Die Tabellen Access speichert Daten in Tabellen, die aus Spalten und Zeilen bestehen.

1. Die Tabellen Access speichert Daten in Tabellen, die aus Spalten und Zeilen bestehen. Für eine Tabelle zu anlegen man muss zuerst die Struktur (also die Namen den Feldern, Felddatentypen und Eigenschaften) definieren und nacher die Daten eingeben. Die Daten können direkt eingeben (mittels der Tastatur) oder von einer andere Datenbank übernehmen und zwar: • Das Kopieren einer Tabelle aus einer anderen Datenbank. • Das Importieren der Daten. Access kann Daten aus Word, Excel oder FoxPro, dBase, Oracle, Paradox importieren. • Durch Attach FileMöglichkeit; in diesen Fall kann man nicht die Struktur der Tabelle zu ändern, nur die Daten zu benutzen.

2. Die Beschreibung der Struktur

3. Die Feldnamen Feldnamen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein und aus einer beliebegen Kombination von Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen bestehen. Sie dürfen lediglich den Punkt, das Ausrufezeichen und die eckigen Klammern sowie die Steuerzeichen (ASCII Werte 0 bis 31) zur Bildung von Feldnamen nicht verwenden. Das Felddatentyp Mit dem Felddatentyp bestimmt man , welche Art von Informationen das Datenfeld speichern kann

5. Die Beschreibung. Wenn man für jedem Datenfeld eine Beschreibung eingibt, wird es leichter die Bedeutung eines Datenfeldes zu erkennen. Access zeigt die Beschreibung eines aktiven DATENFELDES zudem automatisch in der Statuszeile an, sobald das Datenfeld aktiviert wird. Die Beschreibung darf maximal 255 Zeichen lang sein.

6. Feldeingenschaften. Mit der Definition des Felddatentyps setzt Access die Feldeigenschaften automatisch auf Standardwerte. Die Haupeigenschaften sind: Feldgröße. (Field Size) • Kann nur für Text- und Zahlenfelder (Number) beeinflußt werden. • Bei Textfeldern bestimmt die Feldgroße die maximale Anzahl der Zeichnen, die eingegeben werden können. • Bei Zahlenfeldern bestimmt die Feldgröße den Zahlentyp. Die Standardwert is Long Integer. • Access setzt das Zahlenformat von Zähler-(Autonumber), Datum/Zeit (Date/Time)- und Währungsfeldern (Currency) automatisch. Es verwaltet Zählerfelder intern als Zahlen- felder mit dem Format LONG INTEGER. Man benötigt diese Information, wenn man referentielle Integrität für Zählerfelder definieren will. • Datum/Zeit Felder werden intern aus zwei Long-Integer-Feldern zusammengesetzt. • Währungsfelder entsprechen dem Format Double.

7. Format • Mit Hilfe des Formats kann man die Anzeige eines Datenfeldes beeinflussen (z.B. als Exponentialzahl anzeigen). • Man kann sogar verschiedene Formate für positive und negative Zahlen definieren. So lassen sich beispielsweise negative Werte in roter Schrift anzeigen.

11. Dezimalstellen • Maximal 15 Positionen. Beschriftung(Caption) • Access zeigt im Tabellenfenster standardmäßig den Feldnamen als Spaltenüberschrift an. Wenn man eine andere Beschriftung wünscht, dann trägt man diese in das gleichnamige Eingabefeld ein. • In Formularen setzt Access die Beschriftung als Bezeichnung für das verbundene Steuerelemente ein, das das Datenfeld einzeigt. Standarwert(Default Value) • Access initialisiert Zahlen und Datum/Zeit Felder standarmäßig mit dem Wert 0. Wenn man keine Initialisierung dieser Felder wünscht , man löscht den Standardwert. Man kann in das Position konstante Werte oder auch Ausdrücke eingeben.

