelolakonflikdenganefektif Temukanpola skill komunikasi yang baik Atur meeting yang efektif Pergunakan email denganefektif Gunakan template untukkomunikasiprojek

20. 1. Mengelolakonflik • Confrontation: menhadapikonfliksecaralangsungdenganpendekatan problem solving • Compromise: menggunakanpendekatan give-and-take • Smoothing: mengurangifokuspada area yang berbedadanmenguatkanfokuspada area yang disetujui • Forcing: pendekatanmenang-kalah • Withdrawal: mundurataumenyerahdaripotensiperbedaan

21. 2. Meeting yang efektif Tentukanapakah meeting dapatditunda sampaikanapakahtujuandan output dari meeting Tentukansiapa yang wajibhadirdalam meeting Sampaikan agenda dari meeting padapeserta Siapkan handout dan media visual Jalankan meeting secaraprofesional Bangunhubungandalam meeting

22. 3. Email yang efektif Pastikan email tersebutdalammengakomodasitujuanpengirimaninformasi Pastikan email ditujukanpadaorang yang tepat Gunakansubjek yang jelas Batasi email hanyadengansatusubjekutama Batasibesardanjumlah attachment Hapus email yang tidakbergunadanjanganbaca email yang tidakdiketahuisumbernya Pastikan antivirus bekerja Respon email sesegeramungkin Pelajaripenggunaanfiturpenting email

23. 4. Penggunaan template dalamprojek Adanya template dancontohdalamkomunikasiproyekakansangatmembantu Satuorganisasidapatmembuat template merekasendiriberdasarkan textbook yang ada

24. Sample Template for a Project Description

25. Sample Template for a Monthly Progress Report

26. Final ProjectDocumentationItems

27. Infrastrukturkomunikasi • Beberapa tool, metode, teknikdanprinsip yang bergunauntukinformasi : • Tools include e-mail, project management software, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, and word processors. • Techniques include reporting guidelines and templates, meeting ground rules and procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques. • Principles include using open dialog and an agreed upon work ethic.

28. Penggnuaan software dalamkomuniasiproyek • Banyak software bantu dalamkomunikasiproyek • Software proyekmencakupbanyakhal, termasukuntukkebutuhanrealtime conference • Alat bantu lain untukpenyebaraninformasigrup • Contoh software yang digunakan : • Mailing list • SVN • GIT • Online bug tracker • Forum • Skype • dll