Avvikling av UB

1. Avvikling av UB www.ungdomsbedrift.no Brukernavn: ue Passord: ue

2. Avvikling av UB 1-10 1: Start arbeid med årsrapport 2: Avslutt produksjon og salg 3: Betal og få betalt 4: Avslutt kontraktsforhold 5: Avslutt bankkonto 6: Avslutt regnskap, fordeling av overskudd i henhold til vedtekter 7: Revisor 8: Fullfør årsrapport 9: Generalforsamling 10: Attest fra UE

3. 1: Start arbeid med årsrapport Det kan ta tid å finne fram alt det årsrapporten skal inneholde. Selve innholdet i årsrapporten kan variere stort fra bedrift til bedrift, men alle årsrapporter må inneholde : - En beskrivelse av bedriftens virksomhet- Organiseringen av bedriften, ulike stillinger / roller til den enkelte.- Læringsutbytte / nytteverdien av å drive Ungdomsbedrift- Revisjonsberetning (godkjent) Ellers kan det være lurt å ta et søk på internett, da vil dere finne flere typer av årsrapporter som kan brukes som et grunnlag. Se eks. steg 28 på www.ungdomsbedrift.no.

4. 2: Avslutt produksjon og salg Produksjonen må avsluttes i tide og dere må prøve å få solgt ut hele varelageret. Kanskje må dere sette ned prisen og ha et opphørssalg? Klarer dere ikke å få solgt ut alt, skal lageret deles mellom eierne.

5. 3: Betal og få betalt Dersom dere vet at det er noen fakturaer eller regninger/fordringer dere ikke har mottatt er det på høy tid å purre på disse nå. Vær helt sikre på at dere betaler utestående fakturaer og at kunder får betalt sine utestående regninger.

6. 4: Avslutt kontraktsforhold Dersom dere har noen løpende avtaler om f. eks levering av varer/tjenester skal disse avsluttes nå. Også avtaler med mentorer, skolen, etc. må avsluttes. Disse er det viktig at dere gir en spesiell oppmerksomhet til, gjerne i form av en egenprodusert gave eller en spesiell takk.

7. 5: Avslutt bankkonto Kontoen skal gjøres opp, og eventuelt overskudd skal overføres via nettbanken til medlemmene eller de som skal ha sin del av overskuddet. Overskudd som ikke tas ut før sommerferien vil ikke være mulig å få ut til høsten.

8. 6: Avslutt regnskap, fordeling av overskudd i henhold til vedtekter • Alle andelseiere skal ha tilbake sin innskutte andelskapital, også de dere har solgt til personer utenfor bedriften. Skal eksterne andelseiere få avkastning på sine andeler? 10 % avkastning er hyggelig å kunne dele ut hvis dere har gått med overskudd. Send dem et kort infoskriv om bedriftens sluttresultat og hva dere har besluttet å gi som avkastning. Takk andelseierne for at de har satset på bedriften og vedlegg gjerne kopi av årsrapporten. Dersom dere tidligere har bestemt (og budsjettert med) å gi en del av overskuddet til et veldedig formål, så gjør dere det nå. Resten av overskuddet kan dere fordele mellom dere.

9. Forstettelse pkt. 6 • Skal dere fordele overskuddet eller kanskje gi det bort til et veldedig formål? Økonomilederen har kanskje et forslag på hva dere skal gjøre med et eventuelt overskudd. Det avgjør dere på et styremøte eller generalforsamlingen. Noen ungdomsbedrifter har allerede ved oppstarten vedtektsfestet hva et evt. overskudd skal brukes til. • Avslutt bokføringen og sett opp balanse og resultatregnskap. Sørg for at dere har bestemt hva som skal gjøres med varebeholdningen. Skal den selges eller skal den nedskrives til verdi 0,- og kastes eller skal den fordeles blant medlemmene?Regnskapet med oversikt over fordeling av overskudd, skal legges fram for generalforsamlingen.

10. 7: Revisor Kontakt revisor (ofte en lærer) og legg fram årsregnskapet med bilag, slik at han/hun får godkjent det. Revisor skal bekrefte skriftlig at han/hun har gjennomgått regnskapet og funnet det i orden. Denne bekreftelsen legges fram for generalforsamlingen.