12. Gültigkeitsregel(Validation Rule) • Mit der Gültigkeitsregel kann man Eingaben in Datenfeld überprüfen. Die Gültigkeitsregel ist ein logischer Ausdruck

13. Gültigkeitsmeldung(Validation Text) • Access zeigt die Gültigkeitsmeldung an, wenn die Eingabe in ein Datenfeld die Gültigkeitsregel verletzt. Indizieret(Indexed) • Die Standardeinstellung ist Nein. Man benötigt diese Position, wenn man einen ein- oder mehrdeutigen Index definieren will. Außerdem setzt Access bei der Definition eines Primärindizes automatisch die Eigenschaft auf Ja (Ohne Duplikate). Schlüssel definieren[1] • Der Schlüssel= Attribut/Feld (oder Kombination von Attributen) dessen Bekannter Wert ein Objekt identifiziert • [1] Der Befehl ist Ansicht;Indizes oder View;Indexes

14. Man soll Indizes für alle Felder definieren , die Sie häufig zur Datensuche oder zur Sortierung benötigen. Neben der häufigen Datensuche und Sortierung spielt auch die relationale Verknüpfung eine wichtige Rolle zur Bildung von Indizes. Wenn man zwei Tabellen relational verknüpfen will, benötigt man einen Primärschlüssel je Tabelle. Der Primärschlüssel beschleunigt den Zugriff auf die Daten. Man kann Primärschlüssel aus einem oder mehreren Feldern zusammensetzen. • Bei zusammengesetzten Primärschlüsseln muß man für alle Datenfelder, die den Schlüssel bilden,sicherstellen, dass sie keine Nullwerte enthalten. Die Eindeutigkeit muß hingegen nicht unbedingt für jedes einzelne Feld, sondern nur für die Feldkombinationen gewährleistet sein.

16. Die Eigenschaften können für jedes Feld aber auch für die ganze Tabelle definieren sein

17. Bemerkung. Das Laden der Daten ist in DataSheet/Datenblatt Mode möglich (oder mit Hilfe der Formularen). Es ist sehr wichtig das vor dem Laden der Daten , die Beziehungen zwischen den verschiedenen Tabellen definiert werden.

18. Tabellen verknüpfen • Man kann alle Tabellen einer Datenbank unabhängig voneinander betrachten und bearbeiten. Diese Form der relationalen Verknüpfung findet in Abfragen, Formularen und Berichten statt. • Mit der Definition einer Standardbeziehung informiert man Access über die relationale Verknüpfung zweier Tabellen. Standard-beziehungen haben keinen Einfluß auf die Bearbeitung der Daten. Wenn man eine stärkere Bindung von Tabellen wünscht, dann muß man die referentielle Integrität definieren.

19. Referentielle Integrität • Ist sie erst einmal definiert, gewährleistet Access die referentielle Integrität überall dort, wo Daten berabeiten werden können. Diese betrifft nicht nur die Dateneingabe in das Tabellen- und das Formularfenster, sondern auch Aktualisierungsabfragen. Die Definition der RI erfolgt im Datenbankfenster; der Befehl ist Tools; Relationship. Es gibt zwei Sorten von Bezihungen: • 1:1 (z.B. Länder – Regierungschef) und • 1:n (z.B. Länder – Städte). • Bemerkung: Beziehung m:n (z.B. Länder – Internationale Organizationen)kann nicht in Access direkt implemetiert sein.

20. Bei der 1:1 – Beziehung wird jeder Primärschlüssel der einen Tabelle mit dem korrespondierenden Primärschlüssel der anderen Tabelle verknüpft. Man muß vor der Definition der Standardbeziehung sicherstellen, daß die Werte beider Primärschlüssel übereinstimmen. • Wenn man zwischen zwei Tabellen eine 1:1-Beziehung bildet, dann sollte man auf die RI verzichten. Die Definition der RI würde nämlich bewirken, daß die Eingabe des Primärschlüssels in die eine Tabelle nur dann möglich wäre, wenn dieser in der anderen Tabelle bereits existierte.

21. 1:N – Beziehung. Bei diesem Beziehungstyp können jedem Datensatz der Mastertabelle mehrere Datensätze der Detailtabelle zugeordnet werden. Umgekehrt kann jeder Datensatz der Detailtabelle eindeutig einem Datensatz der Mastertabelle zugeordnet werden. Z.B.: Kunden und Projekte, Rechnungsköpfe und Rechnungspositionen, Konto und Buchungen usw. • Voraussetzung für die Definition einer 1:N – Beziehung mit referentieller Integrität ist: ein eindeutiger Primärschlüssel in der Mastertabelle und ein mehrdeutiger Sekundärschlüssel in der Detailtabelle (Abb.5.4). Beide Schlüssel müssen vom gleichen Datentyp sein und die gleiche Feldgröße haben.