12. 8: Fullfør årsrapport Årsrapporten skal legges fram for generalforsamlingen og skal minst inneholde:• Regnskap med oppstilling av resultatregnskap og balanse inklusiv oversikt over fordeling av overskudd.• Revisorberetning.• Tekst om hvordan driften har gått. Hva var ideen, hvordan gikk samarbeidet, hva var utfordringene, likestiling, miljø og det som dere ellers vil ha med.På nettet finnes det mange årsmeldinger fra store selskap, bruk gjerne en av disse som inspirasjonskilde. Årsrapporten kan også være et fint dokument å ta med seg videre i livet i forhold til jobbsøking etc.

13. 9: Generalforsamling I alle selskap og organisasjoner med flere eiere skal det avholdes en årlig generalsforsamling. Dette gjelder også for din bedrift. Dere avholder deres generalforsamling når bedriften skal avvikles ca. i starten av mai måned. Generalforsamlingen gjennomføres stort sett som et styremøte, men med en annen saksliste. 

14. Forarbeid til generalforsamlingen Det er en del forarbeid før generalforsamlingen kan avholdes. Alle som har kjøpt andeler i ungdomsbedriften skal ha innkalling. I tillegg kan dere innkalle lærere og mentorer.  Årsrapporten må være ferdig skrevet og distribuert til alle eierne i god tid før møtet. Regnskapet skal være avsluttet og revidert, her lager også økonomilederen et forslag på fordeling av overskudd som legges fram for eierne. Det er hyggelig med et trivelig møterom og kanskje litt bevertning. Innkallingen sendes ut minst 2 uker før møtet og skal inneholde dato, klokkeslett for oppstart og avslutning, sted og saksliste. Innkallingen underskrives av daglig leder og styreleder. Det er lurt å ha et forslag til møteleder og referent klart før møtet starter. 

15. Gjennomføring av Generalforsamling På generalforsamlingen har de som eier andeler stemmerett. Det kan lønne seg å finne ut hvem av møtedeltakerne som har stemmerett.• Sak 1 Åpning av daglig leder og godkjenning av innkalling.• Sak 2 Konstituering med valg av møteleder, møtereferent og 2 personer til å skrive under protokollen (dvs. referatet).• Sak 3 Godkjenning av årets regnskap, tilbakebetaling av andeler og fordeling av overskudd.• Sak 4 Godkjenning av årsrapport.• Sak 5 Takk til mentor og lærer.

16. Daglig leder eller aller helst styreleder ønsker alle velkommen og spør om noen har innvendinger til innkallingen. Deretter går daglig leder/styreleder over til sak 2 og kommer med forslag til de som skal velges. Den som blir valgt til møteleder fortsetter da med sak 3 og gir ordet til bedriftens økonomileder som forklarer regnskapet slik det står i årsrapporten og foreslår at regnskapet godkjennes. Deretter sier økonomileder noe om hvordan bedriftens overskudd skal disponeres. Vedtaket protokollføres av referenten. Møteleder går videre til sak 4 og ber hver avdelingsleder(eks; personalsjef, produksjonssjef) lese igjennom sin del av årsrapporten til godkjenning. Er det noen av eierne som ønsker endring i teksten må det protokollføres. Avslutningsvis tar møteleder sak 5 med å takke de som bør takkes og gir kanskje ordet til lærer og mentor for en sluttkommentar. Møtet heves av møteleder når sakslisten er gjennomført. EtterarbeidDersom det ble vedtatt endringer i årsrapporten på generalforsamlingen, så må den gjøres om. Protokollen skal underskrives av de 2 som ble valgt innledningsvis på møtet. Protokollen og årsrapporten sendes ut til alle andelseiere, lærer og mentor. Deretter sender dere årsrapporten til Ungt Entreprenørskap.

17. 10: Attest fra UE Etter dere har sendt inn årsrapporten vil dere motta attester fra Ungt Entreprenørskap. Attestene blir sendt til læreren deres, som deler dem ut ved en passende anledning. Ta godt vare på attestene. De er viktige bilag til CV-en deres når dere skal søke jobb. En del arbeidsgivere anser det å ha drevet en ungdomsbedrift som en meget viktig erfaring og tillegger dette stor vekt.